Precisión del inventario: 5 mejores prácticas para mejorarlo

La precisión del inventario mide la diferencia de existencias entre sus registros electrónicos y sus existencias físicas. Por lo general, compara el número de inventario registrado en su sistema de gestión de inventario y lo que realmente está disponible en su almacén o tienda.

Por ejemplo, si registra 100 artículos en su software pero solo cuenta 80 unidades en su almacén, la precisión de su inventario es del 80%.

La precisión del inventario es una métrica crucial para las empresas minoristas. Si se administra bien, puede controlar la calidad del inventario al evitar el desabastecimiento, la escasez y la merma, y ​​también brindar una experiencia positiva al cliente.

Exploremos sus beneficios para su empresa:

Proporcionar una mejor comprensión de su negocio

El estado preciso del stock le brinda un conocimiento más profundo de qué y cuántos productos necesita a mano para satisfacer las demandas de los clientes. Esto le ayuda a evitar el exceso o la escasez de existencias. Con la cantidad correcta de disponibilidad de productos, puede asegurarse de que sus clientes puedan realizar y recibir pedidos en consecuencia. Habrá menos preocupación por la escasez o por colgar demasiadas existencias muertas en los estantes.

Ahorre tiempo y dinero

La precisión del inventario lo ayuda a minimizar el tiempo de contar y buscar productos. Cuando se realiza un seguimiento correcto de su inventario, incluido lo que se ha pedido y lo que queda en stock, necesitará menos recuento de inventario. Un software de gestión de inventario puede actualizar el stock en tiempo real y mostrarle exactamente lo que tiene actualmente sin verificarlo manualmente.

Además, un inventario preciso le informa sobre los productos que se venden bien y los que no. Por lo tanto, puede decidir dejar de reabastecer los artículos de venta lenta e impulsar las ventas de los restantes. Le ayuda a ahorrar espacio valioso en su almacén y reducir los costos de mantenimiento de inventario. Además, conocer los productos más vendidos le brinda información sobre un plan adicional para almacenar o fabricar estos artículos.

Aumente la eficiencia y la productividad

Tener un inventario preciso les permite a sus empleados hacer su trabajo más fácil y rápido. Gracias a los lectores de códigos de barras y un sistema de gestión de inventario, saben exactamente dónde encontrar un producto en el almacén. Su personal puede escanear el código de barras del artículo al recogerlo en lugar de tener que escribirlo manualmente. Esto acelera su trabajo y hace que el proceso sea más eficiente. Al reducir el trabajo manual, también minimiza los errores humanos y asigna su personal para que se concentre en tareas más importantes.

Mejorar la experiencia y la lealtad del cliente

La precisión del inventario puede contribuir a la satisfacción y lealtad de sus clientes. Si puede mostrar la disponibilidad correcta del producto, los clientes no pedirán artículos agotados, por ejemplo. El proceso de cumplimiento del pedido también será más fluido con un envío más rápido. Esto deja una buena impresión en los clientes y aumenta las compras repetidas. Por el contrario, un inventario inexacto puede dar lugar a pedidos incumplidos o a oportunidades de venta perdidas si los clientes no saben que aún tiene el producto que desean.

Aquí está la fórmula de precisión porcentual para calcular su stock:

Precisión del inventario = (artículos contados/artículos registrados) * 100

Comienza contando las unidades de un SKU que tienes en stock. Luego, divide ese número por la cifra registrada en tu sistema de manejo de inventario de ese mismo SKU, y multiplícalo por 100.

Por ejemplo, ha contado 1000 unidades en su almacén. Sus registros electrónicos muestran que tiene 1.200. Eso significa que la tasa de precisión de su stock es: (1000/1200)*100 = 83,33%.

Tenga en cuenta que la fórmula solo es correcta si tiene un recuento de existencias confiable. Existen 2 métodos para el conteo de existencias que le brindan entradas para el cálculo: un conteo de inventario físico o una valoración de inventario.

Conteo de inventario físico

Un conteo de inventario físico se refiere al conteo manual de su stock. Para evitar errores humanos, debe tener 2 equipos separados para contar cada SKU y comparar sus resultados. Divida su almacén en zonas designadas. Cada equipo se turnará para contar el stock ubicado en esa zona solamente. Si los 2 equipos obtienen el mismo número, regístrelo. Si no, hagan un recuento hasta que lleguen a un consenso.

El recuento de inventario físico funciona mejor para las marcas con menos SKU, ya que los grandes volúmenes de inventario tardarán considerablemente más en contabilizarse.

Valoración de inventario

Otro enfoque para medir la precisión del inventario es utilizar la valoración del inventario. Es el valor monetario de su inventario no vendido en el momento del informe.

