Wie wir eine virtuelle Veranstaltung veranstalteten, die über 10.000 Teilnehmer anzog

Zusammen mit vielen anderen Unternehmen, gemeinnützigen Organisationen, Jungvermählten und Absolventen auf der ganzen Welt hatte Classy große Pläne für eine persönliche Veranstaltung im Jahr 2020. In den letzten sechs Jahren haben wir die Collaborative veranstaltet, eine Konferenz für gemeinnützige Fachleute. The Collaborative ist eine viertägige Erfahrung, die gemeinnützigen Fachleuten die Möglichkeit bietet, zu lernen, sich mit Branchenexperten und Gleichgesinnten auszutauschen, an ereignisreichen Happy Hours teilzunehmen und sich für ihre Missionen neu inspirieren zu lassen. Aber in der ersten Märzwoche 2020, als sich COVID-19 schnell von einer kurzen Erwähnung in den Nachrichten zu einer Schlagzeile in Großbuchstaben entwickelte, wusste unser Veranstaltungsteam, dass wir eine persönliche Veranstaltung nicht garantieren konnten.

„Der Wechsel zu einer virtuellen Veranstaltung wurde nicht auf die leichte Schulter genommen“, sagt Senior Events Manager Taryn Crowder. „Als wir anfingen, die COVID-19-Situation zu überwachen, erstellten wir verschiedene Krisenpläne, je nachdem, was als nächstes mit dem Virus geschah. Diese anfänglichen Krisenpläne hielten nicht lange – wir mussten mehrere Wochen lang fast täglich zu neuen Krisenplänen übergehen, da sich die Dinge mit der Pandemie schnell änderten. Diese Krisenpläne bestanden aus Kommunikations- und Einsatztaktiken.“

Um Ihrem Team dabei zu helfen, Ihre persönlichen Veranstaltungen neu zu gestalten, haben wir fünf unserer wichtigsten Teammitglieder gebeten, ihre Ratschläge und Erkenntnisse zur Umwandlung einer persönlichen Veranstaltung in ein virtuelles Erlebnis zu teilen, das in nur zweieinhalb Monaten über 10.000 Teilnehmer anzog. Lesen Sie weiter, um von Taryn Crowder, Senior Event Manager, zu hören; Brooke Hearn, leitende Veranstaltungsplanerin; Anne Guillen, Senior Event Content Marketer; Irene Webber, leitende visuelle Designerin; und JP Angers, leitender Videoproduzent.

Lektion 1: Risiken einschätzen, Nachforschungen anstellen und schnell handeln.

F: Erklären Sie den anfänglichen Prozess, wie Sie sich entschieden haben, von einer persönlichen zu einer virtuellen Veranstaltung überzugehen.

Taryn: Wir mussten zuerst den Prozess der Risikobewertung mit der persönlichen Veranstaltung beginnen. Dies beinhaltete die Überprüfung unterzeichneter Verträge und fälliger Rechnungen für erbrachte Dienstleistungen. Wir begannen mit der Kontaktaufnahme zu jedem unserer Anbieter, Hotels und Veranstaltungsorte.

Ich musste den Rechtsstreit mit höherer Gewalt führen und dafür wissen: Aus welchen Vereinbarungen wir herauskommen und welche nicht und welche Leistungen erbracht wurden, um zu wissen, in wie viel Geld wir bereits gesteckt haben die persönliche Veranstaltung.

Brooke : Während wir überlegten, wie wir unsere Vereinbarungen für die persönliche Veranstaltung stornieren oder verschieben konnten, verbrachten wir auch Stunden in Meetings, um genau auszuarbeiten, wie die virtuelle Veranstaltung aussehen würde, was wir anbieten würden und wann.

Neben der Neukonzeption der Veranstaltung haben wir uns auch neuen Herausforderungen gestellt, die mit einer vollständig virtuellen Veranstaltung einhergehen. Wir haben das große Glück, mehrere Technologieexperten zu haben, auf die wir uns verlassen können, wie z. B. unseren Videoproduzenten und unser IT-Team.

F: Was waren einige Ihrer Gedanken oder Bedenken während dieses Prozesses?

