La guía definitiva para la integración de CRM

¿Qué es un CRM?

Un software CRM, o sistema de gestión de relaciones con el cliente, es una plataforma diseñada para agilizar y mejorar la forma en que las empresas interactúan con sus clientes.

En esencia, un proceso de CRM ayuda a las empresas a gestionar las interacciones con los clientes, principalmente a través del correo electrónico, garantizando que cada punto de contacto sea eficaz y esté impulsado por el valor. Para las empresas que buscan fomentar relaciones duraderas con sus clientes, un CRM es una herramienta indispensable, que centraliza los datos de los clientes y automatiza las comunicaciones para lograr un compromiso óptimo.

Los CRM más comunes en la actualidad son Salesforce, Hubspot y Pipedrive. ¡Y La Growth Machine se puede integrar de forma nativa en dos de estas tres herramientas! Pero hay más: si te dedicas a las ventas B2B, es posible que también quieras conectar Hubspot con LinkedIn.

¿Cómo conectar Hubspot con LinkedIn?

Hemos escrito una publicación increíble sobre cómo conectar LinkedIn con un CRM como Hubspot y cuáles son los beneficios de hacerlo. ¡Podrás dominarlo inmediatamente después de leer nuestra publicación!

¡Descubra la integración de LinkedIn Hubspot!

¿Cómo funciona un sistema CRM?

Antes de entrar en el meollo de la cuestión de cómo y qué es la integración de CRM, primero definamos cómo funciona realmente.

El software CRM simplemente se refiere al software que le ayuda a gestionar sus interacciones con sus clientes y prospectos.

Existen diferentes tipos de soluciones , pero todas comparten estas funciones básicas. Echemos un vistazo más de cerca a cada uno de ellos:

1. Almacenamiento y organización de datos de clientes

La función principal de la solución es almacenar los datos de los clientes. Estos datos pueden provenir de análisis de LinkedIn u otras fuentes como información de contacto, historial de compras, preferencias y otros detalles relevantes.

El sistema CRM organiza estos datos para que sean fácilmente accesibles y utilizables por parte de ventas y marketing.

2. Realice un seguimiento de las interacciones con los clientes

La segunda función principal es realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes. Esto incluye todas las interacciones que un cliente tiene con su empresa, como llamadas telefónicas, correos electrónicos, reuniones, etc.

La herramienta almacena estas interacciones en el perfil del cliente para que ventas y marketing puedan verlas y utilizarlas para mejorar su prospección online.

3. Proporcione herramientas a sus representantes de ventas

La tercera función, pero no menos importante, es proporcionar visión y centralización de datos para los esfuerzos de ventas y marketing. Estas herramientas les ayudan a utilizar los datos almacenados en el sistema para mejorar su prospección.

Por ejemplo, pueden utilizar la información de contacto para crear listas específicas para sus campañas o utilizar el historial de compras para realizar ventas adicionales y cruzadas.

¿Qué es la integración de CRM?

Como se dijo anteriormente, CRM puede ayudarlo a almacenar, organizar y analizar datos de clientes, como los detalles de contacto de los clientes potenciales, su progreso a través de su embudo de conversión, su historial de compras, preferencias, etc.

Sin embargo, en la mayoría de los casos esto no es suficiente por sí solo.

La integración de CRM es el proceso de conectar su plataforma de gestión de relaciones con el cliente (CRM) con otras herramientas y sistemas de software utilizados dentro de una empresa. Esta conexión perfecta permite el intercambio eficiente de datos y funcionalidades entre sistemas, mejorando el flujo de trabajo operativo general.

Ya sea que se integre con herramientas de marketing por correo electrónico, software de contabilidad o plataformas de comercio electrónico, la integración de CRM garantiza que las empresas tengan un entorno cohesivo y sincronizado, maximizando el potencial de todos sus recursos digitales.

Por lo tanto, la integración de CRM no sólo ahorra tiempo sino que también garantiza que los datos de la empresa se mantengan consistentes y actualizados en múltiples plataformas.

¡Pero la integración de CRM también es muy importante para B2B!

Como representante de ventas B2B, para aprovechar al máximo los datos de sus clientes potenciales, necesita conectar su herramienta con otras aplicaciones y software que utiliza en su negocio.

¿Cuáles son las integraciones de CRM más utilizadas?

Las integraciones de CRM se han vuelto fundamentales en la creación de un ecosistema empresarial unificado, combinando diferentes aplicaciones y herramientas para brindar una experiencia de usuario mejorada.