Para este método, toma el valor de su inventario real. Puede utilizar lectores de códigos de barras para sumar rápidamente el valor del stock disponible. Luego, divídalo por el valor de inventario que se muestra en su sistema de administración de inventario y obtendrá el mismo resultado.

Continúe con el mismo ejemplo, si cuenta 1000 unidades en un almacén con un valor de $5 para cada una, su inventario total vale $5000. Su sistema de gestión de inventario registra 1200 unidades, lo que significa un valor de $6000. Tomando la división, la tasa de precisión de su inventario es (5000/6000)*100 = 83,33 %.

El método de valoración de inventario es más útil para las grandes empresas con grandes volúmenes de inventario. Ya que no pueden usar el conteo manual, que es menos práctico o requiere mucho tiempo para grandes almacenes.

Las discrepancias de existencias pueden causar muchos problemas en su cadena de suministro. Su sitio web puede mostrar un estado incorrecto de disponibilidad del producto y los clientes pueden solicitar un producto que no existe en su inventario.

Antes de entrar en las soluciones, debe conocer los factores que desencadenan estas imprecisiones en primer lugar.

Pérdida de inventario no documentada

La pérdida de inventario, o la reducción de inventario, ocurre cuando hay menos productos en stock que en el saldo registrado. Hay muchas razones para esto, como robos y errores contables, o daños durante la entrega.

Si tiene un artículo dañado que no se puede vender, exclúyalo de su recuento físico y anótelo en su software. De lo contrario, si estas pérdidas no están documentadas, su conteo físico no se alineará con su stock registrado.

La mejor manera de evitar este tipo de discrepancias es documentar las pérdidas inmediatamente a medida que ocurren. Por lo tanto, puede realizar un seguimiento de su stock y buscar soluciones para estas pérdidas.

Errores con el cumplimiento de pedidos de los proveedores

Cuando realiza una orden de compra (PO) de su proveedor, cualquier error que surja durante el cumplimiento puede causar inexactitud en su inventario. Por ejemplo, puede registrar su inventario antes de recibir el envío. Si hay una demora por parte del proveedor, sus clientes no pueden obtener los productos a tiempo y usted debe corregir estos costosos errores.

Por lo tanto, debe trabajar con proveedores de confianza en los que pueda confiar para asumir la responsabilidad de sus pasos en falso. Además, puede solicitar un correo electrónico de confirmación de cumplimiento para verificar si hay errores antes de que el proveedor envíe su orden de compra.

Almacenes desorganizados

Muchos almacenes comparten el mismo problema de desorganización. Cuando tiene una gran cantidad de artículos, es más fácil extraviarlos sin un sistema de gestión de inventario para el almacenamiento. Un almacén desorganizado hace que los productos se pierdan o no se rastreen correctamente.

Si un artículo se coloca en el lugar equivocado o tiene una etiqueta incorrecta, creará una inconsistencia entre sus conteos físicos y sus registros de inventario. Esto le cuesta ventas porque los productos que no se pueden encontrar se quedarán en los estantes y se volverán obsoletos.

Por lo tanto, es crucial organizar sus almacenes y ubicaciones de recolección. Organice contenedores y paletas uniformes, y configure un estándar de etiquetado de inventario para que lo sigan sus recolectores y equipos de conteo.

Devoluciones mal gestionadas

Otro desafío que crea un inventario inexacto son las devoluciones mal administradas. Los productos devueltos pueden estar codificados incorrectamente y causar registros de inventario falsos cuando se restablecen en su almacén. Por ejemplo, un producto dañado se marca erróneamente como "disponible" y se convierte en un "inventario fantasma". Significa que su sistema de inventario muestra que un bien específico está disponible cuando no lo está.

Para hacer frente a las devoluciones mal administradas, debe aplicar un proceso de devolución más fluido y automatizar las tareas cuando sea posible para reducir los errores humanos en sus registros de inventario. Además, capacite a sus empleados para manejar las devoluciones correctamente: aplique los códigos correctos antes de volver a poner artículos en stock.

La investigación del Laboratorio de RFID de la Universidad de Auburn revela que la precisión promedio del inventario para los minoristas de EE. UU. es del 65 %. Significa que más de un tercio de las veces, un minorista promedio no sabe dónde está un determinado producto o si está en stock.
Sin embargo, el 65% no es un buen punto de referencia. La tasa óptima es del 100 %, lo que deja mucho margen de mejora. Al acercarse a esa cifra, reducirá el tiempo perdido al reconciliar sus recuentos de inventario con sus registros de inventario.

Normalmente, cuantas más ventas realice, mayor será la probabilidad de discrepancias en las existencias. Por lo tanto, para administrar su tienda de manera eficiente, debe idear métodos que controlen el inventario con precisión, lo que es especialmente importante a medida que crece su negocio.