Taryn : Keiner von uns hatte jemals zuvor eine virtuelle Veranstaltung geplant, also mussten wir Technologien erforschen; IT-Anforderungen wie WLAN; Lautsprechervorbereitung für gute Beleuchtung, Ton und WLAN in ihrem jeweiligen Zuhause; Sponsoring-Möglichkeiten für ein virtuelles Setting, Networking-Möglichkeiten für ein virtuelles Setting etc.

F: Wie hat sich der Übergang zu einer virtuellen Veranstaltung auf die geplanten Inhalte ausgewirkt?

Anne: Aus inhaltlicher Sicht war es schwierig, weil ich wusste, dass wir uns sehr schnell bewegen mussten, aber ich konnte nicht anfangen, Inhalte zusammenzustellen, bis wir herausgefunden hatten, wie die virtuelle Veranstaltung logistisch und technologisch aussehen würde.

Nachdem diese Entscheidungen getroffen waren, wurde uns schnell klar, dass wir die Sitzungen, die wir bereits gefestigt hatten, nicht für die persönliche Veranstaltung verwenden konnten. Sie passten weder in das aktuelle Klima, noch schufen sie einen idealen Ablauf für die Konferenz. Wir haben den Prozess der Entscheidung für ein Konferenzthema und einen Fokus neu gestartet, Themenbereiche kuratiert und dann neue Redner identifiziert, die zu diesen Themen passen.

Taryn: Die Inhaltsplanung war vom ersten Tag an Teil des Zeitplans. Eine der ersten Fragen, die wir uns gestellt haben, war, wie viele Sitzungen wir anbieten sollten. Wir dachten nicht, dass die Leute daran interessiert sein würden, den ganzen Tag vor ihren Computern zu sitzen, und wir dachten, sie würden ihren eigenen Zeitplan zusammenstellen wollen. Dies spielte auch eine entscheidende Rolle bei der Technologie, die wir letztendlich ausgewählt haben.

Wir mussten bei den Inhalten ganz von vorne anfangen, weil wir in einer neuen Welt lebten, in der die Leute andere Inhalte brauchten als zuvor. Also mussten wir Gespräche mit Branchenexperten und gemeinnützigen Organisationen führen, um genau zu verstehen, was sie durchmachen, um genau zu wissen, was sie von uns erwarten.

Einige der Fragen, die wir besprochen haben:

• Werden sich die Leute für diese virtuelle Veranstaltung anmelden wollen? Wie wecken wir ihr Interesse?
• Ist der Markt mit Inhalten zur Reaktion auf COVID-19 übersättigt, was bedeutet, dass niemand unsere brauchen wird? Werden die Inhalte, die wir im April ausgewählt haben, auch im Juni noch relevant sein?
• Wie sehen andere virtuelle Events aus? Was können wir gerade jetzt von anderen lernen?
• Wir haben Teilnehmer aus der ganzen Welt, also welchen Zeitrahmen sollten wir für die Sitzungen verwenden?
• Wie soll die Veranstaltung heißen?
• Hätten wir ein Thema?

Zuerst entschieden wir uns, kein Thema zu haben, da wir ein so kleines Fenster hatten, um alles durchzuziehen. Aber als wir mit den Rednern sprachen, stellten wir fest, dass ein organisches Thema aufgetaucht war: Anpassung. Also haben wir uns entschieden, es an einen der Grundwerte von Classy zu binden: Anpassung und Überwindung.

Es gab so viele Unbekannte, dass wir bei vielen dieser Fragen nur unsere besten Vermutungen anstellen mussten. Wir haben uns verpflichtet, solide Networking-Möglichkeiten anzubieten und viel Zeit damit verbracht, zu recherchieren, wie das geht. Wir haben uns auch für viele virtuelle Veranstaltungen als Teilnehmer angemeldet, um etwas aus erster Hand zu erfahren.

Da wir eine brandneue Veranstaltung erstellten, mussten wir ein neues Logo erstellen. Zuerst mussten wir wissen, wie der neue Name lauten würde, also hielten wir die interne Brainstorming-Sitzung ab, um ihn herauszufinden. Wir haben dann unser Designteam hinzugezogen und sie nach ein paar Logooptionen gefragt.

