Una guía para elegir el software de gestión de proyectos perfecto

Tratar de gestionar un proyecto sin gestión de proyectos es como intentar jugar un partido de fútbol sin un plan de juego.

– Katherine Tate

La importancia de administrar proyectos de manera efectiva se vuelve crítica cuando se trabaja en un proyecto en tiempo real. Como propietario de una pequeña empresa o líder de equipo, siempre es un desafío garantizar que los proyectos se completen a tiempo con entregables de alta calidad. Sin embargo, en los últimos años, el uso de software de gestión de proyectos ha hecho que esta tarea sea menos desafiante para las pequeñas empresas. Con varias opciones disponibles en el mercado global, seleccionar el mejor software para su negocio puede ser abrumador. Para ayudar a tomar esta decisión, tenga en cuenta los siguientes consejos al elegir un software de gestión de proyectos para su empresa:

1 . Defina sus necesidades:

Así como define sus necesidades antes de realizar una compra, es importante definir sus necesidades antes de seleccionar un software de gestión de proyectos. Con numerosas opciones disponibles, el mejor software para su negocio dependerá de los requisitos comerciales de su equipo. Para ayudar en el proceso de selección, tenga en cuenta las siguientes necesidades al elegir un software de gestión de proyectos:

• Número de usuarios: considere el número de usuarios que utilizarán el software para su negocio.
• Comunicación efectiva: el software debe tener características que faciliten la comunicación efectiva entre los miembros del equipo, como notificaciones para evitar superposiciones.
• Opciones de integración: busque opciones en el software para integrarse con diferentes herramientas que utiliza su equipo.
• Funcionalidad: Evalúe la funcionalidad que ofrece el software y considere si será útil para su proyecto específico.
• Facilidad de uso: considere si el software es fácil de navegar y usar para los miembros de su equipo.
• Capacidad de almacenamiento: Mire la capacidad de almacenamiento del software.
• Seguridad: Evalúe las funciones de seguridad que ofrece el software para proteger los datos de su empresa.
• Evolución constante: debe considerar un software que tenga la capacidad de evolucionar y adaptarse a las necesidades cambiantes de su negocio a medida que crece, al adaptarse al número creciente de usuarios y proyectos.

Además de los parámetros comúnmente considerados descritos anteriormente, su empresa puede tener necesidades únicas que son específicas de los proyectos en los que está trabajando. Es importante considerar y priorizar estas necesidades específicas junto con las necesidades más generales al seleccionar un software de gestión de proyectos.

2 . Investigue el software:

Con el rápido crecimiento de la tecnología, la cantidad de aplicaciones y software para diversas tareas aumenta día a día. Sin embargo, no todo el software en el mercado puede ser adecuado para las necesidades de su negocio. Por lo tanto, es importante realizar una investigación exhaustiva sobre el software de gestión de proyectos disponible antes de seleccionar el que satisfaga las necesidades de su proyecto. Para ayudar en su investigación, usted puede:

• Cree una lista de los principales programas de gestión de proyectos e investigue las características de cada uno.
• Lea las reseñas de los clientes para obtener información sobre sus experiencias con el software.
• Busque recomendaciones de sitios web de la industria.
• Obtenga retroalimentación de colegas y personas dentro de su industria.
• Fíjate en el número de usuarios que permite cada software.
• Evalúe el nivel de acceso y control que proporciona cada software para actualizar los estados del proyecto, las fechas y el cronograma/plazos de entrega.
• Compare la cantidad de funciones útiles que ofrece cada software.

Siguiendo estos pasos, puede tomar una decisión bien informada sobre la selección del software que mejor se adapte a las necesidades de su negocio.

3 . Prueba del software:

Después de seleccionar el software, el siguiente paso es realizar una prueba exhaustiva del mismo. Muchos proveedores de software ofrecen una versión de prueba de su producto, que se puede utilizar para evaluar sus capacidades. Antes de comenzar la prueba, es importante formar un pequeño equipo que incluya miembros con diversos estilos de trabajo y experiencias trabajando en diferentes tipos de proyectos. Cada miembro del equipo debe probar todas las características del software individualmente. Además, puede asignar proyectos reales como casos de prueba para evaluar el rendimiento del software en escenarios de la vida real.

4 . Comentarios del equipo:

Una vez que su equipo haya terminado de probar el software, es importante recopilar comentarios detallados de cada miembro del equipo. Durante una sesión de comentarios, puede hacer preguntas para comprender cómo el software beneficiará a su negocio, como por ejemplo:

• El flujo de trabajo general del software de gestión de proyectos.
• Qué fácil es actualizar los detalles en el software y cuánto tiempo lleva
• Capacidad de respuesta de la herramienta de integración en relación con el software
• Funcionalidad de notificación en el software
• Características específicas que los miembros del equipo sienten que serían beneficiosas para el proyecto.

Discutir estas preguntas con los miembros del equipo puede ayudarlo a decidir si comprar o considerar un software alternativo. Una vez que haya finalizado el software, puede trabajar en la creación de un presupuesto, teniendo en cuenta la cantidad de usuarios, el período de tiempo y el costo correspondiente del software.

5 . Implementando el software:

Una vez que haya finalizado y comprado el software de gestión de proyectos, es importante concentrarse en la implementación. Al implementar el software, es importante tener en cuenta:

• Línea de tiempo: cuándo involucrar a todos, cómo manejar el proyecto y si distribuirlo o completarlo de una sola vez.
• Capacitación: ¿Qué tipo de métodos de capacitación se adaptarán para diferentes personas, quién brindará la capacitación y cómo se impartirá la capacitación?
• Integración: cuándo configurar integraciones, quién participará en la configuración y qué herramientas deben integrarse.

El uso de software de gestión de proyectos puede simplificar enormemente la tarea de gestionar proyectos. Algunos de los beneficios de usar un software de gestión de proyectos incluyen:

• Facilidad de planificación de proyectos.
• Gestión eficaz y equilibrio de los recursos.
• Facilitar la comunicación entre los miembros del equipo.

Si bien existen varios métodos para seleccionar el mejor software de gestión de proyectos, los pasos descritos aquí brindan una base sólida para determinar el software que puede beneficiar mejor a su empresa.