Nonprofit-Audits: Ein Leitfaden zur Gewährleistung der finanziellen Rechenschaftspflicht

Audits bei gemeinnützigen Organisationen mögen einschüchternd klingen, sind aber weitaus weniger beängstigend, als Sie denken. Zunächst einmal hat der Internal Revenue Service (IRS) selten einen Grund, Ihre Organisation zu prüfen – da Sie eine gemeinnützige Organisation sind und keine Steuern zahlen.

Das bedeutet, dass Sie mehr Kontrolle darüber haben, wann, wo und wie Sie unabhängige Audits durchführen. Manchmal verlangen Landes- und Bundesgesetze, dass Sie Ihre gemeinnützige Organisation prüfen, aber das ist nicht immer der Fall. Und selbst wenn für Sie keine gesetzliche Verpflichtung zur Durchführung einer Prüfung besteht, kann eine Finanzprüfung dennoch einen enormen Aufschwung für Ihr Unternehmen bedeuten.

Im Folgenden erklären wir Ihnen alles, was Sie über Non-Profit-Audits wissen müssen. Wir gehen darauf ein, was das ist, warum sie wichtig sind, welche Arten von Audits es gibt, wie man den richtigen Auditor auswählt und vieles mehr.

Was sind unabhängige gemeinnützige Audits?

Eine unabhängige Non-Profit-Prüfung umfasst eine Prüfung der Finanzunterlagen, Buchhaltungspraktiken, internen Kontrollen, Transaktionen und Finanzberichte Ihrer Organisation. In der Regel führt dies ein Wirtschaftsprüfer oder eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft für Ihre gemeinnützige Organisation durch.

Häufige Gründe für die Durchführung einer Non-Profit-Prüfung sind die Verbesserung der Finanzlage, der Transparenz, der Rechenschaftspflicht und der Buchhaltungspraktiken Ihrer gemeinnützigen Organisation. Kurz gesagt, es hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Spenden und Ausgaben zu behalten und verhindert, dass hinter verschlossenen Türen Kunstfehler begangen werden.

Spender müssen einer Organisation vertrauen, bevor sie eine einmalige Spende oder eine wiederkehrende Spende tätigen, und eine unabhängige Prüfung gibt ihnen die dringend benötigte Sicherheit.

Allerdings sind nicht alle gemeinnützigen Audits freiwillig.

Es gibt einige Situationen, in denen Ihre gemeinnützige Organisation möglicherweise eine Prüfung durchführen muss . Beispielsweise könnte Ihr Bundesstaat Prüfungspflichten vorschreiben, wenn Ihre Einnahmen und Ausgaben einen bestimmten Schwellenwert überschreiten. Und einige gemeinnützige Zuschüsse erfordern eine zufriedenstellende Prüfung, bevor Ihre gemeinnützige Organisation Fördermittel erhalten kann.

Wichtige Begriffe für die Prüfung gemeinnütziger Organisationen

Bevor wir uns zu sehr mit Auditing befassen, wollen wir uns über ein paar gängige Auditing-Begriffe informieren. Sie werden wahrscheinlich diese Begriffe sehen (oder hören), wenn Sie einen Wirtschaftsprüfer auswählen und mit ihm zusammenarbeiten. Daher ist es am besten, sich vorzubereiten, bevor Sie sich einer Finanzprüfung unterziehen:

• Satzung: Gemeinnützig Die Satzung (auch als Satzung bezeichnet) erläutert die Arbeitsweise Ihrer gemeinnützigen Organisation. Hierbei handelt es sich um eine Sammlung von Regeln, Prozessen, Richtlinien und Klauseln.
• Abgleichen: Abgleichen bedeutet, eine Vereinbarung zwischen verschiedenen Informationsquellen herzustellen, beispielsweise Banktransaktionen mit einem Finanzbericht.
• Interne Kontrollen : Interne Kontrollen sind Richtlinien und Verfahren, um sicherzustellen, dass Finanzberichte zuverlässig und konsistent bleiben, wie z. B. Bestandsbeobachtungen, Passwortkontrollsysteme und Buchhaltungssoftware.
• Angebotsanfrage (RFP): Eine RFP ist ein Dokument, das Sie an potenzielle Wirtschaftsprüfer und Unternehmen senden, um festzustellen, ob es für Ihre Wohltätigkeitsorganisation geeignet ist.
• Vom Kunden bereitgestellt (PBC): Ein PBC ist eine Liste, die Prüfer an Ihre Organisation senden und um Zugriff auf bestimmte Dokumente und Informationen bitten.
• Verlautbarungen: Verlautbarungen sind vom Financial Accounting Standards Board (FASB) und dem Governmental Accounting Standards Board (GASB) festgelegte Regeln, die die Regeln für die externe Berichterstattung und Offenlegung festlegen.
• Allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze ( GAAP ): GAAP umfasst Regeln zur Ermittlung von Kosten, Einnahmen, Abgleich und Offenlegung.
• Certified Public Accountant ( CPA ): Ein CPA ist jemand mit einer Lizenz zur Erbringung von Buchhaltungsdienstleistungen für die Öffentlichkeit.
• Uneingeschränkt: Uneingeschränkt ist ein Prüfungsurteil, dass Ihr Jahresabschluss den GAAP entspricht.