Schritt-für-Schritt-Takeaways für gemeinnützige Organisationen:

• Bewerten Sie Risiken bei der Änderung Ihrer Pläne, indem Sie Lieferantenvereinbarungen und -verträge überprüfen.
• Führen Sie Recherchen durch, um herauszufinden, was eine virtuelle Veranstaltung in Bezug auf die notwendige Technologie und Funktionalität mit sich bringt – sowohl erforderliche Artikel als auch nette Extras.
• Überprüfen Sie Ihren geplanten Inhalt oder Veranstaltungsplan, um mit dem Brainstorming zu beginnen, wie Sie sich an ein virtuelles Publikum anpassen können.
• Nehmen Sie an anderen virtuellen Veranstaltungen teil, um sich inspirieren zu lassen.
• Erstellen Sie eine fortlaufende Liste mit Fragen, sobald sie auftauchen, um Ihr Team an alle neuen Elemente zu erinnern, auf die Sie antworten oder sich darauf vorbereiten müssen.
• Binden Sie Ihren Designer oder die Personen ein, die für die Erstellung von Branding-Assets, die Gestaltung Ihrer Veranstaltungsseite, die Aktualisierung der Website usw. verantwortlich sind.

Lektion 2: Erstellen Sie ein neues Budget und Notfallpläne.

Taryn: Ein weiterer wichtiger Schritt bei der Erstellung eines neuen Budgets war die Entscheidung, ob Personen, die bereits Tickets für die persönliche Veranstaltung gekauft hatten, eine Rückerstattung erhalten oder nicht, und ob die virtuelle Veranstaltung kostenlos sein würde oder nicht. Wir wollten alle sofort über beide Punkte informieren und entschieden, dass jeder eine volle Rückerstattung erhalten und das neue Event kostenlos sein würde.

Wir haben auch mit unserem Leiter der Geschäftsentwicklung, Charlie Anderson, darüber gesprochen, wie viel Umsatz er durch Sponsoring für eine unbewiesene Veranstaltung erzielen könnte. Dies war auch eine entscheidende Komponente für den Budgeterstellungsprozess.

All diese Dinge mussten erledigt werden, bevor ich die Budgets fertigstellte. Nachdem ich berechnet hatte, was wir zurückbekommen konnten, was wir nicht zurückbekommen konnten, und potenzielle Sponsoringeinnahmen, begann ich mit einem neuen Budget.

Dann habe ich drei verschiedene Event-Notfallpläne erstellt, basierend auf:

1) Eine Welt, in der soziale Distanzierung noch im Juni durchgesetzt wurde.

2) Eine Welt, in der die soziale Distanzierung nicht durchgesetzt wurde, aber die Menschen immer noch Angst haben zu reisen.

3) Eine Welt, in der alles wieder normal ist.

Jeder Notfallplan hatte sein eigenes Budget.

Schritt-für-Schritt-Takeaways für gemeinnützige Organisationen:

• Berechnen Sie, was Sie von Ihren ursprünglichen Veranstaltungsverträgen zurückerhalten können und was nicht.
• Bestimmen Sie, ob Ihre Veranstaltung kostenlos ist oder einen Eintrittspreis oder eine Mindestbeschaffungsgebühr hat.
• Sprechen Sie mit Führungskräften oder Vorstandsmitgliedern, die möglicherweise Sponsoring oder Unternehmenspartner gewinnen können.
• Versuchen Sie, so viel wie möglich zu prognostizieren und Backup-Pläne zu erstellen, damit Sie so gut wie möglich auf alle neuen Herausforderungen vorbereitet sind, die mit Ihrer virtuellen Veranstaltung einhergehen.

Lektion 3: Seien Sie ehrlich und enthusiastisch in Ihrer ersten Kommunikation.

Taryn: In der ersten Märzwoche habe ich mich an unsere Senior Managerin für Kommunikation und Marke, Krista Lamp, gewandt, um ihre Meinung dazu zu erfahren, wie wir unseren Teilnehmern eine Nachricht senden könnten, um sie wissen zu lassen, dass wir die Situation beobachten. Wir mussten sowohl das interne als auch das externe Messaging aufeinander abstimmen, aber zuerst mussten wir wissen, wie unser Plan aussehen würde.

Wir hatten keinen speziellen Event-Krisenplan, also mussten wir diese Dokumentation erstellen. Wir mussten auch eine Pressemitteilung zusammenstellen, unsere Website aktualisieren und interne FAQs darüber versenden, wie wir Kunden oder Interessenten antworten sollten, wenn sie nach unserem Plan fragten.

