So managen Sie ein effizientes Remote-Team

Die effiziente Verwaltung eines Remote-Arbeitsteams ist eine Lernkurve für jedes Unternehmen, das von einem Standort oder einer Büroarbeit wechselt.

Bei Exposure Ninja verwalten wir unser Team zu 100 % aus der Ferne und das seit mehr als sieben Jahren. Nicht um unsere eigenen Trompeten zu blasen, aber wir sehen uns gerne als ein unglaublich effizientes und effektives virtuelles Team. Das soll nicht heißen, dass wir auf dem Weg nicht ein paar Unebenheiten auf der Straße getroffen haben.

Während die Führung eines virtuellen Teams auf den ersten Blick entmutigend erscheinen kann, kann es ein verkappter Segen sein. Die Umstellung Ihres Unternehmens auf eine Remote-Arbeitsumgebung treibt Sie dazu, Ihre Prozesse zu verbessern, klarer zu formulieren, was Sie von Ihren Teammitgliedern erwarten, und Ihr Unternehmen schlanker zu machen.

Sehen Sie sich unser Webinar von Tim Cameron-Kitchen, unserem Chef-Ninja und Veteranen für Remote-Arbeit, an, in dem es darum geht, wie Sie überleben und gedeihen können, wenn Sie zur Remote-Arbeit wechseln.

Herausforderungen beim Verwalten eines Remote-Teams

Sie werden auf einige neue Herausforderungen stoßen, wenn Sie Ihr Team an einen virtuellen Arbeitsplatz verlagern – aber wichtig ist, wie Sie es verwalten. Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen, mit denen Remote-Working-Teams konfrontiert sind:

• Sie haben nicht die richtigen Tools für die Fernarbeit
• Desorganisierte oder unzureichende Kommunikationsmethoden
• Fehlende Rechenschaftspflicht und klare Verantwortlichkeiten
• Grenzen der Arbeitszeiten und Respektierung der Zeit aller
• Unzusammenhängende Arbeitszeiten
• Schwierigkeiten bei der Verfolgung von Arbeit, Produktivität und Leistung
• Probleme bei der Erkennung von Stress oder Überlastung der Mitarbeiter
• Gefühle der Isolation und mangelnde Teambindung

Wir haben verschiedene Ansätze zur Bewältigung dieser Herausforderungen erprobt und getestet. Einige sind gescheitert, andere waren erfolgreich. In unserem Remote Working Revolution-Training führen wir Sie durch unsere Erfolge und Misserfolge, damit Sie unsere Fehler vermeiden und direkt mit der Umsetzung der großartigen Dinge beginnen können.

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So stellen Sie sicher, dass Ihr Remote-Team effizient verwaltet wird

Die Verwaltung eines Remote-Teams muss keine Kopfschmerzen bereiten. Mit den richtigen Prozessen können Sie einen reibungslosen Online-Betrieb aufbauen, bei dem Sie sich fragen werden, warum Sie nicht schon früher auf Remote umgestiegen sind.

1. Legen Sie klare Erwartungen und Arbeitszeiten fest

Wann Sie von Ihrem Team erwarten, dass es arbeitet und woran es arbeiten soll, wenn Sie auf Remote-Arbeit umstellen, ist eine wichtige Überlegung. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen Laptop aushändigen und sie ohne Erklärung nach Hause schicken, führt dies zu uneinheitlichen Arbeitszeiten und lückenhafter Arbeit.

Während Remote-Arbeiten flexibel sein können, ist es wichtig zu verwalten, wie flexibel Sie diese Zeit einräumen. Legen Sie mit Ihrem Team in Einzelgesprächen, aktualisierten Verträgen oder einer schriftlichen Vereinbarung für Heimarbeit die Erwartungen an die Arbeitszeiten fest. Jedes Teammitglied muss sich darüber im Klaren sein, welche Arbeitszeiten erwartet werden.

Bei Exposure Ninja nutzen wir flexible Arbeitszeiten, indem wir vielen unserer Mitarbeiter ermöglichen, flexibel zu arbeiten, vorausgesetzt, sie arbeiten immer mindestens vier Stunden pro Tag, von Montag bis Freitag, während der britischen Geschäftszeiten von neun bis fünf. Bei kundenorientierten Rollen gibt es weniger Flexibilität, aber wir erlauben unserem Team trotzdem, seine Pausenzeiten zu verwalten, und bieten stattdessen die Möglichkeit, von acht bis vier oder von zehn bis sechs zu arbeiten.