A continuación se muestran algunas de las integraciones de CRM más frecuentes que emplean las empresas:

1. Integración del flujo de correo electrónico de ventas La integración del flujo de correo electrónico de ventas revoluciona la forma en que las empresas se comunican con los clientes potenciales. Esta integración de CRM garantiza que los representantes de ventas tengan un flujo de comunicación optimizado y automatizado directamente desde plataformas como Salesforce a sus aplicaciones de correo electrónico. Permite a los representantes de ventas acceder a datos de CRM durante sus interacciones por correo electrónico, permitiendo así una comunicación personalizada. Además, la integración permite a los gerentes de ventas participar activamente mediante el seguimiento de estas interacciones por correo electrónico, lo que garantiza que se fomenten los clientes potenciales y no se pierdan oportunidades.
2. Integración de la campaña de correo electrónico por goteo Una campaña de correo electrónico por goteo es más que una simple serie de correos electrónicos; es una estrategia. A través de la integración de CRM, las empresas pueden acceder a los datos más recientes de los clientes, asegurando que sus correos electrónicos sean oportunos, relevantes y efectivos. Ayuda a elaborar estrategias de marketing al ofrecer información sobre cómo responden los clientes a diversos canales y productos. Ya sea que trabaje en el comercio minorista, las finanzas o cualquier otra industria, el contenido de correo electrónico por goteo que aprovecha los datos de CRM puede aumentar significativamente las tasas de participación y conversión.
3. Integración de calendario La integración de un CRM con aplicaciones de calendario genera una sinergia organizada, lo que garantiza que ninguna reunión o llamada salga mal. Ofrece a las empresas el lujo de automatizar recordatorios basados ​​en datos de CRM. Por ejemplo, se podría alertar a un representante de ventas sobre una reunión de seguimiento con un cliente potencial que mostró interés en un producto o servicio en particular. Este tipo de integración mejora la experiencia general del equipo, haciendo que la gestión de horarios sea eficiente y libre de errores.
4. Integración de redes sociales En la era de la comunicación digital, la huella social de un cliente potencial lo dice todo. Al integrar CRM con plataformas de redes sociales, las empresas obtienen una visión incomparable de las preferencias, comportamientos y tendencias de su público objetivo. Esto no sólo ayuda a adaptar el contenido, sino que también garantiza que las estrategias de comunicación estén sincronizadas con las interacciones sociales del cliente potencial.
5. Integración de herramientas de recursos humanos Combinar CRM con herramientas de recursos humanos es como fusionar el corazón y el cerebro de una organización. Este sistema centralizado alberga todo, desde datos de empleados hasta detalles de clientes. Especialmente beneficiosa para los ERP, esta integración garantiza un entorno cohesivo en el que cada miembro del personal, ya sea de ventas o de recursos humanos, tiene una visión integral de las partes interesadas internas y externas.
6. Integración de herramientas de automatización de ventas La eficiencia es la palabra clave cuando se trata de la integración de herramientas de automatización de ventas con CRM. Esta colaboración garantiza que las tareas rutinarias, desde el envío de correos electrónicos de seguimiento hasta la actualización del estado de los clientes potenciales, estén automatizadas. Esto libera a la fuerza de ventas, permitiéndoles centrarse en lo que mejor saben hacer: construir relaciones y cerrar acuerdos.
7. Integración de herramientas de comunicación en equipo Para que un equipo funcione sin problemas, la comunicación es clave. La integración de CRM con herramientas de comunicación garantiza que los datos sobre clientes y clientes potenciales estén siempre accesibles. Ya sea un representante de ventas actualizando a sus colegas sobre los comentarios de un cliente o un gerente comunicando una nueva estrategia de ventas, esta integración garantiza que todos los datos pertinentes estén disponibles, mejorando la comunicación general.

A través de API y automatización, estas integraciones fusionan diversas aplicaciones y plataformas, creando un entorno empresarial sincronizado. El objetivo final es brindar una experiencia superior, tanto para el equipo como para los clientes, haciendo de las integraciones de CRM un activo indispensable para las empresas modernas.

¿Por qué es importante?

