DAM メタデータ: なぜ少ない方が良いのか

デジタル資産管理 (DAM) プラットフォームは、資産が入っても決して出てこないロックボックスやブラックホールになることを意図したものではありません。 DAM を使用すると、既存の資産を簡単に見つけて再利用できるため、価値と効率が生まれます。

これは、資産を再利用する際の規制や法的問題を回避するために、使用権と制限を管理するのに役立ちます。 そのプロセスの要となるのはメタデータです。

この記事では、メタデータ フィールドが多すぎることを避けるべき理由と、DAM でのメタデータ管理を合理化する方法について説明します。

良いものは多すぎるということはありませんよね？

メタデータの最も基本的な定義は、データに関するデータです。 これは、資産を説明するために資産に割り当てられる情報です。 検索結果とフィルターがフィードされるため、必要なアセットを正確に見つけることができます。

選択した DAM システムには、タイトル、説明、ファイル タイプなどの基本をカバーする、すぐに使用できるメタデータ フィールドの標準セットが付属している可能性があります。また、業界、会社、およびサービスに合わせたカスタム フィールドを追加することもできます。製品。

DAM メタデータに関しては、多くの組織が、特に DAM システムを初めて使用する場合は、多ければ多いほど良いと考えるという間違いを犯します。 メタデータが DAM の要である場合、アセットごとにできるだけ多くのメタデータが必要になります。

まあ、必ずしもそうとは限りません。 また、メタデータの入力に必要な時間と労力も覚えておく必要があります。 自動化と AI はメタデータの入力を支援できますが、人間の目や知識を完全に置き換えることはできません。

さらに詳しく: DAM ワークフローが必要な理由と、それを計画する方法を説明します。

適切なバランスを見つける

重要なのは、適切なメタデータを持つことです。 メタデータの有用性と価値と、メタデータの入力に費やす時間と労力との間のバランスを見つけたいと考えています。

関係者と協力して行う良い練習は、すぐに使用できるフィールドやカスタム フィールドを含む、コンパイルしたメタデータ フィールドの最初のリストを取得し、それらを必須、あると便利なもの、そうでないものとしてランク付けすることです。必要または冗長です。

反論することを恐れず、そのフィールドが本当に必要かどうか疑問に思ってはいけません。 議論の中で頻繁に立ち返るべき重要な質問は次のとおりです。

• このフィールドには、エンド ユーザーが必要な資産を見つけるのに役立つ情報が含まれていますか?
• このフィールドが提供する値は、情報を入力するのにかかる時間に見合う価値がありますか?
• このフィールドの情報を資産に添付しなければならない法的、規制的、または組織的な理由はありますか?

必須フィールドについては、そのフィールドが必須であるかどうかも決定する必要があります。つまり、DAM 内のすべてのアセットを保持して使用できるようにするには、そのフィールドに情報が入力されている必要があります。

必要に応じてフィールドを指定する場合は、慎重に選択してください。 必須フィールドが増えるほど、アセットごとのメタデータを完成させるのにかかる時間と労力が増加します。 適切な基準は、アセットにフィラー タグ ( N/A 、 None 、またはOtherなど) がフィールドに入力される必要があるかどうかを判断することです。これは必須であり、単純に適用される特定の条件がないためです。 これは、そのフィールドが実際には普遍的に必要ではないことを示しています。

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しかし、実際にはこれらすべてのフィールドが必要です。

関係者が動じておらず、DAM に含めることを希望するメタデータ フィールドのリストがあなたが推奨しているよりも長い場合は、最初に戦うべきものを選択する必要があるかもしれません。 信じてください、きっとうまくいきます。

DAM の初期には、アセットのアップロードとメタデータの適用を担当する担当者が、実際にフィールドの大部分に入力しているのを目にすることがあります。 ただし、時間の経過とともに、物事が忙しくなり、より効率的なメタデータ ルーチンが開発されるにつれて、一部のフィールドはすべて、またはほとんど放棄されることになるのは当然のことです。

アップローダーは、割り当てられた入力時間内でどの情報が最も価値があるかを見極め、それに応じてメタデータ エントリの調整を開始します。 そうすれば、メタデータを強化する重要な立場に立つことになります。 これについては後で説明します。

プロセスの合理化

メタデータ フィールドを設定する際には、さまざまなオプションがあります。 フィールドを整理およびグループ化する方法は複数あり、それらのフィールドで使用できる形式も複数あります。

フィールド形式については、すべてのオプションを確認して、保持するデータにとって最も適切なフィールドの種類を選択してください。 日付には日付フィールドを使用し、数値には適切な文字数制限のある数値フィールドを使用します。

ドロップダウン フィールドや複数選択フィールドで制御された語彙を優先して、フリー テキスト フィールドをできる限り最小限に抑えるようにしてください。 これにより、スペルミスの可能性がなくなり、組織内で同じものを説明するために使用されるさまざまな用語による混乱がなくなります。

誰もが頭字語や略語ではなく、標準化された用語を使用する必要があります。 制御された語彙フィールドで用語集を利用できるようにすると、メタデータを入力するユーザーとアセットを検索するユーザーの両方にとって非常に役立ちます。

