Die Vorteile der Implementierung eines Vertragsmanagementsystems

Im Mittelpunkt jeder modernen Organisation steht die Notwendigkeit, sich schnell zu verändern und ihr Unternehmen überlebensfähig zu machen. Dazu gehört die Verwaltung von Geschäftsanforderungen innerhalb eines regulierten Rahmens für die Geschäftskontinuität.

Jedes Unternehmen, ob groß oder klein, führt Vereinbarungen für seine Geschäftsangebote und Leistungsbenchmarks durch. Dabei handelt es sich um formelle Verträge, um sicherzustellen, dass die Vereinbarungen für beide Parteien verbindlich sind und kein Risiko einer Verletzung von Bestimmungen besteht. Moderne technologiegetriebene Unternehmen schützen daher ihre Geschäftsinteressen und ihr Markenimage mit einem formellen Vertragsmanagementsystem (CMS), das den gesamten Vertragslebenszyklus automatisiert.

Der Bedarf an CMS in einer Unternehmensumgebung

Jeder Vertrag beginnt mit informellen oder mündlichen Verhandlungen und führt schließlich zu den Unterschriften durch Zeichnungsberechtigte und repräsentative Anwaltskanzleien. Der rechtliche Prozess umfasst auch verschiedene Klauseln, die festlegen, wie die endgültigen Produkte oder Dienstleistungen geliefert werden.

Doch können manuelle Prozesse eine fehlerfreie und zeitnahe Compliance für alle Beteiligten verbindlich gewährleisten? Nein. Herkömmliche Methoden des Vertragsmanagements bergen das Risiko einer Fehlinterpretation oder Nichterfüllung von Vertragsbedingungen, was möglicherweise zu Geschäftsverlusten führt oder dazu führt, dass einige der Bedingungen ungültig werden.

Automatisierte, regelbasierte Vertragsmanagementsoftware ist jedoch fehlerfrei und löst im gesamten Vertragslebenszyklusmanagementsystem automatisch rechtliche Bedingungen basierend auf Datum, Aufgabenerledigung und Compliance-Normen aus. Ein Vertragsmanagementsystem rationalisiert somit den gesamten Vertragslebenszyklus mit integrierter Software, die Vertragsaktionen abwickelt.

Die 10 Hauptvorteile eines integrierten Vertragsmanagementsystems

Das Vertragsmanagementsystem digitalisiert, speichert und kategorisiert alle Verträge in einem zentralen Repository, auf das Stakeholder wie Rechtsteammitglieder, Compliance-Teams und das Management zugreifen können. Darüber hinaus entfällt die Notwendigkeit, Verträge manuell einzureichen, und es wird Zeit gespart. Zu den weiteren Vorteilen eines Vertragsverwaltungssystems zählen mögliche Schäden oder Diebstahl wichtiger Dateien sowie Verluste durch Verlegenheit und Probleme wie Feuer.

Hier sind einige der Vorteile eines Lebenszyklusmanagementsystems für Unternehmensverträge :

1. Ein zentrales Vertragslebenszyklus-Managementsystem

Unternehmen können von einem zentralen Repository profitieren, das alle Rechtsdokumente über einen einzigen Zugriffspunkt speichert und verwaltet. Eine zentrale Anlaufstelle für die Dokumentenspeicherung erleichtert Transparenz und Verantwortlichkeit für bessere Kontrollen.

Das zentralisierte durchsuchbare System hilft, Verträge basierend auf vordefinierten Metadaten und Textsuche schneller und effizienter zu finden.

2. Zentralisierte Vertragsklassifizierung und -extraktion

Ein zentralisiertes Repository profitiert von den Vorteilen der Nutzung eines Vertragsmanagementsystems: Risikominderung durch KI-gesteuerte Digitalisierung und Extraktion von Vertragsdaten, ein einheitlicher Mechanismus zur Kategorisierung von Rechtsdokumenten, Definition und Vergleich von Dokumenten für eine nahtlose und kollaborative Schlichtung, nachverfolgbare Prüfabläufe und mehr.

Ein einziges, optimiertes Vertragsmanagementsystem bietet die Vorteile eines Vertragsmanagementsystems und trägt letztendlich dazu bei, Geschäfte schneller und reibungsloser abzuschließen.

Viele Unternehmensdaten liegen heute in der Cloud. Das Cloud-Vertragsmanagementsystem ist Teil des CMS und erleichtert Teamarbeit und standortunabhängige Geschäftsentscheidungen. Das cloudbasierte CMS ist ein entscheidendes Element eines globalen Geschäftsökosystems, in dem Geschäfte getätigt und Verträge über verschiedene Standorte hinweg ausgehandelt werden.

