7つのステップで自分で給与を支払う方法

給与は、ビジネスを運営する上で最もエキサイティングな部分ではありません。 そして、この種の仕事をアウトソーシングすることはより実用的ですが、自分で給与を支払う方法を知っていると、お金を節約し、すべての従業員が時間通りに支払われることを保証します。

給与の処理は、特にあなたの法的義務のために、複雑な作業です。 ただし、適切な戦略と給与システムがあれば、ビジネスを潜在的な負債やペナルティ料金にさらされることを心配する必要はありません。

このガイドは、給与の取り扱いに関する重要な洞察を提供しますが、ビジネスに関連する特定の情報については、給与サービスからの専門的な支援が必要になる場合があります。

強力な給与システムの重要性

すべての事業主は、優れた給与システムが会社を管理する上で重要な側面であることを知っています。 もちろん、これはすべての人が時間通りに支払いを受けることを保証することだけではありません。

優れた給与システムは企業文化の重要な部分を形成し、キャッシュフローや生産性など、企業のほぼすべての側面に影響を与えます。 HRに加えて、給与は間違いなく成功する労働力を管理するための鍵です。

給与は、従業員の関与と進歩を同時に改善しながら、リソースのより良い使用を達成するための福利厚生、報酬、およびさまざまな特典をカバーしています。 給与記録は、州および国の規制を満たすのにも役立ちます。

言い換えると、給与システムは、従業員の時間、賃金、控除、および支払いを追跡すると同時に、関連するすべてのドキュメントを整理するために使用されます。 給与に関する以下の統計は、ビジネスにおけるその重要性をさらに強調しています。

• 全労働者のほぼ半数が、雇用主からのわずか2回の給与エラーの後、新しい仕事を探し始めます。
• 雇用主の10％から30％は、職場法に基づく保護を奪うために従業員を誤分類しています。
• アメリカ人労働者の54％以上が、給与処理で問題を経験しています。

つまり、給与を正しい方法で処理することは、従業員と会社の両方に利益をもたらします。 しかし、給与が外部委託されている場合でも、それは依然として従業員と事業主の間の紛争の主な原因の1つです。 そのため、手動で給与を管理することは、運用全体にとって有益な場合があります。

給与を処理するための7つのステップ

給与ソフトウェアを検討する前に、給与を手動で処理する方法を理解することが重要です。 これは確かに困難ですが、プロセスはわずか7つのステップに簡略化できます。

以下の各手順を実行すると、すぐに給与税を申告できるようになります。

ステップ1：雇用主識別番号を取得する

支払いの処理を開始する前に、雇用主識別番号またはEINを設定する必要があります。これは、企業が内国歳入庁に税金を支払い、その他の法的要件を満たすために政府が使用するものです。 EINがないと、従業員の給与支払いを処理できません。

EINは、IRSがビジネスを識別し、各会計年度に提出されたすべての税ファイルを記録するために使用されます。 新規事業者は、IRS Webサイトでオンライン申請を完了することにより、EINにサインアップできます。 初めて手動で給与を処理する場合は、EINを確認する必要があります。

国のEINに加えて、州のEINも必要になる場合があります。 どちらもすべてのビジネスで無料です。

ステップ2：すべての従業員に給与フォームに記入してもらう

従業員に支払いを行う前に、関連する税務情報をビジネスに提供する必要があります。 雇用主は、すべてのデータが正確であることを確認することが重要です。 各従業員について、情報は、彼らの仕事の状態、控除、および彼らの雇用と財務パッケージに関連する他の詳細をカバーする必要があります。

従業員はW-4フォームに記入する必要があります。このフォームには、申告ステータスの詳細が含まれ、個人の手当やその他の税の詳細が記録されています。 また、身元と雇用資格を確認するためにI-9フォームに記入する必要があります。 さらに、すべての新入社員について、新入社員レポートを提出する必要があります。

請負業者とフリーランスの労働者も1099の給与フォームに記入する必要があります。 これらに記入する責任のほとんどは労働者の肩にかかっていますが、あなたの会社はそれらを配布、収集、提出する準備ができている必要があります。 IRSは、W-4、I-9、および1099フォームの提出を処理します。

