Die COVID-19-Pandemie hat eine Massenverlagerung zur Fernarbeit ausgelöst, und die Telearbeit wird voraussichtlich weit über den Punkt hinaus andauern, an dem Maßnahmen zur sozialen Distanzierung gelockert werden können. Tatsächlich geben 99 % der Arbeitnehmer an, dass sie es vorziehen würden, für den Rest ihrer Karriere zumindest in Teilzeit remote zu arbeiten.
Während sich Nonprofit-Führungskräfte vielleicht fragen, ob sich die fortgesetzte Remote-Arbeit negativ auf die Produktivität auswirkt, geben 77 % der Remote-Mitarbeiter an, dass sie sich zu Hause produktiver fühlen als in einer geschäftigen Büroumgebung. Mit den richtigen Tools und der richtigen Unterstützung für Remote-Arbeit kann Ihre gemeinnützige Organisation eine positive Kultur der Arbeit von zu Hause aus stärken, die Ihre Mitarbeiter produktiv hält.
Es stehen mehrere Online-Plattformen zur Verfügung, um gemeinnützigen Fachleuten zu helfen, darunter Remote-Work-Tools für kollaboratives Projektmanagement, Teamkommunikation, Besprechungsplanung, erhöhte Konzentration und Stressabbau.
Im Folgenden teilen wir 10 Tools für die Remote-Arbeit, die die Produktivität Ihres Teams während dieser Zeit der Remote-Arbeit und darüber hinaus steigern können. Für jedes erklären wir, was das Tool macht, wie Ihre gemeinnützige Organisation es nutzen kann und wie es zur Förderung einer effektiven digitalen Kommunikation passt. Die meisten dieser Ressourcen sind entweder kostenlos oder bieten Rabatte für gemeinnützige Organisationen.
1. WANDBILD
Beim Brainstorming von Ideen für ein großes Ereignis, wie z. B. Ihre bevorstehende Kampagne, ermöglichen persönliche Treffen Ihrem Team, Pläne auf einem Whiteboard zu entwerfen und andere visuelle Hinweise zu verwenden, um Ihre Diskussion zu leiten. MURAL ist ein digitaler Arbeitsplatz, der es Ihrem Team ermöglicht, diese Art der visuellen Zusammenarbeit aus der Ferne durchzuführen.
Ihr Team kann ein MURAL-Board verwenden, um Ideen auf digitalen Haftnotizen festzuhalten, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren, Diagramme zu erstellen, um Ihre Marketingstrategie zu skizzieren, und vieles mehr. Es ist ein kollaboratives, kreatives Tool, das besonders hilfreich für Teammitglieder sein kann, die besser visuell denken und lernen.
Gemeinnützige Organisationen, die als 501(c)3 ausgewiesen sind und über ein jährliches Betriebsbudget von weniger als 20 Millionen US-Dollar verfügen, haben möglicherweise Anspruch auf einen kostenlosen MURAL-Arbeitsbereich. Andere gemeinnützige Organisationen können weiterhin 50 % Rabatt auf alle MURAL-Pläne erhalten.
2. Google für gemeinnützige Organisationen
Google for Nonprofits bietet eine Vielzahl von Ressourcen für gemeinnützige Zwecke, darunter YouTube Giving, Google Ad Grants sowie Google Earth und Maps. Eine seiner Funktionen, die für die Remote-Arbeit besonders hilfreich ist, ist der Zugriff auf die G Suite, die Geschäftsanwendungen wie Gmail und Google Drive, Docs, Kalender und Meet umfasst. Es ist eine benutzerfreundliche All-in-One-Lösung für die grundlegenden Anforderungen Ihres Teams an Planung, Kommunikation und Produktentwicklung.
Google bietet drei ermäßigte Pläne für gemeinnützige Organisationen an, die von 0 bis 8 US-Dollar pro Nutzer und Monat reichen. Die verschiedenen Pläne unterscheiden sich in Cloud-Speicher, Videokonferenzgröße, Sicherheitsfunktionen und allgemeinen Funktionen.
3. Asanas
Asana ist ein Projektmanagement-Tool, das Ihrem Remote-Team dabei helfen kann, alle Details zur Erledigung Ihrer Aufgabe im Auge zu behalten. Sie können das Tool beispielsweise verwenden, um Ihren Marketingplan für den Giving Tuesday zu skizzieren, einschließlich des Zeitpunkts, an dem Sie welche E-Mails senden, und jede der zugehörigen Teilaufgaben einem geeigneten Teammitglied zuweisen, das sie bis zu einem vereinbarten Datum erledigen soll.
Berechtigte gemeinnützige Organisationen können einen Rabatt von 50 % auf Asana Premium oder Asana Business beantragen.
