Wer ist wer in einem erfolgreichen E-Mail-Programm?

In unserer täglichen Arbeit bei Validity arbeiten wir mit E-Mail-Teams aller Formen und Größen auf der ganzen Welt zusammen. Dies hilft uns, die Schlüsselrollen in einem erfolgreichen E-Mail-Programm vom Anfang bis zum Ende zu kennen und zu verstehen.

Während E-Mail-Lösungen wie unsere Zustellbarkeitsproduktsuite darauf ausgelegt sind, bei der Identifizierung von Problemen oder Risiken zu helfen, denken Sie manchmal: „Was nun?“ oder „Wen soll ich bitten, das zu tun?“

Als Vermarkter ist es für Sie wichtig zu wissen, an welche Ressource Sie sich wenden können (sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihres Unternehmens), um Dinge zu erledigen.

Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb eines E-Mail-Programms können auf nur eine Person beschränkt sein, die alle von uns besprochenen Aufgaben trägt, oder je nach Komplexität der Organisation mehrere Teams umfassen. Zu diesem Ökosystem kann auch eine externe Quelle gehören, etwa ein Manage Service Provider (MSP) oder ein Rechtsberater.

Lassen Sie uns also über die Bedienung eines E-Mail-Programms von Grund auf sprechen. Dies ist keine erschöpfende To-Do-Liste, da einige Aufgaben mehrere Schritte erfordern können. Aber es gibt Ihnen einen Ausgangspunkt und eine Richtung.

Richten Sie Ihre Versanddomäne ein

Es ist äußerst wichtig, eine bestimmte Domain für Ihr Unternehmen zu haben (anstatt sich auf eine persönlichere E-Mail-Adresse eines kostenlosen Anbieters wie Outlook oder Gmail zu verlassen).

Warum?

• Glaubwürdigkeit: Durch die Verwendung Ihres Firmennamens als Absenderdomain gewinnen Sie an Glaubwürdigkeit bei Ihrem Abonnentenstamm.
• Markenbekanntheit: Die Verwendung einer Unternehmensdomäne trägt dazu bei, die Markenbekanntheit zu steigern und Verwirrung beim Endabonnenten zu vermeiden.
• Erhöhte Sicherheit: Eine Unternehmensdomäne trägt dazu bei, Ihre Konten sowohl intern als auch extern zu schützen.

Ich habe mit unserem eigenen Senior Director of IT, Dean O., über dieses Thema gesprochen. Seine Gedanken waren klar: „Ich zweifele immer an Unternehmen, die ein kostenloses E-Mail-Konto wie Gmail nutzen – selbst im Zwei-Personen-Betrieb.Ich denke, werde erwachsen!Haben Sie eine Geschäftsdomäne!“

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie einen Domainnamen erhalten und registrieren, können Sie mit beliebten Hosting-Sites wie GoDaddy oder domain.com zusammenarbeiten oder einen E-Mail-Dienstanbieter (ESP) identifizieren und auswählen, der dies für Sie erledigen kann. Ihr ESP ist auch dafür verantwortlich, Ihnen eine IP-Adresse zuzuweisen.

Wählen Sie einen DNS-Anbieter aus

Moment mal, ein DN-was?

DNS (Domain Name Server) stellt Anweisungen und Informationen zu einer Domäne bereit, einschließlich der mit dieser Domäne verknüpften IP-Adresse und der Handhabung von Anfragen für diese Domäne.

DNS wurde entwickelt, weil es Menschen leichter fällt, sich Namen zu merken (z. B. www.IhrUnternehmen.com ) als eine Reihe von Zahlen wie Ihre IP-Adresse.

Der DNS-Anbieter kann den Domain-Registrierungsprozess verwalten. Wenn Sie also nach Lösungen suchen, fragen Sie, ob dies Teil der enthaltenen Dienste ist, da Sie dadurch einen Schritt später sparen. Als Teil von DNS erstellen Sie eine gehostete Zonendatei, auf die Sie oder Ihr IT-Team Zugriff haben. Die Zonendatei enthält wichtige Informationen, nach denen Postfachanbieter suchen. Zum Beispiel ein SPF-Eintrag oder verschiedene TXT-Kennungen, die zum Einrichten von Google Postmaster Tools erforderlich sind.

