非営利のデジタルトランスフォーメーションを成功させるための3つの秘訣

COVID-19の大流行に照らして、非営利のデジタルトランスフォーメーションはもはや選択肢ではありません。 組織は現在、前例のない課題に直面しており、リモートで作業し、資金調達の取り組みをオンラインで転送し、サービスを提供している脆弱な集団をチェックインするテクノロジーに目を向けています。

これを達成し、使命を果たすために必要なテクノロジーは重要ですが、これらのテクノロジーを使用する人々が新しいプロセスをうまく学習できるように、計画を立てる必要があります。 彼らがあなたの内部スタッフメンバー、ボランティア、理事会メンバー、またはあなたの受益者であるかどうかにかかわらず、人々はあなたの非営利デジタル変革の中心に留まらなければなりません。

内部レンズから見ると、「デジタルトランスフォーメーション」という用語は、非営利団体の部門ごとに異なる意味を持っています。 組織がデジタル化するにつれ、すべての役割は、仕事をどのように遂行し、目標を達成するかを再考する必要があります。

• ボランティアマネージャーは、紙のプロセスと調整をオンラインで転送します
• IT管​​理者は、自宅環境から完全な仕事に移行するためのロジスティクスに重点を置いています
• マーケティングチームは、対面式のイベントを仮想世界での魅力的な体験にピボットします
• 開発部門はオンラインで資金調達業務を移行します
• 常務取締役は、分散した労働力を調整し、同じ目標に向かって進んでいます

非営利団体でデジタルトランスフォーメーションを行う際には、チームがほぼ完全にオンラインであるか、デジタルツールを介して整理されているため、各チームのエクスペリエンスがどのように異なるかを覚えておくことが重要です。 以下に、非営利団体がプロセス全体を通じてすべての人のことを念頭に置き、デジタルトランスフォーメーション中にチームを導くのに役立つ3つのヒントをまとめました。

1.紙のプロセスをデジタルに変換する

大都市のフードバンクであるHellerConsultingは、通常、ボランティアと直接会って書類に記入します。 その後、ボランティアはフードバンクのスタッフとメールまたは電話で連絡を取り、シフトに申し込みます。

プログラムスタッフは、受益者にサービスを提供するために必要なボランティアの数に応じて対面でのプロセスが拡大していなかったため、ボランティア体験をデジタル体験に変換する必要があると考えました。 さらに、それはオンラインで簡単に複製できるプロセスではありませんでした。データ入力やボランティアの呼び出しから直接の会議まで、各ステップには複数の人間のタッチがありました。

そこで彼らは、ボランティアがデジタルで情報を受け取る方法と、フードバンクがボランティアのデータを内部で追跡する方法について考えました。 その結果、ボランティアがリアルタイムでサインアップしてシフトを変更し、時間を追跡できるパーソナライズされたボランティアページを作成し、フードバンクのスタッフと通信できるオンラインインターフェイスが実現しました。 スタッフは、ボランティア情報をCRMに直接送信し、関連する一連の電子メールにボランティアを追加することもできます。

非営利団体が対面プロセスをデジタル化するプロジェクトに着手している場合は、チームに次の手順を実行してください。

• 対面プロセスに関与するスタッフとのミーティングを設定する
• 現在のプロセスの基本を確認して、主要な機能を見逃さないようにします
• デジタルツールを使用して何を改善できるかを尋ねる
• スタッフがデジタルトランスフォーメーションプロセスについて恐れていることを認めます。 これらの懸念に対処することで、チームはより良いリスニングとブレインストーミングの実践につながる可能性があります
• 新しいデジタルプロセスと全員の新しい役割を計画する
• 新しいテクノロジーを実装し、すべての変更と更新をスタッフに伝えます
• スタッフが新しいツールを快適に使用できるように、トレーニングリソースを提供します
• 新しいツールを使用した後、別の会議を開いて再グループ化し、最終的な調整や変更について話し合います

2.構成員の経験から始める

デジタルトランスフォーメーションプロジェクトを開始する前に、外側から内側に向​​かって考えてください。たとえば、寄付者やボランティアが組織との関わりを深めることを目標としている場合は、部門間で協力して、それらにとって最も重要なものを絞り込む必要があります。特定の構成要素。

この観点からデジタルトランスフォーメーションに取り組むことで、構成員が経験している問題点と、テクノロジーがそれらの問題点にどのように対処できるかを考えることができます。

たとえば、ある動物救助組織は、ペットの譲渡を検討している人々から受けた何千もの電話に追いつくことができませんでした。 そこで、彼らはマーケティングの自動化を見直し、最初の画面のステップをデジタルエンゲージメントの旅に変えることにしました。

これらの手順は現在オンラインで完了しており、誰かが動物を養子縁組する資格があるかどうかを判断するフォームを通じて情報を収集します。 資格を持たない人は、資格を得る方法を説明する一連の電子メール通信を受け取ります。

