企業イベントを開催する際に避けるべき 6 つの最も一般的な間違い

公開: 2019-04-12

あなたの企業イベントが成功し、誰もが良い一日を過ごしたことに満足しているなら、すべてが順調に進んでいる必要がありますが、それは偶然ではありません.

イベントがスムーズに進行するようにするには、多くの計画と検討が必要です。また、物事を簡単に軌道から外してしまう典型的な間違いを回避できれば、それも役立ちます。

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ここでは、自分の企業イベントで同様の運命に陥らないように注意しないと、1 日を台無しにする可能性のあるよくある間違いをいくつか見ていきます。

1. イベントの目的は何ですか?

明確に定義された目標を念頭に置かずに企業イベントを開催すると、実際にはイベントではないというリスクが生じます。

イベントから何を得たいかを理解し、明確な目標と目的を持っていることが非常に重要です。

イベントから何を得たいかを正確に知ることは、計画プロセスを形作るのに役立ち、これらの目的を達成するためにすべてを整えるための最良の機会を提供します.

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イベント自体に関する目標を明確に定義することに加えて、イベントがその後どれだけ成功したかを測定できる測定可能な目標を設定することをお勧めします。

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2. 間違った会場を選ぶ

起こりうる最大の過ちの 1 つは、イベントに不適切な会場を選ぶことです。

出席する代表者の数に対して大きすぎる場所を選んだり、交通網の整っていない会場を選択したりするなど、間違った方法がたくさんあります。に到達します。

このウェブサイトをチェックして、トップ企業の会場とそれらが機能する理由についてのアイデアを得ることができます.

会場に必要な機能とオプションのチェックリストを作成し、そのリストを青写真として使用して、できるだけ多くのボックスにチェックを入れる場所を選択します。

おそらく探したいと思うのは、適切なケータリング施設、適切な PA とデジタル メディアのセットアップで、すべての正当な理由でプレゼンテーションを思い出深いものにすることができます。さらに、会場のサイズが適切かどうかを確認してください。予想される参加人数について。

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3. チーム内の適切な数

代議員が飲み物を手に入れることができないと不平を言ったり、回るのに十分なスタッフがいないために自分たちで何とかしなければならないように感じたりしたくありません.

企業イベントが人員不足の場合、潜在的な災害になる可能性があり、プレゼンテーションや製品発表で得た良い印象を簡単に台無しにする可能性があります.

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少人数のチームしか働いていない場合は、その日の追加スタッフを雇う必要があるかもしれません。

人件費は金銭的な負担になる可能性があり、お金を節約するために数を抑えたくなるかもしれませんが、チームがその日にしなければならないすべてのことに対処するのに苦労している場合、それは誤った経済であることが判明する可能性があります.

4.万が一の事態に備える

イベントが大成功を収め、その日にすべてが計画どおりに進むことを常に期待していますが、特定のことがうまくいかないことは珍しくなく、予期しない状況によってすべてがすぐに混乱に陥る可能性があります。

そうである必要はありません。何かが計画どおりに進まない可能性があることを受け入れ、イベント自体の前にいくつかの潜在的なシナリオについて話し合うのが賢明です。

チームが不測の事態に備え、計画 B がどのようなものになるかを全員が知っていれば、否定的で困難なシナリオに簡単に対応できるようになります。

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実行可能な緊急時対応計画の概要を説明し、何かが計画どおりに進まない場合に次に何をすべきかについて、チームが十分に訓練されていることを確認してください。

5. 良好なコミュニケーション手段

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緊急時対応計画を策定するのと同様に、イベント計画において見落とされがちなもう 1 つの重要な側面は、イベントの開催に関与するすべての関係者間の明確なコミュニケーションの必要性です。

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企業イベントでは、プロセスの一部であるすべての関係者および外部企業とのオープンな対話と定期的なコミュニケーションが必要です。

たとえば、外部ケータリングを使用したり、外部サプライヤーに依存している場合は、計画チームが外部ソースと定期的に連絡を取り合って、外部ソースに何が期待されているか、どのようなタイムスケールで作業しているかを全員が正確に把握することが重要です.

6.混乱した代表者

良好なコミュニケーションの話題にとどまり、代表者がイベントに関するガイダンスを必要としていることを忘れないでください。建物に到着したら、代表者がイベントを簡単に見つけられるようにする必要があります。

目的は、参加者にイベント自体への行き方と、参加者がそこに着いたときに苦労したくないことについて十分な情報を提供することです。



事前に自分が代理人であるかのように建物に足を踏み入れ、誰もが最小限の手間で必要な場所にたどり着くのに役立つ適切な標識を表示するようにしてください.

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ただし、あまりにも多くの情報で人々を攻撃したくないので注意してください。建物の周りにあまりにも多くの標識や指示があると、人々は簡単に混乱してイライラする可能性があります.

もしあなたがイベントマネージャーの役​​割を担っているなら、それが多くの責任を伴う仕事であることを理解するでしょう。しかし、細心の注意を払って計画を立て、最もありがちな間違いのいくつかを回避すれば、楽しめない理由はありません。成功した日。

企業イベントを企画し、他の人と協力して共有できるチェックリストと計画を作成するための十分な時間を確保してください。