Diese Funktion wird normalerweise von einem IT-Mitarbeiter oder einem Netzwerkadministrator ausgeführt. Dies kann auch an einen Managed Service Provider (MSP) ausgelagert werden, was ideal für kleine und mittelständische Unternehmen ist. Sie werden feststellen, dass der MSP einem IT-Berater ähnelt.

Stellen Sie sicher, dass die Authentifizierung ordnungsgemäß eingerichtet ist

Bei der E-Mail-Authentifizierung handelt es sich um den Prozess der Bestätigung und Verifizierung der digitalen Identität eines Absenders. Durch die Bestätigung, dass ein Absender der ist, für den er sich ausgibt, schützt die Authentifizierung sowohl die Marke als auch die E-Mail-Empfänger vor Spoofing und Phishing-Angriffen.

Im E-Mail-Marketing gibt es drei Säulen der Authentifizierung:

• SPF (Sender Policy Framework)
• DKIM (DomainKeys Identified Mail)
• DMARC (Domänenbasierte Nachrichtenauthentifizierung, Berichterstattung und Konformität)

SPF und DKIM sind beide erforderlich und werden von E-Mail-Absendern am häufigsten verwendet. DMARC kann jederzeit eingerichtet werden, sobald SPF und DKIM vorhanden sind. Ihr ESP verwaltet normalerweise SPF und DKIM, während DMARC in der DNS-Zonendatei von einem IT-Mitarbeiter, einem Netzwerkadministrator oder Ihrem MSP aktualisiert wird.

Holen Sie rechtlichen Rat ein

Bevor Sie E-Mail-Kampagnen versenden, sollten Sie Ihr Rechtsteam (intern oder extern) einbeziehen, um sicherzustellen, dass Sie CAN-SPAM und verschiedene landesweite Datenschutzgesetze hier in den USA einhalten .

Wenn Sie Inhalte erstellen, die Sie an Ihre Abonnenten senden möchten, sind bestimmte E-Mail-Elemente erforderlich. E-Mail-Vorlagen müssen beispielsweise Ihre physische Adresse enthalten, was für neuere Vermarkter normalerweise überraschend ist.

Bedenken Sie, dass es sich bei dem, was ich hier teile, nicht um eine Rechtsberatung handelt und es sich auch nicht um eine erschöpfende Liste handelt.

Wenn Sie international versenden, gibt es zusätzliche Überlegungen, wie Datenschutzgesetze gemäß DSGVO, CASL oder LGDP, je nachdem, wo sich Ihre Abonnenten – und nicht Sie – befinden. Ihr Rechtsteam hilft Ihnen bei der Bewältigung dieser sich entwickelnden Vorschriften.

Überprüfen Sie Feedbackschleifen

Ihr ESP ist dafür verantwortlich, dass die entsprechenden Feedbackschleifen eingerichtet werden, die die Identifizierung und Entfernung von Abonnenten ermöglichen, die Ihre E-Mail als Junk oder Spam markieren.

Warum sollte jemand Ihre E-Mail als Spam oder Junk markieren? Es gibt viele Gründe, aber einige häufige Gründe sind, dass der Abonnent Ihren Inhalt nicht mehr relevant findet, er den Abmeldelink nicht finden kann (dieser ist übrigens auch in Ihrer E-Mail-Vorlage erforderlich!), oder vielleicht auch Sie haben keine gute Erfahrung mit Ihrer Marke gemacht.

Während Ihr ESP für Feedbackschleifen verantwortlich ist, müssen Sie diese überprüfen, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktionieren.

Kennen Sie Ihren Bounce-Management-Prozess

Das ESP wird außerdem Regeln für die Verwaltung von E-Mail-Adressen festlegen, die zurückgesendet werden.

Bezüglich der technischen Einrichtung müssen Sie sich um nichts kümmern. Siesolltensich jedoch darüber im Klaren sein,warumAdressen von Postfachanbietern wie Yahoo oder Gmail zurückgesendet oder blockiert werden. Ihr ESP kann Ihnen Berichte zu Bounce-Codes zur Verfügung stellen, wenn es sich um ein Problem handelt.

Zu den häufigsten Gründen für einen Bounce könnten das Senden an eine ungültige E-Mail-Adresse oder das Senden an den Posteingang eines Abonnenten gehören, der voll ist.

Erstellen und pflegen Sie Ihre Abonnentenliste

Kaufen Sie niemals Listen. Immer. Die Listenakquise muss organisch erfolgen, wobei die Abonnenten dem Empfang Ihrer Nachrichten zustimmen müssen.

