Cómo afecta la Ley de Transparencia Empresarial a su negocio

Las leyes contra el lavado de dinero existen para proteger a los consumidores, inversores y empresas de actos nefastos o criminales.

Si bien tales leyes sin duda tienen un propósito importante al mantener a raya el lavado de dinero, también requieren que las empresas cumplan con ciertas regulaciones y estructuras de informes.

Próximamente, entrará en vigencia la Ley de Transparencia Corporativa, ampliamente considerada como una ley histórica contra el lavado de dinero. Esto afecta potencialmente a más de 32 millones de entidades comerciales, lo que hace que sea crucial para todas las empresas repasar esta ley y determinar si les puede afectar y cómo.

¿Qué es la Ley de Transparencia Empresarial?

Comencemos con algo de historia. La Ley de Transparencia Empresarial se promulgó en enero de 2021 con la intención declarada de combatir los delitos financieros. Estos delitos abarcan el lavado de dinero, el fraude fiscal y otros tipos de mala conducta corporativa.

En el nivel más básico, requiere que todas las empresas que califiquen cumplan con ciertos requisitos de información. Si su negocio califica, debe proporcionar información sobre la estructura de propiedad de su empresa.

Eso nos lleva a la siguiente pregunta. ¿Qué empresas realmente deben preocuparse por esta ley?

¿Quién está obligado a informar según la Ley de Transparencia Empresarial?

Todas las empresas informantes nacionales y extranjeras deben presentar sus declaraciones conforme a la Ley de Transparencia Empresarial. Esto es lo que abarca esa categoría:

• Compañías nacionales de informes: cualquier corporación estadounidense, LLC y otras entidades comerciales creadas mediante la presentación de documentos ante la Secretaría de Estado o una oficina similar.
• Compañías extranjeras que reportan: Cualquier entidad comercial formada bajo la ley de otra compañía y registrada para hacer negocios en los EE. UU. mediante la presentación de documentos ante la Secretaría de Estado o una oficina similar.

¿Qué empresas están exentas?

Si bien esas categorías pueden parecer abarcar una franja bastante amplia de negocios, también hay negocios que están exentos.

De hecho, la Ley de Transparencia Empresarial enumera un total de 23 categorías comerciales que no se cuentan como empresas informantes, lo que significa que no tienen obligaciones legales de información bajo esta ley. Vale la pena señalar que la ley también autoriza a la Red de Ejecución de Delitos Financieros a crear exenciones adicionales según sea necesario, lo que significa que la lista puede expandirse potencialmente a otras categorías comerciales en el futuro.

Tenga en cuenta que la mayoría de las empresas no están exentos de esta normativa radical.

Requisitos de información de la Ley de Transparencia Empresarial

Si su empresa está sujeta a la Ley de Transparencia Corporativa, lo mejor para usted es familiarizarse con los requisitos de información.

El régimen de presentación de informes entra en vigor el 1 de enero de 2024, y ahora es el momento de que las empresas que presentan informes comiencen a prepararse.

La fecha de vencimiento del primer informe depende de cuándo se fundó su empresa. Si su negocio fue creado o registrado antes del 1 de enero de 2024, no tiene que presentar su primer informe para todo un año; vence el 1 de enero de 2025. Pero si crea o registra una empresa a partir del 1 de enero de 2024, su primer informe vence 30 días calendario después la creación o registro.

En este punto, probablemente tenga curiosidad acerca de cómo se ve el formulario de informes real. Nadie lo sabe con certeza, ya que el formulario aún no se ha hecho público. Sin embargo, la Red de Ejecución de Delitos Financieros ha anunciado que los formularios estarán disponibles para el público mucho antes del 1 de enero de 2024.

¿Qué va en el informe?

Si bien no sabemos exactamente cómo se verá el formulario, sabemos más o menos qué tipos de información se les pedirá a las empresas de informes que proporcionen. Por ejemplo, las empresas deben reportar información específica, incluido su nombre, dirección actual y número de identificación fiscal federal.

