Cómo crear una política de tarjeta de crédito corporativa efectiva y por qué es importante

Una póliza de tarjeta de crédito corporativa protege a su organización, su seguridad financiera y sus empleados. Pero, ¿qué debe incluir una póliza de crédito empresarial? ¿Existen mejores prácticas de políticas de tarjetas de crédito corporativas de las que pueda aprender?

Si está buscando respuestas sobre cualquier cosa que tenga que ver con las pólizas de crédito corporativas, ¡está en el lugar correcto! Cubriremos lo siguiente:

• ¿Qué es una póliza de tarjeta de crédito corporativa?
• ¿Por qué es importante una póliza de crédito corporativa?
• ¿Cómo se crea una póliza de crédito corporativa?
• ¿Cómo supervisa el uso de las tarjetas de crédito corporativas de los empleados?
• ¿Cómo se inicia la política de tarjetas de crédito de su empresa?

¿Listo para sumergirte? ¡Vamos!

¿Qué es una póliza de tarjeta de crédito corporativa?

Una política de tarjetas de crédito corporativas es un conjunto de pautas que ayuda a los gerentes y empleados a comprender las reglas para usar correctamente las tarjetas de crédito corporativas. El uso de las mejores prácticas de la política de tarjetas de crédito corporativas garantiza la igualdad de trato para todos los empleados y protege a su organización del uso indebido y malentendidos de las tarjetas de crédito.

En resumen, si emite tarjetas de crédito corporativas a nombre de los empleados, necesita una política de tarjeta de crédito corporativa para proteger a su organización ya sus empleados. Dirígete a la siguiente sección para saber por qué.

Por qué es importante una póliza de tarjeta de crédito corporativa

Una tarjeta de crédito corporativa es diferente a la tarjeta propia de un empleado. La factura de una tarjeta de crédito corporativa le llega a usted (propietario/gerente) o a un ejecutivo de contabilidad dentro de su organización. Algunos gastos de los empleados pueden ser deducibles de impuestos y otros gastos que potencialmente podrían hacer pueden no ser para compras que su empresa está dispuesta a pagar. Por lo tanto, debe tener muy claro lo que califica como un gasto comercial legítimo que los empleados pueden pagar con sus tarjetas. Eso constituye la base de una buena política de crédito empresarial.

Hay múltiples beneficios de tener una política de tarjeta de crédito corporativa sólida. Aquí hay algunos:

• Asegúrese de comprender: ¿Por qué su empresa entrega tarjetas corporativas a los empleados? Por lo general, las tarjetas corporativas se usan solo para fines específicos (aunque estos pueden variar ligeramente según el empleado o el departamento). Los viajes de los empleados son un ejemplo obvio. Cuando sus trabajadores viajan por negocios de la empresa, pueden usar sus tarjetas corporativas para pagar pasajes aéreos, transporte terrestre, comidas, hoteles y similares. Los empleados que trabajan principalmente en la oficina pueden usar una tarjeta corporativa para pagar las comidas con los clientes, las suscripciones y los suministros para las celebraciones del equipo. Estos gastos pueden venir con límites de gasto u otras limitaciones. Independientemente de cómo se imagine a sus empleados usando sus tarjetas corporativas, debe explicarlo en una política clara.
• Resumen de elegibilidad: se debe emitir una tarjeta corporativa a los empleados que hayan demostrado el uso de una. Por lo general, tiene sentido emitir tarjetas a grupos o clases de empleados. Eso puede definirse por la descripción del trabajo, como los vendedores, o la responsabilidad, como los vendedores que viajan solos con frecuencia. Muchas de las tarjetas corporativas actuales también ofrecen tarjetas físicas o virtuales que se pueden emitir temporalmente, como cuando un empleado de la oficina programa un viaje de negocios único o cuando un gerente necesita comprar equipos o suministros para un nuevo proyecto.
• Describa las responsabilidades del titular de la tarjeta: no deje esto al azar. Los empleados con tarjetas corporativas tienen permiso para gastar dinero de la empresa. Asegúrese de que entiendan su política de tarjetas corporativas y los privilegios y responsabilidades que conllevan estas tarjetas. Eso incluye seguir todas las pautas para el uso adecuado, así como el almacenamiento seguro y la notificación de tarjetas perdidas o extraviadas.
• Clarify Rewards Ownership: muchas tarjetas corporativas acumulan "puntos" a medida que se usan, con devolución de efectivo o recompensas de viaje disponibles con el canje de puntos. Asegúrese de que los empleados entiendan si ellos o la empresa reclamarán la propiedad de estas recompensas.
• Explique los requisitos de presentación de informes: el uso de una tarjeta de crédito corporativa es conveniente para los empleados, ya que reemplaza la necesidad de gastar fondos personales y esperar el reembolso. Aún así, los gastos a través de la tarjeta corporativa deben ser rastreados y categorizados. Infórmeles a los empleados si desea que recolecten y envíen todos los recibos, si deben presentar informes de gastos formales y, de ser así, con qué frecuencia deben hacerlo.
• Describa los usos de emergencia, si los hay: Las tarjetas corporativas generalmente se usan para gastos comerciales legítimos preaprobados. (Es probable que los empleados no necesiten solicitar permiso para cada uso, siempre que los gastos estén dentro de las categorías generalmente aprobadas, como pasajes aéreos u hoteles). Ocasionalmente, sin embargo, los empleados que viajan por negocios de la empresa pueden encontrarse con una situación inusual, como pérdida o robo de equipaje. o portátiles. La política de su tarjeta de crédito corporativa debe especificar qué gastos de emergencia son generalmente aceptables, incluso si estos gastos deben pagarse una vez que el empleado regresa a casa y de qué manera.
• Diseñe las consecuencias del uso indebido: dar a los empleados tarjetas corporativas es una señal de gran confianza, y no se puede enfatizar lo suficiente. Cuando emite tarjetas de crédito corporativas a nombre de los empleados, los titulares de las tarjetas son responsables de gastar adecuadamente los fondos de la empresa. Es importante que proteja a su organización asegurándose de que su política de tarjetas corporativas también detalle los usos inapropiados y las consecuencias del mal uso.

