6 errores más comunes a evitar al organizar un evento corporativo

Todo tiene que estar en línea si tu evento corporativo va a ser un éxito y todos salen contentos de haber tenido un buen día, pero eso es algo que no sucede por casualidad.

Se debe planificar y pensar mucho para garantizar que su evento se desarrolle sin problemas y también ayuda si puede evitar algunos de los errores clásicos que pueden desviar fácilmente las cosas.

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Aquí hay un vistazo a algunos de los errores comunes que pueden arruinar el día si no tiene cuidado para asegurarse de no sufrir un destino similar con su propio evento corporativo.

1. ¿Cuál es el propósito de su evento?

Si su evento corporativo se está organizando sin tener un objetivo claramente definido en mente, corre el riesgo de ser un verdadero no evento.

Es muy importante que sepa lo que quiere obtener del evento y tenga algunas metas y objetivos claros.

Saber exactamente lo que quiere obtener del evento lo ayudará a dar forma a su proceso de planificación y le brindará la mejor oportunidad de poner todo en su lugar para lograr estos objetivos.

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Además de definir claramente sus objetivos con respecto al evento en sí, es una buena idea establecer algunos objetivos medibles que le permitan medir el éxito del evento después.

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2. Escoger el lugar equivocado

Uno de los mayores errores que puedes cometer es elegir un lugar inadecuado para tu evento.

Hay muchas maneras de hacerlo mal, como elegir un lugar que sea demasiado grande para la cantidad de delegados que asistirán o seleccionar un lugar que no tenga buenas redes de transporte, lo que significa que las tasas de asistencia se verán afectadas si es difícil llegar a.

Puede consultar este sitio web para tener una idea de los principales lugares corporativos y por qué funcionan.

Cree una lista de verificación de las características y opciones que desea de su lugar y use esa lista como modelo para elegir un lugar que cumpla con la mayor cantidad de casillas posible.

El tipo de cosas que probablemente querrá buscar son buenas instalaciones de catering, un PA adecuado y una configuración de medios digitales que le permitan hacer que su presentación sea memorable por todas las razones correctas, además de verificar que el tamaño de su lugar sea el correcto. para el número previsto de asistentes.

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3. El número correcto en tu equipo

No querrá que los delegados se quejen de que no pueden tomar una copa o sientan que se han quedado solos porque no hay suficiente personal para todos.

Si su evento corporativo no tiene suficiente personal, podría ser un desastre potencial y fácilmente podría estropear cualquier buena impresión que dé con su presentación o lanzamiento de producto.

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Si solo tiene un pequeño equipo de personas trabajando para usted, es posible que necesite contratar a algunos miembros adicionales del personal para el día.

Los costos de personal pueden ser una carga financiera y puede ser tentador mantener los números bajos para ahorrar dinero, pero eso podría resultar una economía falsa si su equipo tiene dificultades para hacer frente a todas las cosas que tienen que hacer en el día.

4. Preparados para cualquier eventualidad

Siempre tendrá la esperanza de que su evento sea un gran éxito y que todo salga según lo planeado el día, pero no es raro que ciertas cosas salgan mal y las circunstancias imprevistas pueden convertir rápidamente todo en un caos.

No tiene por qué ser así, y lo más inteligente es aceptar que algo podría no salir según lo planeado y hablar sobre algunos escenarios potenciales antes del evento en sí.

Si su equipo está preparado para lo inesperado y todos saben cómo podría ser el plan B, puede ayudar a que sea más fácil responder a escenarios negativos y desafiantes con mayor facilidad.

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Describa un plan de contingencia viable y asegúrese de que su equipo esté bien informado sobre qué hacer a continuación cuando algo no sale según lo planeado.

5. Una buena línea de comunicación

De manera similar a tener un plan de contingencia, otro aspecto importante de la planificación de eventos que a menudo se pasa por alto es la necesidad de una comunicación clara entre todas las partes involucradas en la organización del evento.

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Un evento corporativo requiere un diálogo abierto y una comunicación regular con todas las personas relevantes y empresas externas que forman parte del proceso.

Si utiliza un servicio de catering externo o depende de proveedores externos, por ejemplo, es vital que su equipo de planificación esté en comunicación regular con cualquier fuente externa para que todos sepan exactamente qué se espera de ellos y en qué tipo de escala de tiempo están trabajando.

6. Delegados confusos

Manteniéndose en el tema de las buenas líneas de comunicación, no olvide que sus delegados necesitan orientación sobre el evento y querrá que lo encuentren fácilmente una vez que lleguen al edificio.

El objetivo debe ser dar a los asistentes mucha información sobre cómo llegar al evento en sí y lo que no quiere sufrir cuando lleguen allí es la falta de señalización clara.

Ingrese al edificio como si fuera un delegado de antemano y asegúrese de mostrar la señalización adecuada que ayude a todos a llegar a donde deben estar con el mínimo de alboroto.

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Sin embargo, tenga cuidado, ya que realmente no desea bombardear a las personas con demasiada información y demasiados letreros e instrucciones alrededor del edificio podrían confundir y frustrar fácilmente a las personas.

Si asume el rol de administrador de eventos, sin duda apreciará que es un trabajo que conlleva mucha responsabilidad, pero si planifica meticulosamente y evita algunos de los errores más comunes, no hay razón por la que no pueda disfrutar. Un día exitoso.

Tómese el tiempo suficiente para organizar su evento corporativo y cree una lista de verificación y un plan con el que pueda trabajar y compartir con otros.