También se debe proporcionar información sobre beneficiarios finales individuales. ¿Qué es un beneficiario real, exactamente? La ley define a un beneficiario final como “cualquier persona que, directa o indirectamente, ejerza un control sustancial sobre dicha empresa informante o posea o controle al menos el 25 por ciento de los intereses de propiedad de dicha empresa informante”.

Su informe debe proporcionar varios puntos de datos sobre cada beneficiario real, incluidos el nombre legal completo, la fecha de nacimiento, la dirección actual y un número de identificación (como el pasaporte o la licencia de conducir).

Tenga en cuenta que hay algunas excepciones a la definición de "beneficiario real", incluidos los hijos menores y los acreedores que actúan en nombre de la empresa que informa. Asimismo, quedan excluidos los empleados, con excepción de los altos cargos.

¿Cuáles son las sanciones por no informar?

El incumplimiento de la Ley de Transparencia Empresarial puede dar lugar a sanciones civiles o penales. Cada día de incumplimiento conlleva una tarifa de hasta $500 y la posibilidad de dos años de cárcel. Naturalmente, querrá tomar estos plazos muy en serio.

Se espera ampliamente que la Red de Ejecución de Delitos Financieros implemente una serie de soluciones sofisticadas, como el software contra el lavado de dinero, para buscar en sus datos cualquier incumplimiento.

Cómo las empresas pueden prepararse para informar bajo la Ley de Transparencia Empresarial

Hay una serie de pasos prácticos que las empresas pueden tomar para prepararse para sus responsabilidades de presentación de informes. Aquí hay algunas pautas generales:

Revisa tu estructura corporativa

Primero, verifique si su estructura corporativa requiere que usted presente una declaración bajo esta ley. Ya sea que tenga una LLC en Texas (uno de los mejores estados para formar una LLC ) o una corporación en Nueva York, tendrá requisitos de informes bajo la Ley de Transparencia Corporativa. Casi todos los propietarios de negocios en los EE. UU., o aquellos con sociedades de responsabilidad limitada o corporaciones en los EE. UU., serán considerados beneficiarios reales.

Crear un directorio de beneficiarios reales

Para ahorrar tiempo para futuros informes, puede crear un directorio completo de los beneficiarios reales asociados con su empresa, recopilando también parte de la información de contacto básica y la documentación requerida para cada uno. Considere implementar procesos para ayudarlo a mantener esta información precisa y actualizada.

Manténgase actualizado sobre los cambios en la ley

Tenga en cuenta que esta es una ley relativamente nueva y está sujeta a actualizaciones, revisiones y ampliaciones. Manténgase informado, tal vez preguntándole a un abogado o investigando un poco por su cuenta.

Consiga la ayuda de un abogado de negocios

Dadas algunas de las complejidades de esta ley y la severidad de algunas de las sanciones, puede ser conveniente contar con la ayuda de un abogado de negocios. Esto es especialmente útil si tiene preguntas específicas y desea hablar con un experto.

Asegúrese de que los tomadores de decisiones clave estén alineados

Finalmente, recuerde que todos los tomadores de decisiones dentro de su organización deben comprender esta ley, comprender sus implicaciones y conocer las políticas internas para garantizar su cumplimiento. Se recomienda programar una reunión periódica sobre el cumplimiento de la Ley de Transparencia Empresarial.

Garantizar el cumplimiento es vital

La Ley de Transparencia Empresarial no es burocracia por burocracia. La ley se creó como una respuesta a las organizaciones sospechosas y los malos actores que utilizan "empresas ficticias" y otras estructuras legales para ocultar su lavado de dinero o fraude fiscal. En última instancia, esta ley existe para promover la justicia financiera y brindar transparencia a los consumidores, inversores y propietarios de empresas por igual.

La ley es noble, pero eso no significa que sus requisitos no sean un poco onerosos. Familiarizarse con la ley y establecer procesos para garantizar el cumplimiento puede ayudar a su empresa a mantenerse a la vanguardia. Haga de esto una prioridad regulatoria en el próximo año, y no olvide mantenerse al tanto de los cambios en la ley.

Comprenda lo que significa mantenerse en cumplimiento con la ayuda de una guía integral de gobierno, riesgo y cumplimiento (GRC).