Was ist Zulassungsverfolgungssoftware und warum sollte ich mich darum kümmern?

Da in unserer Welt alles digital wird, ist es nicht verwunderlich, dass sich immer mehr Hochschulen und Universitäten für die Online-Immatrikulation entscheiden. Nicht nur das, sie entfernen sich auch von traditionelleren Methoden für den Bewerbungsprozess. Um Zeit, Platz und Geld zu sparen, wenden sich viele Institutionen jetzt einer Zulassungsverfolgungssoftware zu.

Zulassungsverfolgungssoftware ist eine Software, die entwickelt wurde, um die Zulassungsprozesse einer Schule zu rationalisieren. Je nach gewählter Software können Zulassungsstellen ihre Tracking-Software auch zur Überwachung aktueller Studenten verwenden. Dazu gehört Tracking:

• Welche Disziplinen sie wählen

• Ihre außerschulischen Aktivitäten

• Ihre erwarteten Abschlussdaten

• Beitritt zum Alumni-Verein

Diese Art von Software eignet sich hervorragend für die Hochschulbildung, da sie hilft, wertvolle Studentendaten zu sammeln, die dann während des Zulassungsverfahrens verwendet werden können. Diese Daten können dann mit aktuellen Zulassungsstandards verglichen werden, was den Auswahlprozess deutlich vereinfacht. Diese Informationen können dann in Verbindung mit Studenteninformationssystemen verwendet werden, um die gesamte College-Erfahrung eines Studenten zu optimieren.

Warum Zulassungs-Tracking-Software gut mit E-Mail-Automatisierung harmoniert

Während Software zur Nachverfolgung der Hochschulzulassung den Anschein hat, als ob sie einen Hauptzweck hat, können in Kombination mit der richtigen Begleitsoftware wertvolle Informationen gesammelt werden. Diese Informationen können dann verwendet werden, um die gesamte College-Karriere eines Studenten zu optimieren.

Diese Daten können beispielsweise in die CRM-Software Ihres Campus eingespeist werden, um automatisierte E-Mails zu generieren, die speziell auf sie und ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Das bedeutet, dass das Versenden der folgenden E-Mails viel einfacher erfolgen kann:

• Bewerbungsstatus

• Gebührenzahlungen fällig

• Kommende Veranstaltungen, die auf ihren Studienbereich zugeschnitten sind

• Campusspezifische Veranstaltungen/Mitteilungen und mehr

4 reale Beispiele für Zulassungs-Tracking-Software, die mit E-Mail-Automatisierung zusammenarbeitet

Der Sinn der E-Mail-Automatisierung besteht darin, die richtigen E-Mail-Nachrichten zur richtigen Zeit an die richtigen Personen zu senden. Dazu müssen Hochschulen in der Lage sein, wertvolle Daten über ihre Studenten zu sammeln, damit sie ihnen immer relevante Inhalte zusenden. Aus diesem Grund kann eine Zulassungsverfolgungssoftware für eine Hochschule so wichtig sein.

Mit den von dieser Software gesammelten Informationen können E-Mails entsprechend den Bedürfnissen der Schüler kuratiert werden. Dies hilft, unnötige Informationen zu vermeiden.

Durch die Kombination von Zulassungsverfolgungssoftware mit der CRM-Software Ihrer Hochschule können Sie sorgfältig zugeschnittene E-Mail-Nachrichten wie die vier unten aufgeführten versenden.

E-Mail zu Sportveranstaltungen

So groß Hochschulsportveranstaltungen auch sein können, sie sind nicht immer jedermanns Sache.

Die Verwendung von Informationen aus Ihrer Zulassungsverfolgungssoftware kann Ihnen dabei helfen, spezifische E-Mail-Listen zu erstellen. Diese Listen können dann nach Interessensgebieten gestaltet und erstellt werden.

Dieses Beispiel ist großartig, weil es auf den Einzelnen zugeschnitten ist. Es ermöglicht dem Einzelnen, notwendige E-Mail-Änderungen sofort vorzunehmen. Universitäten können diesem Beispiel folgen, indem sie automatisierte Dankes-E-Mails an Studenten senden, die sich für verschiedene Aktivitäten anmelden, darunter:

• Sport

• Theater

• Kunst und mehr

Dies führt zu weniger Ressourcenverschwendung und zufriedeneren Personen mit weniger überladenen Posteingängen.

