Was ist eine Bestellung? – Volles Verständnis, um mit einem umzugehen

Bestellungen sind für alle Geschäftsaktivitäten unerlässlich. „Was ist eine Bestellung“ und „Wie kann ein Unternehmen damit effektiv umgehen?“ sind jedoch immer noch knifflige Fragen für viele neue Geschäftsinhaber oder diejenigen, die beabsichtigen, ein Unternehmen zu gründen. Mach dir keine Sorgen. Dieser Artikel beantwortet alle Ihre Fragen zu einer Bestellung.

Was ist eine Bestellung?

Eine Bestellung (PO) ist ein rechtsverbindliches Dokument, das vom Käufer erstellt und dem Verkäufer vorgelegt wird.

Die POs helfen Unternehmen dabei, den Überblick über ihre Einkäufe zu behalten – Menge, Kosten, Zahlungszeit, da alles auf der Rechnung und dem Lieferschein aufgeführt wird. Sie sind auch für die Überwachung der Lagerbestände von entscheidender Bedeutung, da sie die Anzahl der Artikel und Lieferzeiten verfolgen. Dies macht sie zu einem wesentlichen Bestandteil der Aufzeichnung und minimiert das Risiko von Lieferantenfehlern.

PO ist auch für Lieferanten von Vorteil. Sie sollten Zeit haben, die Produkte vorzubereiten und pünktliche und genaue Zahlungen zu erhalten, da die Bestellnummer mit der Rechnung und dem Lieferschein übereinstimmt.

Wie funktioniert eine Bestellung?

1. Der Einkäufer erstellt eine Bestellanforderung

Zuerst informiert die Geschäftsführung die Einkaufsabteilung Ihres Unternehmens, dass eine Bestellung aufgegeben werden muss. Das Unternehmen schickte dieses Dokument an die Einkaufsabteilung, um die bestellte Ware zu verfolgen.

2. Der Käufer erstellt eine Bestellung

Eine Bestellung entsteht, wenn die zu kaufende Ware vereinbart wird. PO listet das Bestelldatum, FOB-Versandinformationen, Rabattbedingungen, Käufer- und Verkäufernamen, Beschreibung des gekauften Artikels, Artikelnummer, Preis, Menge und Bestellnummer auf.

3. Der Verkäufer nimmt die Bestellung an (oder lehnt sie ab).

Ein Käufer sendet die Bestellung an den Lieferanten, der entscheidet, ob er die Bestellung ausführen kann und will. Es wird ein rechtsverbindlicher Vertrag für beide Parteien, sobald eine Bestellung angenommen wird.

4. Der Käufer erfasst den Kauf

Der Käufer zahlt den vereinbarten Preis (bzw. ein auf der Bestellung angegebenes vereinbartes Datum) – der Lieferant versendet die Bestellung mit Rechnung. Die Finanzabteilung des Käufers gleicht dann diese Rechnung mit der Bestellung ab, um sicherzustellen, dass die beiden Dokumente übereinstimmen.

Der Lieferant liefert die Produkte zum angegebenen Datum und der Käufer bezahlt sie. Beide Seiten müssen die PO entsprechend erfüllen.

Arten von Bestellungen

1. Standardbestellungen (Einwegbestellung) – Diese Bestellvereinbarung gilt solange, bis der Käufer alle Artikel erhalten hat.

Es wird für unregelmäßige, seltene oder einmalige Sammlungen verwendet. Es enthält vollständige Kaufspezifikationen mit Angaben zu Preis, Menge, Zahlung und Lieferzeiten.

2. Geplante Bestellungen (Vorbestellung) – ähnlich wie oben, aber dies ist normalerweise eine längerfristige Vereinbarung, die kein Lieferdatum enthält, das es dem Käufer ermöglicht, die zukünftige Nachfrage vorherzusagen

Alle notwendigen Informationen müssen in geplanter Reihenfolge dargestellt werden, zB Angaben zu Waren und Dienstleistungen und deren Kosten. Eine Freigabe wird ausgestellt, um den Lieferplan zu bestätigen, wenn Lieferinformationen für bestimmte Artikel festgelegt wurden.

3. Rahmenbestellungen – Größere Unternehmen können Rahmenbestellungen verwenden, um alle Artikel zu verfolgen, die für eine bestimmte Abteilung oder ein bestimmtes Projekt bestellt wurden. Eine Rahmenbestellung kann die Preisgestaltung enthalten oder nicht.

Diese Bestellung wird typischerweise verwendet, um wiederholt bestimmte Artikel von einem Lieferanten zu kaufen, wie z. B. Vormaterialien und Verbrauchsmaterialien.

4. Vertragsbestellungen

Kontraktbestellungen werden verwendet, um Vereinbarungen und Lieferbedingungen zwischen Käufern und Verkäufern als Grundlage für eine laufende Geschäftsbeziehung zu schaffen. Zur Bestellung von Produkten kann sich der Käufer bei einem Standardkauf auf die Vertragsbestellung beziehen.

