社内 IT と外部プロバイダーとの関係の管理

多くの企業は、IT サポートの提供を社内で行うか、外部プロバイダーにアウトソーシングするかを決定するのは簡単だと考えています。 この状況では、指揮系統、核となる共有価値のセット、および報告構造はチーム全体で同じであり、非常に明確なままです。

ただし、IT ソリューションに関しては、これが当てはまることはめったにありません。 社内チームは魅力的な見込み客ですが、そのコストは天文学的なものになる可能性があります。 外部のチームに頼れば、より豊富な経験が得られるかもしれませんが、オフィスに物理的に配置されたチームだけが提供できる「実践的な」アプローチを失うことになります。

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企業は、両方の長所を期待して、これら 2 つのオプションのバランスをとる決定をますます行っていますが、それは必ずしも簡単ではありません。 2 つのチームが会社に利益をもたらす前向きな関係を築きたい場合は、いくつかの重要な質問を自問し、社内で行うことと外注する必要があることを検討する必要があります。

2 つのチームは同じ目的を共有していますか?

おそらく、あなたのビジネスには、日々の業務の遂行方法を決定づける価値観と理想の中核的なセットがあるでしょう。 これは従業員を統合するための優れた方法ですが、IT チームがこれらの目標の範囲内で作業していないように感じることがありますが、それはなぜでしょうか?

本質的に、それはあなたのビジネス内で彼らが果たす役割に要約されます. 当然のことながら、マーケティング、アカウント、およびセールスの従業員は、IT システムが稼働していなければ仕事をすることができませんが、それによって彼らと他のチーム メンバーとの間に亀裂が生じる可能性があります。 彼らは「適切な」仕事をしている人々のために働いている召使いですか？ それとも、彼ら自身がビジネスを前進させているのでしょうか?

IT チームは、従業員の他の領域と同じように価値があると見なされるべきです。 したがって、スタッフと外部プロバイダーもこの考え方に適合する必要があります。 何かがうまくいかないときは、IT サポートが大部分を占めるかもしれませんが、それでも、全員が共通の目標に向けて取り組んでいる団結の雰囲気を作ることが重要です。

このような態度を持つことは、外部プロバイダーが完全に関連していない状況に関与することを意味する場合がありますが、これにより、外部プロバイダーがコミュニティの貴重なメンバーとして扱われることが保証されれば、方向性と優先順位に関する将来の混乱を避けることができます。あなたのビジネスの。

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あなたのビジネスの意思決定を下すのは誰ですか?

それでも、全員がチームの一員であるかのように感じさせることは重要ですが、強力で効果的なリーダーシップによって確実に管理されることも同様に重要です。 外部プロバイダーを取り込む場合、これらのコマンド行は少し曖昧になる可能性があるため、混乱に基づいて問題が発生しないように、物事を整理して確認する必要があります。

IT ベースの決定が行われているときは、誰がその決定を下したのか、なぜそれが下されたのか、そして誰がそこから他の要求を指示するのかを、チーム全体が把握していることを確認する必要があります。 イニシアチブを持つことは良いことですが、より広範で長期的な目標に沿っていない決定を人々に行わせて、より大きなビジネスを混乱させたくはありません。

報告体制はどのようになっていますか?

外部の IT サポート プロバイダーと連携している場合は、社内チームと同様のレポート構造を使用していることを確認する必要があります。 IT は、すべてが 1 つにまとめられたときに最もスムーズに機能します。個々のデバイスではなく、ネットワーク全体と考えてください。

チームを統合するには、レポート構造を作成し、両方のチームがそれを遵守することに同意するようにします。これにより、ギャップやエラーの可能性が減り、機会を逃す可能性が低くなります。

誰が各タスクを担当しているかは明確ですか?

クラウドベースのプロジェクト管理ツールを使用すると、特定のタスクを特定のユーザーに簡単に割り当てることができます。 ただし、通常の管理構造に属さない外部チームと協力している場合、いくつかの問題が発生し始めることがあります。

これを回避するには、外部プロバイダーが独自の方法でそれを倍増させたとしても、必要なすべてのタスク、または社内または外部チームが同じ方法で一貫して割り当てられるようにする必要があります。 これを行うことで、計画を一目で確認し、誰がそのタスクを処理するのか、より具体的には外部委託するのか社内で行うのかを正確に知ることができます。

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コミュニケーションは明確ですか？

この質問はあまり「技術的」ではなく、あらゆるビジネスの成功の重要な要素です。2 つのチームが明確に、一貫して効果的にコミュニケーションを取っていることを確認してください。

当たり前のように聞こえるかもしれませんが、特に仕事が山積みになっている場合やビジネスが特に忙しい時期にある場合、コミュニケーションは時間の経過とともに簡単に失われます。 全員が割り当てられたタスクを順調にこなしている場合、定期的なコミュニケーションは必要ないように思えるかもしれませんが、自分がどこにいて、他のメンバーがどのように仕事を進めているかを全員が把握できるようにすることは常に価値があります。

Slack チャートや Basecamp fires などのコラボレーション ツールを設定して、スタッフがチャットするためのエリアを用意することで、コミュニケーションを支援できます。

あなたのチームはお互いを理解していますか?

チーム内の個人の役割と、彼らが日々何をしているのかを完全に理解していると思うかもしれませんが、最新の状態に保たないと、恨みや緊張に直面する可能性があります.あなたのサポートの両側の間。

採用プロセスの早い段階で各チームが何を担当しているかを明確に確立することは、各チームが他のチームが日常的に何をしているかを理解するのに役立ちます。 また、強力な基盤を確立したり、関係をさらに強化したい場合は、2 つのチームをまとめてお互いに影を落とすことを躊躇しないでください。 IT システムは企業ごとに大きく異なる可能性があり、複雑さを解消するには、各チームが他のチームの日常的な責任を理解することほど良い方法はありません。 これは必ずしも交換可能なメンバーになるわけではありませんが、お互いに適切な期待を持つことができ、追加の経験が必要な場合にどこにサポートを求めればよいかを知っていることを意味します.