ロサンゼルスのドキュメントスキャンサービスプロバイダーとうまく連携するための理解すべきポイント

個人または企業がスキャンをアウトソーシングし、大量の物理的なバックファイルをデジタルバックファイルに変換することを決定した場合、次の質問は、ロサンゼルスのドキュメントスキャンサービスプロバイダーを選択するときにどこから始めればよいかということです。

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この質問をするのはかなり難しいので、ロサンゼルスのドキュメントスキャンに関する重要なことについてさらに学び、自信を持ってサービスプロバイダーに詳細を尋ねてください。

スキャンとイメージングは​​しばしば同義語として使用されることに注意してください。

ロサンゼルスのドキュメントスキャンテクノロジー

見込み客が最初に知っておく必要があるのは、イメージングまたはスキャン技術とそれに対応するソフトウェアの基本です。 ロサンゼルスのドキュメントスキャンサービスプロバイダーの多くは、人気がないものの、かなり単純なプロセスであるため、役に立ちます。

テクノロジーの背景知識を持っているクライアントは、プロジェクトの全範囲をはるかに速く把握できるようになります。

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ロサンゼルスのドキュメントスキャンサービスが開始する前に会社の目標を実現する

将来の企業クライアントは、ロサンゼルスのドキュメントスキャンプロバイダーのサービスを採用する前に、組織の優先順位、目的、および目標をよく検討する必要があります。 この重要な情報の一部には、基本的に次のものが含まれる場合があります。

• 文書の保持に関する会社のスケジュールまたは文書の保持方法
• レコードへのアクセスが必要な人またはユーザーの数
• レコードの保存、提供、およびバックアップの方法
• 何らかのトレーニングとオリエンテーションの形式が必要な場合
• 手順のベンチマークを行うためにテスト実行を行う必要がある場合
• イメージング変換にかかる時間
• レコードがサービスプロバイダーにあるときに簡単にアクセスできる場合
• レコードのセキュリティとプライバシーの要件がどのように維持されているか
• 話し合いのための特別な要件

これらのデータに対する回答を事前に持っているクライアントは、ロサンゼルスのドキュメントスキャンサービスプロバイダーが、クライアント企業の文化と予算に合わせたソリューションを推奨できるようになります。 これらとは別に、スキャンプロジェクトの拘束力のある契約に署名する前に、全員が同じページにいることを確認します。

ロサンゼルスのドキュメントスキャンサービスプロバイダーを選択するためのヒント

クライアント企業は、少なくとも2つのロサンゼルスのドキュメントスキャンサービスプロバイダーを評価する必要があります。 信頼できる企業は、検索エンジンや組織のWebサイトを介してインターネットから簡単に見つけることができます。 クライアントは、ビジネスWebサイトにアクセスして、ロサンゼルスのドキュメントスキャンサービスプロバイダーが評判の良いビジネス会社であるかどうかを確認できます。 以前のクライアントからのオンラインレビューも、ある場合はオンラインで簡単に見つけることができます。 ロサンゼルスのドキュメントスキャンサービスプロバイダーである企業も、マーケティングにさまざまなソーシャルメディアプラットフォームを利用しています。 クライアントは、そこでアクティブかどうかを確認することもできます

クライアント企業がその企業の業界または業界内の他の同じ規模の企業と素晴らしい関係を持っている場合、クライアント企業はこれらの連絡先に連絡し、以前に協力したロサンゼルスのドキュメントスキャンサービスプロバイダーまたは推奨事項について問い合わせることができます。

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ロサンゼルスのドキュメントスキャンサービスプロバイダー施設にアクセス

評判の良いロサンゼルスのドキュメントスキャンサービスプロバイダーを探しているクライアントには、そのスキャン会社の施設を訪れてツアーに参加することを強くお勧めします。これは、彼らが提供する品質、管理、およびプロセスを反映しているためです。 クライアントは、スキャン会社がレコードをどのように処理するかを自分で確認し、サービスプロバイダーとしての専門知識と態度を実質的に評価する必要があります。

進行中のパンデミックでは、地域の健康ガイドラインで許可されている場合にのみツアーをリクエストしてください。 これが不可能な場合、クライアントは、プロセスを示す会社のビデオなど、ロサンゼルスのドキュメントスキャンサービスプロバイダーに追加の参照を要求する場合があります。 クライアントはまた、スキャン会社に電話して、プロダクションマネージャーと話をするように頼むかもしれません。

ロサンゼルスのドキュメントスキャンサービスプロバイダー施設を見学するときは、適切な評価に従う必要があります。 クライアントは以下を文書化する必要があります。

• プロダクションの実行方法
• 使用する機器とその理由
• 施設の内部と外部の一般的な外観は何ですか
• 全体的な従業員の職場環境
• クライアントの仕事を処理する際の注意の程度
• 最新の業界の規範と傾向、およびその他の該当する国内基準の使用

制作プロセスがクライアントにとって明確であり、その場所を物理的に訪問できない場合はクライアントがそれについて質問することを確認してください。

ロサンゼルスのドキュメントスキャンサービスプロバイダーの専門知識と経験

クライアントは、この事実に基づいて専門知識と経験のレベルを知ることができます。 また、ロサンゼルスのドキュメントスキャンサービスプロバイダーは、そのプロセスに訓練を受けたオペレーターと有能な監督者を雇用する必要があります。 スキャン会社のスタッフは、スキャンプロジェクトから発生する可能性のある問題や問題に直面するのに十分な知識を備えている必要があります。

企業がプロのロサンゼルスドキュメントスキャンサービスを提供する場合、そのスタッフコンサルタントは、使用しているドキュメント管理ソフトウェアで設計され、トレーニングおよび認定されたシステムの経験を積んでいる必要があります。

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ロサンゼルスのドキュメントスキャンサービスのコストと場所

クライアントは、ロサンゼルスのドキュメントスキャンサービスプロバイダーから支払いを受け取ります。 そのため、クライアントは、サービスに非常に低いコストを提供するスキャン会社に注意する必要があります。 これは、スキャン会社がビジネスに熱狂的であり、財政的に不安定である可能性があることを示している可能性があります。 また、スキャン会社が競合他社を切り詰めるために手抜きをしている可能性があることを意味する場合もあります。

ロサンゼルスのドキュメントスキャンサービスプロバイダーも、企業に過大な請求をしてはなりません。 ドキュメントスキャンサービスは何時間もかかる場合がありますが、公正な市場価値に基づく見積もりが彼らの仕事の基礎となるはずです。 契約には、最終的な請求が来たときに驚きがないように、すべての料金を明確に記載する必要があります。

理想的には、クライアント企業がロサンゼルスにある場合、その場所にも近いドキュメントスキャン会社を選択する必要があります。 これは、輸送コストと所要時間を考慮に入れるために推奨されます。 評判が良く、会社に最も近いロサンゼルスのドキュメントスキャンサービスプロバイダーを選択することは合理的です。

後で評判の良いサービスプロバイダーを選択しても、クライアント企業の責任は免れません。 企業はファイルの所有者であるため、最終的にこれらのレコードを管理する方法の品質とシステムに最終的な責任があることを覚えておく必要があります。 しかし、優れたロサンゼルスのドキュメントスキャンサービスプロバイダーは、記録保持を進める方法がわからない場合、クライアントに複数のソリューションを案内します。