3. Konfigurierbare Arbeitsabläufe und Vorlagen

Weitere Vorteile des Einsatzes eines Vertragsmanagementsystems sind integrierte Arbeitsabläufe über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg, um den Prozess der Vertragserstellung, -genehmigung, -ausführung und -beendigung zu rationalisieren und Unternehmen mit Schutzmaßnahmen für verschiedene Eventualitäten narrensicher zu machen.

Vorlagen, die auf den verschiedenen Vertragstypen und -daten basieren, bieten rechtzeitige Warnungen und Benachrichtigungen vor Vertragsablauf. Es macht Verlängerungen und YOY-Rollover zu einem nahtlosen und automatisierten Prozess, der es Unternehmen ermöglicht, eine Vereinbarung neu zu verhandeln oder zu kündigen und Blockaden in ungünstigen Situationen zu vermeiden.

4. Minimiert Fehler und Verluste

Das Vertragsmanagementsystem kommt einem Unternehmen zugute, indem es den gesamten rechtlichen Prozess optimiert. Der Entwurf von Rechtsdokumenten ist einheitlich und relativ fehlerfrei, da eine integrierte Klauselbibliothek mit Bedingungen, die mit Vertragsvorlagen für Genehmigungen synchronisiert werden, und Flexibilität bei der Dokumentenverwaltung gewährleistet ist.

5. Sicherheit vor Cyberangriffen und Datenschutzverletzungen

Die Funktionen des Vertragsverwaltungssystems werden auf zentralen und sicheren Servern gespeichert, oft verschlüsselt und mit Zugriffskontrollen aktiviert. Somit haben unbefugte Personen keinen Zugriff auf wichtige geschäftliche Rechtsdokumente. Das zentralisierte Unternehmensvertragsmanagementsystem verfügt außerdem über Zugriffskontrollen, die für Transparenz in jedem Punkt des Rechtslebenszyklus sorgen.

6. Maximale Sicherheit juristischer Dokumente

Ein weiterer Vorteil des Vertragsmanagementsystems ist die Digitalisierung und End-to-End-Hyperautomatisierung über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg, da dadurch alles über ein digitales Backup verfügt. Dadurch werden Schäden abgewendet, die bei physischen Verträgen durch Überschwemmungen oder Brände entstehen können, ebenso wie durch böswillige Handlungen beim Ausscheiden von Mitarbeitern. CMS schützen Geschäftsinteressen und die Wahrscheinlichkeit hoher Auszahlungen im Falle von Massenkündigungen oder Entlassungen.

7. Optimierung der Geschäftsprozesse der Abteilungen

Vertragsmanagementsysteme verfolgen auch lieferantenbasierte Daten und ermöglichen durch die Integration mit anderen Abteilungen eine durchgängige Sichtbarkeit der Verträge. So können Änderungen an Unterverträgen, Zeitplänen, Preisen usw. vorgenommen werden. Das CMS ermöglicht eine automatisierte Leistungsanalyse anhand der Vertragsbedingungen, um den Betrieb zu verbessern und finanzielle Leistung verschiedener Abteilungen im Vergleich zu vertraglichen Benchmarks.

8. Identifizierung und Minderung von Finanz- und Reputationsrisiken

Die Einhaltung der Vertragsbedingungen gegenüber den Finanz- und Rechtsaufsichtsbehörden der Region ist eine entscheidende Anforderung jedes Unternehmens. Das Enterprise-Contract-Management-System geht dieses Problem an, indem es innerhalb des CMS-Compliance-Mechanismus einen geeigneten Business-Continuity-Plan entwickelt und so etwaige finanzielle und Reputationsrisiken aufgrund der Nichteinhaltung des rechtlichen Rahmens mindert.

9. Automatisierte Berichterstellung

Das Vertragsmanagementsystem profitiert von der Rationalisierung des gesamten rechtlichen und vertraglichen Prozesses und hilft bei der Erstellung detaillierter und sofortiger Berichte zur Überwachung von KPIs anhand von Vertragszusammenfassungsberichten. Ein wesentlicher Vorteil eines Vertragsmanagementsystems ist daher das intelligente und automatisierte Reporting für zeitnahe Maßnahmen.

10. Effizienteres CRM

Intelligente Vertragsmanagementlösungen nutzen das Customer Relationship Management (CRM) für einen kundenorientierten und ganzheitlichen Ansatz für Kundenbeziehungen. Verträge werden nahtlos genutzt und durchgesetzt, mit zeitnahen und automatisierten Benachrichtigungen für ein effizientes CRM.

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