3 Geheimnisse für eine erfolgreiche digitale Transformation von Nonprofit-Organisationen

Angesichts der COVID-19-Pandemie ist die digitale Transformation für gemeinnützige Organisationen keine Option mehr. Organisationen stehen jetzt vor beispiellosen Herausforderungen und wenden sich der Technologie zu, um aus der Ferne zu arbeiten, Spendenaktionen online zu übertragen und die gefährdeten Bevölkerungsgruppen, denen sie dienen, zu überprüfen.

Die Technologie, die erforderlich ist, um dies zu erreichen und Ihre Mission zu erfüllen, ist wichtig, aber Sie müssen einen Plan erstellen, um sicherzustellen, dass die Menschen, die diese Technologien verwenden, die neuen Prozesse erfolgreich erlernen können. Ganz gleich, ob es sich um Ihre internen Mitarbeiter, Freiwilligen, Vorstandsmitglieder oder Ihre Begünstigten handelt, die Menschen müssen im Mittelpunkt Ihrer digitalen Transformation für gemeinnützige Organisationen stehen .

Aus interner Sicht bedeutet der Begriff „digitale Transformation“ für jede Abteilung Ihrer gemeinnützigen Organisation etwas anderes. Während sich Ihr Unternehmen digitalisiert, muss jede Rolle überdenken, wie sie ihre Arbeit erledigt und ihre Ziele erreicht:

• Freiwillige Manager übertragen Papierprozesse und Koordination online
• IT-Manager konzentrieren sich auf die logistische Umstellung auf eine vollständige Arbeitsumgebung von zu Hause aus
• Marketingteams verwandeln persönliche Veranstaltungen in fesselnde Erlebnisse in der virtuellen Welt
• Entwicklungsabteilungen stellen Fundraising-Operationen online um
• Executive Directors sorgen dafür, dass eine verteilte Belegschaft ausgerichtet ist und sich auf dasselbe Ziel zubewegt

Bei der Durchführung einer digitalen Transformation in Ihrer gemeinnützigen Organisation ist es wichtig, sich daran zu erinnern, wie unterschiedlich die Erfahrung für jedes Team sein kann, jetzt, da sie alle fast vollständig online sind oder über digitale Tools organisiert werden. Im Folgenden haben wir drei Tipps zusammengestellt, um sicherzustellen, dass Ihre gemeinnützige Organisation während des gesamten Prozesses alle im Auge behält und Ihr Team während einer digitalen Transformation anleitet.

1. Papierprozesse in digitale umwandeln

Heller Consulting arbeitet mit einer großen Lebensmittelbank in Großstädten zusammen, die ihre Freiwilligen in der Regel durch ein persönliches Treffen an Bord nimmt, bei dem sie den Papierkram ausfüllen. Danach kommunizieren Freiwillige per E-Mail oder Telefon mit den Mitarbeitern der Tafel, um sich für Schichten anzumelden.

Die Mitarbeiter des Programms sahen die Notwendigkeit, die Freiwilligenerfahrung in eine digitale umzuwandeln, da der persönliche Prozess nicht mit der Anzahl der Freiwilligen skalierte, die benötigt wurden, um ihren Begünstigten zu dienen. Außerdem war es kein Prozess, der einfach online repliziert werden konnte: Jeder Schritt hatte mehrere menschliche Berührungen, von der Dateneingabe und dem Anrufen von Freiwilligen bis hin zu persönlichen Treffen.

Also überlegten sie, wie Freiwillige Informationen digital erhalten und wie die Tafel die Freiwilligendaten intern verfolgen sollte. Das Ergebnis war eine Online-Schnittstelle, die es Freiwilligen ermöglichte, sich in Echtzeit anzumelden und Schichten zu wechseln, personalisierte Freiwilligenseiten zu erstellen, auf denen sie Stunden verfolgen und mit den Mitarbeitern der Lebensmittelbank kommunizieren konnten. Mitarbeiter könnten auch Informationen zu Freiwilligen direkt an das CRM weiterleiten und Freiwillige zu relevanten E-Mail-Serien hinzufügen.

