Workload-Management mit Mitarbeiterüberwachungssoftware: Ein vollständiger Leitfaden 2022

Stört Sie Ihr zu wenig arbeitendes Team? Suchen Sie ständig nach Möglichkeiten, die Zeit Ihrer Mitarbeiter produktiver zu gestalten? Nun, dieser Blog ist die ultimative Lösung für Sie. Den meisten Unternehmen gelingt es in der Tat nicht, die richtige Art und Weise des Workload-Managements optimal zu finden. Im Gegenzug über- oder unterbeschäftigen sie ihre Mitarbeiter. Beide Situationen sind für das Unternehmen in keiner Weise vorteilhaft.

Wenn Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter nicht ausreichend arbeiten, können Sie die Kosten und die Projekte mit hoher Priorität nicht rechtzeitig decken. Auch Überlastung führt zu einem Burnout. Aber mit der Hilfe meines Ratgebers wirst du in der Lage sein, die perfekte Balance für dich zu finden. Ich habe alles behandelt, was Sie über Workload-Management im Jahr 2022 wissen müssen.

Was bedeutet Workload - Management ? _ _ _

Bei einem guten Workload-Management geht es darum, Aufgaben so zu verteilen und abzuwägen, dass maximale produktive Ergebnisse erzielt werden. Wenn Sie an Ihrem Arbeitsplatz eine gute Balance finden, wird jedes Teammitglied sein Bestes geben. So viele Unternehmen geben sich schuldig, zu viel Wert auf Kosten, Ressourcen, Geld usw. zu legen. Im Gegenzug vergessen sie, sich um die wichtigste Ressource zu kümmern – die Mitarbeiter.

Der Einsatz einer Software zur Mitarbeiterüberwachung löst für Sie alle diese Probleme im Zusammenhang mit der Arbeitsbelastungsverwaltung. Eine effiziente Software wie diese hilft Ihnen zu verstehen, welche Aufgabe wem zugewiesen werden sollte. Außerdem werden die Zeitmanagementprobleme ohne Hindernisse gelöst. Sie können die Leistungsberichte der Mitarbeiter einsehen – teambezogen, individuell und sogar abteilungsbezogen. Sobald Sie wissen, wer was am besten kann und wie viel Zeit jedes Projekt benötigt, ist die Sache beschlossene Sache! Mit der besten Zeiterfassungs-App für Mitarbeiter können Sie in Zukunft Ihren Mitarbeitern Aufgaben zuweisen und delegieren. So üben Sie keinen unnötigen Druck auf sie aus!

Wie hilft ein Mitarbeiterüberwachungssystem beim Workload-Management?

Für Sie empfohlen: Haben Sie Probleme mit der Mitarbeiterproduktivität? Hier sind einige häufige Ursachen für dieses Problem.

Priorisiert Projekte entsprechend ihrer Dringlichkeit

Bei der Arbeitsverteilung ist mangelnde Priorisierung einer der größten Fehler. Allerdings über eine Mitarbeiterüberwachungssoftware löst dieses große Problem. Mit dieser Software können Sie die Gewichtung jeder Aufgabe einfach lösen. Alles, was Sie tun müssen, ist, Aufgaben in der Arbeitszeittabelle Ihres Mitarbeiters vor Ort oder im Homeoffice hinzuzufügen, zu bearbeiten oder sogar zu löschen, und voilà, die Arbeit ist erledigt. Sie können beliebig viele Kommentare hinzufügen und die dringenden Aufgaben des Tages klarstellen. So wird niemand verwirrt und es bleiben keine Aufgaben mit hoher Priorität auf der Strecke. Mit dieser Hilfe wird es kein Problem mehr sein, Aufgaben zu identifizieren und auf mehrere Mitarbeiter zu verteilen.

Berechnen des Umfangs jedes Projekts

Unternehmen neigen dazu, einen falschen Zeitplan für Projekte anzugeben. Manchmal können Sie eine unangemessene Frist festlegen, die zu einem Ungleichgewicht bei der Aufrechterhaltung der Arbeitsbelastung führen kann. Wenn Sie die Hilfe einer Mitarbeiterüberwachungs-App in Anspruch nehmen, können Sie den Umfang jedes Projekts ermitteln. Mit dieser App können Sie die richtigen Fristen, Meilensteine ​​oder sogar Abhängigkeiten zuweisen. Ein weiterer wichtiger Aspekt dieser App ist, dass Sie die letzten Berichte ähnlicher Projekte einfach abrufen können. Wenn Sie über detaillierte und genaue Informationen verfügen, können Sie leicht nachvollziehen, wie lange das Projekt dauern wird.

