W-2 vs. W-4: Was ist der Unterschied?

Das Einreichen Ihrer Steuererklärung kann kompliziert sein, insbesondere wenn Sie dies zum ersten Mal tun. Es gibt so viele verschiedene Formulare, und es kann verwirrend sein, nur zu wissen, welche auf Sie zutreffen. Es besteht jedoch kein Grund zur Panik, denn wir sind hier, um zu helfen.

Im Folgenden führen wir Sie durch alles, was Sie über W-2 vs. W-4 wissen müssen, damit Sie ein besseres Verständnis bekommen.

Der Zweck der Steuerformulare W-2 und W-4

Beginnen wir also damit, einen Blick auf beide Steuerformulare zu werfen und zu verstehen, wofür sie entwickelt wurden. Ein W-2-Formular ist ein Jahresendformular, das das Einkommen eines einzelnen Mitarbeiters angibt, einschließlich Boni, Trinkgelder, Bruttolöhne und Beiträge zu Bundessteuern, einschließlich Medicare- und Sozialversicherungssteuern.

Alle zusätzlichen Quellensteuern, zum Beispiel Beiträge zu Rentenplänen, würden ebenfalls auf dem W-2-Formular erscheinen.

Andererseits wird das W-4-Formular verwendet, damit ein Mitarbeiter den Geldbetrag angeben kann, den er jeden Monat von seinem Gehaltsscheck einbehalten und an das IRS senden möchte.

Hier sind eine Reihe verschiedener Faktoren, die bestimmen, wie viel Geld zurückgehalten werden sollte, einschließlich persönlicher Präferenzen für die Zurückbehaltung, Anzahl der Angehörigen und Familienstand.

Wer füllt W-2- und W-4-Formulare aus?

Füllen Sie also beide Formulare aus? Oder tut Ihr Arbeitgeber das? Nun, es ist ganz einfach: Das W-4 wird vom Arbeitnehmer ausgefüllt, während der Arbeitgeber das W-2 ausfüllt. Wenn jemand eine neue Stelle antritt, sollte dieses Formular innerhalb seines ersten Monats ausgefüllt werden.

In Bezug auf das W-2-Formular muss der Arbeitgeber dies am Ende jedes Jahres beim IRS einreichen, und dies ist etwas, das er für jeden Mitarbeiter in seinem Team tun muss. Auch Arbeitgeber müssen ihren Arbeitnehmern bis Ende Januar eine Kopie dieses Formulars aushändigen.

Solange Sie dem Mitarbeiter 600 USD oder mehr für das Jahr gezahlt haben, müssen Sie dieses Formular für ihn ausfüllen – dies gilt auch für Mitarbeiter, die weniger als 600 USD erhalten haben, denen jedoch Sozialversicherungs- oder Medicare-Steuern einbehalten wurden.

Wann sollten die W-4- und W-2-Berichte eingereicht werden?

Es ist wichtig, jedes Jahr Zeit für Ihre Steuerverpflichtungen einzuplanen, um nicht ins Hintertreffen zu geraten. Wenn Sie dies tun, können Sie mit einer erheblichen Geldstrafe belegt werden.

Beginnen wir also mit dem W-2-Formular. Dies ist etwas, das alle Arbeitgeber jedes Jahr ausfüllen müssen. Sowohl der IRS als auch der betreffende Arbeitnehmer sollten bis zum 31. Januar eine Kopie dieses Formulars erhalten.

Das W-4-Formular funktioniert etwas anders. Sie müssen dies nicht jedes Jahr ausfüllen. Stattdessen müssen Sie dieses Formular normalerweise einreichen, sobald Sie eine neue Stelle antreten.

Ändert sich jedoch Ihre finanzielle Situation, erhalten Sie beispielsweise eine Gehaltserhöhung oder reduzieren Sie Ihre Arbeitszeit und verdienen Sie weniger, müssen Sie das Formular erneut ausfüllen. Schließlich könnte es sein, dass Sie mehr oder weniger Geld von Ihrem Gehaltsscheck einbehalten müssen, also denken Sie daran.

