Social-Media-Richtlinie für kleine Unternehmen

Veröffentlicht: 2023-01-31

Was ist eine Social-Media-Richtlinie?

Social Media Policy ist ein Dokument, das Anweisungen enthält, die Mitarbeiter oder Unternehmensvertreter bei der Nutzung von Social Media befolgen sollten. Es umfasst die Art der Kommunikation Ihres Unternehmens und die Nutzung von Social Media.

Auch wenn Ihr Unternehmen keine sozialen Medien nutzt, benötigen Sie auf jeden Fall eine Richtlinie für soziale Medien, vorausgesetzt, Sie haben Mitarbeiter, die dies tun. Social-Media-Richtlinien tragen zum Schutz Ihres Unternehmensimages, Ihrer Sicherheit und Ihrer Mitarbeiter bei.

Eine gute Social-Media-Richtlinie für Ihr Unternehmen stellt sicher, dass sich Ihre Mitarbeiter auf Social-Media-Plattformen vorsichtig und bewusst verhalten. Eine gute Social Media Policy kann sogar zu einer Produktivitäts- oder Leistungssteigerung führen.

Kein Arbeitnehmer ist von dieser Richtlinie ausgenommen. Es gilt für alle, einschließlich des Geschäftsinhabers und der untersten Ebene des Arbeitnehmers. Daher sollte es in klaren, prägnanten und eindeutigen Worten so geschrieben sein, dass es auch von einem Laien verstanden wird.

Über Sociallybuzz

Sociallybuzz ist eine führende Agentur für Social Media Marketing, Management und digitale Werbung für kleine und mittlere Unternehmen. Mit über 12 Jahren Erfahrung wissen wir, wie man Marketingkampagnen erstellt und durchführt, die Ihnen helfen, Ihr Geschäft auszubauen. Unsere Social-Media-Agentur ist darauf spezialisiert, die Macht der sozialen Medien zu nutzen, um hochgradig zielgerichtete Kampagnen zu erstellen, die darauf abzielen, Kleinunternehmern mehr Kunden und Umsätze zu verschaffen.

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8 Vorteile der Social-Media-Richtlinie

Lassen Sie uns einen Blick auf die acht Vorteile von Social-Media-Richtlinien für kleine Unternehmen werfen. Besuchen Sie diese Seite, wenn Sie erfahren möchten, wie Sie Ihre Social-Media-Richtlinie schreiben können.

1. Schützen Sie Ihren geschäftlichen Ruf

Eine Social-Media-Richtlinie leitet Ihre Mitarbeiter an, wie sie sich in den sozialen Medien richtig verhalten. Dazu gehört die richtige Sprache bei Diskussionen über die Marke und wie man auf Nachrichten, Kommentare oder Posts mit Bezug zur Marke reagiert.

Es zeigt Ihren Mitarbeitern auch, wie sie sich richtig kleiden und wie sie Menschen auf Social-Media-Plattformen nicht feindselig gegenüberstehen. Eine Richtlinie für soziale Medien ermöglicht es Mitarbeitern, online oder offline gute Vertreter des Unternehmens zu sein. Eine gute Social-Media-Richtlinie sorgt dafür, dass alles reibungslos läuft, vorausgesetzt, Sie machen Regeln, die widerspiegeln, wofür Sie stehen.

2. Erhöht die Verantwortung

Social Media Policy befähigt Mitarbeiter zu mehr Verantwortung. Es hilft ihnen, sich online gut zu benehmen. Die Richtlinie funktioniert nicht nur, wenn Mitarbeiter im Dienst sind; es gilt auch, wenn sie nicht im Dienst sind, weil sie immer noch für die Marke arbeiten; daher wirkt sich alles, was sie online posten oder sagen, auf das Geschäft aus.

Daher die Notwendigkeit, online oder offline Verantwortungsbewusstsein zu zeigen. Mit der Richtlinie handeln Ihre Mitarbeiter möglicherweise nach Belieben, was sich negativ auf Ihr Unternehmen und positiv auswirken könnte. Ihre Mitarbeiter sind wie Botschafter Ihres Unternehmens. Was auch immer sie tun, wirkt sich positiv oder negativ auf Ihr Unternehmen aus.

