Cómo proteger y aprovechar su única fuente de verdad

¿Recuerdas cuando jugabas a Telephone (también conocido como Whisper Down the Lane) cuando eras niño?

Ahí es donde susurras una frase al oído de alguien que se la susurra a otra persona y continúa hasta llegar al final de la línea. Luego, la última persona anuncia lo que escuchó para ver qué tan similar es al original. Alerta de spoiler: casi nunca volvió a ser lo mismo. En algunos casos, el resultado final sería tan diferente que resultaría completamente irreconocible del material original.

Es común escuchar que se hace referencia al sistema de gestión de activos digitales (DAM) de una empresa como la “única fuente de verdad” para todos sus activos. Debería ser su primera y única parada cuando necesite la versión actual y aprobada de un recurso. Pero, ¿qué sucede cuando descarga ese activo y luego lo carga en uno o más sistemas o sitios separados? Si ese activo se actualiza, ¿cómo se actualizan las copias en todas esas otras ubicaciones?

Entonces es muy fácil acabar en una situación similar a la que ocurre en Telephone.

Cuanto más se aleje el activo y sus metadatos del DAM, más probable será que esté desactualizado. Cada vez que toma un activo de su DAM y lo carga manualmente en otro sistema, introduce un riesgo. Los metadatos pueden ingresarse incorrectamente o desaparecer por completo, y los nombres de los archivos pueden cambiarse. Sin ellos, se pierde cualquier registro de lo que se hace con ese activo en términos de cuándo, dónde y quién. Cuanto más difícil sea realizar un seguimiento, menor será la coherencia en la gestión de su marca.

Profundice más: metadatos DAM: por qué menos es más

Cargar el mismo activo en varias ubicaciones no sólo es arriesgado sino también ineficiente. Cada carga es una tarea redundante. Es mejor invertir el tiempo de los empleados en trabajos que proporcionen más valor. Recuerde, el espacio de almacenamiento no es ilimitado ni gratuito. Más copias pueden generar más gastos por más capacidad de almacenamiento.

No DAM es una isla

Una forma clave de minimizar el riesgo, mantener la coherencia del contenido, crear eficiencias y aumentar el ROI general de su DAM es integrarlo con sus otras herramientas y sistemas.

¿Tiene alguna de estas herramientas que esté (o debería estar) utilizando activos de su DAM?

• Plataforma de gestión de marca.
• Sistema de gestión de contenidos (CMS).
• Sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM).
• Sistema de gestión de riesgos empresariales (ERM).
• Automatización de marketing.
• Sistema de gestión de información de producto (PIM).
• Herramientas de gestión de redes sociales.

¿Sabes qué tan bien están integrados con tu DAM? Si no lo haces, deberías hacerlo.

No limite sus integraciones a sistemas y herramientas posteriores a su DAM. Sí, desea que el DAM impulse ese activo final aprobado directamente a tantos lugares como sea necesario, pero ¿qué hay antes? ¿Qué flujos de trabajo existen en torno a sus procesos de creación, colaboración y aprobación de contenido? Además, considere estos sistemas y herramientas como posibles candidatos a integración:

• Software de diseño y/o herramientas de creación de documentos.
• Software de gestión de proyectos

¿Y qué pasa con la analítica? Tener una forma integrada y automatizada de realizar un seguimiento de sus activos después de que salen de su DAM puede mostrarle cómo le está yendo a su marketing en tiempo real y permitirle asignar un valor tangible a sus activos. Es probable que su DAM tenga la capacidad de informarle cuántas veces se descargó un recurso, pero ¿cuántas veces se usó después de eso? ¿Cuántos ojos lo vieron y dónde? Cuanta más visibilidad tenga sobre cuándo, dónde y cómo se utiliza un activo, más eficaz podrá ser tanto en la elaboración de su estrategia digital como en la búsqueda de eficiencias mediante la reutilización de contenido exitoso.

dibujando el mapa

Una vez que haya identificado los sistemas y herramientas que desea integrar con su DAM, ¿por dónde empezar?

Sugiero centrarse en los metadatos. El esquema de metadatos en su DAM está definido y en orden, pero ¿cómo se ve en los otros sistemas con los que se integrará? Alinear los metadatos en todos sus sistemas no solo es la mejor práctica para la gestión de datos y el respaldo de la integridad de los metadatos, sino que también es esencial para una conexión fluida entre los sistemas. Si sus metadatos no están alineados en sus sistemas, es equivalente a reunir a un grupo de personas que hablan diferentes idiomas en una sala y esperar que se comuniquen de inmediato y sin problemas. Claro, eventualmente lo resolverán, pero será un camino largo y lleno de obstáculos hasta entonces.

Si se está preparando para integrar su DAM con otro sistema, querrá hacerse estas preguntas sobre los metadatos:

• Si los activos ingresan al DAM desde un sistema o herramienta ascendente, ¿qué metadatos vendrán con ellos? ¿Se agregaron metadatos en el DAM que podrían o deberían agregarse en ese sistema de flujo ascendente?
• Una vez que el activo llega al DAM, ¿qué metadatos adicionales pueden necesitar agregarse?
• Para cada sistema descendente con el que se está integrando, ¿qué metadatos deben acompañar al activo? ¿Qué campos deben asignarse desde la presa al sistema aguas abajo?

Una vez que haya definido qué campos de metadatos se asignarán en sus sistemas, querrá alinear tanto los nombres de los campos como los vocabularios controlados adjuntos a esos campos. Tener un sistema que utiliza un término específico asociado con su marca y otro sistema que utiliza el acrónimo de ese término es una receta para la confusión. Haz que todos hablen el mismo idioma.

Dándote espacio para crecer

Integrar su DAM no es sólo algo bueno, es una necesidad. El DAM es su única fuente de información, su ubicación central para todos sus activos aprobados finales, listos para ayudarlo a promover los mensajes de su marca en el mundo. Las integraciones lo ayudan a administrar y controlar esos mensajes para lograr la coherencia de la voz de su marca. También mejoran la eficiencia y minimizan el riesgo al automatizar tareas manuales redundantes y promover la reutilización del contenido existente, lo que brinda a los miembros del equipo más tiempo para dedicarlo a un trabajo valioso y creativo.