Una guía de 5 pasos para retirar las herramientas de martech sin interrumpir las operaciones

La auditoría periódica de su stack de martech debe ser parte del proceso de su organización. Durante una auditoría, probablemente identificará un puñado de herramientas que se pueden retirar por varios motivos.

Tal vez su empresa haya sufrido una fusión o adquisición y tenga herramientas duplicadas que realizan la misma función. Tal vez otras herramientas en su pila podrían haber agregado funcionalidad, haciendo que una herramienta sea redundante. O la herramienta simplemente no se utiliza lo suficiente como para justificar el costo.

Profundice más: ¿Está aprovechando al máximo su pila? Realice la encuesta de reemplazo de MarTech 2023

Cualquiera que sea el motivo, identificar qué herramientas se pueden retirar es una parte fundamental de una auditoría de martech. Pero, ¿qué sucede después de haber tomado esa decisión? ¿Cómo se retira una herramienta sin provocar un alboroto entre los usuarios o romper las automatizaciones?

Retirar el software martech requiere un proceso de planificación exhaustivo y una ejecución limpia. Aquí hay cinco pasos a seguir.

Paso 1: identificar integraciones de sistemas y dependencias de procesos

Para evitar la interrupción de sus operaciones, es fundamental identificar qué otros sistemas y procesos dependen de la herramienta que planea retirar. Si trabaja para una gran organización y la herramienta se ha implementado durante muchos años, esto puede ser más difícil de lo que parece. Si su organización no ha sido minuciosa con la documentación, otros sistemas pueden usar llamadas API o exportaciones de datos desde la herramienta sin que usted lo sepa.

Aún más desafiante que identificar integraciones sistémicas es especificar procesos manuales que existen fuera de la herramienta pero que dependen de ella. Por ejemplo, se envía un informe desde la herramienta que un equipo diferente está copiando/pegando manualmente en otro sistema. Estos tipos de soluciones manuales ocurren con más frecuencia de lo que piensa.

Comience a hablar con todas las personas de la organización que tengan una conexión con la herramienta. Si es posible, encuentre a las personas involucradas en la implementación inicial de la herramienta. Es posible que tengan el conocimiento institucional que necesitará para comprender completamente los impactos posteriores del retiro de la herramienta.

Profundice más: por qué los especialistas en marketing están reemplazando a la martech fundamental

Paso 2: evaluar las necesidades de migración de datos

Es posible que deba tener en cuenta la migración de datos significativa como parte del proceso de retiro. Las industrias fuertemente reguladas, como los servicios financieros o la atención médica, tienen períodos obligatorios de retención de datos (¡a veces hasta siete años!).

Documente qué datos deben migrarse y determine dónde deben ir esos datos. Si está pasando de una plataforma similar a otra, por ejemplo, un sistema de automatización de marketing, puede migrar los datos de su herramienta anterior a la nueva. Pregúntele a su nuevo proveedor cómo otros clientes han manejado sus necesidades de migración de datos. Es posible que puedan ofrecer servicios profesionales o indicarle a su equipo de TI documentación sólida sobre las mejores prácticas que han visto con otros clientes.

Pero, ¿qué sucede si retira una herramienta y no la reemplaza? ¿Adónde deberían ir esos datos? Trabaje con sus socios de TI para diseñar un plan. Los datos pueden almacenarse en un sitio de SharePoint o en una nueva base de datos. La mejor solución considerará qué tan accesibles deben ser los datos y quién necesita acceder a ellos.

Si solo se necesita acceder a los datos en raras ocasiones, puede ser suficiente almacenarlos en una base de datos que alguien del equipo de tecnología pueda extraer de vez en cuando. Sin embargo, si los usuarios no técnicos, como los especialistas en marketing o los vendedores, necesitan acceder a los datos históricos con regularidad, necesitará una solución más fácil de usar.

Paso 3: Identifique el momento adecuado para jubilarse y elabore un plan de proyecto

Después de evaluar su stack de martech, debe identificar el momento adecuado para retirar la herramienta. Esto podría basarse en varios factores, como el final de un contrato, la finalización de un proyecto o el final de un año fiscal. Cualquiera que sea el motivo, asegúrese de que el momento no interrumpa sus operaciones.

Una vez que haya establecido la fecha de jubilación objetivo, es hora de crear su plan de proyecto. Teniendo en cuenta todos los sistemas posteriores afectados y las necesidades de migración de datos de los pasos 1 y 2, debe tener toda la información que necesita para crear un plan de proyecto que funcione hacia atrás desde su fecha de retiro objetivo.

¿Qué sucede si el trabajo del proyecto para desacoplar sistemas o migrar datos lo lleva más allá de su fecha objetivo? Si su fecha objetivo se basó en un contrato, negocie con el proveedor para ver si puede extender el contrato mes a mes para darle el tiempo que necesita para ejecutar completamente su plan en lugar de quedar atrapado en una renovación de año completo.

Profundice más: 4 pasos a seguir antes de presionar Go en su nueva plataforma martech

Paso 4: Desarrollar un plan de comunicación

La comunicación es vital cuando se retira una herramienta de martech. Identifique a todas las personas que necesitan ser conectadas, como empleados, socios de agencias y, a veces, clientes externos. Déles suficiente aviso y sea transparente acerca de las razones para retirar la herramienta. También debe comunicar su plan para migrar datos a una nueva herramienta y qué soporte estará disponible durante la transición.

Si está retirando una herramienta y reemplazándola por otra, centre sus comunicaciones en los beneficios que brinda la nueva herramienta. Comparta el plan de capacitación para que los usuarios sepan que recibirán apoyo para ayudarlos a aprender la nueva herramienta.

Pruebe y haga que las herramientas se superpongan durante un período específico para que los usuarios tengan un aterrizaje suave donde puedan comenzar a aprender la nueva herramienta sin dejar de tener la red de seguridad de hacer las cosas de la manera anterior si tienen una fecha límite difícil y luchan con el nueva herramienta

Cuando retire una herramienta que no será reemplazada, hable con los usuarios para comprender las características y la funcionalidad de las que dependen y trabaje para crear un plan que aborde cómo se pueden satisfacer esas necesidades a través de otras herramientas o procesos.

Paso 5: Retire la herramienta martech y venda las ganancias

Una vez que haya migrado sus datos de su antigua herramienta y haya capacitado a los empleados en el uso de una nueva, es hora de jubilarse. El período posterior al retiro de la herramienta es crucial para la comunicación. Asegúrese de comunicar a las partes interesadas las "ganancias" de la jubilación.

¿Cuál es la tasa de adopción de los usuarios de la nueva herramienta? ¿Qué ganancias de ventas o comentarios positivos sobre la experiencia del cliente ha escuchado sobre la nueva herramienta? ¿Cuántos días han pasado desde que se retiró la herramienta sin errores ni interrupciones en las operaciones? ¿Qué nuevas inversiones se han realizado con los ahorros de costos al retirar la herramienta?

Todas estas son preguntas clave que se pueden utilizar como punto de partida para recordar a las partes interesadas por qué se retiró la herramienta en primer lugar.

Retirando herramientas antiguas para una pila martech más efectiva

Los estudios han demostrado que las organizaciones de marketing utilizan hasta 91 servicios de marketing en la nube, y el exceso de herramientas puede reducir la productividad. Para muchos especialistas en marketing, “menos es más” y retirar las herramientas duplicadas o infrautilizadas puede ser el arma secreta de un equipo.

Cuando se hace correctamente con un plan sólido, las soluciones de retiro darán como resultado una pila de martech más eficiente, económica y efectiva.