W-4- und W-2-Einreichungen

Wenn Sie diese beiden Formulare einreichen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die geltenden Anforderungen erfüllen. Schauen wir uns also jeden einzelnen genauer an:

Anforderungen für die Einreichung von W-4-Formularen

Wie bereits erwähnt, müssen Sie das W-4-Formular in der Regel an Ihrem ersten Arbeitstag ausfüllen. Dies muss auf jeden Fall vor Erhalt Ihres ersten Gehaltsschecks erfolgen. Hier sind ein paar Dinge, die Sie bei W-4-Formularen beachten müssen:

• Je nachdem, wo Sie sich befinden, müssen Sie möglicherweise auch staatliche Quellensteuerformulare einreichen. Dieses Formular gibt den Einkommensteuerabzug in Ihrem Bundesstaat an und folgt dem gleichen Verfahren wie das W-4-Formular. Sie können die offizielle Website der Finanz- und Steuerbehörde des Bundesstaates, in dem Sie leben, aufrufen, um die Anforderungen an das Steuerabzugsformular des Bundesstaates zu ermitteln.
• Sie können Ihr W-4-Formular jederzeit ändern. Aktualisieren Sie einfach das Füllsystem mit den neuen Daten und ändern Sie Ihre Gehaltsinformationen nach Bedarf.
• Sobald Sie Ihr W4-Formular ausgefüllt haben, müssen Sie es Ihrem Arbeitgeber übergeben, der dafür sorgen sollte, dass diese Akte zu Referenzzwecken aufbewahrt wird. Es ist ratsam, dass Arbeitgeber die Daten in ihr Gehaltsabrechnungssystem eingeben, um sicherzustellen, dass sie den korrekten Steuerbetrag von jedem Gehaltsscheck einbehalten.
• Ein Arbeitgeber kann einem Arbeitnehmer nicht sagen, was er in sein W-4-Formular eintragen soll. Sie können ihnen jedoch Ressourcen zur Verfügung stellen, die ihnen helfen, den richtigen Betrag für die Einbehaltung herauszufinden. Einige Gehaltsabrechnungs- und HR-Lösungen ermöglichen es Mitarbeitern, ihre W-4-Formulare elektronisch auszufüllen.

Anforderungen für die Einreichung von W-2-Formularen

Sehen wir uns als Nächstes einige Besonderheiten beim Ausfüllen des W2-Formulars an. Wenn es um Unterschiede zwischen W-2- und W-4-Formularen geht, ist das Wichtigste, dass ersteres in der alleinigen Verantwortung des Arbeitgebers liegt, während der Arbeitnehmer letzteres ausfüllt. Die SSA weist darauf hin, dass diese Formulare elektronisch eingereicht werden, Sie haben jedoch die Möglichkeit, sie physisch auszufüllen, wenn Sie dies bevorzugen.

Um das W-2-Formular für jeden Ihrer Mitarbeiter auszufüllen, benötigen Sie einige spezifische Informationen. Dies beinhaltet Folgendes:

• Die Steuerabzüge und Löhne für den Arbeitnehmer
• Name, Adresse und Postleitzahl des Mitarbeiters
• Ihr Name, Ihre Postleitzahl und Ihre Adresse
• Ihre Arbeitgeber-Identifikationsnummer, auch bekannt als EIN
• Die Sozialversicherungsnummer Ihres Mitarbeiters

Sie müssen sicherstellen, dass das W-2-Formular für das Vorjahr ausgefüllt, verteilt und spätestens am 31. Januar des laufenden Jahres eingereicht wird. Sie können die IRS-Website verwenden, um die leeren W-2-Formulare zu erhalten, die Sie benötigen.

In vielen Fällen verlassen sich Unternehmen auf ihren Lohnbuchhalter oder Buchhalter (falls vorhanden), um ihnen beim Ausfüllen ihres W-2-Formulars zu helfen. Darüber hinaus bieten Ihnen viele der heute verfügbaren Steuersoftwarelösungen die Möglichkeit, Ihre W-2-Formulare auf diese Weise einzureichen.

Abschließende Worte zu W-2 vs. W-4

Da haben Sie es also: alles, was Sie über die Unterschiede zwischen den Steuerformularen W-4 und W-2 wissen müssen. Wir hoffen, Ihnen damit ein besseres Verständnis dafür gegeben zu haben, wie diese Steuerformulare funktionieren und was beim Ausfüllen zu beachten ist.

Es ist wichtig sicherzustellen, dass Sie Ihre Informationen beim Umgang mit diesen Dokumenten immer genau angeben.