Einchecken mit Teammitgliedern

Sie haben vielleicht schon die Horrorgeschichten von bösen Projektmanagern gehört, die ein gesundes Workload-Management-System nicht verstehen. Na ja, du willst jetzt doch nicht einer von ihnen sein, oder? Aus diesen Gründen ist es am besten, wenn Sie sich für eine Software zur Mitarbeiterüberwachung entscheiden. Sie können den Arbeitsstil jedes Mitarbeiters, die Zeit, die er für die Fertigstellung von Projekten benötigt, und vieles mehr nachvollziehen. Manchmal ist es für Mitarbeiter schwierig, die Belastung zu bewältigen (wenn das Projekt viel Aufmerksamkeit erfordert). In solchen Situationen können Sie Aufgaben je nach Bedarf delegieren oder bearbeiten. Auf diese Weise wird Ihr Team zufriedenere und produktivere Mitarbeiter haben.

Entmutigt Ablenkungen

Abgelenkte Mitarbeiter kosten Sie viele wertvolle Arbeitsstunden. Wenn ein Mitarbeiter abgelenkt ist, besteht keine Chance, dass die ihm zugewiesene Arbeit rechtzeitig erledigt wird. Am Ende des Tages wird Ihr Mitarbeiter versuchen, sich zu beeilen und die Projekte abzuschließen, und wir alle wissen, was dann passiert! Eile hat schon immer Verschwendung verursacht!

Möglicherweise ist Ihnen aufgefallen, dass Ihre Mitarbeiter sich vielen Ablenkungen hingeben, z. B. in sozialen Medien, Bürogesprächen, zu viel „Anrufzeit“ usw.

Dies führt zu einer Reihe von Problemen wie –

• Unvollständige Fristen,
• Aufgaben mit hoher Priorität bleiben vergessen,
• Eile am Ende des Tages,
• Erschöpfung des Geistes des Mitarbeiters und vieles mehr.

Alle oben genannten Situationen sind kein „gutes“ Zeichen für Ihr Unternehmen! Im Durchschnitt verschwendet ein Mitarbeiter fast 3 Stunden am Tag! Stellen Sie sich nun vor, welche Art von Arbeit sonst in diesen drei Stunden perfekt ausgeführt worden wäre. Der Einsatz von Zeiterfassungsgeräten löst dieses Problem. Wenn Sie einen Mitarbeiter dazu bringen, einen guten Tracker in seinem System zu installieren, ist er in höchster Alarmbereitschaft. Sie verstehen sehr gut, dass Sie die Art der von ihnen geleisteten Arbeit im Auge behalten werden. Tatsächlich verfügen die besten Tracker auf dem Markt über zahlreiche Funktionen, mit denen Sie auf jede Sekunde der abrechnungsfähigen Stunden Ihrer Mitarbeiter zugreifen und auch stündlich detaillierte Berichte erstellen können. Wenn Sie also feststellen, dass Ihrem Mitarbeiter etwas fehlt, können Sie Transparenzprobleme vermeiden, indem Sie ihn mit dem Bericht kontaktieren.

Die Installation dieses Trackers bietet noch einen weiteren großen Vorteil. Wenn die Ablenkungen minimiert werden, werden Sie feststellen, dass das Teammitglied auch energiegeladener und produktiver ist. Dies liegt daran, dass sie zum richtigen Zeitpunkt mit der Arbeit beginnen, ausreichend viele Pausen einlegen, sich nicht auf triviale Gerüchte einlassen und vieles mehr. Die Anschaffung von Trackern trägt dazu bei, den Tag Ihrer Mitarbeiter produktiver zu gestalten und sie werden am Ende des Tages nicht erschöpft sein. Jede Übung, die sie dazu zwingt, den Blick auf andere Aktivitäten zu richten, wird durch die Effizienz dieser hochwertigen Software gemildert!