Hemos cubierto mucho en esta sección, y es posible que se pregunte cómo incluir todos los elementos requeridos en su póliza de tarjeta corporativa. En la siguiente sección, dividiremos este proceso complejo en pasos simples que puede seguir para crear una política de tarjeta de crédito corporativa sólida para su organización.

Cómo crear una póliza de tarjeta de crédito corporativa

Su empresa necesita una política de tarjetas de crédito corporativas para dejar en claro a los empleados cómo, por qué y dónde pueden usar las tarjetas de crédito corporativas que usted organiza para que se emitan a su nombre. Suena simple, y puede serlo, siempre que haga el esfuerzo de crear un conjunto claro de pautas para los empleados que usan una tarjeta corporativa.

Su política de tarjeta de crédito corporativa debe estar por escrito, y un gerente o representante de recursos humanos debe revisarla con los empleados antes de que la firmen y reciban una tarjeta corporativa.

Estos son algunos pasos específicos que puede usar como ejemplo de política de tarjeta de crédito corporativa:

Paso #1: Identifique el propósito de las tarjetas de crédito corporativas para su empresa

Si bien puede parecer obvio para usted, puede que no lo sea para todos los demás, así que tómese el tiempo para explicar por qué su empresa emite tarjetas corporativas a los empleados. Está bien mantenerlo simple.

Paso #2: Definir Empleados Elegibles

Probablemente no le dará una tarjeta corporativa a cada empleado (¡aunque ciertamente está bien hacerlo si eso se ajusta a las necesidades de su negocio!). Es mejor explicar exactamente a quién le permitirá usar una tarjeta corporativa y bajo qué circunstancias.

Paso #3: Describa los usos y límites aceptables

La mayoría de los empleados probablemente entenderán automáticamente que las tarjetas de crédito comerciales son solo para gastos comerciales legítimos. Para la pequeña minoría que puede no hacerlo, deja claras las expectativas. Además de detallar cómo los empleados pueden usar sus tarjetas corporativas, indique claramente para qué no pueden usar sus tarjetas.

También es una buena idea establecer cualquier política con respecto a los gastos de emergencia mientras viaja. Es posible que los empleados deban reemplazar el equipo personal o tecnológico en el camino. ¿Necesitan aprobación previa si su equipaje se pierde antes de una presentación importante o si les roban la computadora portátil? Si necesitan pagar atención médica o comprar artículos personales, ¿pueden hacerlo? ¿Y se esperará que reembolsen a la empresa esos gastos? Piense en las posibilidades y explique las expectativas.

Paso #4: Explique los requisitos de informes

Uno de los beneficios de usar tarjetas corporativas es que los empleados no tendrán que guardar recibos ni enviar informes de gastos detallados para su reembolso. Su empresa tampoco tendrá que escanear y guardar páginas de recibos, porque verá todos los gastos en un estado de cuenta cada mes. Pero esto no significa necesariamente que pueda eliminar por completo el rastro en papel de los recibos. Si espera que los empleados presenten recibos, codifiquen gastos y elaboren informes, infórmeles cómo hacerlo.