Wenn Ihre gemeinnützige Organisation ein Projekt startet, das einen persönlichen Prozess digitalisiert, führen Sie Ihr Team durch die folgenden Schritte:

• Vereinbaren Sie ein Treffen mit Mitarbeitern, die am persönlichen Prozess beteiligt sind
• Überprüfen Sie die Grundlagen des aktuellen Prozesses, damit Sie keine Schlüsselfunktionen verpassen
• Fragen Sie, was mit digitalen Tools verbessert werden könnte
• Erkennen Sie die Ängste der Mitarbeiter vor dem digitalen Transformationsprozess an. Das Ansprechen dieser Ängste kann das Team für bessere Zuhör- und Brainstorming-Praktiken öffnen
• Planen Sie den neuen digitalen Prozess und die neue Rolle aller
• Implementieren Sie die neue Technologie und kommunizieren Sie alle Änderungen und Aktualisierungen an die Mitarbeiter
• Stellen Sie Ihren Mitarbeitern Schulungsressourcen zur Verfügung, damit sie sich mit den neuen Tools vertraut machen
• Halten Sie ein weiteres Meeting ab, um sich nach der Verwendung des neuen Tools neu zu gruppieren und letzte Optimierungen oder Änderungen zu besprechen

2. Beginnen Sie mit The Constituent Experience

Bevor Sie ein digitales Transformationsprojekt starten, denken Sie von außen nach innen. Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, Spender und Freiwillige zu ermutigen, sich stärker für Ihre Organisation zu engagieren, müssen Sie abteilungsübergreifend zusammenarbeiten, um einzugrenzen, was für diese am wichtigsten ist bestimmte Bestandteile.

Indem Sie die digitale Transformation aus dieser Perspektive angehen, können Sie durchdenken, welche Schmerzpunkte Ihre Wähler erleben und wie Technologie diese Schmerzpunkte angehen kann.

Beispielsweise konnte eine Tierrettungsorganisation nicht mit den Tausenden von Anrufen Schritt halten, die sie von Menschen erhielt, die eine Haustieradoption in Erwägung zogen. Also entschieden sie sich, ihre Marketingautomatisierung zu überarbeiten und die ersten Bildschirmschritte in eine digitale Interaktionsreise umzuwandeln.

Diese Schritte werden jetzt online durchgeführt und sammeln Informationen über ein Formular, das bestimmt, ob jemand qualifiziert ist, ein Tier zu adoptieren. Diejenigen, die sich nicht qualifizieren, erhalten eine Reihe von E-Mail-Mitteilungen, in denen erklärt wird, wie sie sich qualifizieren können.

Für alle qualifizierten Personen werden Videokonferenzinterviews mit den Mitarbeitern der gemeinnützigen Organisation eingerichtet. Sie erhalten auch eine automatisierte E-Mail-Serie darüber, wie sie sich um ihr neues Haustier kümmern können.

Vor dieser Änderung rief jemand das Tierheim an (oft mehr als einmal), versuchte, einen Mitarbeiter anzurufen, und vereinbarte einen Termin für ein Gespräch im Tierheim. Jetzt erhalten Adoptierende eine schnelle, virtuelle Erfahrung und Mitarbeiter können alle interessierten Adoptierenden effizienter verfolgen.

Um sich in die Lage Ihrer Wähler zu versetzen, stellen Sie Ihren Mitarbeitern Fragen wie:

• Welche E- Mails möchte jemand von unserer Organisation erhalten und lesen?
• Welche Art von Social-Media-Beiträgen würden sie inspirierend finden?
• Würden sie diese Informationen gerne per Post oder E-Mail erhalten?
• Gibt es einen Prozess, der dem Mitglied zu viel Eigenverantwortung aufbürdet, z. B. indem es ihn zwingt, mehrmals anzurufen?

Von dort aus können Sie ein neues Technologietool kostengünstig oder als Testversion testen, um zu sehen, wie es Ihrer Organisation für eine bestimmte Kampagne oder Veranstaltung dient. Bewerten Sie dann die Ergebnisse und wenden Sie sie an, wenn Sie überlegen, wie die Innovation Ihrem Unternehmen in den kommenden Jahren weiter dienen könnte.

3. Wenden Sie Change-Management-Techniken an, um Ihre Mitarbeiter zu unterstützen

Da Menschen im ganzen Land aufgrund der COVID-19-Pandemie von zu Hause aus arbeiten, müssen sich auch gemeinnützige Fachkräfte in ihrem täglichen Arbeitsumfeld mit der digitalen Transformation auseinandersetzen.

