Was sind unzustellbare E-Mails? Und wie können Absender sie begrenzen?

Wenn Sie eine E-Mail senden und diese entweder mit einem Soft- oder Hard-Bounce zurückkommt (dazu später mehr), müssen Sie sofort Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Zustellbarkeit nicht leidet. Obwohl einige dieser E-Mails Ihre Leistung nicht allzu sehr beeinträchtigen, können sie Ihrer Marke dennoch dauerhaften Schaden zufügen, wenn Sie das Problem nicht diagnostizieren.

Um Ihre Zustellbarkeit zu verbessern und sicherzustellen, dass jede von Ihnen gesendete E-Mail sicher im Posteingang landet, wollen wir untersuchen, was E-Mails zurückweist – und Maßnahmen ergreifen, die Sie sofort ergreifen können, um Ihre E-Mail-Absprungrate zu reduzieren.

Was sind unzustellbare E-Mails?

Eine „unzustellbare“ E-Mail bedeutet, dass Ihre Nachricht nicht an den beabsichtigten Empfänger zugestellt werden konnte. Sie erhalten kurz nach dem Senden eine Benachrichtigung, dass Ihre E-Mail zurückgesendet wurde, und Sie sollten sofort prüfen, ob es sich um ein dauerhaftes Problem handelt oder um etwas, das leicht behoben werden kann.

Es gibt zwei spezifische Arten: Hard Bounces und Soft Bounces.

Harter Aufprall

Eine Hard-Bounce-E-Mail weist auf ein dauerhaftes Problem hin, was bedeutet, dass die Adresse, an die Sie senden wollten, entweder nicht existiert oder Sie keine E-Mails an sie senden können (was ein Zeichen für ein viel größeres Problem ist).

Wenn Sie nach dem Senden einer E-Mail einen Hard Bounce erhalten, entfernen Sie die Adresse aus Ihrer Kontaktaufnahme. Wenn Sie weiterhin E-Mails an diese Adresse senden, schwächen Sie Ihre allgemeine E-Mail-Zustellbarkeit und den Ruf des Absenders.

Weicher Sprung

Eine weiche Bounce-E-Mail ist jedoch ein vorübergehendes Problem, das behoben werden kann. Dies bedeutet, dass die E-Mail-Adresse des beabsichtigten Empfängers existiert, aber es gibt ein Problem mit seinem Postfach oder Ihrer Nachricht, das behoben werden muss, bevor die E-Mail vollständig zugestellt wird.

Was führt dazu, dass E-Mails abprallen?

In einigen Fällen wird Ihnen Ihre E-Mail-Rücksprungbenachrichtigung genau mitteilen, warum die Nachricht nicht zugestellt wurde. Andernfalls müssen Sie das Problem selbst diagnostizieren.

Ein Hard Bounce kann auftreten, wenn:

• Die Adresse Ihres Empfängers ist falsch geschrieben
• Die Domäne des Empfängers existiert nicht
• Ihre Nachricht wurde vom empfangenden Server blockiert

Wenn Sie keinen Tippfehler in der Adresse Ihres Empfängers sehen und sicher sind, dass die Domain existiert, handelt es sich möglicherweise um eine Soft-Bounce-E-Mail.

Ein Soft Bounce kann auftreten, wenn:

• Der E-Mail-Server des Empfängers ist derzeit ausgefallen oder überlastet
• Sie senden eine E-Mail oder eine Datei, die zu groß ist
• Das Postfach des Empfängers ist voll

Ein Soft Bounce kann sich von selbst auflösen, da die Nachricht weiterhin versucht, sich selbst zuzustellen. Andernfalls müssen Sie die Größe Ihrer E-Mail-Datei reduzieren, um den Soft Bounce zu überwinden.

Beeinflussen E-Mail-Bounces die Zustellbarkeit?

Die Anzahl der E-Mail-Bounces, die Sie erhalten, schadet letztendlich Ihrem Ruf als Absender. Wenn sie nicht aktiviert sind, landen mehr Ihrer Nachrichten im Spam oder werden vollständig blockiert.

Sofern Sie nicht ständig Nachrichten mit einer großen Dateigröße versenden, sind Soft-Bounce-E-Mails kein Grund zur Sorge. Hard Bounce-E-Mails erfordern jedoch sofortige Maßnahmen, da sie den Ruf Ihres Absenders und Ihre Zustellbarkeit ernsthaft schädigen können, wenn sie nicht adressiert werden.

Wie können Sie Ihre Absprungrate berechnen?

Sie können Ihre E-Mail-Bounce-Rate berechnen, indem Sie die Anzahl der empfangenen Bounce-E-Mails durch die Gesamtzahl der gesendeten E-Mails dividieren und diese Zahl dann mit 100 multiplizieren. Dadurch erhalten Sie Ihre Bounce-Rate in Prozent.

Wenn Sie beispielsweise 300 E-Mails gesendet und 15 davon zurückgesendet haben, dann haben Sie eine Absprungrate von 5 Prozent (berechnet mit (15/300) x 100).

Die meisten E-Mail-Marketing- und E-Mail-Zustellbarkeitstools berechnen automatisch Ihre Absprungrate, wenn Sie sich an der Kontaktaufnahme beteiligen, und verfolgen Ihre Absprungrate im Laufe der Zeit. Dies ist unglaublich hilfreich, um schnell ein potenzielles Problem mit Ihrer Strategie zu identifizieren.

