Die Kunst der Budgetierung für gemeinnützige Organisationen beherrschen: Grundprinzipien und Best Practices

Alle gemeinnützigen Organisationen benötigen für ihren Betrieb Geld. Ohne die harte Arbeit, den Cashflow und die Kapitalallokation zu bestimmen, sind Wohltätigkeitsmissionen nur Ideen. Ein effektives Budget kann dafür sorgen, dass Ihre Organisation effizient arbeitet.

Man kann es so sehen, dass ein gemeinnütziger Haushalt das Planungsdokument ist, das zur Verfolgung Ihrer Ausgaben und Einnahmen verwendet wird. Anders ausgedrückt: Es bestimmt anhand der Prioritäten, wo Sie Ihre Ressourcen einsetzen.

Aber nicht alle Budgets gemeinnütziger Organisationen sind gleich. Es gibt verschiedene Arten von Budgets, die für bestimmte Zwecke, Abteilungen oder bestimmte Zeiträume bestimmt sind. Nutzen Sie dies als Leitfaden, um sicherzustellen, dass Ihre finanziellen Aktivitäten zur finanziellen Nachhaltigkeit und langfristigen Wirkung Ihres Unternehmens beitragen.

Welche Vorteile bietet die Verwendung eines gemeinnützigen Budgets?

Ein gründliches Budget ist Teil des Geschäftsplans jeder gemeinnützigen Organisation. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, einen klaren und konsistenten Finanzplan zu erstellen, der Ihren zeitgemäßen Zielen entspricht, ergeben sich klare Vorteile. Dies sind nur einige der offensichtlichsten Gründe, ein Budget für Ihre gemeinnützige Organisation zu erstellen.

• Erreichen Sie Ihre Mission: Ein effektives Budget für gemeinnützige Organisationen sorgt dafür, dass Sie sich auf die richtigen Dinge konzentrieren können. Je mehr Ressourcen Sie einem bestimmten Ziel widmen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie es erreichen.
• Wachsen Sie, ohne zu viel auszugeben: Mit einem Budget können Sie nachhaltig wachsen, ohne das Risiko einzugehen, dass Ihr Einkommen übersteigt. Eine Wohltätigkeitsorganisation ohne klares Budget zu leiten ist, als würde man nachts ohne Licht fahren – man weiß nicht, wohin man fährt, was das Risiko eines plötzlichen Unfalls erhöht.
• Besser kommunizieren: Ein gutes Budget verbessert die interne Transparenz gemeinnütziger Organisationen, indem es gesunde Gespräche über die Finanzen Ihrer Gruppe ermöglicht. Die Budgetplanung unterstützt die Personalausrichtung und stellt sicher, dass die Vorstandsmitglieder Ihrer gemeinnützigen Organisation wissen, was passiert.
• Sorgen Sie dafür, dass Spender zufrieden sind: Ein potenzieller Spender möchte nicht an eine verschwenderische Organisation spenden. Sie möchten sicherstellen, dass Sie Ihre Mittel sinnvoll einsetzen und dass ihre Beiträge Wirkung zeigen. Einfach ausgedrückt: Ein klarer Finanzplan schafft Vertrauen bei Ihren Geldgebern.

Behalten Sie diese Vorteile im Hinterkopf, wenn Sie Ihr nächstes Budget erstellen. Dies können auch hilfreiche Erinnerungen für Ihr Team sein, wenn es Motivation benötigt, sich am Budgetplanungsprozess zu beteiligen. Je mehr Unterstützung Sie von Ihrem Team erhalten, desto besser wird sich der Prozess entwickeln.

Ein klarer Budgetierungsprozess trägt auch dazu bei, andere Bereiche Ihrer Organisation zu verbessern, einschließlich Ihres Non-Profit-Buchhaltungssystems und Ihres Managements von Non-Profit-Prüfungen.

4 Arten von Budgets für gemeinnützige Organisationen

Bei allen Budgets geht es um Geld, aber unterschiedliche Budgets dienen unterschiedlichen Zwecken. Hier sind vier der am häufigsten von gemeinnützigen Organisationen verwendeten Budgetarten.