3. Mitarbeiter schützen

Ein weiterer Vorteil der Social-Media-Richtlinien ist, dass sie zum Schutz der Mitarbeiter beitragen. Vom hervorragenden Verhalten der Mitarbeiter profitiert nicht nur das Unternehmen; die Mitarbeiter selbst profitieren in dem Sinne, dass es hilft, kein böses Blut zwischen ihnen und anderen Social-Media-Nutzern zu säen.

Wenn Sie im Umgang mit Menschen online höflich und vorsichtig sind, werden Sie nicht zu viele Probleme mit ihnen haben und Ihre geistige Gesundheit wird geschützt. Für Mitarbeiter, die ein eigenes Unternehmen haben oder beabsichtigen, ein eigenes Unternehmen zu gründen, ist es eine hervorragende Möglichkeit, sich einen guten Namen zu machen. Es ist auch eine Möglichkeit, sich auf die bevorstehende Aufgabe vorzubereiten.

4. Klarheit über die Kontoinhaberschaft

Die Klärung des Kontobesitzes ist ein weiterer Vorteil der Social-Media-Richtlinien. Eine gute Social-Media-Richtlinie sagt, wem Social-Media-Konten gehören, wer über das Konto posten kann und wer mit dem Konto Nachrichten kommentieren oder beantworten kann. Dies hilft Ihnen als Geschäftsinhaber zu wissen, wer was, wann und wie macht.

Auf diese Weise können Sie den Social-Media-Aspekt des Unternehmens zufriedenstellend verwalten. Außerdem wissen Sie, wenn etwas schief geht, wen Sie dafür verantwortlich machen müssen, und wenn es erforderlich ist, Anklage zu erheben, können Sie dies ohne Stress tun.

5. Definiert Ihr Geschäftssymbol

Eine Social-Media-Richtlinie hilft zu zeigen, wofür Ihr Unternehmen steht; Dazu gehören Zeichen, Bilder, Farben und Logos, die Ihr Unternehmen repräsentieren. Es hilft zu definieren, was Ihr Unternehmen symbolisiert, da immer dann, wenn Personen, die Ihr Unternehmen bereits kennen, diese Symbole oder Logos irgendwo sehen; sie werden wissen, dass es mit Ihrer Marke zusammenhängt, oder vielleicht hat es jemand anderes gestohlen.

6. Sicherheit

In Kombination mit dem richtigen Sicherheitsansatz trägt eine Social-Media-Richtlinie dazu bei, Ihr Unternehmen vor Betrügern und Hackern zu schützen. Es schützt Ihr Unternehmen auch vor unnötigen Bedrohungen und Einschüchterungen. Social-Media-Richtlinien sind für jeden Kleinunternehmer sehr wichtig. Sie sind verschiedene Arten von Menschen auf verschiedenen Social-Media-Plattformen.

Einige nutzen diese Plattformen zum Spaß; Einige verwenden sie nur, um sich mit Freunden und Familien zu unterhalten und vielleicht Bilder und Videos zu teilen. Einige andere Gruppen wie Sie nutzen Social-Media-Plattformen für geschäftliche Zwecke. Dann gibt es diese letzte Gruppe von Menschen, die Ihnen Anlass zur Sorge geben sollten.

Diejenigen, die online kommen, um Böses zu tun. Sie sind Hacker und Betrüger, die es genießen, Menschen online das Leben schwer zu machen. Aus diesem Grund sind eine Richtlinie für soziale Medien und Sicherheitsprotokolle erforderlich, um Ihr Konto zu sichern.

7. Produktivität

Wenn Sie möchten, dass Ihr kleines Unternehmen produktiv ist, haben Sie eine Richtlinie für soziale Medien. Eine gut formulierte Social-Media-Richtlinie kann festlegen, was Ihre Mitarbeiter tun oder nicht tun dürfen, wenn sie online oder im Dienst sind.

Einige Mitarbeiter können während der Arbeitszeit online gehen und sich nicht auf ihre Arbeit konzentrieren, sondern mit Freunden und Familien chatten oder sogar Online-Videos ansehen. In diesem Fall sinkt natürlich die Produktivität, da sie sich mehr auf das Geschäft konzentrieren müssen.

