5 Möglichkeiten zur Erstellung eines optimierten Genehmigungsworkflows für soziale Medien

Als Social-Media-Manager wissen Sie, dass einer der wichtigsten Teile Ihrer Arbeit darin besteht, einen klaren Genehmigungsworkflow mit Ihren Kunden zu entwickeln. Die Bewertung der Inhaltsgenehmigung stellt sicher, dass Sie pünktlich und konsistent auf ihren Social-Media-Kanälen posten.

Die Einrichtung der richtigen Systeme und Frameworks ist jedoch der Schlüssel, um diesen Genehmigungsworkflow in Gang zu bringen. Denn ohne die Zustimmung des Kunden können Sie Ihre Arbeit nicht optimal ausführen.

Um Ihnen dabei zu helfen, Zeit zu sparen und ein nahtloses Kundenerlebnis zu bieten, haben wir eine Reihe praktischer Strategien zusammengestellt, mit denen Sie die Genehmigung von Social-Media-Inhalten für Ihre Kunden einfach und effizient gestalten können.

Was ist der Genehmigungsprozess für soziale Medien ?

Beginnen wir mit den Grundlagen. Ein Genehmigungsprozess für Social-Media-Inhalte besteht aus einer Reihe von Schritten, die sicherstellen, dass Ihr Kunde Social-Media-Posts abzeichnet, bevor sie geplant und veröffentlicht werden.

Das Erstellen, Verteilen und Optimieren von Social-Media-Inhalten ist ein kollaborativer Prozess. Von Landing-Post-Themen über die Verwaltung eines monatlichen Social-Media-Content-Kalenders bis hin zur Planung einzelner Inhalte müssen Sie und Ihr Kunde zusammenarbeiten, um ihre Social-Media-Strategie zum Leben zu erwecken.

Während jeder Genehmigungs-Workflow je nach den Bedürfnissen Ihres Kunden anders aussieht, sind hier die Kernkomponenten eines Content-Genehmigungsprozesses:

• Brainstorming zu Social-Media-Post-Themen für den kommenden Monat und Berücksichtigung von Social-Media-Marketingkampagnen oder Werbeaktionen, die Ihr Kunde möglicherweise durchführt.
• Geben Sie Ihren Content-Erstellern und Copywriting-Experten die Informationen und die Zeit, die sie benötigen, um jeden Beitrag zu entwickeln und diese Content-Erstellung zu sortieren.
• Teilen Sie den kompletten Social-Media-Kalender mit Ihrem Kunden und geben Sie ihm eine Frist, um Feedback und Änderungen mit Ihrer Zeit zu teilen.
• Ihr Team wird dann auf dieses Kundenfeedback reagieren und die geänderten Inhalte zur endgültigen Freigabe freigeben.
• Nach der Genehmigung verwendet Ihr Social-Media-Team ein Social-Media-Planungstool, um diese Inhalte im Voraus zu planen.

Bei diesem Genehmigungsprozess geht es im Wesentlichen darum, sicherzustellen, dass Ihr Kunde mit den Nachrichten und Assets zufrieden ist, die auf seinen Social-Media-Kanälen veröffentlicht werden. Außerdem können Sie mehr darüber erfahren, was Ihre Kunden tun und was nicht, um ihren Content-Erstellungsprozess in Zukunft zu rationalisieren.

Warum Sie einen klaren Genehmigungsworkflow für Ihre Kunden erstellen müssen

Bei der Erstellung eines Content-Genehmigungsprozesses geht es darum, die Zeit, den Aufwand und die Energie zu reduzieren, die erforderlich sind, um die Social-Media-Inhalte Ihrer Kunden zu genehmigen.

Während einige Kunden Posts schnell genehmigen, benötigen andere möglicherweise eine Reihe von Aufforderungen, um alle Inhalte genehmigen zu lassen. Dies kann Ihr Team leicht demonstrieren, Ihre Budgets sprengen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Beiträge zu spät (oder überhaupt nicht veröffentlicht) werden.

Hier sind also drei Hauptvorteile der Entwicklung eines Genehmigungsworkflows für soziale Medien.