Unsere erste Botschaft an alle intern und extern war, dass wir die Situation beobachten. Wir (die Geschäftsleitung und die wichtigsten Interessengruppen) wussten jedoch, dass wir die Veranstaltung absagen mussten, und prüften unsere Optionen.

Wir haben dies dicht an der Brust gehalten, während wir entschieden haben, ob wir uns auf die Erstellung einer virtuellen Veranstaltung begeben würden. Als wir wussten, dass dies passieren würde, habe ich ein paar zusätzliche Leute aus den Marketing-, Design- und Webentwicklungsteams hinzugezogen, um sie wissen zu lassen, dass wir die Veranstaltung absagen würden. Es wurde ihnen vor allen anderen gesagt, weil wir gerade dabei waren, Phase 2 der Website für das persönliche Event zu veröffentlichen, und ich wollte nicht, dass sie Zeit damit verschwenden, an etwas zu arbeiten, das wir bald streichen würden.

Profi-Tipp von Anne : Erstellen Sie ein internes Gesprächsdokument. Wir haben eine für die persönliche Veranstaltung erstellt, die wir gerade im Februar eingeführt hatten, und wir mussten zurückgehen und eine neue für die virtuelle Veranstaltung erstellen. Wir haben im Grunde das, was wir als FAQs auf unserer Website geschrieben haben, in ein internes Gesprächsdokument mit zusätzlichen Details für Classy-Teammitglieder gepackt, damit sie über die Veranstaltung sprechen können.

F: Wie haben andere Classy-Teammitglieder reagiert, als sie hörten, dass Ihre Veranstaltung virtuell stattfinden würde?

Taryn: Die Umstellung auf das Virtuelle bedeutete, ein brandneues Event zu schaffen. Wir hatten eine Menge Arbeit für das erste Event geleistet, daher war es ein bisschen traurig, dass wir das nicht durchstehen konnten.

Aber alle haben uns unterstützt und waren bereit, in unserem Team einzugreifen und zu helfen. Wir brauchten alle in unserem Team und alle Beteiligten im gesamten Unternehmen, um mitzumachen, und alle haben sich auf unglaubliche Weise eingebracht.

Es gab anfänglich einige Skepsis, ob wir das tun könnten, ob es eine positive Erfahrung wäre oder nicht und ob sich die Leute tatsächlich registrieren würden oder nicht. Um einige dieser Zweifel auszuräumen und unser internes Team motiviert zu halten, haben wir uns überlegt, wie wir am besten kommunizieren können, woran wir arbeiten, damit andere verstehen, wie ernst wir es nehmen.

Brooke: Aufgrund dieser anfänglichen Skepsis war es für uns wichtig, mit Krista zusammenzuarbeiten, um kontinuierlich mit unserem gesamten Team zu kommunizieren und ihnen zu zeigen, dass wir das schaffen würden und dass es großartig werden würde!

Schritt-für-Schritt-Takeaways für gemeinnützige Organisationen:

• Treffen Sie sich früh und oft mit Ihren wichtigsten Entscheidungsträgern.
• Erstellen Sie eine Dokumentation, wie Sie damit umgehen, damit Sie sich in Zukunft auf den „Ereignis-Krisenplan“ beziehen können.
• Schreiben Sie Ihre Botschaft (selbst wenn es heißt „Wir beobachten die Situation“), damit Ihr Publikum weiß, dass Sie sich dessen bewusst sind. Verwenden Sie dann dieses Wort an den folgenden Stellen:
  • Pressemitteilung
  • Website-Updates
  • Veranstaltungsseite
• Erstellen Sie interne Dokumentationen wie FAQs, damit Ihr Team auf dem Laufenden ist und weiß, wie es eingehende Fragen beantwortet.
• Halten Sie die Details beim Abschluss geheim, damit keine Informationen veröffentlicht werden, bevor Sie für die Einführung bereit sind.
• Sobald Sie eine Entscheidung getroffen haben, informieren Sie Ihr gesamtes Team und teilen Sie Ihre Begeisterung darüber, ein neues Event auszuprobieren, damit Ihr Team aufgeregt statt nervös ist und diese Energie mit Ihren Unterstützern teilen kann.

Lektion 4: Seien Sie transparent gegenüber Rednern, Sponsoren und Teilnehmern.

F: Wie und wann haben Sie mit Rednern und Sponsoren darüber gesprochen, die Veranstaltung online zu verlegen? Haben Sie einen Pushback erhalten?