2. Legen Sie klare Kommunikationsetiketten und Besprechungspläne fest

Wird Ihr Team nur per E-Mail und WhatsApp kommunizieren? (Ich hoffe nicht!) Welche Tools sollten sie für die Kommunikation verwenden? Wie werden Sitzungen abgehalten? Wo und wann? Dies sind nur einige der anfänglichen Fragen, die Unternehmen zur Fernarbeitskommunikation haben.

Folgendes empfehlen wir:

• Verwenden Sie Slack für die gesamte interne Kommunikation. Slack ist ein Instant-Messaging-Tool, das auf Desktop- und Mobilgeräten installiert werden kann, damit Teammitglieder schnell und effizient kommunizieren können.
• Verwenden Sie Google Kalender, um Besprechungen zu planen. Jeder im Team sollte das gleiche Kalendersystem verwenden, um zu vermeiden, dass Personen Meetings doppelt buchen oder alles in ihren Pen-and-Paper-Tagebuch schreiben.
• Planen Sie Besprechungen im Voraus und planen Sie nur die Zeit ein, die Sie benötigen. Erstellen Sie klare Besprechungsagenden und weisen Sie einen Besprechungsleiter zu, der die Diskussion leitet und die Besprechung bei Bedarf vorantreibt.
• Verwenden Sie Google Hangouts für Besprechungen. Google Hangouts ist ein kostenloses Tool für Videokonferenzen. Wenn Sie ein Meeting in Google Kalender planen, wird ihm automatisch ein Link zu Google Hangout zugewiesen. Klicken Sie einfach auf den Link, um dem Meeting beizutreten.
• Geben Sie Ihrem Team Anleitung, wie Sie effektiv mit Kollegen kommunizieren können, die an entfernten Standorten arbeiten. Der Wechsel zur Fernarbeit bedeutet eine erhöhte Menge an Online-Nachrichten und viel weniger persönliche Interaktion. Da Sie sich bei schriftlichen Nachrichten nicht auf Ihre Körpersprache und Ihren Tonfall verlassen können, ist es wichtig, dass Teammitglieder wissen, wie sie ihren Kollegen effektiv schreiben.

3. Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge

Effiziente Remote-Teams verfügen über die richtigen Tools. Während die oben genannten Kommunikationstools der erste Schritt sind, ist es auch notwendig, über die richtigen Tools zu verfügen, um andere Aspekte der Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens zu verwalten.

Dies sind die wichtigsten Tools, die wir bei Exposure Ninja empfehlen:

• Teamwork* – Projekt- und Aufgabenverwaltungstool, um Arbeitsaufgaben und Projekte zu verfolgen und zuzuweisen.
• Hubstaff* – Zeiterfassungstool zur Verfolgung von Arbeitszeiten und Aktivitätsniveaus.
• Xero — Buchhaltungssoftware für Gehaltsabrechnung und Verwaltung von Kundenrechnungen.
• Lastpass – Sicheres Passwortverwaltungstool.
• Infusionsoft/Keap – Verkaufs-CRM. Lesen Sie hier mehr über CRMs.

Alle Tools, die wir hier empfohlen haben, verwenden wir selbst.

4. Setzen Sie Prozesse ein

Sobald Sie die Software und Tools ausgewählt haben, die Sie für eine gute Führung Ihres Unternehmens benötigen, ist es an der Zeit, Prozesse einzurichten. Prozesse sind das Rückgrat eines erfolgreichen Remote-Betriebs, und ich kann die Bedeutung klarer, effizienter und reproduzierbarer Prozesse nicht genug betonen.

Bei Exposure Ninja verwenden wir Teamwork*, um Aufgaben zu verwalten. Teamwork verfügt über eine Funktion, mit der Sie Aufgabenlisten (wie Checklisten) für die Kernaufgaben in Ihrem Unternehmen erstellen können. Diese stellen sicher, dass die Mitarbeiter nichts verpassen, weil sie ihre Arbeit immer doppelt überprüfen. Es ist auch unglaublich hilfreich für neue Teammitglieder, die aus der Ferne mit der Arbeit beginnen, da es ihnen eine klare Schritt-für-Schritt-Anleitung gibt.

Auf Remote Working umstellen? Klingen Prozesse nach Kopfschmerzen? Unser Training und unsere Beratung zur Remote Working Revolution führen Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung robuster Remote-Prozesse. Melden Sie sich für alle Geheimnisse an.

