Mejores prácticas para la gestión eficiente de cuentas por cobrar

Cuando inicia un negocio, espera obtener la mayor cantidad de clientes posible. Cuantos más clientes, más rápido crecerá su negocio. Sin embargo, no todos los clientes con los que trabaja siempre están en condiciones de pagar los productos o servicios de inmediato.

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Como persona de negocios, tiene el poder de decidir cómo puede ayudar a estos clientes. Por ejemplo, puede optar por reservar los productos que desee y dárselos una vez que los pague en su totalidad. Por otro lado, puede decidir ofrecerles ayuda a través de la opción de cuentas por cobrar. Pero el éxito de las cuentas por cobrar depende de cómo las administre.

Esta publicación define la gestión de cuentas por cobrar y analiza algunas prácticas que puede realizar para mejorar su eficiencia. Continúa leyendo para aprender más.

¿Qué es la gestión de cuentas por cobrar?

Antes de definir qué es la gestión de cuentas por cobrar, es mejor que entiendas qué es una cuenta por cobrar.

Las cuentas por cobrar son el dinero que sus clientes le deben después de comprar sus productos o servicios en un plan de pago o crédito comercial. Como persona de negocios, debe hacer un seguimiento de este dinero para evitar pérdidas. El proceso de seguimiento del dinero que sus clientes le deben es lo que se denomina gestión de cuentas por cobrar.

Además de evitar pérdidas, las cuentas por cobrar ayudan en:

• Formar una relación de clientes felices;
• Pagos oportunos; y
• Alta liquidez en su negocio.

Estos beneficios se logran con una adecuada gestión de las cuentas por cobrar. La mala gestión de cuentas por cobrar puede resultar en:

• Pérdida de ingresos;
• Perder el tiempo del personal;
• Pobre flujo de efectivo; y
• Errores contables.

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Mejores prácticas para administrar de manera efectiva las cuentas por cobrar de su empresa

A continuación se presentan algunas prácticas que puede llevar a cabo para garantizar una gestión eficiente de las cuentas por cobrar:

1. Evalúe el historial crediticio de sus clientes

No puede confiar en nadie a quien vende sus productos o servicios en el negocio. Desafortunadamente, esto significa que no todos califican para las cuentas por cobrar. Entonces, puede preguntarse cómo elegirá a los clientes en los que confiar y en cuáles no. Una forma de ayudarlo a decidir es realizar una verificación de antecedentes en el historial crediticio y financiero de su cliente.

Se recomienda que ofrezca opciones de cuentas por cobrar a clientes en una buena situación financiera. Esto significa que estos clientes tienen una fuente de ingresos constante, por lo que no sería un problema para ellos realizar sus pagos mensuales o semanales. Mientras tanto, su historial crediticio le mostrará si pagan sus deudas a tiempo o no.

2. Actualizar a Pago y Facturación Electrónica

Con el desarrollo que está teniendo lugar, el uso de papel se ha reducido significativamente. Por ejemplo, el envío de cartas ha avanzado al envío de correos electrónicos. Además, las empresas ahora prefieren almacenar sus datos digitalmente en espacios como la nube en lugar de almacenarlos en archivos en papel. Por lo tanto, sería mejor si también considerara hacerlo electrónicamente con respecto a la gestión de cuentas por cobrar.

La facturación y el pago electrónicos son ventajosos para su negocio porque:

• Facilita el mantenimiento de registros en términos de la cantidad que los clientes le deben;
• Es fácil realizar un seguimiento de los registros financieros de sus clientes con respecto a si están haciendo sus pagos como se esperaba; y
• Minimiza el riesgo de error humano.

Además, hacer las cosas electrónicamente facilita el trabajo de tus clientes. Por ejemplo, puede enviar facturas a sus clientes. Estas facturas pueden contener enlaces que los clientes pueden utilizar para realizar sus pagos. A cambio, este sistema actualizará automáticamente los registros de pago en su nombre.