Taryn : Wir haben unsere Sponsoren und Redner über unsere Entscheidung informiert, bevor wir andere externe Mitteilungen veröffentlicht haben. Wir haben uns an sie gewandt, um beide anzukündigen, dass wir virtuell werden, und zu fragen, ob sie immer noch an der Veranstaltung teilnehmen möchten.

Brooke: Das anfängliche Feedback von Sponsoren war großartig, aber es war eine Herausforderung, virtuell neue Werte für sie zu schaffen. Dies veranlasste uns, bei den Sponsorings noch strategischer vorzugehen, um sicherzustellen, dass sie für sie von Vorteil sind.

Anne: Ich habe mit jedem Redner telefoniert, den wir für die persönliche Veranstaltung gebucht hatten. Es war eine großartige Möglichkeit, gute Beziehungen zu den Rednern zu pflegen, die Unbekannten unserer Strategie zu erklären und sich Gedanken über neue mögliche Themen zu machen oder wie ihr Thema gedreht werden könnte, um zu dem neuen Fokus zu passen.

Diese Gespräche mit Referenten halfen uns, unser Thema „Anpassen und Überwinden“ zu finden, und lösten einige unserer Technologiestrategien aus. Am Ende haben wir einige der ersten Redner behalten und konnten andere nicht halten, aber ich denke, sie waren alle sehr glücklich darüber, eine Diskussion darüber geführt zu haben und mir beim Brainstorming zu helfen, wie diese Konferenz für die Teilnehmer wertvoll bleiben kann.

F: Wie haben Sie mit den Teilnehmern über die Verlagerung der Veranstaltung ins Internet gesprochen? Haben Sie einen Pushback erhalten?

Taryn: Es war uns wichtig, unseren potenziellen Registranten und aktuellen Registranten für persönliche Veranstaltungen klare Anweisungen zu Classys Haltung zur Sicherheit aller zu geben, wie und wann sie eine Rückerstattung erhalten und was wir stattdessen tun würden die persönliche Veranstaltung, unsere Entscheidung, ob wir Gebühren erheben oder nicht, und mehr.

Wir mussten sicherstellen, dass wir das Wort auf allen Kanälen verbreiten. Wir haben der Website eine Promo-Leiste mit einer neuen Zielseite mit unseren Nachrichten hinzugefügt, wir haben Nachrichten in sozialen Netzwerken veröffentlicht und wir haben E-Mails gesendet.

Nachdem wir die E-Mail verschickt hatten, in der wir die Teilnehmer über die Absage der persönlichen Veranstaltung informierten, erhielt ich nur positive Bemerkungen von den Teilnehmern. Alle haben uns durch die E-Mails unterstützt und uns dafür gedankt, dass wir eine proaktive Haltung zur Eindämmung der Ausbreitung der Krankheit einnehmen.

Da wir angekündigt haben, dass wir jedem von Anfang an automatisch eine Rückerstattung gewähren, hat dies eine Menge E-Mails eingespart. Wir haben auch in unserer E-Mail (und auf unserer Website) angekündigt, dass wir eine virtuelle Veranstaltung in Betracht ziehen, daher habe ich positives Feedback von Teilnehmern erhalten, die sich auf weitere Einzelheiten freuen.

Brooke: Ich habe auch viele großartige Rückmeldungen von Sponsoren erhalten, die bei anderen Veranstaltungen in schwierigen Situationen waren, die entweder bis zur letzten Minute mit der Absage gewartet oder ihnen ihre Sponsorenzahlung nicht erstattet haben. Und dann waren viele Teilnehmer wirklich begeistert, dass die virtuelle Veranstaltung kostenlos war!

Schritt-für-Schritt-Takeaways für gemeinnützige Organisationen:

