Navigieren in der Buchhaltung gemeinnütziger Organisationen: Best Practices und Tipps

Die Buchhaltung ist vielleicht nicht der glamouröseste Teil eines Unternehmens, auch nicht bei gemeinnützigen Organisationen, aber sie ist entscheidend für den reibungslosen Betrieb Ihrer Organisation.

Von der Compliance bis zum Finanzmanagement stellt die Buchhaltung die Systeme und Informationen bereit, die erforderlich sind, um die Finanzen einer gemeinnützigen Organisation unter Kontrolle zu halten.

Das Verstehen und Auswerten von Finanzdaten kann jedoch zu Beginn entmutigend sein – aber das muss nicht sein. In unserem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie alle Ihre Buchhaltungsanforderungen erfüllen und die finanzielle Gesundheit Ihrer gemeinnützigen Organisation langfristig erhalten können.

5 Möglichkeiten, wie sich die Buchhaltung von gemeinnützigen Organisationen mit der Buchhaltung von gewinnorientierten Unternehmen vergleichen lässt

Gewinnorientierte Unternehmen verfügen über gut etablierte Buchhaltungspraktiken, die Sie vielleicht bereits kennen. Es gibt viele Gemeinsamkeiten zwischen diesen Prozessen und den Richtlinien, die gemeinnützige Organisationen bei der Buchhaltung befolgen müssen. Allerdings sind auch einige wesentliche Unterschiede zu beachten.

1. Steuern: Anerkannte gemeinnützige Organisationen sind beim Internal Revenue Service (IRS) steuerbefreit, im Gegensatz zu gewinnorientierten Unternehmen, die Einkommenssteuern für ihre Mitarbeiter zahlen müssen.
2. Jahresabschlüsse: Anstelle einer Bilanz, die gewinnorientierte Unternehmen führen, müssen gemeinnützige Organisationen eine Bilanz führen. Darüber hinaus führen gemeinnützige Organisationen eine Aufstellung ihrer Aktivitäten statt einer Gewinn- und Verlustrechnung wie gewinnorientierte Unternehmen.
3. Eigenkapital versus Nettovermögen : Wenn ein gewinnorientiertes Unternehmen einen Überschuss erzielt, geht dieses Geld als Eigenkapital an die Aktionäre. Bei einer gemeinnützigen Organisation fließt dieses Geld in das Nettovermögen der Organisation.
4. Governance: Ein privater Eigentümer (oder öffentliche Aktionäre) führt normalerweise ein gewinnorientiertes Unternehmen. Bei gemeinnützigen Organisationen werden sie von einem ehrenamtlichen gemeinnützigen Vorstand beaufsichtigt. Dies wirkt sich auf die Berichts- und Verantwortlichkeitsstruktur innerhalb der Buchhaltung aus.
5. Einnahmen: Die Einnahmen eines gewinnorientierten Unternehmens stammen aus dem Verkauf von Waren und Dienstleistungen. Innerhalb einer gemeinnützigen Organisation stammen diese Einnahmen hauptsächlich aus der Mittelbeschaffung und der Zuschussverwaltung.

Best Practices für die Buchhaltung gemeinnütziger Organisationen

Jede gemeinnützige Organisation ist anders und erfordert einen individuellen Ansatz für die Buchhaltung. Es gibt jedoch einige grundlegende Schritte, die alle Wohltätigkeitsorganisationen im gemeinnützigen Sektor befolgen sollten. Egal, ob Sie ein erfahrener Profi sind oder gerade erst anfangen, hier sind ein paar Vorschläge, wie Sie die Buchhaltung für gemeinnützige Organisationen optimal nutzen können.

1. Erstellen Sie ein Budget

Ein Budget ist Ihr finanzieller Plan. Hier geben Sie Ihre voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben für das kommende Jahr basierend auf der Leistung des Vorjahres an. Dies hilft Ihrem Team dabei, Prognosen und Ausgabenpläne zu erstellen. Planen Sie auch Eventualitäten ein.

Halten Sie sich so genau wie möglich an Ihr Budget. Nehmen Sie sich die Zeit, es monatlich zu überprüfen, um Ihren Fortschritt zu bewerten und bei Bedarf eine Änderung vorzunehmen. Das Betriebsbudget Ihrer Organisation sollte Ihnen als Leitfaden dienen, aber es ist auch wichtig, dass jede Abteilung über ein Betriebsbudget verfügt, das den übergeordneten Zielen Ihrer gemeinnützigen Organisation entspricht.