3. Haga que su proceso de facturación sea claro

Tener un proceso sencillo no es beneficioso para usted, sino también para las personas con las que trabaja. Puede hacerlo documentando los procesos involucrados en la administración de sus cuentas por cobrar.

Algunos de los factores que puede querer incluir en su proceso son:

• Fechas de envío de facturas. Deben enviarse a tiempo para que sirvan de recordatorio a los clientes y les den tiempo suficiente para prepararse financieramente;
• Qué información debe incluirse en las facturas. Por ejemplo, puede incluir los números de pedido de las compras realizadas y la dirección;
• El contacto de facturación de sus clientes ;
• Detalles de pago para cada cliente ; y
• Procedimiento de cobro a seguir para los clientes que tienen pagos atrasados .

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4. Ofrezca sanciones e incentivos

Como se dice, las personas son diferentes. Esto significa que los clientes con los que trata no pueden ser los mismos. Por ejemplo, algunos se toman en serio los plazos y no querrían ofenderlo. Por otro lado, algunos siempre tienen una razón para su retraso en el pago. En los negocios, debe encontrar formas de evitar tratar con estos últimos.

Una de las formas en que puede hacerlo es estableciendo incentivos y sanciones. Por ejemplo, puede considerar ofrecer incentivos a los clientes que siempre hacen sus pagos a tiempo dándoles un descuento. Esto animará a muchos clientes a realizar siempre sus pagos antes de la fecha límite, ya que quieren gastar menos.

Mientras tanto, las multas se aplican a los clientes con pagos atrasados. Por ejemplo, puede establecer un porcentaje de la cantidad que los clientes deben pagar cuando llegan tarde. Esto reducirá los pagos atrasados ​​ya que a nadie le gusta pagar dinero extra. Además, este método es mejor porque las llamadas y correos electrónicos de seguimiento no siempre funcionan.

5. Tenga múltiples opciones de pago

En el mundo actual, existen muchas opciones de pago que puede utilizar para su negocio. Ofrecer varias opciones de pago a sus clientes es mejor por las siguientes razones:

• Reducirá las posibilidades de retrasos en los pagos si está utilizando una opción de pago y falla cuando sus clientes quieren usarla.
• Las personas tienen diferentes preferencias. Múltiples opciones de pago permitirán a los clientes utilizar la opción con la que se sientan cómodos. Algunos clientes prefieren realizar pagos mediante el método de banco a banco. En cambio, a otros les resulta más fácil usar las opciones.

Sin embargo, ayudaría si no ofreciera ninguna opción de pago. Debe tener en cuenta tres factores principales al seleccionar las opciones de pago que utilizarán sus clientes. Ellos son:

• Seguridad;
• Velocidad; y
• Conveniencia

6. Calendario para el análisis de cuentas por cobrar

Es normal analizar el desempeño de su negocio y las cuentas por cobrar no son una excepción. Puede optar por revisar sus cuentas por cobrar semanalmente, quincenalmente o mensualmente. Estas revisiones lo ayudarán a saber qué partes funcionan bien y cuáles necesitan mejoras. Aparte de eso, puedes investigar otros asuntos como:

• Cuentas que tienen muchos días y grandes cantidades vencidas;
• Clientes que son inalcanzables y encuentra formas de tratar con ellos;
• Si es una buena idea seguir ofreciendo la opción de cuentas por cobrar a los clientes; y
• Llegar a decisiones de gestión que serán útiles para el negocio.

Resumiendo

Varios clientes entran a tu negocio y esperan que trabajes con ellos. Algunos de estos clientes pueden no tener la cantidad necesaria para comprar sus servicios o productos. Una forma de trabajar con estos clientes es a través de las cuentas por cobrar. No obstante, las cuentas por cobrar serán útiles en tal situación dependiendo de cómo las administre.

Si está en el negocio y busca formas de administrar las cuentas por cobrar, entonces está en el lugar correcto. Puede usar esta característica para aprender prácticas para una administración eficiente de las cuentas por cobrar. Todo lo mejor para tu negocio.