• Informieren Sie Ihre externen Stakeholder (wie Referenten, Sponsoren und Unternehmenspartner) so schnell wie möglich über Ihre Entscheidung, idealerweise bevor Sie an die Öffentlichkeit gehen, damit sie wissen, dass Sie ihre Unterstützung schätzen und mit ihnen zusammenarbeiten möchten.
• Seien Sie kreativ, wie Sie Sponsoren durch eine virtuelle Veranstaltung weiterhin einen Mehrwert bieten können. Zum Beispiel haben wir unseren Sponsoren zu Beginn der Sitzungen, vor und nach den Eröffnungs- und Schlussvorträgen, in unseren E-Mails, in den sozialen Medien und in der Fußzeile unserer Veranstaltungswebsite Shoutouts gegeben.
• Ziehen Sie, wenn möglich, Veranstaltungsredner, besondere Gäste oder Sponsoren in Gespräche und Brainstormings ein, um Ideen oder Erkenntnisse darüber auszutauschen, wie Sie die bestmögliche Veranstaltung gestalten können.
• Machen Sie Ihre Nachrichten gut sichtbar (Homepage, E-Mails, soziale Medien), damit jeder, der sich für Ihre Veranstaltung interessiert, weiß, dass sie virtuell sein wird und wie Sie mehr erfahren können.
• Bestimmen Sie ein oder mehrere Mitglieder Ihres Teams, um die sozialen Medien zu überwachen und auf Fragen zu antworten, um Ihre Unterstützer auf dem Laufenden zu halten.

Lektion 5: Halten Sie während des gesamten Prozesses eine konsistente Kommunikation mit den Teilnehmern aufrecht (senden Sie viele E-Mails).

Taryn: Konsequente Kommunikation während des gesamten Prozesses war der Schlüssel. Wir haben einen teamweiten E-Mail-Marketing-Kalender erstellt.

Hier ist eine Übersicht der von uns versendeten E-Mails:

• • Eine E-Mail, um alle zu benachrichtigen, dass wir die Situation beobachtet haben
  • Eine E-Mail, um alle zu benachrichtigen, dass die Veranstaltung abgesagt wurde, sie würden Rückerstattungen erhalten, und wir prüften eine virtuelle Veranstaltung
  • Eine E-Mail, in der die virtuelle Veranstaltung, die neue Veranstaltungswebsite und die offenen Anmeldungen angekündigt werden
  • Konsequente Marketing-E-Mails, um neue Redner zu bewerben, um den Hype fortzusetzen, bevor wir die Sitzungsauswahl eröffneten
  • E-Mails, die dann ankündigen, dass die Sitzungsauswahl offen war
  • Wöchentliche Countdown-E-Mails in den letzten drei Wochen vor der Veranstaltung
  • E-Mails mit Anweisungen für Hauptredner zur Nutzung unserer Netzwerkplattformen für die Veranstaltung
  • Einwöchige Erinnerungen, um Konten für unsere Netzwerkplattformen zu erstellen, Zoom herunterzuladen und sich zu freuen
  • Unmittelbar nach der Veranstaltung haben wir eine Teilnehmerumfrage verschickt, die Veranstaltung 2021 angekündigt, weitere Folgeinhalte bereitgestellt und Informationen über unsere erweiterte Sitzungsbibliothek aufgenommen, in der wir Aufzeichnungen der Live-Sitzungen sowie 15 Bonussitzungen veröffentlichen würden.

Schritt-für-Schritt-Takeaways für gemeinnützige Organisationen:

• Richten Sie eine Kontaktperson für das Schreiben und Planen von E-Mails ein.
• Erstellen Sie Marken-Assets, die in E-Mails und sozialen Medien verwendet werden können, um eine konsistente und zusammenhängende Marke für Ihre Veranstaltung aufrechtzuerhalten.
• Benennen Sie Teammitglieder, die für die Beantwortung eines potenziellen Zustroms von Fragen per E-Mail oder über soziale Medien verantwortlich sind.
• Senden Sie weiterhin Updates und nutzen Sie Ihre E-Mails, um vor Ihrer Veranstaltung für Aufregung zu sorgen.
• Wenden Sie sich während und nach der Veranstaltung an alle Teilnehmer, um sie nach ihren Erfahrungen zu fragen, damit Sie mehr darüber erfahren, was funktioniert hat, was nicht und was Sie beim nächsten Mal ausprobieren können.

Lektion 6: Setzen Sie nicht einfach Ihre persönliche Nachrichten- und Veranstaltungsstrategie um.

F: Wie haben Sie die Nachrichten angepasst, nachdem Sie angekündigt hatten, dass es sich um eine virtuelle Veranstaltung handeln würde?
Taryn: Was einige vielleicht nicht wissen, ist, dass wir ein brandneues Event geschaffen haben. Wir mussten neue Verkaufsargumente, neue Themen und Gesprächspfade, eine neue Veranstaltungsbeschreibung, neue FAQs, einen neuen Registrierungsprozess, eine neue Networking-Sprache, eine neue E-Mail-Kopie und mehr erstellen.

