4 pasos para una búsqueda DAM más rápida: creación de una convención de nomenclatura de archivos

Una convención de nomenclatura de archivos es un estándar necesario para la implementación de la gestión de activos digitales (DAM) porque logra varias cosas. Convenciones de nombres:

• Funcionalidad de búsqueda de Power DAM al proporcionar términos de búsqueda dentro de nombres que no requieren etiquetado adicional.
• Simplifique los procesos de flujo de trabajo automatizado al proporcionar indicaciones de texto direccional que indican "dónde" se deben almacenar los archivos dentro de la taxonomía DAM.
• Indique información básica sobre lo que hay dentro de un archivo a cualquier usuario dentro de la organización sin tener que inspeccionarlo manualmente.

A continuación, se muestran cuatro pasos que un equipo de DAM puede seguir para implementar su propia convención de nomenclatura de archivos y permitir la ingestión y la capacidad de búsqueda rápidas y precisas de los activos de DAM.

1. Comprenda cómo hacer que la búsqueda sea más rápida en su DAM

Más información sobre la clasificación de documentos

A menudo se dice que la forma más alta de adulación es el robo, pero llamémoslo “tomar prestado”. Busque grupos que necesiten incorporar documentos complejos en la búsqueda empresarial simplificada, incluidos:

• Los bibliotecarios (Harvard tiene una guía maravillosa sobre el tema).
• Los archiveros (como los de las Naciones Unidas).
• Organismos científicos (como la Organización Internacional de Normalización).

Incluso un vistazo a las convenciones de muestra le dará una idea. Sus documentos serán mucho más fáciles de dividir y conquistar.

Entrenarte

Póngase al día sobre cómo crear facetas de búsqueda, accesos directos, enlaces, etiquetas útiles y flujos de trabajo automatizados dentro de su DAM que acelerarán la ingesta y el archivo. La mayoría de estos procesos son fáciles de aprender. Cuando el tiempo lo permita, cree documentos instructivos, hojas individuales y videos para su equipo a fin de asegurarse de que todos estén preparados para un DAM optimizado.

Profundice más: etiquetas frente a metadatos en DAM: ¿cuál es la diferencia?

2. Comprender cómo se crean las cosas

Aprenda cómo los gerentes de proyecto crean nombres/números para proyectos y archivos

Los equipos creativos generalmente se organizan por departamentos solicitantes, con gerentes de proyecto asignados a cada uno y proveedores calificados que a veces atienden a múltiples departamentos a medida que las necesidades aumentan o disminuyen.

• ¿Cuáles son las funciones de las fechas, los tipos de activos y otra información que ponen en los nombres de los archivos actualmente?
• ¿Por qué cierta parte del nombre viene primero, en medio o al final?

Los gerentes de proyecto obtendrán una gran cantidad de información acerca de cómo se nombran los archivos y cómo se los suele llamar.

Recopilar nombres y siglas actuales

No hay necesidad de reinventar la rueda, y ¿por qué querrías hacerlo? Los acrónimos existentes se pueden revisar para determinar su longitud y garantizar que no se superpongan.

A medida que revise la lista, es probable que se destaquen las formas de acortar y distinguir los nombres bien usados ​​de los que se usan con menos frecuencia. Póngase en contacto con los gerentes de proyecto mientras está compilando y escoja sus cerebros para otros que pueden usarse con menos frecuencia.

3. Comprender cómo se usan las cosas

Reunirse con las partes interesadas clave

Comience con las unidades organizativas que solicitan activos de producción. Luego pida a un voluntario que sirva como su contacto DAM. Estos contactos pueden explicar qué sucede cuando reciben sus activos.

Por ejemplo, los sitios web de marcas muestran la mayoría de los activos digitales y existen restricciones de plataforma y convenciones de procesos comerciales para su disposición.

Limite a los requisitos imprescindibles

Aventar las necesidades del departamento reuniendo puntos en común. Anime a las partes interesadas a hacer sacrificios centrándose en lo que es realmente la información más importante. ¿De qué elementos de nomenclatura pueden prescindir o aprender a vivir, en aras de una convención armonizada que sea sensata en toda la organización?

Por ejemplo, la disposición de marketing digital de nuestra empresa impulsó las decisiones sobre qué elementos aparecen cuando . La fecha de publicación, por ejemplo, aparece primero porque afecta la forma en que se muestran los activos del sitio web mediante programación. Esta fecha era menos importante para otros departamentos pero una variable clave para marketing, el mayor solicitante de producción.

Profundice más: estructura de gobierno de DAM definida y explicada

4. Presentar la nueva convención de la forma más sencilla posible

Facilite la asignación de nombres con un generador de nombres de archivo

Incorpore nombres de archivos en sus herramientas de gestión de proyectos y su DAM para que se propaguen a otras plataformas SaaS y a la organización en general. Se puede crear un generador de nombres de archivos en Microsoft Excel o Google Sheets usando fórmulas de texto. Luego, el nombre del archivo se puede copiar en una herramienta como Adobe Illustrator cuando se guarda un archivo.

Un generador de nombres también ayuda a los miembros del equipo a aprender el ritmo de la convención de nombres. Asegúrese de que también haya una lista maestra que explique los nombres y enumere todos los acrónimos.

Entrena en pequeños grupos

Nuestro equipo desarrolló una convención final de nomenclatura de archivos en varias llamadas con los líderes de las partes interesadas. A lo largo de las llamadas, el equipo se sintió más cómodo con el DAM, su funcionalidad de búsqueda y cómo la convención ayudaría a que la búsqueda funcionara más rápido a largo plazo.

Después de que finalizó la convención, esas partes interesadas realizaron sesiones de capacitación con nosotros y sus equipos individuales. Las sesiones mejoraron mucho gracias a esa animadora que se sintió cómoda con la convención y entendió por qué se estaba implementando.

Recuerde adaptarse a medida que cambien las necesidades.

Su convención de nomenclatura se acortará a medida que los usuarios aprendan formas de simplificar los elementos de los nombres: tipos de activos, números de proyectos, proveedores, unidades organizativas, tamaños, dónde se envían los activos, fechas y más. Los equipos que utilicen “la nueva normalidad” harán que sus conocimientos y los de otros empleados individuales se “incrusten” en los activos para que puedan volver a encontrarse fácilmente.

Pronto, sugerirán cambios para optimizar los nombres de los archivos, introduciendo nuevos y mejores acrónimos y otros elementos que harán que el proceso de asignación de nombres sea más fácil y rápido para todos.

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