Automatización 101: Sepa cómo la automatización puede ayudarlo en el procesamiento de facturas

Si tiene un negocio, es probable que tenga que lidiar con muchas facturas. Tal vez tenga un departamento de Cuentas por pagar (AP) o Cuentas por cobrar (AR) que sea responsable de procesar las facturas. O tal vez usted mismo se encargue de la facturación.

En cualquier caso, sabe que el procesamiento de facturas puede ser una tarea tediosa y que requiere mucho tiempo. Y si comete un error, puede costarle dinero a su negocio. Ahí es donde entra en juego la automatización. Automatizar el procesamiento de facturas puede ahorrarle tiempo y ayudarlo a evitar errores.

Un sistema de procesamiento de facturas automatizado es un software que automatiza las tareas asociadas con la creación, el envío y la gestión de facturas y le ahorra tiempo al automatizar las tareas repetitivas.

Pero, ¿qué es exactamente la automatización de facturas y cómo puede ayudarlo con el procesamiento de facturas? Siga leyendo para explorar esto y mucho más en nuestra guía definitiva para la automatización de facturas. ¡Empecemos!

¿Qué es un sistema de procesamiento de facturas?

La facturación incluye varios pasos:-

1. Captura de datos de facturas
2. Coincidencia de órdenes de compra
3. Envío de facturas para su aprobación.
4. Aprobar facturas para pagos.
5. Procesar pagos y registrar detalles para registros

Los sistemas de procesamiento manual de facturas requieren que los empleados ingresen manualmente los datos de cada factura en el sistema, lo cual es un proceso lento que es susceptible a errores humanos.

Por otro lado, los sistemas automatizados de procesamiento de facturas automatizan las tareas asociadas con la creación, el envío y la gestión de facturas. Un sistema de procesamiento de facturas ayuda a las empresas a capturar datos de las facturas automáticamente. El sistema puede ayudar a automatizar muchas de las otras tareas asociadas con la facturación, desde la creación de facturas hasta la emisión de pagos.

Hay muchos sistemas de procesamiento de facturas diferentes en el mercado, algunos de ellos son soluciones semiautomatizadas basadas en plantillas, mientras que otras son soluciones automatizadas integrales inteligentes basadas en IA. La elección de la solución depende de su caso de uso y el objetivo que está tratando de lograr.

Hay muchas características diferentes que obtiene cuando automatiza el sistema de procesamiento de facturas , pero lo más importante es que le ahorra tiempo al automatizar tareas repetitivas. El empleo de software automatizado puede liberar a sus empleados para que se concentren en tareas más importantes y mejoren sus resultados. Una solución de procesamiento de facturas automatizada ayuda a generar facturas a partir de órdenes de compra y rastrear pagos y emitir reembolsos.

Cómo ayuda la automatización con su procesamiento de facturas

La gestión manual de facturas es una tarea tediosa y que requiere mucho tiempo y un riesgo comercial, y puede aumentar las posibilidades de fraude en las facturas y errores en los estados financieros.

La automatización puede ayudarlo a evitar estos problemas y crear beneficios adicionales para su negocio. Así es como ayuda a que su negocio sea más eficiente:-

Precisión mejorada

Una de las mayores ventajas de la automatización es que puede ayudarte a evitar errores. Por ejemplo, el software de procesamiento de facturas automatizado puede generar facturas automáticamente en función de los datos de sus órdenes de compra u otras fuentes de datos, lo que elimina la necesidad de ingresar datos manualmente.

Velocidad aumentada

La automatización también puede ayudar a acelerar el procesamiento de facturas. Además, el software puede automatizar tareas repetitivas, como generar facturas o emitir reembolsos, liberando tiempo que puede usarse para mejorar otras áreas de su negocio.

Mejor Organización

La automatización puede ayudarlo a mantener sus facturas organizadas. El software de automatización de facturas puede rastrear todas sus facturas en un solo lugar, lo que puede ayudarlo a evitar pagos atrasados ​​y cargos por pagos atrasados. Como resultado, es más fácil para usted hacer un seguimiento de sus clientes.

Mayor rentabilidad

La automatización puede ahorrarle dinero al eliminar la necesidad de ingresar datos manualmente y otras tareas manuales. En consecuencia, su contabilidad se vuelve más rentable y eficiente.

Menos espacio para el error humano

A medida que su negocio crece, es importante evitar la complejidad y las tareas manuales innecesarias. La automatización puede ayudarlo a evitar errores como pagos olvidados que podrían generar cargos por pagos atrasados.

Cómo automatizar el procesamiento de facturas

Si está interesado en automatizar su procesamiento de facturas, hay algunas cosas que debe hacer.

Con muchas opciones de software diferentes disponibles, es importante encontrar el software que se adapte a sus necesidades y caso de uso. Docsumo puede ayudar en la configuración con el procesamiento automatizado de facturas. Utiliza software de IA con tecnología OCR inteligente para convertir sus facturas en datos procesables.

Después de convertir los datos, debe integrar su software de automatización de facturas con su software de contabilidad, lo que le permite generar facturas y realizar un seguimiento de los pagos automáticamente.

Como paso final, debe configurar los pagos automáticos.

10 pasos para automatizar su procesamiento de facturas

1. Establezca pautas: decida qué tipos de facturas se pueden procesar automáticamente. Tener pautas sobre qué tipos de facturas se pueden agregar al software garantiza que solo se procesen facturas específicas, lo que hace que el proceso sea más preciso.
2. Determine cómo se reciben las facturas: al comprender los canales a través de los cuales recibe sus facturas, puede optimizar la automatización para que todas las facturas se reciban de manera similar.
3. Configure un sistema para capturar automáticamente los datos de las facturas: un sistema de procesamiento de facturas automatizado elimina la necesidad de la entrada manual de datos, que puede ser propensa a errores.
4. Validar la exactitud de los datos capturados: La validación de datos asegura que la información que se procesa es correcta.
5. Dirija las facturas para su aprobación: una cola de aprobación ayuda a garantizar que las facturas se aprueben con prontitud.
6. Genera pagos electrónicamente: ¡Ahorra tiempo y dinero!
7. Conciliar pagos automáticamente: la conciliación de pagos ayuda a garantizar que todas las facturas se paguen en su totalidad y a tiempo.
8. Proporcione visibilidad del estado de las facturas: esto ayuda a rastrear qué facturas se han procesado y cuáles no.
9. Permita excepciones cuando las facturas no se puedan procesar automáticamente: al tener un proceso de excepción, se asegura de que las facturas problemáticas se procesen a tiempo.
10. Mejorar el sistema continuamente: una vez establecido, asegúrese de que el sistema esté siempre actualizado y sea eficiente.

Conclusión

El procesamiento de facturas puede ser una tarea tediosa y que requiere mucho tiempo, pero es una parte necesaria de la gestión de una empresa. La automatización de su procesamiento de facturas puede ahorrarle tiempo y ayudarlo a evitar errores.

Hay muchas características diferentes que puede ofrecer un sistema de procesamiento de facturas automatizado, pero lo más importante es que le ahorra tiempo al automatizar tareas repetitivas. Puede permitir que sus empleados se concentren en tareas más críticas y mejoren sus resultados.