Brooke: Eine der größten Herausforderungen bei der Erstellung der virtuellen Veranstaltung war die Erstellung komplett neuer Texte und Botschaften. Wir verfügen über mehrere Jahre an Kopien und Erkenntnissen, aus denen wir für die persönliche Zusammenarbeit ziehen können. Für das virtuelle Event mussten wir alles erstellen. Wir haben eine neue Website-Kopie, neue Anleitungen für Netzwerkplattformen wie Slack und Braindate und eine neue Kopie für Marketing-E-Mails geschrieben.

Anne: Je nach Redner, Session und Publikum mussten der Ton und die Botschaft bei fast jedem Thema geändert werden. Der Schwerpunkt fast jeder neuen Sitzung lag darauf, Krisenmomente anzugehen und darauf zu reagieren – zunächst COVID-19 und dann auch rassische und gesellschaftliche Spannungen.

Es war sehr wichtig, darüber nachzudenken, mit wem wir in diesen Sitzungen sprachen. Beispielsweise richtete sich unsere Sitzung „Verbinden Sie Ihr Anliegen“ an gemeinnützige Organisationen außerhalb des Gesundheitswesens, die Schwierigkeiten hatten, ihr Anliegen mit COVID-19 in Verbindung zu bringen. Unsere Storytelling-Sitzung hingegen behandelte Tipps für gemeinnützige Organisationen, die im Gesundheitswesen tätig sind, und für diejenigen, deren Anliegen nichts mit der Linderung von COVID-19 zu tun hatten.

Schritt-für-Schritt-Takeaways für gemeinnützige Organisationen:

• Denken Sie daran, dass dies ein neues Ereignis ist. Während einige Aspekte gleich bleiben können, betrachten Sie es als ein neues Event, wenn Sie von einem bestehenden oder jährlichen persönlichen Event zu einem virtuellen wechseln.
• Dazu gehören neue Botschaften und möglicherweise ein neues Branding und Design.
• Abhängig von Ihrer Veranstaltung müssen Sie möglicherweise Ihre geplanten Redner oder Inhalte oder die Art und Weise, wie Sie Ihre Teilnehmer einbeziehen, aktualisieren. Wenn Sie beispielsweise eine virtuelle Gala veranstalten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie einen soliden Unterhaltungsplan haben, da die Teilnehmer weniger Möglichkeiten haben, sich untereinander zu unterhalten.

Lektion 7: Aktualisieren Sie Ihr Branding und Ihre Designelemente.

F: Wie haben Sie begonnen, Branding- und Designelemente für eine Veranstaltung zu aktualisieren, die noch in der Endphase war?

Irene (Senior Visual Designer): Wir wussten, dass wir das Branding und die Designelemente für die Website, Anzeigen, Werbeaktionen, E-Mails und Beschilderung aktualisieren mussten. Wir trafen uns mit dem Veranstaltungsteam, um Logistik und Zeitpläne zu besprechen, und begannen dann, Logo-Ideen zu verspotten.

Um nicht bei Null anzufangen, können Sie Ihren Werbegrafiken unter dem Veranstaltungsnamen einen Text hinzufügen, der anzeigt, dass es sich um eine virtuelle Veranstaltung handelt. Wenn Sie jedoch normalerweise Fotos von früheren persönlichen Veranstaltungen verwenden, versuchen Sie, sich nicht zu stark darauf zu stützen, da es für ein Publikum verstörend sein wird, über eine virtuelle Veranstaltung zu lesen, aber Bilder einer persönlichen Veranstaltung zu sehen.

Ohne eine Bibliothek mit eigenen Fotos, aus der Sie auswählen können, fühlen Sie sich vielleicht verpflichtet, Stock-Bilder von Menschen auf Computern einzufügen, um den neuen „virtuellen“ Blickwinkel zu betonen, aber das wird Ihren Veranstaltungen nicht Leben einhauchen. Es könnte tatsächlich von der Energie ablenken, die Sie zu erzeugen versuchen! Versuche stattdessen, deine Veranstaltung durch die Farben, Muster oder andere Designelemente deines Brandings zum Leben zu erwecken. Sie werden überrascht sein, wie effektiv die Verwendung von Farben und Mustern ein Gefühl der Aufregung hervorrufen kann, um die Leute für Ihre Veranstaltung zu begeistern.