メタデータを入力するユーザーにとって理解しやすい方法でフィールドをグループ化し、メタデータ入力を最大限に容易かつ効率的に行えるようにします。 スクロールを最小限に抑えるために、最もよく使用されるフィールドをページの上部に配置します。 必須フィールドがある場合は、それらが簡単に識別できるようにしてください。

可能な場合は自動タグ付けと AI ツールを使用して、一貫性を高めます。 ただし、これらのツールには監視が必要であることに注意してください。 セットアップ、トレーニングを行った後、QA を実施し、継続的に更新する必要があります。 自動タグ付けワークフローに影響を与える変更や例外が発生する可能性があり、メタデータの正確性を維持していることを確認するには人間の目が必要です。

さらに詳しく: DAM ガバナンス構造の定義と説明

しかし、まだまだフィールドはたくさんあります！

メタデータの管理が完了することはありません。 ビジネスのニーズとプロセスが変化するにつれて、メタデータが常に最新の状態に保たれ、関連性が維持されるようにする必要があります。 フィールドは追加および削除され、既存のフィールドのメタデータ タグは追加、削除、または更新する必要があります。

しかし、企業が必要だと主張しながら放棄したこれらすべての分野はどうなるのでしょうか? DAM が順調に動作し、メタデータ入力がある程度日常的になったら、フィールド インベントリを再検討するのに最適な状態になります。

DAM で利用可能なレポート ツールを使用して、メタデータがどのように入力され、使用されているかの全体像を把握します。 DAM 内のすべてのメタデータ フィールドに関するレポートを実行し、必要に応じて、アセットの完全なインベントリを管理可能な部分に分割します。

エンドユーザーの観点から、最も人気のある検索用語とフィルターに関するレポートを取得します。 また、ユーザーが入力した結果がゼロの検索語は何ですか?

利用可能な有用なレポートにギャップがある場合は、入力者とエンド ユーザーの両方のユーザーを調査してください。 何が彼らを苛立たせているのでしょうか？ 作業を容易にするメタデータ フィールドとそのレイアウト、または利用可能な検索フィルターの調整について、どのようなフィードバックがありますか?

すべてのレポートとフィードバックを収集したら、メタデータの履歴と現在の状態を確認します。 いくつかのテーマやパターンを引き出せるかどうかを確認してください。

• メタデータが一度も入力されたことがない、またはほとんど入力されていないフィールドはありますか?
• DAM の初期には一貫して使用されていたものの、その後放棄されたフィールドはありますか?
• 複数のフィールドに入力された特定のメタデータに重複が見られますか?

データを分析し、メタデータ構造から削除の候補となるフィールドを見つけるとき、最初に構造の定義を開始したときに自分自身や関係者に尋ねた質問を再検討する良い機会でもあります。

• このフィールドには、エンド ユーザーが必要な資産を見つけるのに役立つ情報が含まれていますか?
• このフィールドが提供する値は、情報を入力するのにかかる時間に見合う価値がありますか?
• このフィールドの情報を資産に添付しなければならない法的、規制的、または組織的な理由はありますか?

収集したデータを使用して、メタデータ構造を強化してより効率的かつ効果的なものにする方法について関係者に提案します。 ユーザーからのフィードバック、数値、履歴情報があれば、賛同を得ることはより簡単になるはずです。

また、有益な更新は、未使用または十分に活用されていないフィールドを削除することに限定されないことを覚えておいてください。 フィールドはページ上の別の場所に移動できます。 新しい列または列内の順序により、フィールドがより目立つようになり、見やすくなり、フィールドが使用される可能性が高まります。

スクロールを制限すると使いやすさが向上します

列を表示するために必要なスクロールが少なくなると、その列が使用される可能性が高くなります。 説明が明確でない場合は、フィールドの名前を変更できます。 ユーザーが特定のフィールドにメタデータを入力しないのは、単にそこに何を入力する必要があるのか​​正確にわからないからかもしれません。

場合によっては、フィールドの形式が変更されることがあります。 たとえば、特定のフリー テキスト フィールドをドロップダウンに変換することで時間を節約し、データの精度を高めることは可能でしょうか?

無関係であると判断されたフィールドを削除すると、効率の点で最も効果が得られる可能性がありますが、メタデータの有用性、正確性、整合性が主な目的であることに注意してください。

一部の未使用フィールドには、法的目的のために保持する必要がある履歴情報が含まれている場合があるため、それらを完全に削除することは望ましくありません。 このような場合、現在のビューからフィールドを非表示にしても、必要に応じてレポートやメタデータ フォームへの復元に使用できるようにすることができます。

メタデータ作業が完了することはありません

DAM のほとんどの領域と同様に、メタデータ構造の維持と改善は継続的なプロセスです。 DAM の重要な側面として、メタデータには、正確さと関連性を確保するために定期的な注意が必要です。

ビジネスや関係者と協力して効率と価値のバランスを維持するには、レポートとユーザーからのフィードバックが不可欠な要素となります。 適切な注意と注意を払えば、メタデータは、アセットが流入するのと同じようにシームレスに DAM から流出することを保証します。