保険契約: 準拠したデジタル化のために知っておくべきことすべて

公開: 2022-11-15

2022 年には、 Insurtech現象への投資が 2 億件に達し、2021 年から 230% 増加し、今年の終わりには 5 億件に達すると予測されています。 市場は常に動いており、イノベーションと研究開発プロジェクトがますます奨励されています。保険業界は、私たちがよく耳にする「未来の保険」という世界を概説することで、この市場動向に対応するために長い間積極的に取り組んできました。

インシュアテック・インベストメント・インデックスによると、イタリア市場は、保険部門のデジタル化の分野ではまだ時期尚早であるように思われます。インシュアテック・インベストメント・インデックスは、イタリアを投資の必要性にまだ気づいていない国と見なしており、取り残されたり溺れたりしないようにしています。現在のシナリオでの競争によって。

保険市場の普及率が低く、デジタル化のレベルが低いため、イタリアは、明らかに多額の投資を行い、長期的にはより多くの利益を得る外国人にとって魅力的な市場となっています。

イノベーションについて語るとき、エンドユーザーが 360 度のデジタル体験を享受することを期待しているため、今やすべてのセクターに浸透しているデジタル化のトピックを除外することはできません。 これはインシュアテック部門にも当てはまります。この部門が、規制順守とプロセス効率を調整するソリューションを導き出すために、ますます規制されるシナリオで法的に有効なデジタル契約を作成する必要性にどのように直面しているかを段階的に見ていきます。

インシュアテック革命を引き起こした出来事は?

保険業界のデジタル化への道は、銀行と同じように、最初は官僚的な問題によって妨げられ、その結果、結果が遅く妨げられました。しかし、インシュアテックの新たなトレンドの結果、状況は変化しました。これは、業界関係者が注目すべき新たな機会を捉えていることです。

ここでは、次のようないくつかの要因によって引き起こされる真の革命について話しています。

デジタルトランスフォーメーションは、すべての業界に広範かつ深遠な影響を与えており、保険業界も例外ではありません。 実際、これらの変更は業界にとって非常に重要です。
新しいプレーヤーの出現と前例のないユーザーの選択を伴う、市場の開放に向けた明確な傾向によって引き起こされた競争の激化。 要するに、競争はますます複雑な課題になっていますが、企業にとってチャンスが密集している分野であり、もはや時代遅れのダイナミクスに縛られて硬直したままでいることはできません。

これら 2 つのトピックは、インシュアテック分野の重要なテーマである継続的なイノベーションのプロセスを実際に強化し、刺激します。

新たな市場のニーズに適切に対応するためには、電子化、文書と契約の署名プロセス、および参照や調査目的を含む業務記録の電子保管の手順を最適化することが優先事項です。

業界は、規制要件を満たしながら、デジタル署名などのツールを使用するなど、法的価値のある契約書に署名できるようにするために、ドキュメントを電子化してワークフロー管理を自動化できなければなりません。

新しい行動を促すフレーズ

ドキュメントの電子化

今日、アーカイブはもはや紙の文書だけで構成されているわけではありません。その理由は非常に単純です。デジタル文書には、物理的な文書よりも大きな利点があります。これらの利点は次のとおりです。

経済: 紙文書の作成と保管に関連する;
一時的: 時間と効率の観点から。 紙の山の中を手動で検索する複雑さと、対照的に、十分に索引付けされたデジタル文書でキーワード検索を実行する単純さについて考えてみてください。
正確性: よく構造化され、可能な場合は自動化された標準プロセスによるデジタル化された管理により、エラーが大幅に減少し、セキュリティが向上します。

ドキュメントの非電子化とプロセスのデジタル化のおかげで、顧客関係の管理は完全に変わりました。 デジタル文書からデータを抽出することにより、企業は顧客を真に「知る」能力を持ち、均質な特性に基づいてますます具体的なクラスターに顧客を分割し、パーソナライゼーションに至るまでますますカスタマイズされたダイアログを実行することができます。

電子文書が紙の文書よりも大きな利点を持っていることは事実ですが、完全な有効性を確保するには、特定の予防措置を講じ、厳密な要件を満たす必要があることも事実です。 保険セクターに関連する文書や契約について話すときは、すべての IT 文書を一般的に規制する規則 (たとえば、デジタル管理コードや AgID ガイドライン) だけでなく、その適切な使用にも注意を払う必要があります。電子署名および IVASS 規制などの業界規制の条項。

さらに、すぐにわかるように、考えられる 2 つのシナリオを区別する必要があります。

文書の非電子化、つまり、手書きの署名のあるネイティブの紙の契約書のスキャン。
プロセスのデジタル化。ネイティブにデジタル化され、電子署名またはデジタル署名で署名されたドキュメントを使用します。