Wenn dies im Laufe der Zeit so weitergeht, wird Ihr Unternehmen erheblich beeinträchtigt, und Sie werden höchstwahrscheinlich enorme Verluste erleiden, da Ihr Ruf beeinträchtigt werden könnte. Mitarbeitern wird außerdem empfohlen, sicherzustellen, dass die Websites, die sie zum Herunterladen von Dateien verwenden, echt sind. Hacker können auf vertrauliche Informationen über Ihr Unternehmen zugreifen, wenn Sie Dateien von infiltrierten Websites herunterladen, daher müssen Sie vorsichtiger sein.

8. Einstellungs- und Entlassungsentscheidungen

Die Politik der sozialen Medien hilft bei Entscheidungen über die Beschäftigung von Arbeitnehmern und bei der Entlassung von Arbeitnehmern, wenn dies erforderlich ist. Die meisten kleinen Unternehmen fragen nach dem Social-Media-Namen einer Person, bevor sie sie einstellen.

Als Inhaber eines Kleinunternehmens möchten Sie niemanden einstellen, der in sozialen Medien kämpft oder jemanden mit fragwürdigem Charakter hat, da dies Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben könnte. Die Social-Media-Richtlinie erklärt Ihnen ausführlich, wie Sie Entscheidungen über die Beschäftigung von Arbeitnehmern treffen. Es informiert Sie auch darüber, wenn ein Mitarbeiter gegen eine Vereinbarung verstoßen hat und wann Sie gesetzeswidrige Mitarbeiter entlassen müssen.

Folgen des Fehlens einer Social-Media-Richtlinie

Im Folgenden sind einige Konsequenzen aufgeführt, mit denen ein kleines Unternehmen wahrscheinlich konfrontiert sein wird, wenn es keine Richtlinie für soziale Medien hat.

1. Cybergefahr

Ohne eine Richtlinie für soziale Medien besteht für Ihr Unternehmen ein hohes Risiko, von Cyberkriminellen gehackt zu werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, eine Social-Media-Richtlinie zu entwerfen, da sie Maßnahmen vorschlägt, wie Sie Cyberkriminalität in Ihrem Unternehmen bekämpfen können und wie Ihre Mitarbeiter Cyberkriminelle daran hindern können, die Social-Media-Adressen Ihres Unternehmens sowie deren soziale Medien zu infiltrieren Mediengriffe auch.

2. Schädigung des geschäftlichen Rufs

Mitarbeiter, die nicht angemessen angeleitet werden, können unbeabsichtigt Dinge tun, die sich negativ auf das Geschäft auswirken. Sie können Kommentare auf eine Weise posten oder beantworten, die sie nicht online tun sollten, und als Botschafter des Unternehmens wird das Unternehmen ebenfalls erheblich beeinträchtigt. Dies kann nur verhindert werden, wenn es eine Social-Media-Richtlinie gibt, die die Mitarbeiter anleitet.

3. Freigabe vertraulicher Informationen

Social-Media-Richtlinien weisen die Mitarbeiter darauf hin, welche Informationen sie in den sozialen Medien veröffentlichen sollen. Ohne sie können Mitarbeiter unwissentlich vertrauliche Informationen veröffentlichen, die sich negativ auf das Geschäft auswirken. Es gab Fälle, in denen Mitarbeiter private Informationen über das Unternehmen, für das sie arbeiteten, veröffentlichten, was sich als schlecht herausstellte. Dies lag hauptsächlich daran, dass die Unternehmen nie eine Social-Media-Richtlinie hatten; daher wurden die Mitarbeiter nicht informiert.

4. Online-Mobbing und Missbrauch

Machen Sie sich ohne eine Richtlinie für soziale Medien darauf gefasst, dass Ihre Mitarbeiter nach Belieben missbraucht und gemobbt werden. Online-Mobber sind zu viele und suchen immer nach kleinen Unternehmen, die sie angreifen können. Wenn Sie keine Social-Media-Richtlinie haben, um sie davon abzuhalten, Ihre Mitarbeiter zu schikanieren, werden sie höchstwahrscheinlich zum Opfer fallen. Wenn diese Mobber erfahren, dass Sie eine Social-Media-Richtlinie haben und dass Missbraucher darin bestraft werden, haben sie keine andere Wahl, als sich zu benehmen.

Die 5 wichtigsten Dinge, die Sie in Ihre Social-Media-Richtlinie aufnehmen sollten

Bei der Ausarbeitung Ihrer Social-Media-Richtlinien müssen einige wichtige Dinge berücksichtigt werden. Auf einige davon gehen wir im Folgenden kurz ein.

