Habilitación de la excelencia: Migración de HCI a HubSpot

Migrar de un sistema a otro puede ser una tarea abrumadora para cualquier empresa, pero también puede brindar oportunidades de crecimiento y mayor eficiencia. Recientemente, nuestro equipo tuvo la oportunidad de trabajar con HCI, una empresa de gestión ambiental que busca pasar de Quickbase a HubSpot. En el proceso, implementamos y rediseñamos su compleja estructura de datos y procesos, y capacitamos a su equipo en las herramientas de HubSpot.

La empresa y el desafío

HCI utilizó Quickbase como base de datos principal durante varios años. Si bien Quickbase había atendido bien sus necesidades, buscaron optimizar los procesos con automatización y mejorar las capacidades de generación de informes. Después de interactuar con Kuno Creative y conocer las capacidades de HubSpot, decidieron que el cambio a HubSpot era la decisión correcta. Además de los desafíos normales de migrar datos a un nuevo sistema y facilitar todos los procesos que los acompañaron, HCI también tenía un equipo que se sentía cómodo con sus procesos diarios y que necesitaría apoyo durante el proceso para garantizar la adopción y una suficiente nivel de comodidad a través de la gestión del cambio.

Aprender sobre los procesos de HCI

Kuno pasó la mayor parte de las primeras semanas aprendiendo sobre el negocio, los procesos y los desafíos únicos de HCI. Esto nos permitió desarrollar su instancia de HubSpot de una manera que tuviera sentido para ellos y, al mismo tiempo, seguir siendo adoptable y accesible. También era importante no repetir los errores cometidos en el CRM anterior: después de todo, HCI se estaba moviendo por una razón y HubSpot brindaba una oportunidad única para restablecer los procesos defectuosos y crear otros que funcionaran en una solución de CRM más personalizada.

También fue crucial alinear los plazos, los hitos y la secuencia de eventos. Esto le dio al equipo de HCI la confianza para seguir trabajando en su CRM actual a través de un plan de proyecto comunicado de manera efectiva que abarca cinco meses.

Nuestra solución

Crear un objeto personalizado en HubSpot

Uno de los primeros elementos abordados en la migración fue la asignación de un objeto personalizado para la "programación de tareas". Para hacer esto, el equipo de Kuno empleó Lucidchart para crear ERD y procesar documentación y diagramas de flujo, lo que ayudó al equipo de HCI a visualizar sus datos en el nuevo entorno. Esto también brindó la oportunidad de demostrar las capacidades de HubSpot con respecto a su funcionalidad y personalización de CRM, algo con lo que lucharon en Quickbase. Trabajamos en estrecha colaboración con los socios de HCI para garantizar que el nuevo objeto personalizado satisficiera sus necesidades y brindara suficientes informes.

Migrar datos de Quickbase a HubSpot

Una vez que se creó y validó el objeto personalizado, el siguiente paso fue la migración de datos a HubSpot. Este fue un proceso complejo que requirió una cuidadosa planificación y ejecución. Nuestro plan incluía mapear los datos de Quickbase, alinear objetos, probar el proceso de migración e implementar verificaciones de validación de datos para garantizar la precisión en HubSpot.

Para facilitar la migración, desarrollamos una integración personalizada unidireccional de Quickbase a HubSpot. Esto conectó todos los aspectos de las bases de datos: actividades, contactos, empresas, oportunidades e, igual de importante, las asociaciones entre estas entidades. Esto nos permitió mover grandes conjuntos de datos entre objetos personalizados y estándar de forma masiva, lo que hizo que la migración inicial fuera un proceso fluido y, lo que es más importante, facilitó las migraciones delta sin inconvenientes. Tener datos para fines de capacitación y configuración era importante, pero tener todos los datos de "sistemas intermedios" fue particularmente importante para la comodidad de HCI en HubSpot en el lanzamiento.

Capacitar al equipo en HubSpot

Con los datos migrados con éxito a HubSpot, el siguiente paso fue capacitar a HCI en el uso de la nueva plataforma. Desarrollamos un plan de capacitación personalizado que incluía sesiones de capacitación presenciales y virtuales, que cubrían todo, desde la navegación básica hasta capacidades de generación de informes más avanzadas.

Adopción

La capacitación es solo un componente de la adopción, pero la adopción exitosa va más allá: significa garantizar que el equipo de un cliente esté completamente equipado para tener éxito y prosperar en su nuevo entorno.

• Comenzamos con lo básico, trabajando intencionalmente hacia funciones más complejas a medida que los datos lo permitían.
• Acordamos las fechas de cambio de antemano para asegurarnos de que todos estuvieran cómodos y no hubiera sorpresas.
• El equipo de Kuno se puso a disposición para módulos de capacitación adicionales y llamadas de soporte en las semanas posteriores al lanzamiento de HubSpot para garantizar la adopción y la comodidad.

Gestión del cambio en el proyecto

La gestión del cambio fue un componente crítico de este proyecto. Reconocemos que la migración de Quickbase a HubSpot requeriría un cambio significativo en la forma en que trabajaba el equipo de HCI. Para ayudar a gestionar este cambio, trabajamos en estrecha colaboración con ellos para desarrollar un plan de comunicación que incluía actualizaciones periódicas sobre el progreso del proyecto, sesiones de capacitación y soporte continuo.

También proporcionamos recursos, como guías de usuario y hojas de trucos, para ayudar a HCI a navegar por el nuevo sistema. Finalmente, llevamos a cabo una revisión posterior a la implementación para recopilar comentarios del equipo del cliente e identificar cualquier área de mejora.

Los resultados

Pudimos migrar con éxito HCI a HubSpot, capacitar a su equipo en el nuevo sistema y brindar soporte continuo para garantizar una adopción duradera. La gestión del cambio fue un componente crítico del proyecto, y los ayudamos desarrollando un plan de comunicación claro y brindando recursos y apoyo intencionales. El resultado fue un éxito rotundo: nuestro cliente ahora disfruta de un proceso más optimizado y una mayor eficiencia a través de HubSpot.

El impacto

Solo la automatización le ahorra a HCI alrededor de 6,5 horas por día que se pueden asignar a ventas en lugar de trabajo administrativo, lo que tiene un impacto positivo en los ingresos. A través de una amplia capacitación y comunicación continua, el equipo de HCI está operando en su nueva plataforma con facilidad, disfrutando de la generación y rotación automatizada de clientes potenciales, una mayor visibilidad tanto del proceso de ventas como de las transferencias, e informes más claros, todo lo que permite que HCI crezca y escale. con una plataforma que puede crecer y escalar con ellos.

Nuestro equipo de profesionales de HubSpot ha realizado con éxito innumerables migraciones de HubSpot, impulsando a las organizaciones en todo el espectro, permitiéndoles cumplir y superar los objetivos comerciales con facilidad. Contáctenos y juntos, veamos cómo podemos permitir la excelencia para su equipo.