• Betriebsbudget: Dies ist eine der häufigsten Arten von Budgets für gemeinnützige Organisationen und zeigt Ihre prognostizierten jährlichen Einnahmen und Betriebsausgaben an. Sie beginnen höchstwahrscheinlich mit einem Budgetvorschlag und verfolgen dann die tatsächlichen Ausgaben während des Geschäftsjahres.
• Kapitalbudget: Dieses Budget besteht aus den Finanzzahlen, die direkt mit langfristigen Projekten wie einer Baukampagne verbunden sind.
• Programm- oder Projektbudget: Dieser Bericht bietet einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben für ein bestimmtes Projekt. Sie können diese Programmbudgets auch für einzelne Abteilungen erstellen, beispielsweise für Fundraising oder Marketing.
• Cashflow-Prognose: Dieses Budget enthält Prognosen, die die Frage beantworten, wie viel Geld Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt auf der Bank haben. Organisationen stützen sich häufig auf diese Prognosen, um den Geldzufluss und -abfluss vorherzusagen.

Unabhängig davon, ob Sie eines dieser Budgets auswählen oder eine Kombination verwenden, ist es der erste Schritt, zu verstehen, wie jedes Budget einzigartig ist.

Budgetierungsansätze: 3 zu berücksichtigende Typen

Neben den verschiedenen Arten von Budgets gibt es auch grundlegende Ansätze zur strategischen Budgetierung. Dies sind die Philosophien, die hinter der Sichtweise einer Organisation auf Geld stehen. Sie können sie jeweils auf die verschiedenen Budgettypen anwenden.

• Nullbasiertes Budget: Bei diesem Ansatz beginnen Sie zu Beginn des Geschäftsjahres ganz von vorne, um Ihre Prioritäten festzulegen und festzulegen, wie Sie das Geld auf der Grundlage dieser Ziele ausgeben sollten.
• Einkommensbasiertes Budget: Mit diesem Ansatz können Sie Ihr Einkommen vorhersagen und dann die Ausgaben berechnen, die Sie sich von diesem Betrag leisten können. Es ist einfacher, wenn Sie eine klare Vorstellung davon haben, wie hoch Ihr zukünftiger Umsatz sein wird.
• Inkrementelles Budget: Bei diesem Ansatz wird ein Budget erstellt, bei dem eine prozentuale Erhöhung oder Verringerung auf der Grundlage des Budgets des Vorjahres erfolgt. Es basiert auf dem, von dem Sie bereits wissen, dass es funktioniert, und die Erstellung nimmt viel weniger Zeit in Anspruch, als wenn Sie bei Null anfangen.

Es gibt keinen „richtigen“ Ansatz für die Organisationsbudgetierung – Sie müssen den finden, der für Sie am besten funktioniert. Das Wichtigste ist, bei der Auswahl konsistent zu bleiben. Andernfalls können Sie die Budgets von Zeitraum zu Zeitraum nicht genau vergleichen.

Funktionen zum Budget für gemeinnützige Organisationen: Achten Sie auf diese 5 Dinge

Wir haben uns einige Organisationsbudgets angesehen, jedes mit Abweichungen und unterschiedlichen Elementen. Dennoch hatten viele von ihnen mehrere ähnliche Merkmale. Dies sind einige der häufigsten Begriffe, die in Budgets auftauchen.