Für Führungskräfte und Vorgesetzte von gemeinnützigen Organisationen ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass neue Technologien und Prozesse den Mitarbeitern manchmal signalisieren können, dass ihre Arbeitsplätze in Gefahr sind. Dies ist nicht der Fall, aber Angst kann ins Spiel kommen, wenn jemand schnell neue Fähigkeiten erwerben und möglicherweise die Art und Weise, wie er seine Arbeit jeden Tag erledigt, überarbeiten muss.

Diese Angst kann bei Ihren Mitarbeitern zu Widerstand gegen Veränderungen führen. Anstatt die neuen Tools zu erlernen, kehren die Mitarbeiter manchmal zu alten Prozessen zurück, überspringen die Schulung für die neue Technologie oder sagen direkt, dass sie sich weigern, die neue Methode zu lernen.

Widerstand gegen Veränderungen ist natürlich, aber es liegt an den Vorgesetzten, sich bei den Mitarbeitern zu melden, während der gesamten Änderung effektiv zu kommunizieren und zu feiern, wenn die Mitarbeiter die neuen digitalen Tools erfolgreich nutzen. Bei Ihrer gemeinnützigen Organisation können Sie dabei helfen, diese Änderung zu bewältigen, und:

• Geben Sie den Mitarbeitern am Ende jeder Woche wöchentliche Grüße, heben Sie jemanden hervor, der das neue Tool oder den neuen Prozess erfolgreich einsetzt
• Senden Sie bestimmte Meilenstein-Updates per E-Mail. Zeigen Sie beispielsweise, wann 100 Freiwillige virtuell an Bord gegangen sind oder wann die erste E-Mail-Kampagne auf einem Marketing-Automatisierungstool live geht
• Ermutigen Sie Mitarbeiter, die geschult werden, neue Tools oder Prozesse zu verwenden. Du kannst am Ende einer langen Trainingswoche Süßigkeiten verschicken oder eine virtuelle Pizzaparty veranstalten
• Planen Sie zusätzliche Check-Ins mit Mitarbeitern ein, die einen persönlichen Prozess in einen digitalen Prozess umwandeln

Unabhängig davon, wie Sie sich entscheiden, den Wandel und die digitale Transformation zu bewältigen, ist eine offene Kommunikation unternehmenskritisch. Es gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Meinung zu äußern, sich gehört und anerkannt zu fühlen und Kritik an dem neuen Prozess oder Tool zu äußern. Während des gesamten Prozesses möchten Sie, dass sich Ihre Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen.

Es ist leicht, sich in der Logistik eines digitalen Transformationsprojekts zu verlieren. Besonders jetzt, wo der Druck besteht, neue technologische Tools zum Laufen zu bringen, um Bedürftigen zu helfen, Geld zu sammeln und intern mit Ihren Mitarbeitern zu kommunizieren. Darüber hinaus kann die Versuchung bestehen, der Technologie den Vorrang vor dem Menschen zu geben.

Denken Sie daran: Ihre Mitarbeiter und die Community sehnen sich nach echtem Engagement, und Sie können digitale Tools verwenden, um es ihnen zu geben. Behalten Sie diese Tipps im Hinterkopf, recherchieren Sie Technologieoptionen und fragen Sie sich, ob Ihr Ansatz zur digitalen Transformation für Ihr gesamtes Unternehmen funktioniert, von den Mitarbeitern bis zu den Begünstigten. Weitere Informationen zum Änderungsmanagement und seiner Beziehung zu digitalen Transformationen in gemeinnützigen Organisationen finden Sie auf der Ressourcenseite zum Änderungsmanagement von Heller Consulting .

Dieser Beitrag wurde von Kaia Swift, Marketing Managerin bei Heller Consulting, einem Technologie-Beratungsunternehmen, das sich auf die Strategie und Umsetzung von gemeinnützigen Organisationen spezialisiert hat, verfasst. Sie liebt es, die inspirierenden Geschichten von Hellers Kunden zu erzählen, die neue und kreative Wege finden, Technologie einzusetzen, um der Welt besser zu dienen.