マーケティング業務管理のためのナレッジベースを作成する方法

マーケティング作業管理ツールは、生産性や効率性の向上など、さまざまな面で組織にメリットをもたらします。 また、リモートで作業するチームの管理にも役立ちます。 ただし、これらの機能はすべて、チーム メンバーがその使用方法を知っていることが重要です。

マーケティング作業管理システムの知識ベースを構築することは、それを使用する全員が同じ認識を持っていることを確認するために不可欠です。 ここでは、マーケティング作業管理の知識ベースに何を含めるべきかについてのヒントをいくつか紹介します。

マーケティング作業管理ツールと他のツールをいつ使用するかに関するガイドライン

医療コンプライアンス分析会社のマーケティングおよび需要生成担当ディレクターのブリアナ・ミラー氏は、「ナレッジベースは、チームとツールの共同作業者のためのものであり、ツールを最適に使用するための指示やガイドラインをいつでも参照できるようにするためのものです」と述べています。プロテナス、マーテックカンファレンスにて。

マーケティング作業管理ツールは、プロジェクトの追加、承認のための送信、その他の重要な更新の共有に重要です。 プロジェクトに関連するコミュニケーションは、ほとんどの場合、作業管理ツール内で行う必要があります。

プロジェクトのリクエストまたは別のプロジェクト関連の更新が別のチャネルを通じて入ってくる場合、これらの更新をいつそのままにしておくか、いつマーケティング作業管理ツールに追加するかについてのガイドラインを整備する必要があります。

以下に従うべきガイドラインの例を示します。 組織では電子メールや Slack などのメッセージング アプリの使用方法が異なる場合がありますが、少なくともこれが開始点として適切です。

タスクまたはプロジェクトを開始する方法に関するガイドライン

プロジェクトの開始方法に関する具体的なガイドラインも必要です。 これらのガイドラインはチャネルごとに分類する必要があります。

リクエストが次の経由で受信されたときにどのように処理されるべきかについての例を提供します。

• Eメール。
• Slack/Teams およびその他のメッセージング アプリ。
• 会議 (仮想または対面)。
• リクエストフォーム。

さらに詳しく:マーケティング パフォーマンス管理プラットフォームを購入するべきかどうかを決定する方法

プロジェクトを作成し、主要なプロジェクト情報を変更できる人に関するガイドライン

「誰がプロジェクトを作成し、主要なプロジェクト情報を変更できるかについてのガイドラインを用意してください」とミラー氏は言います。 「この小さなことが大きな違いを生む可能性があります。なぜなら、所有者が 1 人になり、期日がいつなのか、プロジェクトがいつ変更されるのかを知っている人が 1 人いるからです。」

プロジェクトとタスクの命名規則を設定する

明確なタイトルは、チームメンバーがマーケティング作業管理ツールでどのようなタスクを見ているのかを理解するのに役立ちます。 これにより時間を節約し、エラーを回避できます。

「検索機能やツールはどれも優れていますが、明確なタイトルを作成することでチームの時間を大幅に節約できます」とミラー氏は言います。

組織の命名規則では、より一般的な用語から個々のプロジェクトに関するより具体的な用語に進む「ドリルダウン」方法の使用を検討する場合があります。

チームの命名規則として採用を検討すべきその他のルールを次に示します。

• タイトルに数字と日付を使用します。
• 部門とプロジェクトの種類に名前を付けてコンテキストを追加します。
• 短いほど良いです。
• 動詞を使用して、タスク関連のアクション (執筆、設計、ドラフト、レビューなど) を指定します。

システム内のプロセスに関するガイドライン

プロセスに関するガイドラインをナレッジ ベースに含めて、チーム メンバーがタスクやプロジェクトを完了する方法を理解できるようにします。

また、タスクとプロジェクトの違いを明確に定義し、どのプロセスがタスク レベルとプロジェクト レベルに適用されるかを具体的に示します。

プロセスに関するガイドラインの例をいくつか示します。

• すべての作業はタスクの説明に文書化する必要があります。
• タスクに特有の内容について議論する必要がある場合は、コメント セクションを使用してください。 質問がプロジェクト全体に関連している場合にのみ、プロジェクト レベルでコメントを作成する必要があります。
• 添付ファイルをアップロードしてタスクで作業をレビューする準備ができたら、レビューが必要なチーム メンバーに言及し、タスクのステータスを「レビュー中」に変更します。
• レビュープロセスが完了すると、タスク所有者はタスクのステータスを「完了」に変更します。
• プロジェクトが完了したら、プロジェクト所有者はプロジェクトを適切な「アーカイブ」フォルダーに移動する必要があります。

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