Um Ihre Liste zu erstellen, fügen Sie auf Ihrer Website ein Formular hinzu, in dem sich Abonnenten für den Empfang Ihrer E-Mails anmelden können. Stellen Sie sicher, dass Sie den Tag und die Uhrzeit erfassen und aufbewahren, zu der sich die Person für den Erhalt Ihrer E-Mails entschieden hat.

Dies sind wichtige Informationen, die Sie aufbewahren sollten, falls rechtliche Schritte gegen Ihre Marke im Zusammenhang mit Ihrem E-Mail-Programm eingeleitet werden. Ein E-Mail-Administrator oder Datenbankadministrator ist für die Pflege Ihrer Abonnentendatenbank verantwortlich.

Apropos Listen: Sie sollten Ihre Abonnentenliste regelmäßig einer Listenhygiene unterziehen.

Verwenden Sie eine Lösung wie Validity BriteVerify, um Datensätze zu identifizieren, die ungültig sind, einen Tippfehler aufweisen oder sogar wenn das Postfach eines Abonnenten voll ist. Der Dienst bietet Hinweise dazu, welche Kontakte unterdrückt werden sollten und welche gültig und per E-Mail verschickbar sind.

Idealerweise setzen Sie einen E-Mail-Validierungsdienst ein, um Ihre Abonnentenliste sauber zu halten. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie zumindest manuell nach offensichtlichen Syntaxproblemen und Tippfehlern suchen.

Erstellen Sie Ihre Inhalte

Nun zum Spaß! Es ist Zeit, über den Inhalt und das Design Ihrer E-Mail nachzudenken. Es gibt einige gute Drag-and-Drop-Vorlagenoptionen, die sich bei der Erstellung Ihrer Vorlagen von Ihrer Website inspirieren lassen. Einige ESPs bieten dies als Teil ihres Dienstes an. Sie können auch mit einem Anbieter zusammenarbeiten, der diesen Service anbietet.

Überlegen Sie beim Erstellen, was Ihnen gefällt und was Ihre Aufmerksamkeit in Ihrem eigenen Posteingang erregt.

Überprüfen Sie abschließend unbedingt, wie das Creative auf verschiedenen Geräten gerendert wird, und stellen Sie vor dem Senden sicher, dass Sie es für mobile Benutzer optimieren.

Senden Sie die E-Mail!

Die Bereitstellung der E-Mail erfolgt durch Sie, wenn Sie bei Ihrem ESP angemeldet sind. Aber bevor Sie auf „Senden“ klicken, stellen Sie sicher, dass Ihr Markenname Ihr „freundliches Absender“ ist.

Dies unterscheidet sich von der vollständigen E-Mail-Adresse – es handelt sich eher um einen Spitznamen für diese E-Mail-Adresse. Dadurch erfahren wir, von welchem ​​Unternehmen die E-Mail stammt, ohne dass wir uns die Informationen zur Absenderdomäne ansehen müssen.

Die Verwendung Ihres Firmennamens erleichtert dem Abonnenten die Wiedererkennung und verringert das Risiko, dass Ihre E-Mail als Junk markiert wird.

Hier ist ein freundliches Beispiel von Validity:

Überwachen Sie Ihre E-Mail-Leistung

Die E-Mail wurde endlich verschickt! Also, was nun?

Sie möchten den Erfolg messen und wissen, ob etwas schief läuft. Verfolgen Sie wichtige Kennzahlen wie Öffnungen, Klicks, Bounces, Beschwerden und Abmeldungen.

Sie möchten auch im Auge behalten, ob Ihre E-Mails in den Postfächern Ihrer Abonnenten (nicht in deren Spam-Ordnern) landen, indem Sie eine E-Mail-Zustellbarkeitslösung wie unsere Everest- Plattform verwenden. Mit Everest können Sie ganz einfach Ihre Domain- und IP-Reputation überwachen, die Posteingangsplatzierung nach Postfachanbieter überprüfen, Ihre Design-Renderings vor dem Senden überprüfen und vieles mehr.

Das ist also der Grundaufbau eines leistungsstarken E-Mail-Programms. Hier ist eine kurze Referenzanleitung, die noch einmal zusammenfasst, was wir gerade gelernt haben.

Aber denken Sie daran: Kein Team ist ohne die richtigen Tools und die richtige Technologie vollständig.

Um zu sehen, was Everest für Sie tun kann, chatten Sie noch heute mit unserem Team aus E-Mail-Experten!