資格のあるすべての人々のために、彼らは非営利団体のスタッフとのビデオ会議のインタビューでセットアップされます。 また、新しいペットの世話をする方法についての自動メールシリーズも受け取ります。

この変更の前に、誰かが避難所に電話をかけ（多くの場合2回以上）、電話でスタッフを呼んでみて、面接のために避難所に入る予定を立てていました。 これで、採用者は高速で仮想的なエクスペリエンスを得ることができ、スタッフは関心のあるすべての採用者をより効率的に追跡できます。

あなたの構成員の立場に立つのを助けるために、あなたのスタッフに次のような質問をしてください：

• 誰かが私たちの組織からどのようなメールを受け取り、読みたいですか？
• 彼らはどのような種類のソーシャルメディアの投稿に刺激を与えると思いますか？
• 彼らはダイレクトメールまたは電子メールでこの情報を受け取ることを楽しんでいますか？
• 構成員に何度も電話をかけるように強制するなど、構成員に過度の所有権を与えるプロセスはありますか？

そこから、新しいテクノロジーツールを低コストで、または試用版としてテストして、特定のキャンペーンやイベントで組織にどのように役立つかを確認できます。 次に、結果を評価し、イノベーションが今後何年にもわたって組織にどのように役立つかを検討しながら、それらを適用します。

3.変更管理手法を使用してスタッフをサポートします

COVID-19のパンデミックにより、全国の人々が自宅で仕事をしているため、非営利の専門家は日常の作業環境でのデジタルトランスフォーメーションにも対処する必要があります。

非営利のリーダーや監督者にとって、新しいテクノロジーやプロセスは、彼らの仕事が危険にさらされていることをスタッフに知らせることがあることを覚えておくことが重要です。 これは事実ではありませんが、誰かが新しいスキルを迅速に習得し、毎日の仕事のやり方をオーバーホールする可能性がある場合、恐怖が方程式に入る可能性があります。

その恐れは、スタッフ内の変化に対する抵抗につながる可能性があります。 新しいツールを学ぶ代わりに、スタッフは古いプロセスに戻ったり、新しいテクノロジーのトレーニングをスキップしたり、新しい方法を学ぶことを拒否したとはっきり言ったりすることがあります。

変更への抵抗は当然ですが、スタッフにチェックインし、変更全体を通じて効果的にコミュニケーションを取り、スタッフが新しいデジタルツールを正常に使用したことを祝うのは監督者の責任です。 非営利団体では、この変更の管理を支援し、次のことを行うことができます。

• 毎週の終わりにスタッフに叫び声を上げ、新しいツールまたはプロセスをうまく使用している人を強調します
• 特定のマイルストーンの更新を電子メールで送信します。 たとえば、100人のボランティアが仮想的に参加したときや、マーケティング自動化ツールの最初のメールキャンペーンが開始されたときを紹介します。
• 新しいツールまたはプロセスを使用するようにトレーニングしているスタッフを奨励します。 長い1週間のトレーニングの終わりに、キャンディーを送ったり、仮想ピザパーティーを開催したりできます
• 対面プロセスをデジタルプロセスに変更するスタッフとの追加チェックインをスケジュールする

変化とデジタルトランスフォーメーションの管理をどのように支援するかに関わらず、オープンなコミュニケーションはミッションクリティカルです。 これにより、スタッフは意見を表明し、意見を聞いて認められたと感じ、新しいプロセスやツールで批判を提供することができます。 プロセス全体を通して、スタッフに価値を感じてもらいたいと考えています。

デジタルトランスフォーメーションプロジェクトのロジスティクスに迷うのは簡単です。 特に今、困っている人々にサービスを提供し、資金を調達し、社内でスタッフとコミュニケーションをとるために新しいテクノロジーツールを機能させるというプレッシャーがあるとき。 さらに、人よりもテクノロジーを優先したいという誘惑に駆られる可能性があります。

覚えておいてください：あなたのスタッフとコミュニティは本物のエンゲージメントを切望しています、そしてあなたは彼らにそれを与えるためにデジタルツールを使うことができます。 これらのヒントを念頭に置き、テクノロジーオプションを調査し、デジタルトランスフォーメーションへのアプローチが、スタッフから受益者まで、組織全体で機能しているかどうかを自問してください。 変更管理と、それが非営利団体のデジタルトランスフォーメーションにどのように関連するかについて詳しくは、HellerConsultingの変更管理リソースページをご覧ください。

この投稿は、非営利の戦略と実装を専門とするテクノロジーコンサルティング会社であるHellerConsultingのマーケティングマネージャーであるKaiaSwiftによって書かれました。 彼女は、テクノロジーを使用して世界により良いサービスを提供するための新しく創造的な方法を見つけたヘラーのクライアントの感動的な話を楽しんでいます。