アナログ管理からデジタル管理への移行では、両方の状況に直面する可能性が高く、すぐに説明するように、それぞれについて適切な考慮が必要です。

デジタル署名: インシュアテック革命に役立つツール

以前に報告したように、新しいインシュアテックトレンドをサポートするための市場ニーズを満たすツールがいくつかあります。

たとえば、デジタル署名は、認可された認証局によって発行された特別な種類の適格な電子署名であり、行政機関との書面による契約 (調達契約など) に署名するために使用されます。また、個人間でも使用されます (ビジネスや専門家など)、商談の結論として、法的に有効なデジタル契約を結ぶことが望ましい場合 (署名済みのハードコピーの交換を避ける場合)。デジタル署名 (FEQ) で署名すると、契約自体の証拠価値に関して最高レベルのセキュリティが付与されます。実際、CAD の第 20 条によると、デジタル署名と高度な電子署名により、コンピューター文書は、民法第 2702 条に基づく書面の要件を満たす資格があります。さらに、CAD の第 21 条では、無効の罰則の下でデジタル署名または適格な電子署名が必要な契約の種類と、少なくとも FEA、またはデジタル署名または FEQ を使用する必要がある種類を指定しています。それらの有効性のために。

たとえば、保険契約を締結する際に署名される契約や文書のコンテキストでは、常に高度な電子署名の使用を提供する必要があります。

さらに、デジタル署名された契約にタイムスタンプを添付して、第三者に対して確実で執行可能な時間基準を署名と契約自体に関連付けると便利な場合があります。あるいは、デジタル保険契約が後見人に委託された時点で保管パッケージに付けられるタイムスタンプも目的に貢献します。

保険契約のデジタル保存

コンプライアンスの観点からだけでなく、ビジネスに付加価値を与えるためにも、他のビジネスと同様に、保険業界の企業にとってドキュメントの保存は重要な問題です。 デジタル文書の使用は、文書の取得から始まる文書管理サイクル全体に役立ちます。

したがって、電子化された文書の形で作成された保険文書や契約書であっても、その完全性と価値を保護するために、規制に従ってデジタル保存する必要があります。デジタル保存は、CAD および関連する AgID ガイドラインの規定に従って実行する必要があります。最も簡単で安全な方法は、適切なスキル、ポリシー、および法律で特定された要件に従って準拠したデジタル保存を保証できるインフラストラクチャを備えた外部委託されたコンサベーターに依頼することです。

保険契約をデジタル形式で保存する場合、特に注意すべきことはありますか?

前述したように、一般に、CAD および AgID ガイドラインの規定は、たとえば使用される形式やメタデータに関して尊重する必要があります。

保存期限に関する限り、契約書やこの種の文書を保存者に預ける期限と、それらをデジタル保存しなければならない最低期間を区別する必要があります。

契約またはポリシーが署名されると、デジタル保存のためにすぐに送信することもできます。実際、できるだけ早く保存プロセスを開始して終了することをお勧めします。デジタル保存プロセスは、ストレージパッケージ、つまりそれらを構成するコンピュータ化されたドキュメント、タイムスタンプ、および第三者に対して強制可能な参照に関連付けられていることに注意してください。

いったん保管されると、民法の目的で、契約は少なくとも10 年間保持されなければなりません。これは、署名された時点からでは最後に、契約における個人データの種類、および特別なデータまたは司法データが存在する可能性があることを認識しておく必要があります (GDPR として知られる EU 規則 679/2010 の第 9 条および第 10 条)。個人データの処理に対する責任は常にデータ管理者、つまり会社または保険会社にあるため、適切なリスク評価を実施して、採用する処理およびセキュリティポリシーを決定することをお勧めします。さらに、評価は、特定のカテゴリのデータの保持に関する規定と保持のタイムラインを最適に調整するためにも役立ちます。

紙からデジタルへ: アナログ契約をスキャンする方法

私たちは、保険契約がデジタルで作成され、高度な、資格のある、またはデジタル電子署名ソリューションを通じて署名され、その後、規制に従ってデジタル保存の対象となる可能性があることを確認しました。したがって、プロセスは完全にペーパーレスです。

しかし、デジタルストレージに取り込みたい手書きの署名が付いたネイティブアナログ契約に直面した場合はどうなるでしょうか。

この場合、手書きの署名などの要素があるため、紙のオリジナルの非物質化と破棄のプロセスに細心の注意を払う必要があります。

まず第一に、アナログ文書のコンピューターコピーは、いずれの場合も、CAD の第 22 条および AgID ガイドラインの規定に従って作成する必要があることを覚えておいてください。特に、コピーが紙のオリジナルと一致していることは、公証人または公務員が個々のコピーを関連するオリジナルと直接比較することによって証明する必要があります。あるいは、 AgID ガイドラインの付録 3 で導入された新しいツールであるプロセス認証を通じて、適切に構造化され、認証された大規模なスキャンプロセスを使用することもできます。

ただし、手書きの署名が存在する場合は、用紙を廃棄する前に追加の予防措置を講じる必要があります。実際、署名の信憑性に関する紛争が発生した場合、鑑定士は、鑑定を行うために紙の原本を入手できるようにしておく必要があります。したがって、公証人がスキャンされた文書の署名を認証するために特別に介入しない限り、元の文書を破棄することはできません。

紙の原本を保管しなければならない場合でも、アナログの原本を電子化することで、文書コーパスの統一されたデジタル管理がサポートされ、アクセスと相談業務が容易になります。