Tipps zur Reduzierung Ihrer E-Mail-Absprungrate

Was können Sie tun, um Ihre E-Mail-Absprungrate zu senken? Glücklicherweise ist es ziemlich einfach, E-Mails abzufangen, bevor sie unzustellbar sind (oder sie gegebenenfalls zu reparieren), indem Sie diese Tipps befolgen:

1. Authentifizieren Sie Ihre E-Mail

Der erste Schritt zur Verbesserung Ihrer E-Mail-Zustellbarkeit besteht darin, Ihre E-Mail zu authentifizieren. Es gibt drei spezifische E-Mail-Authentifizierungsstandards, die Sie implementieren müssen:

• Sender Policy Framework (SPF)
• DomainKeys Identifizierte E-Mail (DKIM)
• Domänenbasierte Nachrichtenauthentifizierung, Berichterstellung und Konformität (DMARC)

Zusammen verbessert jede dieser Maßnahmen Ihre E-Mail-Sicherheit und begrenzt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail für Phishing- und Spoofing-Angriffe verwendet wird.

2. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Domäne

Bevor Sie eine E-Mail-Marketingkampagne versenden, sollten Sie überprüfen, ob die E-Mail-Domains Ihrer Empfänger vorhanden sind. Es gibt viele häufige Fehler, die Teams machen, wie z. B. das Verwechseln einer .ai-Adresse mit einer .com-Adresse oder die Verwendung einer Firmenabkürzung, wenn die E-Mail-Domäne der vollständige Name ist.

Erwägen Sie die Implementierung eines Tools, um zu überprüfen, ob eine E-Mail-Domain existiert, bevor Sie Ihre E-Mail senden. Oder überprüfen Sie Ihre Kontaktliste manuell und erstellen Sie ein Dokument, das Domänen identifiziert, die häufig falsch verwendet werden, wie z. B. @dell.com vs. @dellinc.com vs. @delltechnologies.com.

3. Vermeiden Sie das Versenden von Spam-ähnlichen E-Mails

Wenn Ihre E-Mails nach Spam klingen, werden Ihre Empfänger sie als solche markieren. Verwenden Sie eine klare und nachvollziehbare Sprache für Ihr Publikum. Vermeiden Sie eine zu verkaufsfördernde Sprache und versuchen Sie, sich nicht auf gängige Spam-Auslöser wie „kostenlos“ oder „handeln Sie jetzt!“ zu verlassen.

4. Behalten Sie Ihre E-Mail-Zustellbarkeit im Auge

Ihre Zustellbarkeit ist ein primäres Signal für die Gesundheit Ihres E-Mail-Programms.

Wenn Sie eine schlechte E-Mail-Zustellbarkeit haben und Ihre Praktiken nicht korrigieren, könnten Sie vollständig am Senden von Nachrichten gehindert werden und müssen Ihre Infrastruktur komplett neu aufbauen – was niemand tun möchte.

Überwachen Sie Ihre E-Mail-Zustellbarkeit, und wenn Ihre Absprungrate deutlich zu steigen beginnt, unterbrechen Sie jegliche Kontaktaufnahme, bis Sie verstehen, was das Problem ist.

5. Seien Sie konsistent mit Ihrer E-Mail-Aktivität

Ihre Kunden melden sich an, um Ihre E-Mails zu erhalten, weil sie von Ihnen hören möchten. Seien Sie konsequent in Ihrer Reichweite (aber nicht zu aggressiv), damit sich Ihre Käufer an Ihre Marke erinnern und warum sie bei Ihnen einkaufen.

Wenn Sie E-Mails nur während der Haupteinkaufssaison versenden, haben Ihre Kunden Ihre Marke in der Nebensaison möglicherweise vergessen. Wenn Sie also erneut versuchen, an sie zu senden, werden Ihre Nachrichten als unerwünscht erscheinen, was dazu führt, dass sie sich abmelden oder Sie als Spam markieren.

6. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Liste berechtigungsbasiert ist

Um Abmeldungen und Spam-Beschwerden zu reduzieren, ist es wichtig sicherzustellen, dass jeder auf Ihrer Kontaktliste ausdrücklich seine Zustimmung zum Erhalt Ihrer E-Mails gegeben hat.

Eine gute Möglichkeit, die Zustimmung sicherzustellen, ist die Double-Opt-in-Bestätigung. Dies ist der Fall, wenn ein neuer Abonnent eine E-Mail erhält, in der er aufgefordert wird, sein Abonnement zu bestätigen, bevor er weiterhin E-Mails von Ihrer Marke erhält.

7. Pflegen Sie eine gute E-Mail-Listen-Hygiene

Die Verbesserung der Hygiene von E-Mail-Listen ist der ultimative Weg, um die Zustellbarkeit zu verbessern und das Abprallen von E-Mails zu verhindern. Um die Listenhygiene zu verbessern, sollten Sie Ihre CRM-Daten regelmäßig bereinigen, um sicherzustellen, dass die Einträge korrekt sind und keine doppelten Datensätze vorhanden sind. Wenn Sie eine Hard-Bounce-E-Mail erhalten, entfernen Sie sie sofort aus Ihren Listen. Eine gute Listenhygiene hilft Ihnen auch dabei, das Versenden von Nachrichten an Spamfallen zu vermeiden.

Verabschieden Sie sich von unzustellbaren E-Mails

Unzustellbare E-Mails können Ihre Zustellbarkeit stark beeinträchtigen. Befolgen Sie unbedingt diese Tipps, um sie in Schach zu halten, Ihre Zustellbarkeit zu verbessern und Ihr Endergebnis zu schützen.

Möchten Sie erfahren, wie Sie Ihre Zustellbarkeit sonst noch verbessern können? Sehen Sie sich unseren Leitfaden zur Listenhygiene an, um die häufigsten Ursachen für schlechte Listenhygiene zu entdecken, wie sie Ihre E-Mail-Leistung beeinträchtigen, und Best Practices, die Ihnen dabei helfen, ein erstklassiger Absender zu werden.