4. Gekritzel
Das Finden von Besprechungszeiten, die für alle geeignet sind, kann bereits bei der Zusammenarbeit in einem Büro eine Herausforderung sein, kann jedoch noch schwieriger werden, wenn über Zeitzonen hinweg und durch digitale Kommunikation gearbeitet wird. Doodle vereinfacht den Planungsprozess, indem es Ihnen ermöglicht, Teammitglieder für verschiedene potenzielle Besprechungszeiten abzufragen. Es kann besonders nützlich sein, um Treffen mit lokalen Partnern oder Freiwilligen zu planen, die sich möglicherweise außerhalb des gemeinsamen Kalenders Ihrer gemeinnützigen Organisation befinden.
Die Version von Doodle, mit der Sie grundlegende Planungsumfragen erstellen können, ist kostenlos. Das Unternehmen bietet auch eine 14-tägige kostenlose Testversion an, um seine Premium-Optionen zu testen.
5. Locker
Slack hilft deinem Team, außerhalb von E-Mails organisierter zu kommunizieren, indem verschiedene Chat-Kanäle für verschiedene Themen erstellt werden. Beispielsweise könnten Sie einen Kanal haben, der der Planung von Giving Tuesday gewidmet ist, in dem alle Teammitglieder Fragen stellen und Updates zu diesem Thema bereitstellen können.
Sie können auch weniger formelle Kanäle haben, um das Bürogefühl von Gesprächen „um die Wasserspender herum“ zu schaffen, selbst wenn Sie remote sind. In diesen Kanälen kann Ihr Team persönliche Updates, entzückende Haustierfotos, Lieblingsbackrezepte für die Quarantäne und mehr teilen.
Gemeinnützige Organisationen mit 250 oder weniger Mitgliedern können ein kostenloses Upgrade auf den Slack-Standardplan erhalten, und Organisationen mit mehr als 250 Mitgliedern erhalten einen Rabatt von 85 %. Gemeinnützige Organisationen können auch Anspruch auf einen Rabatt von 85 % auf den Plus-Plan haben. Darüber hinaus können Organisationen, die gegen COVID-19 kämpfen, drei kostenlose Monate eines Standard- oder Plus-Slack-Plans anfordern.
6. Todoist
Todoist ist die ultimative To-do-Liste, mit der du große Aufgaben in überschaubare Teilaufgaben aufteilen kannst. Das Tool schlägt Fristen basierend auf Ihrer bestehenden Arbeitsbelastung vor und Sie können Aufgaben nach Projekt und Dringlichkeitsgrad farblich kennzeichnen.
Es ist besonders nützlich, um während Ihrer Remote-Teambesprechungen Aufgaben in Echtzeit zu erstellen und zuzuweisen. Während Sie Ihre bevorstehende Kampagne besprechen, können die Mitarbeiter Aufgaben und Unteraufgaben hinzufügen, die sich aus der Diskussion ergeben, um sicherzustellen, dass das Meeting produktiv ist und Sie mit klaren nächsten Schritten nach Hause gehen.
Gemeinnützige Organisationen können einen Rabatt von 50 % auf Todoist Business-Abonnements beantragen. Das Unternehmen gibt auch Tipps zur Verwendung von Todoist, um Burnout bei gemeinnützigen Organisationen zu vermeiden, und bietet gebrauchsfertige Todoist-Vorlagen für gemeinnützige Meeting-Agenden, Social-Media-Kalender und Blog-Beiträge.
7. Hootsuite
Mit mehreren Social-Media-Konten Schritt zu halten, kann ein zeitaufwändiger Prozess sein. Gemeinnützige Organisationen können dies optimieren, indem sie ein Tool wie Hootsuite verwenden. Mit Hootsuite können Sie Ihr Social-Media-Marketing an einem Ort planen, erstellen und terminieren.
Dies erleichtert das Posten auf verschiedenen Plattformen und ermöglicht Ihrem Team, die Veröffentlichung von Social-Media-Beiträgen zu den optimalen Zeiten zu planen, während die Mitarbeiter dennoch Flexibilität in ihren persönlichen und Arbeitsplänen erhalten. Hootsuite macht es Ihrem Team auch leicht, einen Überprüfungs- und Genehmigungsprozess für Posts zu erstellen, bevor sie live gehen.
Das Unternehmen bietet gemeinnützigen Organisationen einen Rabatt von 50 % und bietet auch Schulungen für gemeinnützige Organisationen an, die ihre Fähigkeiten in den sozialen Medien verbessern möchten.
Kostenloser Download: Der GROSSE Leitfaden zu Social Media für gemeinnützige Organisationen
8. Pomofokus
Bei der Arbeit aus der Ferne kann es leicht sein, sich von sozialen Medien, Nachrichten oder anderen Dingen, die in Ihrem Haus vor sich gehen, ablenken zu lassen. Pomofocus ist ein Werkzeug, das in der Pomodoro-Technik verwurzelt ist.