Stellt sicher, dass Sie sich an einen konsistenten Veröffentlichungszeitplan halten  

Zunächst einmal ist einer der Hauptvorteile eines Genehmigungsprozesses die Fähigkeit, alle pünktlich und auf dem richtigen Weg zu halten.

Selbst mit der besten Marketingstrategie und dem besten Content-Kalender kann es schwierig sein, sich als Marketingagentur an einen konsistenten Veröffentlichungsplan zu halten. Aus diesem Grund lohnt es sich, von Anfang an klare Erwartungen und Zeitpläne festzulegen, wenn es um die Überprüfung und Genehmigung von Inhalten geht.

Mit strengen Fristen, Genehmigungstools für soziale Medien und einfachen Möglichkeiten zur Kommunikation und zum Teilen von Feedback wissen Ihre Kunden genau, was von ihnen erwartet wird. Außerdem hilft es Ihrem Marketingteam, die besten Ergebnisse für Ihre Kunden zu erzielen, da alle Inhalte zum richtigen Zeitpunkt live gehen.

Erleichtert die Teamzusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihren Kunden

Als Marketingagentur müssen Sie kooperative Beziehungen zu Ihren Kunden aufbauen. In der Lage zu sein, ihre Ziele, Zielsetzungen und gewünschten Ergebnisse zu verstehen, wird Ihnen helfen, Inhalte zu entwickeln, die sinnvolle Ergebnisse für ihr Unternehmen erzielen.

Aber langsame Reaktionszeiten, viele hin- und hergehende E-Mails und schlechte Kommunikation können Ihrer Arbeitsbeziehung mit Ihren Kunden schaden.

Stattdessen bedeutet ein Content-Genehmigungsprozess, dass jeder versteht, wer für was verantwortlich ist (und wann er seinen Beitrag leisten muss). Indem Sie die wichtigsten Stakeholder in den Genehmigungsprozess einbeziehen, wissen Sie außerdem, dass jeder an jedem Punkt der Content-Erstellung zu Wort kommt.

Reduziert die Anzahl der Benachrichtigungen und Nachrichten, die Sie erhalten

Apropos Kommunikation: Einer der größten Vorteile eines Genehmigungsworkflows für soziale Medien ist die Möglichkeit, die Anzahl der Benachrichtigungen zu reduzieren, auf die Sie reagieren müssen.

Anstatt zwischen mehreren Nachrichten oder E-Mails zu wechseln, verwendet ein klarer Genehmigungsprozess eine einzige Plattform, um alles zu verwalten, was mit den Social-Media-Inhalten Ihres Kunden zu tun hat.

Indem Sie außerdem sicherstellen, dass Ihre Kunden alle ihre Inhalte in einem Stapel überprüfen und alle Rückmeldungen auf einmal teilen, konsolidieren Sie die Zeit, die zum Ändern ihrer Social-Media-Posts benötigt wird.

Dies ist besonders wichtig, wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie mehr Social-Media-Management-Kunden gewinnen. Sie könnten leicht Hunderte von Nachrichten, Anrufen und Benachrichtigungen haben, auf die Sie reagieren müssen, wenn Sie nicht den richtigen Workflow eingerichtet hätten.

Indem Sie jedoch proaktiv einen Genehmigungsprozess entwerfen, der zu Ihrem Workflow zur Inhaltserstellung passt, können Sie Ihren Kunden bessere Ergebnisse liefern (und als Inhaltsersteller Zeit sparen).

5 Schritte, um Ihren Content-Genehmigungsprozess für soziale Medien zum Leben zu erwecken

Sind Sie bereit, Ihren Genehmigungsprozess für Social-Media-Inhalte zu gestalten? Hier sind fünf praktische Schritte, die Sie unternehmen können, um einen Genehmigungsprozess zu erstellen, der Ihnen das Leben als Social-Media-Manager erleichtert.

1. Entscheiden Sie, welche Stakeholder in Ihren Content-Genehmigungsprozess einbezogen werden müssen

Zuerst müssen Sie herausfinden, was in den Entscheidungsprozess einbezogen werden muss. Es gibt zwar viele Personen im Team Ihres Kunden, die möglicherweise einbezogen werden möchten, Sie müssen jedoch sicherstellen, dass Sie nur den wichtigsten Personen im Inhaltsgenehmigungsprozess Rollen zuweisen.