ステップ3：給与スケジュールを選択する

給与は、従業員が時間どおりに支払いを受けることを保証するだけではありません。 それでも、従業員の賃金を支払うことは、ここでの主要な目的の1つです。 したがって、明確な給与スケジュールを確立することが重要です。

通常、考慮すべき給与スケジュールには、週払い、隔週払い、半週払い、月払いの4種類があります。 ほとんどの場合、企業はすべての部門の労働者に同じスケジュールを採用したいと思うでしょう。 他に何もないとしても、自分で支払いを行う方法を学ぶとき、このオプションはエラーや支払い漏れを防ぐのに役立ちます。 さらに、すべての従業員が平等に扱われる文化を生み出します。

従業員の支払い日を選択した後、納税期限と納税申告期限も確認する必要があります。

ステップ4：給与と控除額を計算する

従業員の総賃金を手動で計算するのは非常に簡単です。 あなたは彼らの時給を取り、それを彼らが設定された期間に働いた時間数で乗算します。 最も基本的な式は次のとおりです。

時給x労働時間=その期間の総賃金

ただし、残業や社交的でない時間帯に労働者の時給が上がる場合は、方程式を2つの部分に分割する必要がある場合があることに注意してください。 この場合、契約時間と残業の総賃金を別々の部分として計算してから、それらを足し合わせます。 Excelで給与計算を行っている場合、プログラムはユーザーに代わって計算を完了できます。

従業員の手当（免税とも呼ばれます）と控除額を計算することは、もう1つの重要な要素です。 控除はW-4フォームを介して記入されますが、控除は従業員の1040-EZフォームに表示されます。 正当な給与控除は、労働者が効果的に税金を削減するために収入に対して請求できるものです。

雇用主として、従業員がこのステップを正確に完了していることを確認する必要があります。 また、給与処理と源泉徴収の他の要素を考慮する必要がある場合があります。 このリストには、401（k）拠出金、州税および連邦税、医療保険、社会保障、および労働者災害補償拠出金が含まれています。

おそらく、最も複雑な問題、または少なくとも最も時間がかかる問題は、控除額を掛ける割合が各従業員のカテゴリーに依存するという事実に起因します。 繰り返しになりますが、適切な給与ソフトウェアがあなたに代わって計算を行います。適切な数式を入力するだけです。

ステップ5：従業員に支払う

ステップ4のすべての段階を完了すると、労働者の正味支払額を計算できます。 このプロセスは、給与計算機を使用して自動化でき、次の式を使用して決定されます。

総賃金-控除=純賃金

正味支払額は、支払期間の終了時に従業員が支払パケットで受け取るものです。 労働者の個別の正味賃金を計算した後、銀行振込、給与カード、小切手など、希望する方法で支払いを処理できます。

すべての従業員の支払いを処理しているため、これを手動で行うことはできません。 代わりに、貴重な時間を節約できる自動システムを使用する必要があります。 さらに、従業員の税額控除と源泉徴収を給与ソフトウェアに保存することでプロセスを迅速化できます。これにより、すべての従業員のタイムリーで正確な支払いが容易になります。

支払いの処理に加えて、源泉徴収対象を追跡できる従業員の給与明細書を作成することが重要です。 源泉徴収を追跡することで、次のステップに進むときに生活がはるかに楽になり、会社と労働者の税務計画が容易になります。

ステップ6：レコードを整理する

情報が常に正確であることが絶対に必要です。 給与記録を文書化すると、従業員やIRSとの紛争に直面したときにいつでもデータを使用できます。 すべての支払いと計算の明確な概要により、必要なときに証拠を提供し、間違いをすばやく修正できます。

明確な記録があると、通常の給与税の支払いも簡単になります。 すばらしいニュースは、優れた給与ソリューションが、以前に計算した総賃金、控除、および純賃金の数値を使用して記録を自動化することです。 したがって、ハードワークのほとんどはあなたのために行われ、あなたのチームはビジネスの運営に集中することができます。