Quelle: Pinterest

Annahme-E-Mail

Das ganze Jahr über leiden Studenten weltweit unter der schrecklichen Wartezeit vor der Zulassung. Dies ist der Zeitraum zwischen der Einschreibung an den Colleges ihrer Wahl und dem Warten auf eine Rückmeldung über die Entscheidung der Institution über die Zulassung. Vorbei sind die Zeiten der Annahmebriefe per Schneckenpost. Stattdessen entscheiden sich immer mehr Hochschulen für diese Kommunikation per E-Mail. Und weil dies eine so wichtige und aufregende Nachricht ist, die Sie an potenzielle Studenten weitergeben können, gibt es viele Möglichkeiten, wie Sie die E-Mail-Funktionen nutzen können, um daraus eine wirklich personalisierte, besondere E-Mail zu machen.

In diesem Beispiel unten erhielt eine Studentin eine E-Mail-Benachrichtigung, nur um die Nachricht zu öffnen und ihre Aufnahme an der North Carolina State University zu feiern.

Für Universitäten und Hochschulen, die sich für die Verwendung von Zulassungsverfolgungssoftware in Kombination mit ihrer CRM-Software entscheiden, kann die Software eine Zulassungs-E-Mail-Kampagne auslösen, sobald die Bewerbung eines Studenten angenommen wurde. Dies ist hervorragend, da es Hochschuleinrichtungen ermöglicht, auf ihre wertvollen Ressourcen zu verlinken, wie z. B.:

• Informationspakete für Studenten

• Informationen zur Finanzabteilung und vieles mehr

Quelle: Twitter

E-Mail zum Geburtstag eines Schülers

Zeigen Sie Ihren Schülern, dass Sie sich interessieren! Anstatt sie wie einen anderen Schüler zu behandeln, warum nehmen Sie sich nicht die Zeit, Geburtstags-E-Mail-Nachrichten zu erstellen und an Ihre Schülerschaft zu senden?

Dieser Prozess kann durch die Verwendung von Daten, die von einer Zulassungsverfolgungssoftware gesammelt werden, sehr einfach gestaltet werden. Noch besser, sobald Sie es mit Ihren Studenteninformationssystemen oder CRM-Software kombiniert haben, können Sie automatisch Nachrichten wie diese von der Eastern Illinois University versenden, wenn der Geburtstag eines Studenten oder Alumni näher rückt.

Dieses Konzept kann auf verschiedene Studentenjubiläen angewendet werden, darunter:

• Abschluss

• Einzugstage

• Aktivitäten auf dem Campus, die sich auf das Interessengebiet eines Studenten beziehen

Quelle: Gmail

E-Mail des Alumni-Vereins

Nach dem Abschluss muss die Beziehung eines Studenten mit der Institution nicht dort enden. Sobald sich ein Student dem Abschluss nähert, kann eine Alumni-Vereinigungskampagne versandt werden.

Diese Kampagnen können verwendet werden, um einen Studenten vor dem Abschluss zu bitten, der Vereinigung beizutreten, wobei nach seinem Abschluss eine Erinnerungs-E-Mail gesendet wird. Sollte der Alumni-Beitrag nicht bezahlt werden oder ein Student seine Mitgliedschaft erlöschen lassen, können auch Erinnerungs-E-Mails versendet werden.

E-Mail-Kampagnen zur Wiedereingliederung sind auch eine großartige Möglichkeit, die von Ihrer Zulassungsverfolgungssoftware und anderen Studenteninformationssystemen gesammelten Informationen zu nutzen. Wenn Sie bemerken, dass ein Student von der Alumni-Liste gestrichen wurde, können Sie eine E-Mail-Kampagne zur Wiedereingliederung initiieren, um zu versuchen, ihn zurück zu gewinnen.

Quelle: Gmail

E-Mail-Marketing Best Practices für die Hochschulbildung

Es ist großartig zu wissen, wie Zulassungs-Tracking-Software in Verbindung mit Ihren E-Mail-Marketing-Bemühungen verwendet werden kann. Wir müssen jedoch einige Best Practices für E-Mail-Marketing für Hochschulen behandeln.

Da alles digitalisiert wird, fragen sich einige vielleicht, warum der Fokus auf E-Mails liegen sollte, und wir haben Ihre Antwort. E-Mail ist der digitale Kanal, der derzeit den höchsten Gesamt-ROI generiert. Für jeden ausgegebenen US-Dollar generiert E-Mail-Marketing einen ROI von 38 US-Dollar.

Sicher, soziale Medien können eine große Rolle in der Kommunikation spielen. E-Mail gilt jedoch als fast 40-mal effektiver als Facebook und Twitter zusammen.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier einige Tipps zum Erstellen einer erfolgreichen E-Mail-Kampagne für Hochschulen.

