業務を中断せずにマーテック ツールを廃止するための 5 ステップ ガイド

マーテックスタックを定期的に監査することは、組織のプロセスの一部である必要があります。 監査中に、さまざまな理由で廃止される可能性のあるツールがいくつか特定される可能性があります。

おそらく、会社が合併または買収を行っており、同じ機能を実行する重複したツールがある可能性があります。 スタック内の他のツールによって機能が追加され、ツールが冗長になっている可能性があります。 あるいは、コストに見合った十分なツールが活用されていないだけです。

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理由が何であれ、どのツールを廃止できるかを特定することは、マーテック監査の重要な部分です。 しかし、その決定を下した後はどうなるでしょうか? ユーザー間で騒動を引き起こしたり、自動化を壊したりせずにツールを廃止するにはどうすればよいでしょうか?

マーテック ソフトウェアの廃止には、綿密な計画プロセスとクリーンな実行が必要です。 ここでは、次の 5 つの手順を実行します。

ステップ 1: システム統合とプロセスの依存関係を特定する

運用の中断を避けるためには、廃止する予定のツールに他のシステムやプロセスが依存しているかを特定することが重要です。 大規模な組織で働いており、そのツールが長年導入されている場合、これは思っているよりも難しいかもしれません。 組織が文書化を徹底していない場合、知らないうちに他のシステムが API 呼び出しやツールからのデータ エクスポートを使用する可能性があります。

システムの統合を特定することよりもさらに難しいのは、ツールの外部に存在するがツールに依存している手動プロセスを指定することです。 たとえば、別のチームが別のシステムに手動でコピー/ペーストしているツールからレポートが送信されます。 このような手動による回避策は、思っているよりも頻繁に発生します。

ツールに関係がある組織内の全員と会話を開始します。 可能であれば、ツールの初期実装に関与した個人を見つけます。 彼らは、ツールの廃止による下流への影響を完全に理解するために必要な組織的な知識を持っている可能性があります。

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ステップ 2: データ移行のニーズを評価する

廃止プロセスの一環として、大規模なデータ移行を考慮する必要がある場合があります。 金融サービスやヘルスケアなどの厳しく規制されている業界では、データ保持期間が義務付けられています (最長 7 年に及ぶ場合もあります)。

どのデータを移行する必要があるかを文書化し、そのデータをどこに移動する必要があるかを決定します。 ある類似のプラットフォームから別のプラットフォーム (マーケティング オートメーション システムなど) に移行する場合、古いツールから新しいツールにデータを移行できます。 新しいベンダーに、他のクライアントがデータ移行のニーズにどのように対処したかを尋ねてください。 専門的なサービスを提供したり、IT チームに他のクライアントで見たベスト プラクティスに関する確かな文書を紹介したりできる場合があります。

しかし、ツールを廃止し、交換する予定がない場合はどうなるでしょうか? そのデータはどこに行けばよいのでしょうか? IT パートナーと協力して計画を立てます。 データは SharePoint サイトまたは新しいデータベースに保存される場合があります。 最適なソリューションでは、データにどの程度アクセスできる必要があるか、誰がアクセスする必要があるかを考慮します。

データにアクセスする必要がほとんどない場合は、テクノロジ チームの誰かが突然抽出できるデータベースにデータを保存しておけば十分かもしれません。 ただし、マーケティング担当者や営業担当者など、技術者以外のユーザーが定期的に履歴データにアクセスする必要がある場合は、よりユーザーフレンドリーなソリューションが必要になります。

ステップ 3: 退職する適切な時期を特定し、プロジェクト計画を立てる

マーテック スタックを評価した後、ツールを廃止する適切な時期を特定する必要があります。 これは、契約の終了、プロジェクトの完了、会計年度の終わりなど、いくつかの要因に基づく可能性があります。 理由が何であれ、業務に支障をきたさないタイミングを確保してください。

目標退職日を設定したら、プロジェクト計画を作成します。 影響を受けるすべてのダウンストリーム システムと、ステップ 1 と 2 でのデータ移行のニーズを考慮します。目標廃止日から逆算してプロジェクト計画を作成するために必要な情報がすべて揃っている必要があります。

システムの分離やデータ移行などのプロジェクト作業が目標日を過ぎてしまったらどうなるでしょうか? 目標日が契約に基づいている場合は、一年間の更新に縛られるのではなく、計画を完全に実行するために必要な時間を確保するために、契約を月ごとに延長できるかどうかベンダーと交渉してください。

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ステップ 4: コミュニケーション計画を作成する

マーテック ツールを廃止する場合は、コミュニケーションが不可欠です。 従業員、代理店パートナー、場合によっては外部顧客など、ループインする必要がある全員を特定します。 十分に通知し、ツールを廃止する理由について透明性を持ってください。 また、新しいツールにデータを移行する計画と、移行中に利用できるサポートについても伝える必要があります。

あるツールを廃止し、別のツールに置き換える場合は、新しいツールが提供する利点に焦点を当ててコミュニケーションを行ってください。 トレーニング プランを共有して、新しいツールを学習するためのサポートが提供されることをユーザーに知らせます。

特定の期間、ツールを重複させるようにしてください。これにより、締め切りが厳しくて問題が発生した場合に、従来の方法で作業を行うというセーフティ ネットを確保しながら、ユーザーが新しいツールの学習を開始できるソフト ランディングが与えられます。新しいツール。

置き換えられないツールを廃止する場合は、ユーザーと話し合って、ユーザーが依存している機能を理解し、他のツールやプロセスを通じてそれらのニーズを満たす方法に対処する計画を立てるように努めます。

ステップ 5: マーテック ツールを廃止し、勝利を販売する

古いツールからデータを移行し、新しいツールの使用について従業員をトレーニングしたら、廃止の時期が来ます。 ツールが廃止された後の期間は、コミュニケーションにとって非常に重要です。 退職後の「利益」を関係者に必ず伝えてください。

新しいツールのユーザーの採用率はどのくらいですか? 新しいツールに関して、どのような販売上の成功やクライアント エクスペリエンスの肯定的なフィードバックを聞いたことがありますか? ツールが廃止されてから、エラーや操作の中断が発生していない状態が何日経過しましたか? ツールの廃止によるコスト削減により、どのような新たな投資が行われましたか?

これらはすべて、そもそもツールが廃止された理由を関係者に思い出させるための出発点として使用できる重要な質問です。

より効果的なマーテックスタックのために古いツールを廃止する

調査によると、マーケティング組織は 91 ものマーケティング クラウド サービスを使用しており、ツールの肥大化により生産性が低下する可能性があります。 多くのマーケティング担当者にとって、「少ないほど豊か」であり、重複したツールや十分に活用されていないツールを廃止することは、チームの秘密兵器となり得ます。

強力な計画に基づいて適切に実行されれば、ソリューションを廃止することで、より無駄がなく、より安価で、より効果的なマーテック スタックが得られます。

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