1. Rollen

Eine Social Media Policy sollte die Rollen verschiedener Mitarbeiter enthalten. Dazu gehören die von ihnen verwalteten Social-Media-Konten und ihre Verantwortlichkeiten zu einem bestimmten Zeitpunkt, sodass Sie wissen, wen Sie bei einem Ausfall verantwortlich machen müssen.

2. Sicherheitsmaßnahmen

Sie müssen die verschiedenen Sicherheitsmaßnahmen, die Ihre Mitarbeiter beachten sollten, in Ihre Social-Media-Richtlinie aufnehmen. Dies umfasst die Art von Informationen, die sie nicht teilen sollten, an wen sie ihre Social-Media-Passwörter weitergeben können, wie oft die Informationen geändert werden können und viele weitere Sicherheitsmaßnahmen.

3. Wie man das Gesetz einhält

Dies ist ein weiterer wichtiger Bestandteil oder Inhalt der Social-Media-Politik. Es strahlt die Einhaltung des Gesetzes über das Unternehmen aus. Es umfasst die Einhaltung von Gesetzen zu sozialen Medien, den Schutz vertraulicher Informationen über das Unternehmen und den Umgang mit Informationen von Kunden.

4. Nutzung sozialer Medien durch Mitarbeiter

Sie sollten in die Social-Media-Richtlinie die Beschränkungen für Informationen aufnehmen, die Mitarbeiter über ihre Social-Media-Konten über das Unternehmen preisgeben können. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern nicht erlauben, Ihren Firmennamen in ihrem Lebenslauf zu erwähnen, müssen Sie dies ebenfalls angeben.

5. Folgen der Vertragsverletzung

Sie müssten auch in der Social-Media-Richtlinie die Folgen von Regelverstößen angeben. Dadurch werden sich Mitarbeiter und Ihr Publikum ihres Verhaltens in den sozialen Medien bewusster, da sie wissen, dass auf jeden Schuldigen eine Strafe wartet.

So schreiben Sie eine Social-Media-Richtlinie

1. Stellen Sie Ihr Team zusammen

Der erste Schritt beim Verfassen einer Social-Media-Richtlinie besteht darin, Ihr Team zusammenzustellen. Die Ausarbeitung einer Social-Media-Richtlinie ist keine Ein-Personen-Sache. Es sollte eine gemeinsame Anstrengung von Ihnen und Ihren Teammitgliedern sein. Dadurch wird sichergestellt, dass zukünftige Probleme angemessen behandelt werden, da Ihre Teammitglieder über die verschiedenen Regeln informiert werden.

2. Wählen Sie aus, was Ihre Mitarbeiter tun oder nicht tun dürfen

Wählen Sie aus, was Ihre Mitarbeiter tun dürfen und was sie nicht tun sollen, wenn sie die Unternehmensseite oder ihre Seite verwenden. Dazu gehört die Art von Kommentaren, auf die geantwortet werden soll, und Geschäftstransaktionen, die getätigt werden müssen. Sie sind der Inhaber des Unternehmens und könnten besser auf einige Kommentare antworten. All dies wird in der Social-Media-Richtlinie angegeben.

3. Rollen zuweisen

Der nächste Schritt besteht darin, verschiedenen Mitarbeitern Rollen zuzuweisen. Es wäre besser, dies nach ihrem Fachgebiet zu tun. Auf diese Weise wird die Produktivität gesteigert, da jeder Mitarbeiter bereits mit seiner Aufgabe vertraut ist.

4. Legen Sie Sicherheitsverfahren fest

Wenden Sie sich an Experten für Cybersicherheit und Mitarbeiter der Öffentlichkeitsarbeit. Experten für Cybersicherheit helfen dabei, Sicherheitsmaßnahmen festzulegen, die Ihr Unternehmen beachten sollte. Sie tragen auch dazu bei, dass Ihre Websites sicher sind, und beraten Mitarbeiter, wie sie Cyber-Regeln vermeiden können. Die PR-Mitarbeiter kennen die verschiedenen Verhaltensweisen, die Ihrem Geschäft schaden könnten, und wissen, wie sie vermieden werden können.