Segmentieren Sie Ihre E-Mail-Listen

Die richtige Segmentierung Ihrer E-Mail-Listen ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere für Hochschulen und Universitäten. Diese Institutionen haben riesige E-Mail-Listen und versenden einfach dieselben Inhalte an alle, und jeder einzelne ist Zeit- und Regressverschwendung. Daher ist es so wichtig, Ihre E-Mail-Listen in Kategorien wie die folgenden zu unterteilen:

• Registrierungsstatus

• Hauptfach oder Schule

• Campus-Wohnsituation

• Heimatort

• Außerschulische Interessen

• Soziale Vereine

Nun, diese Listen kommen Ihnen bekannt vor, und das sollten sie auch, denn diese Daten können mit Ihrer Zulassungs-Tracking-Software erfasst werden. Sobald Sie diese Informationen haben, können Sie Ihre Listen entsprechend segmentieren und sicherstellen, dass alle relevanten Inhalte umgehend erhalten.

Personalisierung ist von entscheidender Bedeutung

Zusammen mit der Segmentierung kommt die Personalisierung, und Personalisierung ist viel mehr als nur der Name des Schülers am Anfang der E-Mail. Bei der Personalisierung geht es wiederum darum, den richtigen Inhalt an den richtigen Leser zu senden, wenn er ihn am meisten braucht.

Dies erfordert, dass E-Mail-Vermarkter ihre Abonnenten wirklich kennenlernen, und in diesem Fall die Studenten sowohl innerhalb als auch außerhalb des Campus. Wie bei der Listensegmentierung müssen Sie die Interessen der Schüler kennen, akademisch und außerschulisch, wie sie ihre Zeit verbringen und mehr. Sobald Sie diese Informationen haben und entsprechend segmentiert haben, können Sie ihnen relevante, personalisierte Nachrichten senden, die für sie von Nutzen sein werden.

Gestalten Sie Ihre E-Mails für alle Geräte

Da sich alles online bewegt, ist es wichtig, den Zusammenhalt der Marke aufrechtzuerhalten. Das bedeutet, dass Sie auf Ihrer Website, in gedruckten Materialien und in Ihren E-Mails dasselbe Branding verwenden. Da E-Mails für den täglichen Studenten so wichtig sind, ist es absolut entscheidend, sicherzustellen, dass die E-Mails Ihres Campus auf allen Geräten korrekt geöffnet werden.

Früher reichte ein responsives E-Mail-Design aus. Dies bedeutete, dass Ihre Nachricht ihre Größe abhängig von der Größe des Gerätebildschirms änderte, auf dem sie angezeigt wurde. Dies war zwar ein Schritt in die richtige Richtung, stellt jedoch nicht sicher, dass alle Ihre Inhalte problemlos angezeigt werden können.

Stattdessen ist es wichtiger sicherzustellen, dass Ihre E-Mails mobilfreundlich gestaltet sind. Das bedeutet, dass Ihre E-Mail immer gleich aussieht, egal welches Gerät der Reader verwendet. Obwohl es nicht perfekt ist, wird es schnell zum Standard, da immer mehr Menschen beginnen, ihre E-Mails auf ihren mobilen Geräten und Smartphones zu öffnen und damit zu interagieren.

Quelle: Emma

Testen Sie immer, bevor Sie senden

Dies kann nicht genug betont werden. Das Testen Ihrer E-Mails mit einer kleinen Auswahl Ihrer E-Mail-Liste hilft sicherzustellen, dass Sie die richtigen Informationen an diejenigen senden, die sie erhalten möchten. Mit A/B-Tests können Sie verschiedene Komponenten Ihrer E-Mail testen. Dazu erstellen Sie eine „A“-Version und eine „B“-Version, die dann an zwei kleine Stichproben Ihrer E-Mail-Liste gesendet werden. Welche besser abschneidet, sollte an den Rest Ihrer E-Mail-Liste gesendet werden.

Einpacken

Zulassungs-Tracking-Software ist aus vielen Gründen ein großartiges Tool für E-Mail-Vermarkter an Hochschulen und Universitäten. Am wichtigsten ist, dass es ihnen hilft, wichtige Informationen zu sammeln, die zum Versenden qualitativ hochwertiger E-Mails an ihre Schüler und Mitarbeiter erforderlich sind. Sobald sie diese Informationen haben, helfen Ihnen die folgenden vier Schritte dabei, die beste E-Mail-Kampagne zu entwerfen, die den Anforderungen Ihrer Institution entspricht:

• Segmentieren Sie Ihre E-Mail-Listen

• Personalisierung ist ein Muss

• Mobile-Friend-Design ist entscheidend

• Testen Sie immer, bevor Sie senden

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