Paso #5: Hable sobre los peores escenarios

Espera que todo salga bien, que los empleados usen sus tarjetas de manera responsable y que nunca se presenten cargos inapropiados. Esa es una gran actitud, pero no es una buena política corporativa. Debe discutir algunos problemas comunes que pueden surgir con el uso de tarjetas corporativas y explicar cómo reaccionará su empresa. El siguiente ejemplo no es una lista exhaustiva. Piense en las formas en que prevé que los empleados usen las tarjetas y qué podría salir mal. Si imagina una variedad de posibles acciones disciplinarias, indíquelas claramente para que nadie se sorprenda y no tenga que temer desafíos legales.

EJEMPLO: Cada tarjeta corporativa de [Nombre de la empresa] es propiedad de la empresa y no pertenece al empleado que la posee. Las tarjetas corporativas pueden ser revocadas si surgen problemas o se produce un mal uso. Por ejemplo, los empleados deben hacer todo lo posible para mantener seguras sus tarjetas. Los usuarios no autorizados, incluidos familiares y amigos, no deben tener acceso a las tarjetas corporativas. Si una tarjeta se pierde o es robada, el empleado debe notificar a la empresa/tomar medidas para cancelar la tarjeta tan pronto como descubra la pérdida. La falta de presentación de los informes de gastos según lo requerido, el uso no autorizado o las compras inapropiadas pueden resultar en la revocación de los privilegios de la tarjeta corporativa. El acceso de los empleados a las tarjetas corporativas finalizará cuando el empleado abandone voluntariamente la empresa o sea despedido.

Paso #6: Haga que el empleado lea y firme la política

Una póliza de tarjeta de crédito corporativa no debe ser como uno de esos "acuerdos de usuario" que nadie se molesta en leer antes de hacer clic en la casilla para confirmar. Esto es lo suficientemente importante como para tomarse el tiempo para hacerlo bien. Pida a cada empleado que se reúna con un gerente o representante de recursos humanos. Lea la política juntos, discútala, aliente a los empleados a hacer preguntas cuando sea necesaria una aclaración y responda esas preguntas.

El empleado y el representante de la empresa deben firmar y fechar la política, reconociendo que la leyeron y la entendieron juntos. Asegúrese de darle una copia al empleado antes de poner el original en su expediente de empleado.

Las 10 Mejores Prácticas de Políticas de Tarjetas de Crédito Corporativas

Ahora que comprende los conceptos básicos de la creación de una política de crédito corporativa, repasemos algunas de las mejores prácticas específicas de tarjetas de crédito corporativas. Estas prácticas pueden ayudarlo a asegurarse de que los empleados usen las tarjetas de manera adecuada y que el riesgo financiero de su organización sea lo más bajo posible.

Cíñete a tus políticas

Una vez que tenga políticas de tarjetas de crédito corporativas, respételas. Solo debilitará sus políticas si no las hace cumplir. Recuerde, su póliza de crédito corporativa debe incluir alguna información sobre excepciones de emergencia. Aparte de eso, todos los empleados, incluso los ejecutivos, deben cumplir con las políticas claras que acordaron antes de que se les emitieran sus tarjetas.

Ajuste las políticas según sea necesario

Es inteligente revisar periódicamente todas las políticas y procedimientos de su negocio, y su política de crédito corporativo no es una excepción. Los hábitos y patrones de gasto de sus empleados pueden cambiar a medida que cambia su negocio. No cometa el error de apegarse rígidamente a políticas obsoletas que ya no sirven bien a su negocio. Y tampoco ignore ni eluda las políticas obsoletas. Tómese el tiempo para hacer una revisión formal y actualizar las políticas de tarjetas de crédito corporativas según sea necesario.

Asigne límites de crédito razonables y controles de gastos

Cada tarjeta de empleado puede tener su propio límite, por lo que no tiene que preocuparse de que un empleado deshonesto gaste su saldo de crédito. Estos límites dependerán de cómo sus empleados usen sus tarjetas. Un empleado que habitualmente sale a la carretera durante dos semanas o más necesitará un límite de crédito más alto que un gerente de oficina que realiza compras poco frecuentes. Si está utilizando una tarjeta corporativa que ofrece controles de gastos, descubrirá que puede ajustar fácilmente los límites de crédito en tarjetas individuales. También puede limitar las categorías de gastos, como proveedores de suministros de oficina o renovaciones de software únicamente.