La integración de CRM no es sólo una característica agradable de tener. Es imprescindible para cualquier empresa que quiera crecer y tener éxito en el mercado competitivo y centrado en el cliente actual. Además de los beneficios derivados de las funciones mencionadas anteriormente, la integración de CRM puede aportar muchos beneficios a su negocio, tales como:

• Eficiencia mejorada: la integración de CRM automatiza y agiliza sus flujos de trabajo, ahorrándole tiempo y esfuerzo.
• Precisión de datos mejorada: al integrar su CRM, se asegura de que todos los datos de sus clientes estén en un solo lugar para un fácil acceso y análisis.
• Mejores experiencias para los clientes: dado que puede acceder a más datos de los clientes en un solo lugar, puede ofrecer experiencias personalizadas que a sus clientes les encantarán.
• Colaboración mejorada: con la integración de CRM, puede compartir información y datos de clientes entre varios departamentos de su organización. Esto le ayuda a colaborar de forma más eficaz y garantizar que todos estén en sintonía.
• Aumento de ventas: el objetivo final de cualquier vendedor es cerrar más negocios. ¡Con la integración de CRM, puedes hacer justamente eso! Puede aprovechar la información y los datos de los clientes para personalizar sus campañas de divulgación y seguimiento para obtener mayores tasas de conversión.

La integración de CRM no sólo es importante para el rendimiento de su negocio sino también para la satisfacción y fidelidad de sus clientes. Al integrar su sistema CRM con otras aplicaciones y software, puede ofrecer un mejor valor a sus clientes, satisfacer sus expectativas y construir relaciones a largo plazo con ellos.

¿Cómo configurar una buena estrategia de integración CRM? (Mejores prácticas)

Ahora que sabe qué es la integración de CRM y por qué es importante para su negocio, es hora de aprender cómo configurar una buena estrategia en torno a ella.

Para eso, hemos identificado 4 mejores prácticas clave que lo ayudarán a planificar, implementar y optimizar su integración de CRM. Echemos un vistazo a cada uno de ellos.

Identifique sus necesidades de integración

El primer paso es determinar qué aplicaciones y software desea conectar con su sistema CRM y qué datos desea compartir y utilizar.

Por ejemplo:

• O tal vez desee integrar su sistema CRM con su software de contabilidad para poder generar facturas y realizar un seguimiento de los pagos fácilmente. Entonces tus necesidades de integración serán diferentes.
• Una vez que identifique sus necesidades, puede pasar al siguiente paso.
• ¿O desea integrar su sistema CRM con sus plataformas de redes sociales para poder monitorear y responder a los comentarios y consultas de los clientes? Tú entiendes.

Piense en los objetivos y desafíos de su negocio y en cómo la integración de CRM puede ayudarlo a alcanzarlos.

Elige el método correcto

El siguiente paso es elegir la mejor manera de integrar su sistema CRM con sus otras aplicaciones y software. Hay diferentes métodos disponibles, según sus necesidades y preferencias.

Dos de los más comunes son:

• Integración nativa: esto es cuando su sistema CRM tiene integración incorporada con otra aplicación o software o viceversa. Por ejemplo, LaGrowthMachine tiene una integración nativa tanto con Hubspot como con Pipedrive. ¡Esto hace que sea mucho más fácil configurar y administrar todo su embudo y, por lo tanto, optimizar su tiempo como vendedor!
• Integración API: esto es cuando utiliza una interfaz de programación de aplicaciones (API) para conectar su sistema CRM con otra aplicación o software. Una API es un conjunto de reglas y protocolos que permiten que dos sistemas se comuniquen e intercambien datos. LaGrowthMachine utiliza Zapier para ofrecer integración con miles de aplicaciones y software diferentes.
• Uso de webhooks : los webhooks han revolucionado la forma en que se comunican los sistemas, ofreciendo intercambio de datos en tiempo real sin la necesidad de sondeos constantes. En el contexto de la integración de CRM, los webhooks pueden proporcionar actualizaciones instantáneas, asegurando que su CRM refleje los datos más recientes de las plataformas integradas. Con herramientas como Zapier que facilitan estas integraciones de webhooks, las empresas pueden disfrutar de flujos de datos fluidos, automatizados y actualizados, lo que mejora la eficiencia y confiabilidad de CRM.

Probar y solucionar problemas

El tercer paso es asegurarse de que su integración funcione como se espera y solucionar cualquier problema o error que pueda surgir.

Puede probar su integración enviando algunos datos de muestra entre su sistema CRM y su otra aplicación o software, y verificando si los datos se transfieren de manera correcta y precisa.

También puede verificar si la integración desencadena alguna acción o flujo de trabajo que haya configurado en su sistema CRM o en su otra aplicación o software.

Si encuentra algún problema o falla, puede solucionarlo consultando la documentación de su método de integración, comunicándose con el equipo de soporte de su sistema CRM o su otra aplicación o software, o buscando ayuda de un desarrollador o un servicio de terceros.

Monitorear y optimizar

El último paso es realizar un seguimiento del rendimiento y el impacto de su integración y realizar los ajustes necesarios.

