10 maneras de mejorar la comunicación interna en su organización

La comunicación es algo con lo que muchas empresas y organizaciones luchan regularmente. No importa cuán grande o pequeña sea su empresa, podría estar experimentando problemas tanto en su comunicación interna como externa.

Pero, ¿cómo puede abordar estos problemas de manera efectiva, especialmente cuando se trata de asuntos internos de su empresa?

Estas son las diez formas de mejorar la comunicación interna en su organización.

1. Aclara tu misión y visión

Cuando se trata de mejorar la comunicación interna, es mejor comenzar con lo básico. Toda organización necesita conocer su misión y visión (y valores), por lo que si aún no se los ha aclarado a su equipo, ya es hora de que finalmente lo haga.

Tu misión es lo que tu empresa quiere hacer en términos de metas y objetivos, mientras que tu visión se trata de las aspiraciones que tienes. Los valores de su empresa también serán importantes, ya que le ayudarán a determinar los principios más importantes por los que funcionará su organización.

2. Utilizar herramientas de comunicación digital

Hoy en día, la comunicación digital ha sustituido a muchas formas de comunicación tradicional. Además, algunos equipos operan de forma remota, lo que hace que la comunicación digital sea una necesidad y no una opción. El uso de herramientas de comunicación digital puede ayudarlo a mejorar significativamente su comunicación interna.

Por ejemplo, si tiene una oficina grande, puede permitir que los empleados usen chats en lugar de hacer que caminen por todo el edificio para comunicarse con la persona que buscan. Y si tiene un equipo remoto, deberá usar el chat de voz y video, así como enviar mensajes de texto durante todo el día.

3. Utilice herramientas de gestión de tareas y proyectos

Además de usar herramientas de comunicación digital, también debe comenzar a usar herramientas de gestión de tareas y proyectos. Estos pueden ayudarlo a usted y a su equipo a organizar mejor todas las actividades, tareas y eventos programados para el día, la semana, el mes o incluso el año.

Al incorporar aplicaciones de rastreo GPS de empleados en sus herramientas de administración de tareas y proyectos, no solo puede optimizar la organización de actividades, tareas y eventos, sino también obtener información valiosa sobre la productividad de los empleados y la asignación de tiempo. Estas aplicaciones brindan visibilidad y datos en tiempo real que se pueden usar para optimizar la asignación de recursos, realizar un seguimiento del progreso del proyecto y garantizar la finalización oportuna de las tareas.

Por ejemplo, su equipo puede usar una herramienta como Asana para asignar tareas, programarlas, agregar etiquetas y detalles, cambiar plazos, etc. Un calendario simple ya puede ser útil, pero Asana lleva la gestión de tareas y proyectos a un nivel completamente nuevo al tiempo que tiene una interfaz fácil de usar que incluso los principiantes entenderán rápidamente.

4. Comience a ejecutar un blog interno

Un aspecto de la comunicación interna que a menudo se pasa por alto es el intercambio de conocimientos. Las empresas tienen tanto conocimiento e información colectivos que no pueden utilizar con éxito porque pasan por alto este aspecto de la comunicación. Para resolver este problema, puede comenzar a ejecutar un blog interno.

Un blog interno puede ayudar a su equipo a mantenerse informado sobre las últimas noticias de la empresa, compartir información valiosa, desarrollar la cultura de la empresa, etc. Si no tiene tiempo para escribir contenido para el blog, puede contratar escritores experimentados de un servicio de redacción como como Best Essays Education, quien creará todo el contenido de tu blog por ti.

5. Solicite activamente opiniones y comentarios

El objetivo de la comunicación es tener un diálogo continuo, pero ¿cómo puede tener una conversación cuando sus empleados tienen miedo de expresar sus opiniones? Esta es exactamente la razón por la que debe solicitar activamente comentarios y perspectivas de los miembros de su equipo.

Cada vez que tenga una reunión, anime a las personas a hablar. Incluso fuera de las reuniones, debe demostrar que desea escuchar lo que los miembros de su equipo tienen que decir. Todos deben poder expresar sus preocupaciones, frustraciones, ideas, etc. para tener una discusión adecuada con el equipo.

6. Programe tiempo para hablar con los miembros del equipo

Si es un líder ocupado, puede parecer una persona cerrada que no quiere comunicarse con sus empleados. Por eso, siempre es importante programar un tiempo para hablar con los miembros de tu equipo y demostrar que estás abierto a ellos.

Los líderes deben dar ejemplo a sus equipos, por lo que debe tomar en serio la comunicación interna para que sus empleados lo sigan. Asegúrese de enviarles el mensaje correcto de manera constante.

7. Fomente la conversación sobre el enfriador de agua

La conversación sobre el enfriador de agua se refiere a las conversaciones que ocurren entre los empleados de la oficina durante el tiempo de descanso cuando todos se reúnen cerca del enfriador de agua. En las oficinas físicas, es fácil fomentar este tipo de conversaciones, pero se vuelve más difícil con los equipos remotos.

Si todos sus empleados están ubicados en diferentes lugares y se comunican digitalmente, es importante tener descansos para que descansen durante toda la jornada laboral. También debe alentarlos a conversar durante estos descansos, ya sea mediante mensajes de texto o mediante llamadas de voz o videollamadas.

8. Crea un buzón de sugerencias anónimo

No importa cuán amigable sea la atmósfera en su empresa, algunos empleados pueden dudar en expresar sus opiniones y sugerir algo. Pueden tener miedo de usted o incluso del juicio que sus compañeros de trabajo puedan tener hacia ellos.

Para solucionar este problema, puedes crear un buzón de sugerencias anónimo donde cualquiera pueda compartir sus ideas. Asimismo, considere permitir denuncias anónimas. Puede ayudarlo a prevenir conflictos directos y resolver problemas de una manera más sensata.

9. Desaliente el comportamiento antisocial

Si bien debe alentar diferentes comportamientos positivos, como la charla sobre el enfriador de agua, también debe desalentar el comportamiento antisocial. No querrás que nadie de tu equipo se aísle de los demás.

Si nota que alguien es menos sociable con otros empleados, asegúrese de averiguar el motivo e intente cambiar su comportamiento. Por supuesto, no debe ser insistente al respecto: cada situación es diferente y tendrá sus propios matices.

10. Considere reevaluar su organización

Por último, pero no menos importante, considere reevaluar su organización por completo. La forma en que está estructurada su empresa puede ser la causa de una comunicación interna deficiente, así como de otros problemas con los que usted y su equipo pueden estar luchando.

Si puede crear un negocio organizado de la manera más eficiente, minimizará cualquier tipo de problema con el que pueda estar luchando en este momento. Es una solución radical para reorganizar su empresa, pero sigue siendo una opción.

Pensamientos finales

En general, identificar las causas de sus problemas de comunicación y abordarlos llevará algún tiempo. Pero al final del día, definitivamente valdrá la pena porque su organización funcionará de manera más eficiente y su comunicación será más efectiva. Use los consejos de este artículo para ayudarlo a mejorar la comunicación interna en su negocio.