Dies ist kein vollständiges Glossar der Wirtschaftsprüfungs- und Rechnungslegungsbegriffe, aber es ist ein guter Ausgangspunkt. Terminologie ist in der Buchhaltung von entscheidender Bedeutung. Scheuen Sie sich also nicht, einen Begriff zu überprüfen, wenn Sie nicht sicher sind, was er bedeutet. Im Zweifelsfall schauen Sie nach.

5 Arten von Nonprofit-Audits

Sie haben mehrere Möglichkeiten, eine unabhängige Prüfung für Ihre gemeinnützige Organisation zu erhalten. Wir werden die verschiedenen Typen überprüfen:

1. Interne Revision

Interne Audits sind besser als nichts, erhöhen jedoch nicht unbedingt die öffentliche Transparenz und Rechenschaftspflicht – da ein internes Team die Wurzel des Problems sein könnte .

Interne Audits können für Ihr Unternehmen jedoch eine wirksame Möglichkeit sein, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Möglicherweise finden Sie bessere Möglichkeiten für Ihre Finanzberichterstattung oder ermitteln wertvolle Kosteneinsparungen. Ein internes Audit ist eine Chance, einen Schritt zurückzutreten, das Gesamtbild zu betrachten und einen Blick auf die Geschichte und Entwicklung Ihrer gemeinnützigen Organisation zu werfen.

Das Entwicklungsteam Ihrer Organisation beauftragt einen Prüfungsausschuss mit der Durchführung interner Prüfungen.

2. Externe Prüfung

Externe Audits sind in der Regel die zuverlässigste Audit-Option für gemeinnützige Organisationen. Wirtschaftsprüfer oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften prüfen Ihre Finanzberichte, internen Kontrollen und Best Practices, um Verbesserungsmöglichkeiten zu finden.

Die Sichtweise eines Dritten (jemand, der dafür bezahlt wird, die Prüfung durchzuführen) bedeutet, dass Sie objektive Ratschläge von jemandem erhalten, der weniger wahrscheinlich von Beziehungen oder Emotionen betroffen ist. Sie geben Ihnen umsetzbare Empfehlungen und informieren Sie, wenn Sie eine bestimmte Praxis ändern müssen.

3. Compliance-Audit

Compliance-Audits untersuchen die Einhaltung von Bundes-, Landes- und lokalen Gesetzen durch Ihr Unternehmen. Dabei handelt es sich weniger um eine Finanzprüfung (obwohl diese normalerweise bis zu einem gewissen Grad enthalten ist) als vielmehr um eine Überprüfung der Compliance-Anforderungen und der Einhaltung festgelegter Satzungen.

4. Finanzprüfung

Bei Finanzprüfungen wird in erster Linie der Jahresabschluss Ihrer gemeinnützigen Organisation untersucht, um Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Der Prüfer kann Möglichkeiten zur Kostensenkung vorschlagen oder die Änderung bestimmter interner Kontrollen empfehlen.

Beispielsweise befolgen Benutzer Ihrer Buchhaltungssoftware möglicherweise nicht die Best Practices für Passwörter oder die Zugriffsrechte in Ihrem gesamten Unternehmen sind zu locker.

5. Betriebsprüfung

Betriebsprüfungen untersuchen die Systeme Ihrer gemeinnützigen Organisation, um Lücken und Chancen zu finden. Hier sind einige Funktionen, die Prüfer normalerweise untersuchen:

• Humanressourcen
• Informationstechnologie
• Betriebssysteme
• Hardware
• Software
• Produktivität

Prüfer geben Empfehlungen, um die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern und Ihnen beim Erreichen Ihrer finanziellen Ziele zu helfen.

Warum sind gemeinnützige Audits wichtig?

Sie sind nicht gesetzlich verpflichtet, Ihre gemeinnützige Organisation zu prüfen? Das ist zwar in Ordnung, aber vielleicht möchten Sie trotzdem darüber nachdenken, es zu tun. Audits bieten Vorteile, die weit über Compliance und Checkboxen hinausgehen.