En el centro de cualquier acción de ventas exitosa están los datos, por lo que querrás monitorear cómo se intercambian los datos entre tu sistema CRM y tu otra aplicación o software.

Los puntos más simples y naturales de medir son el impacto de las integraciones:

• ¿Notaste (a través de los datos) que el tiempo dedicado a tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo ha disminuido?
• ¿Está cerrando más acuerdos gracias a los conocimientos de los datos integrados?
• ¿Están sus clientes más comprometidos con su marca y sus productos?

Analizar estas métricas le ayudará a identificar qué funciona bien y qué podría mejorarse. Esto le permitirá ajustar su estrategia de integración y seguir optimizándola con el tiempo.

¿Cuáles son los desafíos a superar con la integración?

La integración de CRM, si bien ofrece numerosos beneficios, no está exenta de desafíos. A medida que las empresas trabajan para fusionar diferentes sistemas para crear una plataforma unificada, a menudo encuentran varios obstáculos.

Estos son algunos de los desafíos que enfrentan más comúnmente en la integración de CRM:

1. Coherencia y precisión de los datos : la combinación de datos de múltiples fuentes puede generar inconsistencias. Pueden surgir entradas duplicadas, registros obsoletos o incluso datos contradictorios, lo que hace que sea vital que las empresas implementen medidas que garanticen la precisión y coherencia de los datos.
2. Costos de integración : el proceso de integración de un CRM con otros sistemas puede resultar costoso. Los costos pueden surgir de la concesión de licencias de software, la contratación de expertos en integración o posibles tiempos de inactividad del sistema durante el proceso.
3. Complejidad de la integración : cada herramienta y plataforma tiene su propia arquitectura única. Fusionarlos requiere una comprensión de las complejidades de cada sistema. La enorme complejidad de integrar diferentes plataformas puede resultar abrumadora, especialmente cuando se trabaja con sistemas heredados.
4. Capacitación del personal : Con la integración viene la necesidad de capacitación. Los empleados deben familiarizarse con las funcionalidades del nuevo sistema combinado, lo que puede llevar mucho tiempo y, en ocasiones, encontrar resistencia debido al cambio en el flujo de trabajo.
5. Preocupaciones por la escalabilidad : a medida que las empresas crecen, también lo hacen sus necesidades. Es posible que una solución de integración CRM que funcione hoy no sea escalable para las necesidades del mañana. Es crucial que las empresas elijan soluciones de integración que puedan evolucionar con su crecimiento; también debería ser un factor clave a la hora de elegir su solución CRM.
6. Problemas de seguridad y cumplimiento : la integración de sistemas a veces puede generar vulnerabilidades, especialmente si no se hace correctamente. Es primordial garantizar que los datos de los clientes permanezcan seguros y que la integración cumpla con las regulaciones pertinentes.
7. Mantenimiento de la integración : Después de la integración, los sistemas pueden requerir un mantenimiento regular para garantizar un funcionamiento sin problemas. Las actualizaciones de un sistema pueden afectar su compatibilidad con otro, lo que requiere comprobaciones y ajustes periódicos.
8. Limitaciones de personalización : cada empresa tiene necesidades únicas. A menudo, es posible que las soluciones de integración disponibles en el mercado no satisfagan requisitos específicos, lo que limita el grado en que se puede personalizar un CRM después de la integración.
9. Sobrecarga de datos : con la integración viene una oleada de datos que fluyen hacia el CRM desde varios canales. Gestionar y dar sentido a esta afluencia de información puede ser un desafío y requiere estrategias sólidas de gestión de datos.
10. Gestión del cambio : la integración de un CRM puede generar cambios significativos en los procesos de negocio. Gestionar este cambio, tanto en términos de tecnología como de cultura organizacional, puede ser una tarea desalentadora.

Si bien estos desafíos pueden parecer intimidantes, es esencial recordar que con las estrategias adecuadas y la orientación de expertos, se pueden mitigar. A pesar de los obstáculos, los beneficios de la integración de CRM, desde una mayor eficiencia hasta mejores relaciones con los clientes, hacen que el esfuerzo valga la pena.

Centrarse en un caso de uso específico: integración de ERP con CRM

La integración de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) con las herramientas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) ofrece a las empresas una solución integral para optimizar las operaciones y mejorar las interacciones con los clientes. Pero, ¿cómo se ve exactamente esta integración en acción? Profundicemos en los detalles de la integración de ERP con CRM.

