Upgrade auf VoIP-Kommunikation: 6 Must-Have-Funktionen jedes soliden Telefonsystems für kleine Unternehmen

Die Umstellung auf VoIP-Telefonsysteme (Voice over Internet Protocol) hat viele Vorteile für kleine Unternehmen, sodass die Entscheidung über die Umstellung für die meisten Geschäftsinhaber einfach ist.

Heutzutage ist das Arbeiten aus der Ferne zu einem untrennbaren Bestandteil unseres Lebens geworden, und Cloud-basierte Geschäftstelefonsysteme helfen Geschäftsinhabern, die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern unabhängig von ihrem Standort aufrechtzuerhalten. Dieses System ist viel billiger und flexibler zu verwenden als die traditionellen Telefonsysteme mit veralteten PBX-Systemen. Während Sie cloudbasierte Telefonsysteme verwenden, können Sie sich auf Ihre Geschäftsziele konzentrieren und die Profis sich um Ihre Kommunikationssysteme kümmern lassen.

Die Wahl des richtigen Anbieters kann jedoch eine Herausforderung sein. Um eine fundierte Wahl zu treffen, ist eine sorgfältige Analyse erforderlich, welche Funktionen jeder Dienstanbieter anbietet, wie viel diese Funktionen kosten und wie skalierbar die Systeme sind. Lesen Sie weiter, um mehr über sechs der wichtigsten VoIP-Funktionen zu erfahren, auf die Kleinunternehmer bei der Auswahl eines Telefondienstes achten sollten.

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Automatischer Teilnehmer

Diese Funktion ermöglicht es Kleinunternehmern, die mit der Einstellung von Vollzeit-Rezeptionisten verbundenen Kosten zu senken. Genau wie eine Empfangsdame begrüßt die automatische Telefonzentrale Anrufer, überwacht Anrufe und verwendet Sprachansagen, um die Anrufe an das richtige Mitglied des Teams weiterzuleiten. Automatische Telefonzentralen helfen, die Telefonanforderungen kleiner Unternehmen zu erfüllen, senken aber auch die Betriebskosten und erhöhen die Kundenzufriedenheit.

Denken Sie jedoch daran, dass die meisten Kunden und Kunden nicht in endlosen Sprachansagen stecken bleiben wollen. Richten Sie die automatische Telefonzentrale so ein, dass sie möglichst wenige Fragen stellt, um sicherzustellen, dass der Anruf an den richtigen Mitarbeiter weitergeleitet wird. Das spart Zeit und Ressourcen, ohne die Kundenzufriedenheitsraten zu verringern.

Ob es darum geht, die Kundenzufriedenheit zu verbessern, die Produktivität zu steigern oder Geld zu sparen, Unternehmen haben nicht immer die Möglichkeit, alle drei gleichzeitig zu tun. Aber mit dem Fortschritt der Technologie und dem besten VoIP-Dienst ist dies mit einem modernen Telefonsystem möglich geworden, das mit VoIP oder Voice over Internet Protocol umgehen kann.

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Voice-to-E-Mail-Transkription

Das Wachstum eines kleinen Unternehmens erfordert bereits Zeit und Energie, sodass nur wenige Geschäftsinhaber und Mitarbeiter die Zeit haben, ihre Voicemail so oft abzurufen, wie sie sollten. Hier kommt die Sprache-zu-E-Mail-Transkription ins Spiel. Diese Funktion wandelt Nachrichten automatisch in Text um und leitet sie an die Posteingänge der Mitarbeiter weiter.

Die Verringerung der Zeit, die Mitarbeiter damit verbringen müssen, Voicemails abzuhören und Namen und Kontaktinformationen von Hand aufzuschreiben, ist nicht der einzige Vorteil der Sprache-zu-E-Mail-Transkription. Es ermöglicht den Mitarbeitern auch, ihre Nachrichten zu organisieren. Sobald sie in E-Mail-Form umgewandelt wurden, können Mitarbeiter diese Nachrichten nach Bedarf archivieren, organisieren, suchen und löschen, was einfach nicht möglich wäre, wenn sie beim Abhören herkömmlicher Voicemail feststecken würden.

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Remote-Erweiterungen

Diese Funktion von VoIP-Systemen, die auch als Remote-Nebenstellen oder virtuelle Nummern bezeichnet wird, ermöglicht es Geschäftsinhabern, Anrufe an Mobiltelefone weiterzuleiten. Wenn jemand eine Remote-Nebenstelle anruft und niemand abnimmt, leitet das System den Anruf an ein Voicemail-System weiter, das von der persönlichen Voicemail des Mitarbeiters getrennt ist. Während alle kleinen Unternehmen von virtuellen Nebenstellen profitieren können, ist diese Funktion für Unternehmen mit Remote-Mitarbeitern noch vorteilhafter.

Professioneller sieht es aus, wenn Unternehmen nur eine Nummer haben, die ihre Kunden, Klienten und Geschäftspartner anrufen können, anstatt eine separate Nummer für jeden Mitarbeiter. Außerdem möchten nur wenige Mitarbeiter ihre privaten Telefone für geschäftliche Zwecke verwenden. Virtuelle Nebenstellen ermöglichen es Geschäftsinhabern, die Kosten für den Kauf eines separaten Telefons für jeden ihrer Mitarbeiter zu vermeiden.