Große Projekte auflösen

Als Projektleiter weiß niemand besser als Sie, dass es für einen einzelnen Mitarbeiter schwierig ist, ein großes Projekt zu verwalten. Dies erschwert das Workload-Management erheblich. Am Ende haben Sie ein unbefriedigendes Projekt mit einem mürrischen Mitarbeiter! Mit einer guten und vertrauenswürdigen Gruppe lässt sich ein umfangreiches Projekt besser verwalten. Allerdings ist die manuelle Verwaltung kein Scherz. Auf dem Weg dorthin werden mehrere Fehler passieren, wie z. B. die Kommunikation, das Verstehen der Arbeit jedes Einzelnen, die Erledigung dieser Aufgaben mit Teamgeist und vieles mehr.

Ich hatte die Gelegenheit, mit Ella zu sprechen, der Teamleiterin eines berühmten Design- und Entwicklungsunternehmens. Sie stand vor etwas Ähnlichem, als sie versuchte, ein großes Projekt mit einer Gruppe manuell zu verwalten. Als sie mit mir sprach, sagte sie:

„Die ganze Erfahrung war eine Katastrophe. Zu denken, dass man eine Gruppe ohne professionelle Hilfe bewältigen kann, war für mich eine falsche Entscheidung. Alle Mitarbeiter waren verbittert mit mir, es gab viele Auseinandersetzungen zwischen ihnen und das Ergebnis war, dass unser Kunde uns bat, das Ganze noch einmal zu machen!“

Nun, du willst nicht den gleichen Fehler machen wie Ella. Es ist nur offensichtlich, dass die Mitarbeiter bei der Durchführung eines Projekts ohne die richtige Anleitung, Anleitung und Transparenz unter sich sein werden. Dies führt zu einem Verlust wertvoller Zeit und dazu, dass das Projekt mit negativen Emotionen im Kopf durchgeführt wird.

Um dieses Problem zu lösen, ist die Hilfe einer Mitarbeiterüberwachungssoftware die beste Vorgehensweise. Diese Software umfasst viele großartige Funktionen, die die Teamarbeitsproduktivität steigern und die Arbeitsbelastung einfach verwalten. Jedes Teammitglied wird sich darüber im Klaren sein, welche Aufgaben es am Tag des Meetings hat, wer mit wem zusammenarbeiten wird und noch vieles mehr. Dies ist die beste Vorgehensweise, um große Projekte einfach zu verwalten.

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Produktive Stunden identifizieren

Seien wir ehrlich: Es gibt keine Möglichkeit, dass Ihre Teammitglieder in jeder abrechnungsfähigen Stunde 100 % Produktivität erbringen. Und es ist von Ihrer Seite nicht fair, das von ihnen zu erwarten. Wenn Sie jedoch wissen, zu welchen Tageszeiten Ihr Mitarbeiter am produktivsten ist, können Sie ihm zu dieser Tageszeit wichtigere Aufgaben zuweisen.

Es gibt viele anspruchsvolle und schwierige Aufgaben, die Ihre Teammitglieder jeden Tag bewältigen müssen. Und wenn Sie diese Aufgabe in den unproduktivsten Stunden erledigen, wird das Ergebnis nicht großartig sein. Am Ende schenken sie dem Thema möglicherweise nicht genügend Aufmerksamkeit oder tun etwas, das weitaus perfekter ist.

Die Manager, die die Mitarbeiterverwaltungssoftware eingesetzt haben, haben jedoch zugegeben, dass sie nach der Nutzung die besten Stunden ihrer Mitarbeiter optimal verwalten können. Jetzt können sie ihnen die schwierigsten Arbeiten in den produktivsten Stunden ihres Tages zuweisen, um sie perfekt auszuführen.

Alle oben genannten Möglichkeiten werden Ihnen dabei helfen, im Jahr 2022 eine gesunde Arbeitslastbewältigung zu erreichen. Denken Sie daran, dass die Hilfe dieser außergewöhnlichen App die Komplettlösung für glückliche Gesichter und ein produktives Unternehmen ist!

 Dieser Artikel wurde von Chris Philips von KnowYourDay geschrieben. Chris ist ein erfahrener und kreativer Blogger, der über die Vorteile von Software zur Mitarbeiterüberwachung schreibt. Durch seine Arbeit erfahren die meisten Unternehmen, welche Art von Software sie installieren sollten, um während der abrechnungsfähigen Stunden produktiver arbeiten zu können. Folgen Sie ihm: Twitter | LinkedIn | Facebook | Instagram.