Entendiendo la integración :

• Sistemas ERP : son plataformas robustas diseñadas para gestionar y automatizar procesos comerciales centrales, desde finanzas y recursos humanos hasta la gestión de la cadena de suministro.
• Herramientas CRM : los CRM se centran en gestionar las interacciones con los clientes, los procesos y las campañas de marketing, garantizando que las empresas mantengan y hagan crecer su base de clientes de forma eficaz.

Beneficios de la Integración :

1. Acceso unificado a datos : la combinación de ERP y CRM proporciona una vista centralizada tanto de las operaciones comerciales como de los datos de los clientes. Esto significa que los representantes pueden acceder a los niveles de inventario o estados de las facturas sin cambiar de plataforma.
2. Servicio al cliente mejorado : los representantes de servicio pueden resolver consultas más rápido accediendo al historial de compras del cliente, detalles de pago o estado de pedidos relevantes desde el sistema integrado.
3. Procesos optimizados : se eliminan las tareas redundantes, como la entrada de datos en ambos sistemas. Los pedidos de venta realizados en CRM se pueden transformar instantáneamente en facturas en el ERP, lo que garantiza una facturación rápida y precisa.
4. Previsión de ventas precisa : con acceso a datos en tiempo real, los equipos pueden hacer predicciones más informadas basadas tanto en datos históricos como en conocimientos operativos actuales.
5. Información empresarial holística : los responsables de la toma de decisiones se benefician de informes completos que combinan métricas operativas de ERP y datos de clientes de CRM, lo que facilita la planificación estratégica.

Desafíos a considerar :

1. Complejidad de la integración : las variadas arquitecturas de los sistemas ERP y CRM pueden plantear desafíos de integración, especialmente si los sistemas provienen de diferentes proveedores.
2. Implicaciones de costos : la integración podría requerir una inversión sustancial no solo en tecnología sino también en capacitación y un posible tiempo de inactividad durante la integración.
3. Gestión de datos : garantizar la coherencia de los datos y eliminar las redundancias en ambas plataformas es fundamental.

Técnicamente así es como debes hacerlo en 5 pasos:

1. Paso 1: Definir objetivos y sistemas de auditoría:
   • Objetivo : Garantizar el acceso en tiempo real para los representantes de ventas a los niveles de stock y los plazos de entrega.
   • Auditoría : Evaluar el estado actual del ERP (manejo de la cadena de suministro y las finanzas) y CRM (gestión de clientes y ventas) de la empresa fabricante.
2. Paso 2: elija un enfoque de integración:
   • Después de evaluar las plataformas ERP y CRM específicas que utiliza la empresa, opte por un middleware conocido por su perfecta integración de esas plataformas. Esto unirá los sistemas de información de existencias y de pedidos de ventas.
3. Paso 3: Diseñar, desarrollar y probar en Sandbox:
   • Blueprint : Crea un flujo donde los niveles de stock se reflejan en tiempo real dentro del CRM. Diseñar un sistema donde las ventas finalizadas en CRM notifiquen al ERP para facturación y despacho.
   • En el entorno sandbox, simule escenarios para garantizar reflejos precisos del nivel de existencias y procesos rápidos de pedido a factura.
4. Paso 4: Implementar y monitorear:
   • Integre los sistemas en vivo, garantizando que los representantes puedan ver datos de existencias en tiempo real cuando se comuniquen con los clientes.
   • Supervise cualquier retraso en las actualizaciones del nivel de existencias, errores de facturación o problemas de sincronización.
5. Paso 5: entrenar e iterar:
   • Realice sesiones de capacitación para los representantes, enfatizando la nueva capacidad de visualización de existencias en tiempo real y el proceso optimizado de pedido a factura.
   • Recopile comentarios de los equipos de ventas e inventario para perfeccionar aún más la integración, garantizando que el sistema satisfaga sus necesidades y desafíos cambiantes.

Conclusión

La integración de sistemas, especialmente ERP y CRM, es crucial en el acelerado entorno empresarial actual.

Al centralizar datos y automatizar procesos, las empresas pueden optimizar tanto la eficiencia operativa como la interacción con el cliente. Los pasos para lograr esta integración, si bien se simplifican en una guía de cinco pasos, requieren una planificación, ejecución y refinamiento iterativo cuidadosos.

Cuando se implementa correctamente, como se ilustra con el ejemplo de la empresa manufacturera, los beneficios son múltiples: desde acceso a datos en tiempo real y operaciones optimizadas hasta una mayor satisfacción del cliente y una toma de decisiones informada.

Sin embargo, el camino hacia una integración exitosa no está exento de desafíos, por lo que es esencial que las empresas lo aborden con claridad de propósito, un marco estratégico y un enfoque en la mejora continua.