COVID-19のパンデミックは、リモートワークへの大規模な移行を開始し、遠隔通勤は、社会的距離の測定を緩和できるポイントをはるかに超えて続くと予想されます。 実際、99％の労働者は、残りのキャリアでは、少なくともパートタイムでリモートで働くことを望んでいると述べています。
非営利団体のリーダーは、リモートワークの継続が生産性に悪影響を与えるかどうか疑問に思うかもしれませんが、リモート従業員の77％は、忙しいオフィス環境よりも自宅の方が生産性が高いと感じていると報告しています。 適切なリモートワークツールとサポートにより、非営利団体は、従業員の生産性を維持する前向きな在宅勤務文化を強化できます。
非営利の専門家を支援するために利用できるオンラインプラットフォームがいくつかあります。これには、共同プロジェクト管理、チームコミュニケーション、会議のスケジュール設定、集中力の向上、ストレスの軽減のためのリモートワークツールが含まれます。
以下に、このリモートワーク期間中およびそれ以降のチームの生産性を向上させることができる10のリモートワークツールを共有します。 それぞれについて、ツールの機能、非営利団体によるツールの使用方法、効果的なデジタルコミュニケーションの促進にどのように適合するかについて説明します。 これらのリソースの大部分は無料であるか、非営利団体に割引を提供しています。
1.壁画
今後のキャンペーンなどの主要なイベントのアイデアをブレインストーミングする場合、対面式の会議では、チームがホワイトボードに計画を作成し、他の視覚的な手がかりを使用してディスカッションをガイドできます。 MURALは、チームがこのタイプのビジュアルコラボレーションをリモートで実行できるようにするデジタルワークスペースです。
チームはMURALボードを使用して、デジタル付箋のアイデアをキャプチャし、緊急性と重要性によってタスクに優先順位を付け、マーケティング戦略を計画するための図を作成することができます。 これは、視覚的によく考えて学ぶチームメンバーにとって特に役立つ、協調的で創造的なツールです。
501（c）3として指定され、年間運営予算が2,000万ドル未満の非営利団体は、無料のMURALワークスペースの対象となる場合があります。 他の非営利団体は、MURALプランの50％を引き続き受け取ることができます。
2. Google for Nonprofits
Google for Nonprofitsは、YouTube Giving、Google Ad Grants、Google Earth and Mapsなど、非営利団体向けのさまざまなリソースを提供しています。 リモートワークに特に役立つ機能の1つは、GmailやGoogleドライブ、ドキュメント、カレンダー、Meetなどのビジネスアプリを含むGSuiteへのアクセスです。 これは、チームの基本的なスケジューリング、コミュニケーション、および製品開発のニーズに対応する、使いやすいオールインワンソリューションです。
Googleは、非営利団体向けに3つの割引プランを提供しています。このプランは、ユーザー1人あたり月額$0から$8の範囲です。 さまざまなプランは、クラウドストレージ、ビデオ会議のサイズ、セキュリティ機能、および一般的な機能が異なります。
3.アサナ
Asanaは、リモートチームがタスクを実行するためのすべての詳細を追跡するのに役立つプロジェクト管理ツールです。 たとえば、このツールを使用して、ギビングチューズデーのマーケティング計画を計画し、いつどのメールを送信するかを含め、関連する各サブタスクを適切なチームメンバーに割り当てて、合意された日付までに完了することができます。
対象となる非営利団体は、AsanaPremiumまたはAsanaBusinessの50％割引を申請できます。
4.落書き
すべての人に役立つ会議時間を見つけることは、オフィスで一緒に作業する場合はすでに困難な場合がありますが、タイムゾーンを越えてデジタル通信を介して作業する場合はさらに困難になる可能性があります。 Doodleは、さまざまな潜在的な会議時間についてチームメンバーをポーリングできるようにすることで、スケジュールプロセスを簡素化します。 これは、非営利団体の共有カレンダーの外にいる可能性のある地元のパートナーやボランティアとの会議をスケジュールする場合に特に役立ちます。
基本的なスケジューリングポーリングを作成できるバージョンのDoodleは無料です。 同社はまた、プレミアムオプションを体験するための14日間の無料トライアルを提供しています。
5.たるみ
Slackは、さまざまなトピックに応じてさまざまなチャットチャネルを作成することで、チームが電子メール以外でより組織的な方法でコミュニケーションできるようにします。 たとえば、ギビングチューズデーの計画専用のチャンネルがあり、すべてのチームメンバーが質問をしたり、そのトピックの最新情報を提供したりできます。
また、離れた場所にいるときでも、「ウォータークーラーの周り」でオフィスでの会話の感覚を作り出すのに役立つ、あまり正式ではないチャネルを使用することもできます。 これらのチャネルでは、チームは個人的な更新、愛らしいペットの写真、お気に入りの検疫ベーキングレシピなどを共有できます。
メンバー数が250人以下の非営利団体は、Slack Standard Planの無料アップグレードを利用でき、メンバー数が250人を超える非営利団体は、85％の割引を受けることができます。 非営利団体もプラスプランの85％割引の対象となる可能性があります。 さらに、COVID-19と戦っている組織は、StandardまたはPlusSlackプランの3か月間の無料プランをリクエストできます。
6. Todoist