Vorteile von Bestellungen

1. Vermeidet doppelte Bestellungen

Wenn ein Unternehmen sein Geschäft erweitert, können Bestellungen helfen, zu verfolgen, was bestellt wurde und wer es bestellt hat. Selbst wenn der Käufer ein ähnliches Produkt bestellt hat, kann es schwierig sein, die Rechnung zu überprüfen. Die Bestellung dient als Scheck für die zu bezahlende Rechnung.

2. Verfolgt eingehende Bestellungen

Dies mag offensichtlich erscheinen, aber ein gut organisiertes Bestellsystem vereinfacht die Bestands- und Versandverwaltung, indem es jederzeit leicht zu sehen ist, welche Produkte eintreffen.

3. Sie sorgen für eine klare Kommunikation

Im Kern übermittelt die Bestellung alle Kaufdetails. Sie können potenzielle zukünftige Konflikte oder Verwirrung vermeiden, indem Sie jedes Segment klären, erklären und dokumentieren.

4. Dient als Rechtsdokument

Kommt es bei zukünftigen Transaktionen zu Streitigkeiten über die Bestellung oder den vereinbarten Preis, dient die Bestellung als vollstreckbares Rechtsdokument. Am wichtigsten ist, dass sie beide Parteien schützen.

Nachteile von Bestellungen

1. Mehr Papierkram

Bestellungen verursachen zusätzlichen Papierkram, der für kleinere Einkäufe lästig und für kleinere Teams zeitaufwändig sein kann.

2. Es könnte leicht ersetzt werden

Obwohl sie nicht als rechtsgültiger Vertrag zwischen dem Verkäufer und dem Lieferanten fungieren, können Kreditkarten Bestellungen ersetzen, um Einkäufe zu erfassen.

Was enthält eine Bestellung?

1. Bestellnummer – Ermöglicht es den Parteien, Anforderungen mit Lieferungen und Rechnungen abzugleichen
2. Käuferdetails – beinhalten den Firmennamen und Kontaktdaten
3. Versanddetails – Lieferadresse, Versandart, Datum und Lieferzeit
4. Lieferantendetails – Lieferanteninformationen mit den entsprechenden Kontaktdaten einer verantwortlichen Person im Unternehmen des Lieferanten
5. Relevante Bedingungen – einschließlich Zahlungsbedingungen und andere Wörter, z. B. Versandvereinbarungen.
6. Liste der Artikel – einschließlich Kategorienummer, Menge, Preis und Gesamtsumme.
7. Beschreibung von Waren und Dienstleistungen – Kontext zur Artikelliste hinzufügen

Wie bearbeitet man Bestellungen effektiv in E-Commerce-Shops?

1. Behalten Sie den Überblick über Bestellungen

Ein Ladenbesitzer muss sich jeden Monat mit einer Fülle von Bestellinformationen auseinandersetzen. Die gezielte Angabe von Bestellnummern hilft, deren Status schnell zu verfolgen und zu überprüfen.

Unternehmer können den Code verwenden, um eine bestimmte Bestellung zu finden und ihre Details schnell zu überprüfen.

2. Großbestellungen zulassen

E-Commerce-Shops ermöglichen es Kunden, in großen Mengen zu bestellen. Dies hilft Kunden, insbesondere B2B-Shops, eine beliebige Anzahl von Produkten in einer Bestellung zu kaufen, wodurch die Anzahl der Bestellungen, die ein Online-Shop verwalten muss, reduziert wird.

3. Verwenden Sie einen Barcode und eine Lieferavis

Für alle eingehenden Sendungen können Einkäufer Versandbenachrichtigungen mit Barcodeetiketten für jedes Produkt bereitstellen. Es hilft Verkäufern, durch Scannen von Barcodes sofort zu erkennen, welche bestellten Produkte am Empfangspunkt ankommen.

Die Verwendung von Barcodes hilft bei der effizienten Steuerung von Bestandssystemen, da Ladenbesitzer jeden Artikel identifizieren und einer gültigen Bestellung zuordnen können.

4. Legen Sie Rechnungsnummern basierend auf Bestellnummern fest

Es ist wichtig, Kopien von Bestellungen, Versandinformationen und Rechnungen automatisch per Post an Kunden zu senden, nachdem sie ihren Einkaufsbummel in Ihrem Geschäft beendet haben.

Um die Bestellungen und Rechnungen einfach zu verwalten, muss der Ladenbesitzer Informationen wie die Rechnungsnummer basierend auf der Bestellnummer zusammenstellen. Dies macht das System einfach zu verwalten, wenn Kunden ihre Rechnungen bezahlen.

Fazit

Alles rund um die Frage „Was ist eine Bestellung“ wurde erklärt. Hoffentlich ist der Artikel hilfreich für Sie, wenn Sie planen, ein Unternehmen zu gründen.

Und denken Sie für Ladenbesitzer daran, dass mit dem heutigen Wachstum des E-Commerce eine Zunahme der Online-Bestellungen unvermeidlich ist. Sie müssen bei der effektiven Auftragsverwaltung proaktiv vorgehen, da sich dies direkt auf die Geschäftsergebnisse auswirkt.