2. Wählen Sie eine Buchhaltungssoftware aus

Mit dem richtigen digitalen Tool können Sie Ihre Finanzen zuverlässiger verfolgen. Da es zahlreiche Optionen gibt, nehmen Sie sich die Zeit, diejenige auszuwählen, die Ihren individuellen Bedürfnissen, Ihrer Erfahrung und Ihrem Budget am besten entspricht. QuickBooks und FreshBooks sind beispielsweise zwei häufig verwendete Buchhaltungslösungen.

Das beste Buchhaltungssystem für gemeinnützige Organisationen hilft Ihnen:

• Verwalten Sie ein Journalsystem
• Verbinden Sie sich mit Ihrem Bankkonto
• Budgets erstellen und verwalten
• Berechnen Sie Ihren Cashflow
• Erstellen Sie Berichte und Finanzberichte

3. Bauen Sie ein Buchhaltungsteam auf

Jede gemeinnützige Organisation sollte jemanden haben, der für die Finanzen ihrer Organisation verantwortlich ist. Dies kann eine einzelne Person wie der Finanzvorstand oder ein ganzes Team sein, abhängig von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens.

Sie brauchen keine zertifizierten Wirtschaftsprüfer (CPAs) in Ihrem Team, aber es hilft auf jeden Fall. Das Wichtigste ist, jemanden einzustellen, der die Sprache der allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) versteht und in der Lage ist, regelmäßig genaue Finanzberichte zu erstellen. Auch ein Vorstandsmitglied, das sich mit Buchhaltung auskennt, ist eine Bereicherung für Ihr Team.

Es könnte sich lohnen, mit einem spezialisierten gemeinnützigen Wirtschaftsprüfer oder einer größeren externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zusammenzuarbeiten, um bei Abstimmungen und Prüfungen zu helfen. Ihre Objektivität und Spezialisierung auf die Buchhaltung werden ein großer Vorteil sein. Da es jedoch unzählige Wirtschaftsprüfungsgesellschaften gibt, ist es am besten, eine zu wählen, die Ihre Werte teilt und über Erfahrung mit gemeinnützigen Organisationen verfügt.

4. Behalten Sie den Überblick über Ihre Aufzeichnungen

Hoffentlich verfolgen Sie alle Finanztransaktionen Ihrer gemeinnützigen Organisation, einschließlich Ausgaben, Rechnungen und Quittungen. Dies trägt dazu bei, dass Ihre internen Aufzeichnungen mit Ihrer Bilanz übereinstimmen, was Ihre jährliche Non-Profit-Prüfung erheblich erleichtert.

Am besten speichern Sie diese Aufzeichnungen digital in Ihrer Buchhaltungssoftware, es ist jedoch hilfreich, kurzfristig Papierunterlagen aufzubewahren, um zu überprüfen, ob alles korrekt ist. Die ordnungsgemäße Führung von Aufzeichnungen ist für eine solide Buchhaltung und die Einhaltung der IRS- und gemeinnützigen Vorschriften von entscheidender Bedeutung.

5. Gleichen Sie Ihre Konten regelmäßig ab

Der Abgleich Ihrer Konten bedeutet, dass Sie Ihre Kontoauszüge mit internen Buchhaltungsunterlagen vergleichen. Beim Bankabgleich werden Ihre Unterlagen mit den tatsächlichen Beständen auf dem Bankkonto Ihrer Organisation verglichen, um sicherzustellen, dass diese Unterlagen übereinstimmen.

Dieser Prozess hilft dabei, Fehler und Unstimmigkeiten zu erkennen und kann möglicherweise auch Betrug aufdecken, wenn es in Ihrem Unternehmen zu verdächtigen Aktivitäten kommt. Es verhindert auch, dass Sie mit Ihrer Buchhaltung ins Hintertreffen geraten.