Todoistは究極のやることリストであり、大きなタスクを管理可能なサブタスクに分割することができます。 このツールは、既存のワークロードに基づいて期限を提案し、プロジェクトおよび緊急度のレベルごとにタスクを色分けできます。
これは、リモートチームミーティング中にリアルタイムでタスクを作成して割り当てる場合に特に便利です。 今後のキャンペーンについて話し合うときに、スタッフは話し合いの結果として生じるタスクとサブタスクを追加して、会議の生産性を高め、明確な次のステップを残すことができます。
非営利団体は、Todoist Businessサブスクリプションの50％割引を申請できます。 同社はまた、Todoistを使用して非営利のバーンアウトを回避するためのヒントを提供し、非営利の会議の議事録、ソーシャルメディアカレンダー、およびブログ投稿用にすぐに使用できるTodoistテンプレートを提供しています。
7. Hootsuite
複数のソーシャルメディアアカウントについていくことは、時間のかかるプロセスになる可能性があります。 非営利団体は、Hootsuiteなどのツールを使用してこれを合理化できます。 Hootsuiteを使用すると、ソーシャルメディアマーケティングをすべて1か所で計画、作成、およびスケジュールできます。
これにより、さまざまなプラットフォーム間での投稿が容易になり、チームはソーシャルメディアの投稿を最適なタイミングで公開するように計画できると同時に、スタッフの個人的なスケジュールや仕事のスケジュールに柔軟性を持たせることができます。 Hootsuiteを使用すると、チームは投稿を公開する前にレビューと承認のプロセスを簡単に作成できます。
同社は非営利団体に50％の割引を提供し、ソーシャルメディアスキルの向上を目指す非営利団体にも教育を提供しています。
無料ダウンロード：非営利団体向けソーシャルメディアのビッグガイド
8. Pomofocus
リモートで作業していると、ソーシャルメディア、ニュース、または家で起こっているその他のことに気を取られやすくなります。 Pomofocusは、ポモドーロテクニックに根ざしたツールです。
この手法は、特定のタスクに焦点を合わせた25分の作業を含む時間管理方法です。 最初の3つの25分間のセッションのそれぞれの後、5分間の休憩を取ります。 4回目以降は、15分から30分の長い休憩を取ってから1つに戻ります。 タスクが完了するまでこれを繰り返します。
ポモドーロテクニックは、集中力を高め、切迫感を生み出し、精神的疲労を回避することを目的としています。 これは、遠隔地での勤務を終えるのに便利な方法であり、助成金申請書や年次報告書など、焦点を絞る必要のある大規模なプロジェクトでの作業に特に役立ちます。
Pomofocusは、作業セッションと休憩を追跡することにより、ポモドーロテクニックを実装するための無料のシンプルなオンラインタイマーです。 集中するタスクをページに直接リストすることもできます。
9.ヘッドスペース
非営利チームは、ミッションを実現するために一生懸命取り組んでいます。 スタッフはストレス、燃え尽き症候群、思いやりの疲労に直面する可能性があります。 特に、対人関係がこのストレスの一部を抑える機会が少ないリモートワークでは、セルフケアを職場文化に組み込むことが重要です。 ヘッドスペースは、チームがストレスを管理するのに役立つ瞑想とマインドフルネスのツールです。
同社は、ツールを30日間使用すると、ストレスが32％減少し、4回のセッションで燃え尽き症候群が14％減少することを発見しました。 そうすることで、このマインドフルネスの実践はプロセスの生産性を向上させます。 ヘッドスペースを使用した4週間で、フォーカスを14％増やすことができ、1回のセッションで気を散らすものを22％減らすことができます。
ヘッドスペースは、従業員がCOVID-19とリモートワークに関連するストレスに対処するのを支援するために、無料のリソースと3つのガイド付き瞑想を提供しています。 同社はまた、非営利団体のマインドフルネスを促進および追跡するための継続的なサービスも提供しています。
10.マインドフルブラウジング
自宅やスクリーンの前で過ごす時間が増えると、ソーシャルメディアやニュースサイトに気を取られやすくなります。 マインドフルブラウジングはシンプルなChrome拡張機能で、FacebookやTwitterなど、時間を費やすことにもっと注意を払いたいと選択した特定のサイトに移動する前に、穏やかに中断します。
ツールは写真を表示し、たとえば「facebook.comで時間を過ごしてもよろしいですか？」と尋ねます。 「はい」を選択すると、サイトに移動して10分後にもう一度質問するか、その瞬間に別のアクティビティに戻ることを慎重に選択できます。 ツールをカスタマイズして、そのサイトにアクセスするのではなく、実行したいと言ったアクティビティを思い出させることができます。
このツールはすべてのユーザーが無料で利用でき、アクティビティを追跡せず、オープンソースコードを備えています。 これは、「ドゥームスクローリング」に注意を払い、仕事を休む時間制限を設定し、ソーシャルメディアに過度に気を取られないようにするための便利な方法です。
リモートワークツールを活用して、チームの集中力を維持します
今年のリモートワークへの大幅な移行には、チームの生産性を向上させながら、非営利団体の労働文化を改善する機会が伴います。 これらの変更は課題を提示する可能性がありますが、利用可能な生産性とリモート作業ツール、および非営利の割引を活用することで、新しい環境に適応しながらチームを編成、動機付け、集中させることができます。
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