Límite de números de tarjetahabientes

Muchas compañías de tarjetas corporativas prometen un número ilimitado y gratuito de tarjetas de empleados. Pero, ¿cuántos de sus empleados realmente necesitarán tener uno? Asegúrese de entregar tarjetas a todos los empleados que tengan una necesidad legítima y demostrada. Otros empleados pueden arreglar el pago de gastos poco frecuentes de otra manera.

Reevaluar periódicamente

La necesidad de acceso al crédito de los empleados y sus requisitos de límite de crédito pueden cambiar con el tiempo. Cuando cambien las descripciones de trabajo de los empleados, o si pueden mostrar una necesidad legítima de una tarjeta corporativa, esté dispuesto a considerar hacer cambios. Después de todo, cuando los empleados usan tarjetas corporativas, es más fácil tanto para ellos como para su empresa. Nadie se beneficia de tener que rastrear los recibos y codificar los gastos a mano.

Permitir excepciones razonables

La política de su tarjeta de crédito corporativa debe indicar muy claramente las consecuencias del uso inaceptable. Aplicar esas consecuencias equitativamente, reservando un poco de gracia para los errores honestos. Un empleado que constantemente se burla de las expectativas es muy diferente de uno que comete un error honesto o un desliz infrecuente. A veces, una advertencia será una primera respuesta razonable si va acompañada de un pronto reembolso de los gastos inapropiados.

Aplicar políticas de manera uniforme

Al igual que otras políticas, la política de crédito corporativo de su empresa debe proporcionar claridad, establecer expectativas y proteger tanto a la organización como a sus empleados del riesgo. Todo su arduo trabajo en la creación de esa política se desperdiciará si no cumple con los acuerdos que estableció y firmó. A menos que se indique lo contrario, las políticas de su tarjeta de crédito corporativa deben aplicarse a todos los empleados que usan una tarjeta de crédito corporativa.

Vaya virtual cuando sea posible

Muchas compañías de tarjetas corporativas emiten tarjetas virtuales y de un solo uso que pueden tener límites estrictos en su uso. Una tarjeta de un solo uso se puede bloquear para un proveedor en particular, por ejemplo. Una tarjeta virtual puede tener un límite de crédito que le permite a un empleado pagar una compra específica y una fecha de vencimiento que evita el uso adicional.

Elimine las conjeturas de los límites de gasto

Una tarjeta de crédito corporativa no es un cheque en blanco. Un empleado podría usar su tarjeta para pagar una cena de bistec y langosta, además de una gran botella de vino, pero no tiene que satisfacer ese generoso apetito ni pagar la cena. Cree expectativas de gastos diarios, por viaje o por comida para evitar este tipo de escenarios. Un buen lugar para comenzar es con las tarifas diarias del gobierno federal para viajeros federales, que se pueden ajustar según la ubicación para reflejar expectativas de gasto razonables.

Supervisar los gastos

Así como revisaría la factura de su tarjeta de crédito personal, debe controlar el saldo de su tarjeta de crédito corporativa y los cargos mensuales. Alguien en su empresa debe asumir la responsabilidad de este importante paso. ¿Quién firmará los cargos mensuales de cada empleado? ¿Quién auditará regularmente la factura de la tarjeta de crédito en busca de patrones sospechosos y uso no autorizado? Es una responsabilidad importante que debe recaer en alguien con autoridad para abordar cualquier problema que pueda surgir.

Primeros pasos con su póliza de tarjeta de crédito corporativa

Ahora que comprende el propósito de una póliza de tarjeta de crédito corporativa, ve los beneficios que esta póliza puede brindar y comprende los pasos involucrados en la creación e implementación de una póliza de crédito corporativa, ¡está listo para comenzar!

Si recién comienza a explorar cómo su empresa puede beneficiarse del uso de tarjetas de crédito corporativas, es posible que se pregunte cuál de las muchas tarjetas corporativas disponibles se adaptará mejor a su empresa. Consulte nuestra lista de las mejores tarjetas de crédito corporativas para inspirarse o encontrar una combinación.

Esperamos que esta publicación lo haya ayudado en el proceso de elaboración de una póliza de crédito corporativo. Si le gusta lo que ha leído, es posible que también le gusten algunos de nuestros otros recursos de políticas comerciales. Por ejemplo, hemos creado una guía para crear un presupuesto para pequeñas empresas, así como algunos consejos para incorporar nuevos empleados.

Como siempre, no dude en navegar por el sitio web de Merchant Maverick para encontrar todo tipo de recursos para pequeñas empresas que puede utilizar.

Preguntas frecuentes sobre la política de tarjetas corporativas