Hier sind einige der Schlüsselrollen, die Sie in Ihren Inhaltsgenehmigungs-Workflows zuweisen müssen:

• Inhaltsersteller: Von Grafikdesignern (die Social-Media-Vorlagen und Grafiken entwerfen) bis hin zu Textern müssen Sie ein klares Verständnis dafür haben, wer jeden Beitrag zum Leben erweckt.
  
• Inhaltsstrategen: Dies sind die Denker für das große Ganze, die sicherstellen, dass die Posts Ihrer Kunden mit den umfassenderen Zielen und Zielsetzungen ihrer Social-Media-Strategie übereinstimmen.
  
• Kundenentscheidungsträger: Wählen Sie am besten einen oder zwei Hauptkontakte (z. B. ihren internen Marketingmanager), um Ihrem Kreativteam konsolidiertes Feedback zu geben.
  
• Social-Media-Assistenten: Dies sind die Mitglieder Ihres Teams, die für die Planung von Inhalten und die Veröffentlichung genehmigter Inhalte mithilfe von Social-Media-Planungstools verantwortlich sind.
  
• Community-Manager: Schließlich müssen Sie sicherstellen, dass jemand regelmäßig die Social-Media-Konten Ihrer Kunden überprüft, auf Interaktionen reagiert und Verbindungen zu potenziellen Kunden aufbaut.

Indem Sie von Anfang an klare Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen, können Sie sich überschneidende Aufgaben vermeiden und die Zeit aller optimal nutzen.

2. Verstehen Sie, wo die Kundengenehmigung in Ihren Social-Media- Workflow passt  

Jetzt ist es an der Zeit sicherzustellen, dass Ihr Genehmigungsprozess einen klar definierten Platz in Ihrem gesamten Social-Media-Workflow hat.

Wie zu erwarten, ist die Genehmigung von Inhalten in der Regel einer der letzten Schritte im Prozess der Inhaltserstellung. Im Allgemeinen sieht diese Reise so aus:

• Ideenfindung: Erstellen von Post-Themen, Content-Marketing-Kampagnen und breiten Botschaften.
• Erstellung eines Inhaltskalenders: Planen Sie diese Themen in einer schrittweisen Reihenfolge, je nachdem, wie viele Social-Media-Plattformen und Posts der Kunde von Ihnen pro Monat verwalten möchte.
• Grafikdesign und Bildgestaltung: Erstellung der Assets, die diese Social-Media-Beiträge begleiten.
• Texterstellung: Geben Sie Ihrem Texter die Informationen, die er benötigt, um Untertitel für soziale Medien zu schreiben, Hashtags auszuwählen und Texte für soziale Netzwerke wie Instagram, Facebook, LinkedIn und andere zu erstellen.
• Teilen Sie Inhalte zur Überprüfung und Genehmigung durch den Kunden: An diesem Punkt würden Sie den gesamten Satz an sozialen Inhalten mit Ihrem Kunden teilen, um ihn zu überprüfen und abzuzeichnen.

Es ist wichtig zu planen, wie lange Ihr Team brauchen wird, um zum endgültigen Genehmigungsprozess zu gelangen. Auf diese Weise können Sie Ihren Kunden klare Zeiten und Fristen geben, damit ihre Inhalte pünktlich veröffentlicht werden.

Außerdem stellt es sicher, dass Sie wissen, wie viele Kunden Ihre Social-Media-Agentur annehmen kann (da die Verwaltung jedes Kunden viel Zeit in Anspruch nehmen kann) und wann es Zeit ist, ein neues Teammitglied einzustellen.

3. Legen Sie Zeiten und Fristen für die Genehmigung von Kundeninhalten fest  

Wie wir bereits erwähnt haben, sind Fristen der Schlüssel, um den Social-Media-Content-Kalender Ihres Kunden auf Kurs zu halten.

Die besten Social-Media-Workflows setzen Meilensteine ​​während des gesamten Content-Erstellungsprozesses, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden wissen, wann sie sich einbringen und ihr Feedback teilen müssen.