5. Entscheiden Sie, wie Sie mit einer PR-Krise in den sozialen Medien umgehen

Sie müssen Vorkehrungen treffen, wie Sie die PR-Krise in den sozialen Medien angehen können, wenn sie eintritt. Natürlich muss es Menschen geben, die nicht zufrieden sind, egal wie hervorragend Ihre Produkte und Dienstleistungen sind. Sie entscheiden sich möglicherweise dafür, online zu gehen, um Sie mit Beleidigungen zu bewerfen. Dieser besondere Schritt konzentriert sich auf den Umgang mit Situationen wie dieser und anderen damit verbundenen. Manchmal müssen Sie möglicherweise einen Schadenskontrollposten einrichten oder etwas tun, um die Situation zu beheben und das Gesicht Ihres Unternehmens zu wahren.

6. Seien Sie spezifisch in Bezug auf verschiedene Social-Media-Plattformen

Geben Sie an, wie Ihre Mitarbeiter auf verschiedenen Social-Media-Plattformen interagieren können. Diese Social-Media-Plattformen sind relativ unterschiedlich und können manchmal vom Alter und Kaliber der Personen abhängen, die sie hauptsächlich nutzen. Eine Plattform wie LinkedIn erfordert im Gegensatz zu Facebook ein hohes Maß an Professionalität; Abgesehen davon funktioniert das, was für Sie auf Facebook funktioniert, wahrscheinlich nicht für Sie auf LinkedIn. Angenommen, Sie posten auf LinkedIn genauso, wie Sie auf Facebook posten. In diesem Fall werden Sie möglicherweise als unseriös und unprofessionell bezeichnet, während Facebook-Nutzer Sie möglicherweise als übermäßig streng und stolz ansehen, wenn Sie genauso posten, wie Sie auf LinkedIn auf Facebook posten. Es ist sehr wichtig, anzugeben, wie Mitarbeiter interagieren und das Unternehmen auf verschiedenen Social-Media-Plattformen bewerben.

7. Bereitstellung von Richtlinien für die persönliche Nutzung sozialer Medien

Geben Sie Anweisungen, wie Ihre Mitarbeiter Social-Media-Plattformen im Dienst oder in der Freizeit nutzen können. Lassen Sie sie wissen, dass alles, was sie in den sozialen Medien posten, das Geschäft beeinflusst, auch wenn sie nicht im Büro sind.

8. Stellen Sie sicher, dass die Richtlinie die Freiheit der Mitarbeiter nicht beeinträchtigt

Berauben Sie Ihre Mitarbeiter nicht ihrer Freiheit beim Versuch, eine Standardrichtlinie für soziale Medien aufzustellen. Sie können bei der Arbeit Spaß haben und sich trotzdem an die Regeln halten. Machen Sie den Arbeitsplatz spannend und ermöglichen Sie ihnen, frei zu kommunizieren.

9. Machen Sie die Richtlinie sichtbar

Wenn Sie mit dem Schreiben der Richtlinie fertig sind, veröffentlichen Sie sie bitte an verschiedenen Stellen. Fügen Sie es Ihrem Geschäftshandbuch und Ihren Websites hinzu. Sie sollten es auch ausdrucken und an strategischen Ecken Ihres Geschäftsplatzes aufhängen. Auf diese Weise werden Schuldner Unwissenheit nicht als Entschuldigung benutzen.

Da Sie wissen, wie wichtig es ist, eine Social-Media-Richtlinie für Ihr kleines Unternehmen zu haben, müssen Sie darauf hinarbeiten, eine solche zu bekommen. Wir haben es Ihnen einfacher gemacht, Sie brauchen nur den oben aufgeführten Prozess zu nutzen, und Sie werden immer richtig liegen.

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Fazit

Eine Social-Media-Richtlinie für Ihr Unternehmen mindert nicht nur das Risiko einer sozialen Krise; Es trägt auch dazu bei, einen guten Ruf der Marke aufrechtzuerhalten. Bisher haben wir besprochen, was eine Social-Media-Richtlinie ist, welche Vorteile eine Social-Media-Richtlinie für kleine Unternehmen hat, welche Folgen das Fehlen einer Social-Media-Richtlinie hat und wie Sie eine Social-Media-Richtlinie für Ihr Unternehmen erstellen. Wenn Sie diesen Artikel hilfreich fanden, tun Sie uns bitte einen Gefallen, indem Sie ihn in den sozialen Medien teilen.

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