Hier sind einige Gründe, Ihre gemeinnützige Organisation zu prüfen:

• Sorgen Sie für Rechenschaftspflicht: Regelmäßige Audits fördern Best Practices und eine kontinuierliche Rechenschaftspflicht. Diejenigen, die für Ihre Finanzen und Geschäftsabläufe verantwortlich sind, wissen, dass sie die Verantwortung haben, den Überblick zu behalten und ehrlich zu sein.
• Verbessern Sie die Transparenz Ihrer gemeinnützigen Organisation : Spender, Investoren, Kreditgeber und Partner möchten Ihrer gemeinnützigen Organisation vertrauen. Durch die Prüfung Ihrer Organisation können Sie deren Legitimität und Zuverlässigkeit nachweisen.
• Identifizieren Sie Chancen: Audits bieten Ihnen die Möglichkeit, einen Schritt zurück von den alltäglichen Kleinigkeiten zu machen und Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Betriebsabläufe und Ihrer finanziellen Gesundheit zu finden.
• Für Zuschüsse qualifizieren: Einige Zuschussgeber verlangen Prüfungen, um sicherzustellen, dass Ihre gemeinnützige Organisation vertrauenswürdig, rechtmäßig und finanziell versiert ist.
• Halten Sie die örtlichen Gesetze ein: Einige Landes- und Kommunalverwaltungen verlangen von Ihrer Organisation die Durchführung einer Finanzprüfung, wenn Ihre Einnahmen oder Ausgaben einen bestimmten Schwellenwert überschreiten.

Während einmalige Einzelaudits ein guter Anfang sind, sollten Sie mit jährlichen Audits einen regelmäßigen Rhythmus einhalten. Versuchen Sie, dies am Jahresende zu tun, bevor Sie Ihre Steuererklärung einreichen.

Der Nonprofit-Prüfungsprozess erklärt

Der Prüfungsprozess kann je nach Prüfer leicht unterschiedlich sein. Hier finden Sie jedoch einen groben Überblick darüber, wie der Prozess normalerweise aussieht:

1. Angebotsanfrage: Senden Sie eine Ausschreibung an Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, um deren Kosten, Verfügbarkeit und Zeitplan zu erfahren.
2. Erstgespräch: Treffen Sie sich mit Ihrem Prüfer, um Erwartungen, wichtige Punkte und Zeitpläne zu besprechen. Ihr Auditor listet die Dateien, Dokumente und Mitarbeiter auf, auf die er Zugriff haben muss, um mit dem Audit zu beginnen.
3. Sammeln von Elementen: Sammeln Sie die erforderlichen Finanzberichte und Personen, mit denen Ihr Prüfer während seiner Prüfung sprechen muss. Überprüfen Sie Benutzernamen und Passwörter noch einmal, um sicherzustellen, dass Ihr Prüfer auf Ihre Systeme und Buchhaltungssoftware zugreifen kann.
4. Die Feldarbeit beginnt: Geben Sie dem Prüfer Raum, um Ihre Organisation zu untersuchen, wichtige Dokumente zu prüfen und mit dem Personal zu sprechen.
5. Ergebnisse und Empfehlungen: Bitten Sie Ihren Auditor, seine Ergebnisse und Empfehlungen in einem Auditbericht zusammenzufassen, den Sie Ihrer Organisation vorlegen können.
6. Maßnahmen: Ergreifen Sie sofort Maßnahmen aufgrund der Empfehlungen des Prüfers.

So wählen Sie den richtigen Prüfer für Ihre gemeinnützige Organisation aus

Der von Ihnen gewählte Prüfer hat großen Einfluss auf die Qualität und Umsetzbarkeit Ihrer Prüfung. Gehen Sie also bei der Auswahl sorgfältig vor – konzentrieren Sie sich darauf, das richtige Unternehmen für Ihren Anwendungsfall zu finden.

Hier sind ein paar Dinge, die Sie sich ansehen sollten:

• Gebühren: Informieren Sie sich über die zu erwartenden Kosten und stellen Sie sicher, dass diese mit Ihrem Budget vereinbar sind.
• Zeitplan: Bestätigen Sie, dass der Zeitplan des Prüfers Ihrem Zeitplan und Ihrer Verfügbarkeit entspricht.
• Fachwissen: Untersuchen Sie den Hintergrund des Prüfers, um sicherzustellen, dass er über Erfahrung und Wissen in der Arbeit mit steuerbefreiten gemeinnützigen Organisationen und Wohltätigkeitsorganisationen verfügt.
• Beziehungen: Stellen Sie fest, ob Sie eine offene Kommunikationslinie mit Ihrem Prüfer aufbauen können. Wenn Sie der Meinung sind, dass die Beziehung nicht gut passt, wechseln Sie zu einem anderen Kandidaten. Sie müssen keine besten Freunde sein, aber Sie sollten in der Lage sein, positive, offene und respektvolle Gespräche zu führen.
• Empfehlungen : Fordern Sie eine Liste anderer gemeinnütziger Organisationen an, die mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zusammengearbeitet haben. Kontaktieren Sie sie, um mehr über ihre Erfahrungen zu erfahren und herauszufinden, ob sie die Prüfer weiterempfehlen würden.

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