Beispielsweise können Sie Ihren Kunden 48 Stunden geben, um Beiträge zu genehmigen oder Feedback zu teilen, nachdem sie zur Genehmigung gesendet wurden. Wenn ein Kunde nicht rechtzeitig antwortet, ist es wichtig, ihn darüber zu informieren, wie sich dies auf den Veröffentlichungsprozess auswirkt und welche Auswirkungen dies auf die Leistung seiner Social-Media-Inhalte haben könnte.

4. Verwenden Sie ein Genehmigungstool für soziale Medien  

Natürlich gibt es viele bewegliche Teile, wenn es um den Genehmigungsworkflow für Social-Media-Inhalte geht. Bei so vielen beteiligten Teammitgliedern und Stakeholdern kann es leicht schwierig werden, über den Status jedes Posts und alle erforderlichen Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben.

Aus diesem Grund ist es wichtig, in eines der besten Social-Media-Management-Tools zu investieren, um den gesamten Prozess von einem zentralen Echtzeit-Dashboard aus zu verwalten.

Sked Social bietet Social-Media-Agenturen und Vermarktern alles, was sie brauchen, um Instagram-Inhalte für ihre Kunden mühelos zu erstellen, zu genehmigen und zu planen.

Hier sind einige der wichtigsten Merkmale und Funktionen, die Agenturen an Sked Social lieben:

• Arbeiten Sie mit unbegrenzt vielen kostenlosen Benutzern zusammen und stellen Sie sicher, dass jeder die richtige Berechtigung zum Zugriff auf Inhalte hat. Geben Sie so vielen internen und externen Benutzern Zugriff auf die sozialen Inhalte eines Kunden, wie Sie benötigen, und halten Sie alle auf dem Laufenden (ohne mit himmelhohen Kosten konfrontiert zu werden).
• Senden Sie einen eindeutigen Link an Ihren Kunden, um ihn dazu zu bringen, geplante Posts zu genehmigen oder zu ändern und jeden Post einfach zu verfolgen.
• Verwalten Sie mehrere Konten und Kunden von einer Plattform aus, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, eine Chance zu verpassen oder nach der Genehmigung.

Anstatt manuelle Tabellenkalkulationen zu erstellen, endlose E-Mails zu versenden und Tonnen von widersprüchlichen Benachrichtigungen zu erstellen, beseitigt ein All-in-One-Freigabetool für soziale Medien das Rätselraten, wenn es darum geht, die Inhalte Ihrer Kunden zu genehmigen und zu veröffentlichen.

5. Überprüfen und verfeinern Sie Ihre Kundengenehmigungs-Workflows  

Außerdem ist es wichtig sicherzustellen, dass sich Ihre Content-Workflows weiterentwickeln und mit den Bedürfnissen Ihrer Kunden in Kontakt bleiben.

Wenn die Unternehmen Ihrer Kunden wachsen und neue Stakeholder hinzukommen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Prozesse für alle Beteiligten einfach, effizient und nahtlos sind. Das kann bedeuten, dass Sie dem Workflow neue Rollen hinzufügen, längere Fristen für Genehmigungen festlegen oder die Häufigkeit Ihrer Inhaltserstellung ändern, um sie an die internen Bedürfnisse Ihres Kunden anzupassen.

Die besten Social-Media-Vermarkter sind flexibel, agil und bereit, sich an die sich ändernden Bedürfnisse ihrer Kunden anzupassen. Es ist eine gute Idee, sich während Ihrer regelmäßigen Besprechungen etwa alle Quartale mit Ihren Kunden in Verbindung zu setzen, um zu sehen, ob der Workflow für sie noch funktioniert.

Wenn nicht, fragen Sie, welche Reibungspunkte sie gerne überarbeiten würden und welche Änderungen ihre Zusammenarbeit mit Ihnen erleichtern würden. Dies ist der Schlüssel, um Kunden langfristig zu binden und ihre vertrauenswürdige Social-Media-Agentur der Wahl zu werden.
Und das ist ein Wrap! Der Schlüssel zur Entwicklung eines effizienten Genehmigungsworkflows für soziale Medien liegt in der Entwicklung klarer Rollen, Verantwortlichkeiten und Fristen für alle Beteiligten. Durch die Verwendung eines Social-Media-Genehmigungstools können Sie es Ihren Kunden leicht machen, Beiträge zu überprüfen und zu genehmigen und sicherzustellen, dass jeder Inhalt veröffentlicht wird.