Sie können viele Konten abgleichen, einschließlich Cashflow (einschließlich der Überprüfung von Zahlungen an und von Ihrer Organisation), Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung und Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter. Alle diese Konten sind für eine genaue Finanzberichterstattung in Ihrem Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

6. Führen Sie eine jährliche Finanzprüfung durch

Bei einer Prüfung handelt es sich um eine formelle Prüfung Ihrer Finanzunterlagen, die potenzielle Probleme aufdecken und Sie bei der Einhaltung der Vorschriften unterstützen kann. Abhängig von Ihrer Größe und Ihrem Budget können Sie die Prüfung möglicherweise intern durchführen oder müssen eine externe Firma mit der Durchführung der Prüfung beauftragen.

Dabei handelt es sich nicht nur um ein Versehen des IRS, sondern um eine gesunde, regelmäßige Praxis, um sicherzustellen, dass die Buchhaltung Ihrer gemeinnützigen Organisation ordnungsgemäß geführt wird. Die Ergebnisse dieser Einzelprüfung können in Ihren gemeinnützigen Jahresbericht passen und Ihre Mittelbeschaffung vereinfachen.

Wissenswertes über die Buchhaltungsterminologie für gemeinnützige Organisationen

Buchhaltung kann ein hochtechnischer und mit Fachjargon gefüllter Prozess sein. Daher ist das Verständnis der relevanten Schlüsselbegriffe ein entscheidender Schritt hin zu einer besseren Rechnungslegung für gemeinnützige Organisationen. Hier ist eine Liste der häufigsten Ausdrücke, die Sie kennen müssen:

• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen : Das Geld, das einer Organisation oder im Falle einer gemeinnützigen Organisation dem Spendenfonds geschuldet wird.
• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen : Der Betrag, der anderen für von der gemeinnützigen Organisation erhaltene Dienstleistungen oder Waren geschuldet wird.
• Kontenplan : Die Liste der Konten, die Geld senden oder empfangen. Diese werden in der Regel als Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Nettovermögen, Einnahmen und Ausgaben aufgeführt.
• Cashflow : Wie Geld in eine Organisation hinein- und herausfließt, insbesondere wie viel liquide Mittel zu einem bestimmten Zeitpunkt vorhanden sind. Dies wird üblicherweise in der Kapitalflussrechnung ausgewiesen.
• Vermögenswerte: Der Wert von allem, was Ihre gemeinnützige Organisation besitzt, einschließlich Bargeld, Waren, Investitionen, geistiges Eigentum oder physisches Eigentum.
• Verbindlichkeiten : Die Summe der Schulden Ihrer Organisation, einschließlich etwaiger Schulden.
• Abschreibung: Der Wertverlust der gehaltenen Vermögenswerte im Laufe der Zeit.
• Aufstellung der Aktivitäten : Die Zusammenfassung der Einnahmen und Ausgaben Ihrer gemeinnützigen Organisation im Berichtszeitraum. Dies ähnelt der Gewinn- und Verlustrechnung eines gewinnorientierten Unternehmens.
• Fondsbuchhaltung : Die empfohlene Form der Buchhaltung für gemeinnützige Organisationen, da das Geld für verschiedene Aktivitäten wie Programmierung, Marketing, Verwaltung und Spendenbeschaffung auf separate Konten aufgeteilt wird.
• GAAP : Die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze sind die Standards für die Rechnungslegung in den Vereinigten Staaten.

Halten Sie die Buchhaltung Ihrer gemeinnützigen Organisation unter Kontrolle, um mehr für Ihre Mission zu sammeln

Eine ordnungsgemäße Buchhaltung ist für jede Organisation im gemeinnützigen Sektor von entscheidender Bedeutung, unabhängig von ihrer Mission oder Größe. Die Einhaltung korrekter Buchhaltungsverfahren ist nicht schwierig, erfordert jedoch ein geschultes Team und gezielte Anstrengungen, um auf dem richtigen Weg zu bleiben.

Dies ist einer der Hauptgründe, warum Classy in seinem System Wert auf eine robuste und klare Berichterstattung legt. Der Zugriff auf diese Berichte direkt in Ihrer Spendenplattform erleichtert die Verwaltung Ihrer internen Buchhaltungsprozesse erheblich.

Befolgen Sie diese Schritte, um sich mit den aktuellen Best Practices für die Buchhaltung gemeinnütziger Organisationen vertraut zu machen, damit Ihre Organisation die Vorschriften einhält und reibungslos läuft.