5. Menschen verantwortlich und rechenschaftspflichtig machen

Wie bei jedem Unternehmen sind diejenigen am erfolgreichsten, bei denen die Teammitglieder klare Verantwortlichkeiten haben und für bestimmte Aufgaben oder Prozesse verantwortlich sind. Wer diese Leute sind und wie geschickt sie in der Ausführung der Prozesse sind, für die sie verantwortlich sind, ist ein wesentlicher Bestandteil eines reibungslos funktionierenden Remote-Geschäfts.

Wenn Ihr Unternehmen neue Prozesse für den Remote-Betrieb benötigt, beauftragen Sie eine bestimmte Person in Ihrer Organisation mit der Einrichtung jedes Prozesses. Wenn Sie eine stark operativ orientierte Person haben, lohnt es sich, sie damit zu beauftragen, Kriterien festzulegen und die eingerichteten Prozesse zu überprüfen.

6. Verwalten Sie verschiedene Zeitzonen

Unterschiedliche Zeitzonen können in einem virtuellen Team, das nicht darauf vorbereitet ist, Chaos anrichten. Es kann zwar billiger sein, bestimmte Aufgaben an Teams in anderen Ländern auszulagern, aber wenn sich Ihr Hauptkundenstamm in Großbritannien oder den USA befindet, benötigen Sie auch Mitarbeiter, die in diesen Zeitzonen verfügbar sind. Die andere Überlegung ist, wenn Ihre Mitarbeiter miteinander interagieren und sicherstellen müssen, dass es eine Überschneidung zwischen ihren Arbeitszeiten gibt.

Viele erfolgreiche Remote-Unternehmen, einschließlich Buffer, haben Teams an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Zeitzonen, ebenso wie Exposure Ninja. Auf der positiven Seite kann Ihr Unternehmen verfügbar sein, um Ihren Kunden häufiger zu antworten. Stellen Sie sicher, dass Sie klare Arbeitszeiten festlegen und überprüfen Sie, ob diese Zeitpläne mit den Kollegen übereinstimmen.

7. Verstehen Sie, wann Mitarbeiter Unterstützung aus der Ferne benötigen

Ein Mitarbeiter kommt an Ihrem Schreibtisch vorbei, ungewöhnlich 20 Minuten zu spät zur Arbeit und mit einem tiefen Stirnrunzeln. Du fragst sie, ob alles in Ordnung ist, und sie scheinen Tränen zu unterdrücken. Es ist leicht zu erkennen, wenn ein Mitarbeiter an einem physischen Arbeitsplatz, an dem Sie persönliche Interaktionen haben, Unterstützung benötigt.

Wenn Ihr Team remote arbeitet, sehen Sie nicht dieselben Signale. Aber es gibt Signale. Achten Sie auf Verhaltensänderungen, ungerade Arbeitszeiten, verpasste Aufgaben und stellen Sie sicher, dass Sie auch direkt fragen.

8. Planen Sie regelmäßige 1:1-Catch-Ups

Regelmäßige Einzelgespräche stellen sicher, dass Ihr Team mit seinen Aufgaben auf Kurs ist. Es gibt ihnen die Richtung, die sie brauchen, und gibt Ihnen die Gewissheit, dass Fortschritte gemacht werden. Aufholjagden sind von unschätzbarem Wert, um die Bindung zwischen Managern und Mitarbeitern eng zu halten und ein Remote-Team effizient zu führen.

9. Fügen Sie soziale Aktivitäten hinzu

Nur weil Ihr Team virtuell ist, heißt das nicht, dass die soziale Seite der Arbeit auf der Strecke bleiben sollte. Ersetzen Sie Mitarbeitergespräche und Feierabendgetränke durch Slack-Kanäle und Interessengruppen. Bei Exposure Ninja haben wir einen Watercooler-Kanal, in dem unser Team über alles Mögliche sowie über Buchclubs, Fantasy-Football-Ligen und mehr diskutiert.

Vermeiden Sie die Versuchung, Ihre Mitarbeiter mit ihren Laptops einzupacken und die Daumen zu drücken. Das wird nur zu einem Ergebnis führen: Katastrophe. Befolgen Sie unsere obigen Schritte und nehmen Sie an unserem Remote Working Revolution-Training teil oder buchen Sie eine Remote Working-Beratung mit unserem Expertenteam, um die Zukunft Ihres Unternehmens zu sichern.

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