Ahora que conoce la métrica de precisión del inventario, su importancia y sus desafíos, exploremos cómo mejorar la precisión del inventario para su marca.

1. Invierta en un sistema de gestión de inventario

Un sistema de gestión de inventario de alta tecnología tiene automatización y muchas funciones para garantizar que su inventario se registre con precisión:

• Facilite el recuento de inventario físico con el escaneo de códigos de barras: el código de barras lo ayuda a rastrear artículos entre miles de SKU. Puede crear etiquetas de códigos de barras con atributos personalizados, administrar su lista de códigos de barras en una sola vista y obtener información del producto escaneando el código de barras. Esto ayuda a su personal a clasificar, encontrar ubicaciones y contar productos más fácilmente.
• Visibilidad en tiempo real de su transferencia de inventario: junto con las etiquetas de los productos, el movimiento de stock se puede actualizar en tiempo real una vez que se escanea. Puede saber exactamente dónde se encuentran sus productos en todas las etapas de su cadena de suministro. Por lo tanto, puede realizar un seguimiento de los SKU a lo largo del ciclo de vida del producto, ya sea que lo entregue un proveedor, se coloque en un almacén, se traslade a una tienda o se venda. Esta visibilidad le permite rastrear su inventario hasta cada unidad, asegurando así que su inventario sea siempre preciso.
• Un sistema de gestión de inventario confiable lo ayudará a escalar de manera sostenible. Asegúrese de que su software pueda manejar una amplia gama de negocios con funciones más avanzadas si desea expandirse. De lo contrario, debe buscar un sistema de gestión de inventario o un sistema ERP mejor y más conectado.

2. Estandarice los tamaños de contenedores y tarimas para el almacenamiento

Como se mencionó anteriormente, un almacén organizado es un factor vital que afecta la precisión de su inventario. Los contenedores y paletas estandarizados son los elementos principales de un almacén bien organizado. Con dimensiones estándar, puede optimizar los flujos de trabajo de su almacén con un proceso de movimiento de inventario eficiente.

Además, optimizar el almacenamiento en el almacén también lo ayuda a registrar el inventario con mayor precisión. Cuando sus productos se organizan en contenedores o paletas estándar, es mucho más fácil clasificar, contar y rastrear estos artículos. Por lo tanto, sus informes también son más precisos y están alineados con sus registros de inventario.

3. Trabaje con un socio de cumplimiento

En lugar de almacenar su propio inventario, puede asociarse con una empresa 3PL para encargarse de las actividades de almacenamiento y cumplimiento de pedidos. La empresa de cumplimiento puede almacenar su inventario en su almacén y administrarlo por usted. También se encargan de recoger, empacar y enviar productos a sus clientes.

Gracias a su completo sistema de gestión de existencias, un 3PL puede ahorrarle más tiempo y recursos que si lo hiciera usted mismo. Al subcontratar la logística a profesionales, puede concentrarse en otras tareas para hacer crecer su negocio.

4. Implementar el conteo de ciclos

El conteo cíclico es un procedimiento de auditoría perpetuo para el inventario en el que se cuenta una pequeña porción de las existencias todos los días. Todo su inventario se contará de forma rotativa.

Al adoptar un programa de conteo de ciclos, puede disfrutar de una mayor tasa de precisión. De esta manera, cualquier error que se descubra durante estos pequeños conteos lo ayudará a delimitar dónde buscar discrepancias. Por lo tanto, puede detectar y resolver rápidamente los problemas de inmediato para ajustar sus registros de inventario en consecuencia.

5. Realice auditorías periódicas de inventario

Las auditorías de inventario comparan sus niveles de existencias físicas con sus registros financieros actuales para confirmar la exactitud de su contabilidad. Si tiene un gran volumen de inventario, puede contratar a un auditor externo.

A diferencia del conteo cíclico que ocurre de forma continua y en tiempo real, las auditorías periódicas ocurren en momentos específicos, como mensual, trimestral o anual. Cuanto más a menudo realice una auditoría, más precisión disfrutará. Las auditorías periódicas ayudan a identificar la reducción de existencias, como artículos perdidos o dañados, antes de que cause problemas.

El stock preciso es crucial para agilizar su proceso de gestión de inventario. Le ayuda a evitar desabastecimientos y exceso de existencias, y reducir los costos operativos. Esperamos que las 5 mejores prácticas para la precisión del inventario le hayan brindado el conocimiento adecuado para impulsar sus flujos de trabajo de administración de inventario. Un inventario altamente preciso le informará con una mejor previsión de la demanda y contribuirá a una mayor satisfacción del cliente.