ステップ7：給与税を支払う

給与を扱う雇用主は、すべての給与税が迅速に支払われるようにする必要があります。 連邦税務フォームは四半期ごとに提出する必要がありますが、地方税の申告書は州の規制に準拠している必要があります。 年次納税申告書とW-2フォームも検討する必要があります。

各従業員から適切な金額を差し控えることは非常に重要です。 これを行うには、手動で、またはいくつかのオンライン税ソフトウェアソリューションを介して、所得税、社会保障税、およびメディケア税を計上する必要があります。 適切な金額を源泉徴収した場合、その後の給与税をカバーするのは簡単です。 その結果、労働者との紛争、罰金、問題を回避し、常に円滑な運営を確保できます。

一方、あなたのビジネスは、連邦失業税、州失業税、州失業保険またはSUI、および連邦保険拠出法税もカバーしなければならない場合があります。 これらは労働者の給与から直接差し引かれることはありません。

手動給与オプション：Excelなど

手動の給与処理が会社にとって適切なソリューションであることを確認した後、割り当てを完了するための適切なシステムまたはソフトウェアを見つけることが重要になります。 適切なソリューションにより、プロセスがより迅速になり、ストレスが大幅に軽減されます。 さらに、早い段階で正しい選択を行うことで、後で交換用のパッケージやテンプレートを探す手間を省くことができます。

市場には多くのオプションがありますが、Excelを選択するのがおそらく最善です。 ソフトウェアを使用する必要がある理由は次のとおりです。

• 正当性についての懸念はありません
• それらを最大限に活用するのに役立つ多くの情報が利用可能です。
• それらはIRSの要求を念頭に置いて構築されています。
• 従業員は彼らのことを聞いたことがあるので、自信が持てます。
• 費用効果の高いソリューションを提供する

給与にExcelを使用する

Excelを給与に使用することの優れた点の1つは、Microsoftの給与テンプレートを無料でダウンロードして、スムーズな給与管理への道を開くことができることです。 列をパーソナライズし、会社の個々の要件に一致する機能を追加するのに少し時間がかかる場合がありますが、プロセスはそれほど難しくないはずです。

「従業員情報」タブでは、時給から税額控除まで、関連するすべてのデータを追加できます。 数式がすでに挿入されているため、すべての数式が自動的に完成します。 「給与計算機」タブは、正味賃金計算を自動化するために従業員データを保持します。

スプレッドシートのこの部分では、時間、病気休暇、残業などを挿入できます。 これが完了したら、給与明細を作成して、この期間に従業員に支払われる金額を決定できます。 この数字は、その後、手動または自動の賃金支払いに使用されます。

スプレッドシートは、個々の従業員のページを含めるように設計することも、さまざまな行を使用して1つのページですべての従業員を管理するように設計することもできます。 Excelは唯一のオプションではありませんが（Quickbooksはもう1つの非常に人気のある選択肢です）、習得するのが最も簡単なオプションの1つです。 Quickbooksを選択した場合、プロセスは少し長くなりますが、この給与ソフトウェアは、すべての詳細についてステップバイステップのガイドを提供します。

どちらのオプションを選択した場合でも、すべてをクラウドとシステムに保存することをお勧めします。 これにより、データが失われたり破損したりした場合のストレスの多い状況を回避できます。

結論

給与を手動で処理する場合は、突然すべての計算を自分で完了し始める必要はありません。 Microsoftの給与計算テンプレートを使用している場合でも、別の自動サービスを使用している場合でも、各従業員の勤務時間、時給、控除に関連する詳細を入力するだけで済みます。 ここから、総賃金から純賃金および税金要件まですべてを計算するのは簡単な作業です。 つまり、精度が保証されます。

一部の企業は、専用の給与プロバイダーや単に会計士のサービスを採用するなど、他の給与オプションを選択します。 そして、それは大丈夫です。 ただし、ビジネスのあらゆる側面を常に追跡したい場合は、手動オプションがこれまでになく簡単になります。