Anruf-Screening

Mit der Anrufüberwachung können Geschäftsinhaber und Mitarbeiter die Nummer des Anrufers vor dem Abheben überprüfen, damit sie entscheiden können, wie der Anruf behandelt werden soll. Es geht jedoch über die herkömmliche Anrufer-ID hinaus. Mit der Anrufüberwachung können Mitarbeiter, die private Anrufe bei der Arbeit erhalten, die Anrufe auf ihre Mobiltelefone umleiten, während andere, die überzeugt sind, dass sie Telemarketing-Anrufe erhalten, diese einfach trennen können.

Die besten VoIP-Tools für die Anrufüberprüfung für kleine Unternehmen können auch so eingerichtet werden, dass mehr als nur die Nummer angezeigt wird. Diese Funktion ermöglicht es dem Mitarbeiter auch, den Namen des Anrufers zu überprüfen, und wenn das Unternehmen über ein Customer Relationship Management (CRM)-System verfügt, können sie auch Kundendatensätze vor Ort abrufen. Auf https://shortcodes.org/ finden Sie interessante SMS- und Shortcode-Tipps und wie Sie Spam-Anrufe und -Nachrichten erkennen können.

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Videokonferenzen

Einige Unternehmen nutzen Videokonferenzen regelmäßig, um mit ihren entfernten Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben, während andere sie nur selten nutzen, um virtuelle Meetings mit weit entfernten Geschäftspartnern zu planen. Auch Videoanrufe werden bei Verbrauchern immer beliebter. Abhängig von ihrer Kundendemografie können einige Unternehmen davon profitieren, Videoanrufe mit ihren Kunden oder Klienten tätigen zu können.

Die meisten Gespräche mit Kunden und Geschäftspartnern können über das Telefon geführt werden, aber Dinge wie Verhandlungen oder der Umgang mit sensiblen Themen lassen sich am besten über Videokonferenzen erledigen. Außerdem ermöglichen Videokonferenzen Remote-Mitarbeitern oder Mitarbeitern, die geschäftlich nicht im Büro sind, an wichtigen Meetings teilzunehmen, sodass sie sich keine Gedanken darüber machen müssen, ob sie etwas verpassen.

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Anpassbare Haltemusik

Nur wenige Kunden oder Klienten genießen es, in die Warteschleife gestellt zu werden, aber manchmal ist es notwendig. Heutige Geschäftsinhaber müssen sich nicht zwischen Standard-Wartemusik entscheiden, die kitschig und sich wiederholend ist und ihre Kunden in völliger Stille lässt. Stattdessen können diejenigen, die VoIP-Systeme verwenden, benutzerdefinierte Melodien einstellen, die die einzigartigen Persönlichkeiten ihres Unternehmens widerspiegeln oder auf das eingehen, was ihre Kunden ihrer Meinung nach hören möchten.

Das mag klein klingen, ist es aber nicht. Die richtige Wartemusik verbessert die Kundenzufriedenheitsraten, macht es einfacher, durchschnittliche Kunden zu treuen Markenbegeisterten zu machen, und verhindert potenzielle Kundendienstkatastrophen. Außerdem werden die meisten Anrufer mit Rezeptionisten und Angestellten viel freundlicher umgehen und empfänglicher für ihre Angebote sein, wenn sie die letzten 15 Minuten nicht damit verbracht haben, allgemeine Aufzugsmusik zu hören.

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Das Endergebnis

Die oben beschriebenen sechs Funktionen sind nur einige von vielen, die Kleinunternehmern zur Verfügung stehen, die auf VoIP-Telefonsysteme umsteigen. Weitere bemerkenswerte Funktionen sind elektronisches Faxen, Nebenstellenwahl, Wahlwiederholung, Remote-Office-Funktionen, sequenzielle Rufzeichen, Dreiwegewahl, zeitbasiertes Routing und Terminplanung und mehr.

Das Problem für die meisten Kleinunternehmer besteht nicht darin, sich zu entscheiden, ob sie ein VoIP-Telefonsystem installieren möchten. Es gibt einfach so viele Vorteile bei der Umstellung, dass die meisten Geschäftsinhaber es für eine einfache Entscheidung halten. Die Herausforderung entsteht, wenn diese Eigentümer ihre Optionen bewerten müssen.

Sicherzustellen, dass der Anbieter Zugriff auf alle oben aufgeführten Funktionen und andere wichtige Funktionen wie Anrufsperre und Anwahl von Nebenstelle zu Nebenstelle bietet, ist der erste Schritt zur Auswahl eines herausragenden Anbieters. Geschäftsinhaber sollten jedoch nicht damit aufhören. Sie sollten sich auch nach einem Unternehmen umsehen, das einen außergewöhnlichen Kundenservice, wettbewerbsfähige Preise, einen ausgezeichneten Ruf und Lösungen bietet, die auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmern zugeschnitten sind, damit sie beim Wachstum und Erfolg ihres Unternehmens denselben VoIP-Telefondienst beibehalten können.