Diese Technik ist eine Zeitmanagementmethode, die 25-minütige Blöcke konzentrierter Arbeit an einer bestimmten Aufgabe umfasst. Nach jeder der ersten drei 25-minütigen Sitzungen machen Sie eine fünfminütige Pause. Nach dem vierten machst du eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten, bevor du wieder bei eins beginnst. Sie wiederholen dies, bis die Aufgabe abgeschlossen ist.
Die Pomodoro-Technik zielt darauf ab, die Konzentration zu fördern, ein Gefühl der Dringlichkeit zu erzeugen und geistige Ermüdung zu vermeiden. Es kann eine nützliche Möglichkeit sein, Ihren Remote-Arbeitstag zu überstehen, und besonders hilfreich, wenn Sie an großen Projekten arbeiten, die eine intensive Konzentration erfordern, wie z. B. Förderanträge oder Ihr Jahresbericht.
Pomofocus ist ein kostenloser, einfacher Online-Timer zur Umsetzung der Pomodoro-Technik, indem er Ihre Arbeitssitzungen und Pausen verfolgt. Sie können die Aufgaben, auf die Sie sich konzentrieren, auch direkt auf der Seite auflisten.
9. Kopfraum
Gemeinnützige Teams arbeiten hart daran, ihre Missionen zu verwirklichen. Mitarbeiter können Stress, Burnout und Mitgefühlsmüdigkeit ausgesetzt sein. Besonders während der Fernarbeit, wo es weniger Möglichkeiten für zwischenmenschliche Verbindungen gibt, um diesen Stress etwas einzudämmen, ist es wichtig, Selbstfürsorge in Ihre Arbeitskultur zu integrieren. Headspace ist ein Meditations- und Achtsamkeitstool, das Ihrem Team helfen kann, Stress zu bewältigen.
Das Unternehmen fand heraus, dass eine 30-tägige Anwendung des Tools den Stress um 32 % senkt und dass nur vier Sitzungen Burnout um 14 % reduzieren. Dabei steigert diese Achtsamkeitspraxis die Produktivität im Prozess. Vier Wochen mit Headspace können die Konzentration um 14 % steigern und eine einzelne Sitzung kann Ablenkungen um 22 % reduzieren.
Headspace bietet kostenlose Ressourcen und drei geführte Meditationen an, um Mitarbeitern bei der Bewältigung von COVID-19 und dem Stress im Zusammenhang mit der Fernarbeit zu helfen. Das Unternehmen bietet auch fortlaufende Dienstleistungen an, um Achtsamkeit in Ihrer gemeinnützigen Organisation zu fördern und zu verfolgen.
10. Achtsames Surfen
Mit zunehmender Zeit zu Hause und vor Bildschirmen kann es leicht sein, sich von sozialen Medien oder Nachrichtenseiten ablenken zu lassen. Mindful Browsing ist eine einfache Chrome-Erweiterung, die eine sanfte Unterbrechung bietet, bevor Sie zu bestimmten Websites navigieren, die Sie ausgewählt haben und auf denen Sie mehr Zeit verbringen möchten, wie z. B. Facebook oder Twitter.
Das Tool zeigt ein Foto an und fragt zum Beispiel: „Möchtest du wirklich Zeit auf facebook.com verbringen?“ Sie können „Ja“ auswählen, wodurch Sie zur Website weitergeleitet und in 10 Minuten erneut gefragt werden, oder sich in diesem Moment bewusst entscheiden, zu einer anderen Aktivität zurückzukehren. Das Tool kann angepasst werden, um Sie an Aktivitäten zu erinnern, von denen Sie sagten, dass Sie sie lieber tun würden, als diese Website zu besuchen.
Dieses Tool ist für alle Benutzer kostenlos, verfolgt Ihre Aktivitäten nicht und enthält Open-Source-Code. Es kann ein nützlicher Weg sein, auf „Doomscrolling“ zu achten, Zeitlimits für Arbeitspausen festzulegen und sich nicht übermäßig von sozialen Medien ablenken zu lassen.
Nutzen Sie Remote-Work-Tools, um Ihr Team fokussiert zu halten
Die große Umstellung auf Remote-Arbeit in diesem Jahr bietet Möglichkeiten, die Arbeitskultur Ihrer gemeinnützigen Organisation zu verbessern und gleichzeitig die Produktivität Ihres Teams zu steigern. Während diese Änderungen Herausforderungen darstellen können, kann die Nutzung verfügbarer Produktivitäts- und Remote-Arbeitstools sowie Rabatte für gemeinnützige Organisationen dabei helfen, Ihr Team zu organisieren, zu motivieren und zu fokussieren, während es sich an die neue Umgebung anpasst.
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