Was ist Dokumentendigitalisierung und warum lohnt sich die Umsetzung?

Dank der Digitalisierung müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass Ihre Dokumente beispielsweise durch verschütteten Kaffee, Feuer oder ein anderes unerwartetes Ereignis zerstört werden. Alle digitalen Materialien können auch im Falle eines Computerausfalls wiederhergestellt werden.

Vor einiger Zeit verfügte jedes Unternehmen oder Sekretariat über einen speziell dafür vorgesehenen Bereich, in dem Papierdokumente gesammelt und aufbewahrt wurden. Heutzutage sieht die Archivierung von Dokumenten jedoch völlig anders aus – traditionelle Archive werden obsolet.

Verantwortlich für dieses Phänomen ist die sogenannte Digitalisierung . Was ist das und was ist darüber wissenswert? Warum lohnt es sich, diese Lösung in Ihrem Unternehmen zu implementieren?

Was ist Dokumentendigitalisierung und was beinhaltet sie?

Bei der Dokumentendigitalisierung handelt es sich um den Prozess der Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Form. Dadurch sind die in diesen Materialien enthaltenen Informationen von einem Computer und einem mobilen Gerät aus leicht zugänglich.

Sie können schnell durchsucht, sicher gespeichert und verschiedenen elektronischen Aktivitäten unterzogen werden – geteilt, signiert, genehmigt, registriert oder bearbeitet.

Viele Arten von Dokumenten können digitalisiert werden:

1. Rechnungen – Die Digitalisierung von Rechnungen ermöglicht eine einfache Verwaltung und einen schnellen Zugriff auf Informationen zu Transaktionen.
2. Verträge – Digitale Kopien von Verträgen ermöglichen eine einfache Speicherung und Weitergabe.
3. Finanzberichte – Die Digitalisierung von Finanzberichten erleichtert die Datenanalyse und Geschäftsentscheidungen.
4. Personaldokumente – Digitale Versionen von Mitarbeiterdokumenten, wie z. B. Arbeitsverträgen, ermöglichen eine einfache Verwaltung personenbezogener Daten in einer Anwendung.
5. Geschäftsnotizen – Das Digitalisieren von Notizen erleichtert die Kommunikation zwischen Teammitgliedern.
6. Antragsformulare – Sie sind einfacher auszufüllen und zu bearbeiten als herkömmliche.
7. Rechtsdokumente – Digitale Kopien von Rechtsdokumenten erleichtern den Zugriff und die Archivierung.
8. Krankenakten – Elektronische Krankenakten erleichtern die Verwaltung von Patientendaten.
9. Korrespondenz – Die Digitalisierung der Korrespondenz ermöglicht eine einfache Verwaltung und einen schnellen Zugriff auf wichtige Nachrichten.

Es können nicht nur Dokumente digitalisiert werden, sondern beispielsweise auch Tonaufnahmen oder Mikrofilme. Dieses Verfahren eignet sich auch hervorragend zur Archivierung von Bibliotheksmaterialien und ermöglicht es, diese einerseits den Benutzern zur Verfügung zu stellen und andererseits das Original vor Beschädigungen zu schützen.

Warum ist die Digitalisierung von Dokumenten ratsam?

Durch die Digitalisierung können alle Dokumente in digitaler Form gespeichert werden. Doch welche Vorteile bringt es mit sich, sich für die Umsetzung zu entscheiden? Was gewinnen Sie als Unternehmer und die von Ihnen geführten Mitarbeiter? Das sind die positiven Effekte der Digitalisierung von Sammlungen, Archiven und Dokumentationen aller Art für Ihr Unternehmen.

1. Bürofläche sparen
2. Den Arbeitsalltag erleichtern
3. Sichere Dokumentenaufbewahrung
4. Schutz von Dokumenten vor Zerstörung
5. Höhere Qualität des Kundenservice
6. Digitalisierung und Umweltschutz

Wie implementieren Sie die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen?