• Einnahmen: Dies ist das Geld, das Ihrer Organisation zufließt. Für die meisten gemeinnützigen Organisationen beziehen sich diese Einnahmequellen auf Fundraising-Bemühungen durch Spenden, Sponsoren und Zuschüsse für gemeinnützige Organisationen. Dies kann auch Mitgliedsbeiträge und den Verkauf von Eintrittskarten für Spendenveranstaltungen bedeuten.
• Ausgaben: Dies bezieht sich auf die Dinge, für die Sie Geld ausgegeben haben. Hierbei handelt es sich um eine breite Palette direkter Kosten, zu denen am häufigsten Mitarbeitergehälter, Reisen, gemeinnütziges Marketing, Programmkosten, Büroräume und -bedarf sowie berufliche Weiterentwicklung gehören.
• Prognosen vs. tatsächlich: Dies beantwortet die Frage: „Was haben Sie im Vergleich zu dem, was passiert ist, erwartet?“ Prognosen sind ein entscheidender Teil des Budgetierungsprozesses, und Sie möchten sehen, wie nahe Ihre geschätzten Ausgaben an den tatsächlichen Ergebnissen lagen.
• Zeitraum: Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Budget zu Vergleichszwecken denselben Zeitraum umfasst – unabhängig davon, ob Sie das letzte Quartal oder einen Drei- oder Fünf-Jahres-Überblick verfolgen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie mindestens ein Jahresbudget erstellen, das sich auf das letzte Geschäftsjahr bezieht.
• Ziele: Dies beantwortet die Frage: „Welche Umsatzzahlen möchten Sie erreichen?“ Halten Sie Ihre Unternehmensziele im Vordergrund, um sich daran zu erinnern, was Ihr Ziel ist und welche Kennzahlen Sie messen müssen, um zu verstehen, wie Sie dorthin gelangen.

Best Practices für die Erstellung eines Nonprofit-Budgets

Nachdem wir nun erläutert haben, warum Sie ein Budget benötigen und wie dieses aussieht, stellen wir Ihnen nun ein paar Best Practices zur Optimierung Ihres Budgets als Führungskraft einer gemeinnützigen Organisation vor. Sie werden durch Zeit und Mühe aus diesem Prozess lernen und ihn verbessern, aber hoffentlich ersparen Ihnen diese Tipps etwas Zeit und möglicherweise kostspielige Fehler.

• Beziehen Sie die richtigen Leute ein: Beziehen Sie die Beiträge Ihrer Mitarbeiter, Freiwilligen und des Vorstands in den Prozess der Budgeterstellung und -überprüfung ein, um die Zustimmung sicherzustellen.
• Richten Sie sich nach Ihren Zielen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Budget Ihre Zeit wert ist, indem Sie ein Budget erstellen, das Ihnen beim Erreichen Ihrer Ziele hilft. Das Budget Ihrer gemeinnützigen Organisation sollte Ihre Organisationsziele und Ihren strategischen Plan direkt unterstützen.
• Sorgen Sie für Genauigkeit und Aktualität: Erstellen Sie nachhaltige Prozesse, die Ihnen helfen, die Genauigkeit dieser Zahlen zu verfolgen. Ein ungenaues oder veraltetes Budget führt zu fehlerhaften Informationen und beeinträchtigt die ordnungsgemäße Finanzverwaltung.
• Ertrinken Sie nicht in den Details: Halten Sie die meisten Budgetberichte auf hoher Ebene, um nicht im Unkraut stecken zu bleiben. Ihr Finanzteam wird sich um das Wesentliche kümmern, aber Ihr Vorstand wird wahrscheinlich einen Überblick wünschen.
• Wählen Sie das richtige Budgetierungstool: Wählen Sie eine Budgetierungssoftware, die hilfreich und nicht übermäßig kompliziert ist. Die Automatisierung einiger dieser Prozesse mithilfe von Technologie wird Ihrem Unternehmen helfen, nachhaltig zu wachsen und die Zahlen korrekt zu halten. Dies kann so einfach sein wie der Einstieg in Excel oder der Umstieg auf Software wie QuickBooks oder FreshBooks. Diese Tools verfügen häufig über Budgetierungsvorlagen für gemeinnützige Organisationen, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

Machen Sie sich bereit für eine bessere Budgetierung

Die Budgetierung ist ein entscheidender Faktor, damit Ihr Unternehmen auf Kurs und zahlungsfähig bleibt. Ohne ein Budget werden Sie Ihre Ziele oder Mission nicht erreichen. Dieses Finanzmanagement ist der Weg, die allgemeine Finanzlage Ihrer gemeinnützigen Organisation zu verbessern – auch wenn es nicht einfach ist, lohnt es sich, es zu beherzigen, damit Ihre Organisation am Leben und floriert.

Redaktion:Ayanna Julien