Die Implementierung der Dokumentendigitalisierung in einem Unternehmen ist ein komplexer Prozess. Bei richtiger Planung und Umsetzung wird es den Unternehmen jedoch viele Vorteile bringen. Bedenken Sie jedoch, dass der Schlüssel zum Erfolg nicht nur die Technologie selbst ist, sondern auch das Engagement und die Bereitschaft der Mitarbeiter zur Veränderung.

Auch der Arbeitsstil des Anbieters des Dokumentendigitalisierungssystems selbst ist sehr wichtig. Es sollte umfassende Dienstleistungen erbringen und in jeder Phase der Umsetzung kooperieren.

Es lohnt sich darauf zu achten, ob genügend Zeit für das Gespräch vor der Implementierung aufgewendet wird und ob Unterstützung nach der Implementierung und allgemeine Unternehmensberatung im Technologiebereich angeboten werden.

Die Umsetzung wird in jedem Unternehmen völlig anders aussehen. Digitalisierungstools und Umsetzungsstrategien werden auf die Besonderheiten des Unternehmens, seine Branche, Größe, Ziele und Bedürfnisse zugeschnitten.

Eine gut durchgeführte Anpassung muss jedoch die folgenden Phasen umfassen:

1. Ziele und Anforderungen definieren

Im ersten Schritt definieren Sie, was Sie mit der Digitalisierung Ihrer Dokumente erreichen möchten. Geht es darum, Geschäftsprozesse zu verbessern? Platzsparend? Kosten senken?

Definieren Sie Ihre Ziele und Anforderungen, um den gesamten Prozess gut planen zu können.

2. Analyse der aktuellen Situation

Analysieren Sie anschließend die aktuelle Situation in Ihrem Unternehmen. Welche Arten von Dokumenten werden derzeit verwendet? Wie werden sie gespeichert und verwaltet?

Dies wird Ihnen helfen zu verstehen, welche Änderungen erforderlich sind und welche Herausforderungen auftreten können.

3. Auswahl der richtigen Technologie

Der nächste Schritt besteht darin, geeignete Tools und Technologien für die Dokumentendigitalisierung auszuwählen. Es gibt viele verschiedene Systeme und Lösungen auf dem Markt. Daher ist es wichtig, eine fundierte Entscheidung zu treffen, die alle Ihre Anforderungen erfüllt.

Zu diesem Zweck müssen Sie eine gründliche Recherche in der Branche nach Anbietern dieser Art von Lösungen durchführen.

4. Planung und Vorbereitung

Nachdem Sie die richtige Technologie ausgewählt haben, ist es Zeit zu planen und vorzubereiten. Entscheiden Sie, welche Dokumente zuerst digitalisiert werden sollen, legen Sie einen Arbeitsplan fest und bereiten Sie entsprechende Ressourcen vor.

5. Umsetzung

Jetzt ist die Zeit für die richtige Umsetzung. Beginnen Sie mit der Digitalisierung ausgewählter Dokumente, überwachen Sie den gesamten Prozess und prüfen Sie regelmäßig, ob alles nach Plan funktioniert.

6. Schulung des Personals

Vergessen Sie nicht, Ihre Mitarbeiter zu schulen. Sie müssen wissen, wie man das neue System nutzt und wie man digitale Dokumente verwaltet.

7. Überwachung und kontinuierliche Verbesserung

Nach der Umsetzung ist es wichtig, den Digitalisierungsprozess kontinuierlich zu überwachen und zu verbessern.

Überprüfen Sie regelmäßig, ob das System Ihren Erwartungen entspricht und ob es den erwarteten Nutzen bringt.

Abschließend

Die Digitalisierung spielt in der modernen Wirtschaft eine äußerst wichtige Rolle und ihr weiterer Fortschritt ist zu erwarten. Es lohnt sich, mit der Zeit zu gehen und neue Technologien zu nutzen.

Dies gilt umso mehr, als es sowohl für das Unternehmen selbst als auch für seine Mitarbeiter, Partner und Kunden messbare und konkrete Vorteile bringt.

Die Digitalisierung von Dokumenten ist ein Prozess, der die Funktionsweise eines Unternehmens erheblich verbessern kann.

Von der Steigerung der Arbeitseffizienz über Platzersparnis bis hin zum Schutz der Umwelt – die Vorteile sind zahlreich.