Brooke : Ein weiteres Element, über das wir nachgedacht haben, war sicherzustellen, dass alles so klar und informativ wie möglich ist. Vor Ort haben wir normalerweise Mitarbeiter von Classy, ​​die bereit sind, den Teilnehmern bei allem zu helfen, was sie brauchen. Bei einer virtuellen Veranstaltung haben Sie keinen Informationsstand oder Mitarbeiter, an denen die Teilnehmer zufällig anhalten können, um Fragen zu stellen. Wir wussten also, dass wir in unseren Veranstaltungsmaterialien besonders klar sein und viele Informationen bereitstellen mussten, um Fragen zu minimieren. Viele dieser Sicherheiten haben wir von Grund auf neu erstellt.

Wir wollten auch ein persönliches Element für unsere Redner beibehalten, also haben wir Versandkartons mit einem Classy-T-Shirt, Selfie-Lichtern, kabelgebundenen Kopfhörern und einer handschriftlichen Notiz von unserem CEO und Mitbegründer Scot zusammengestellt. Wir wollten, dass sie sich unterstützt fühlen und sicherstellen, dass sie für den Erfolg gerüstet sind.

F: Können Sie den Prozess der Umstellung von Plänen für persönliche Veranstaltungsmaterialien auf webbasierte Designs beschreiben?

Irene : Der Wechsel zu einem Web-Event wird eine gewaltige Aufgabe für mehrere Gruppen von Menschen sein, einschließlich derjenigen, die für Design, IT, Marketing, Betrieb und Logistik verantwortlich sind. Das Wichtigste ist, sicherzustellen, dass alle in das Gespräch eingebunden werden und verstehen, wie ihre Rolle bei der Entscheidungsfindung spielt.

Aus gestalterischer Sicht wird Ihr Designer alles durch die Linse der Benutzererfahrung betrachten und auf einen möglichst rationalisierten Prozess drängen, um Teilnehmer zu registrieren und Ihre Veranstaltung zu verfolgen. Ihr Designer kann Ihnen sagen, ob der vorgeschlagene Plan für Ihre Teilnehmer auf dem richtigen Weg ist oder ob es Raum für Verbesserungen gibt.

Einige Anregungen für die Umstellung auf Online:

1) Machen Sie Ihre Website für die Teilnehmer benutzerfreundlich, indem Sie die Texte kurz und auf den Punkt bringen, Aufzählungszeichen setzen, um Textwände zu durchbrechen, und Anmeldeformulare so kurz wie möglich gestalten.

2) Der Wechsel zu einer virtuellen Veranstaltung kann für Ihre Designer und Entwickler zusätzliche Arbeit bedeuten. Versuchen Sie, zusätzliche Arbeit so gering wie möglich zu halten, indem Sie vorhandene Seitenlayouts umfunktionieren.

3) Jegliche Sicherheiten, die Sie für Ihre persönliche Veranstaltung erstellt haben, können immer noch für eine virtuelle Umgebung überarbeitet werden. Verwenden Sie Ihre Designs neu, indem Sie die Kopie so ändern, dass sie für die virtuelle Veranstaltung relevant ist, und formatieren Sie sie dann als Social-Media-Assets neu, um Spannung aufzubauen.

Das einzige, was Sie in Ihrem Design beibehalten müssen, ist Ihr Branding. Solange alles durch kohärente Farben, Formen, Typografie oder Muster so aussieht, als wäre es Teil derselben Veranstaltung, wird keine Designarbeit verschwendet, wenn Sie kreativ werden.

F: Wie sind Sie mit den sich ändernden Zeitplänen umgegangen, wenn es um zeitaufwändige Aufgaben wie das Entwerfen einer Website geht?
Brooke: Zu Beginn der Umstellung haben wir uns als Veranstaltungsteam getroffen und eine brandneue Zeitleiste in Asana (unserer Projektmanagement-Software) erstellt. Natürlich tauchten zwischen damals und dem Ereignis viele unerwartete Aufgaben auf, aber es war hilfreich, einen anfänglichen Zeitplan zu haben, mit dem man arbeiten konnte, besonders wenn man schnell vorankommt.

Irene: Der Übergang zu einer virtuellen Veranstaltung kann entmutigend sein und scheint, ehrlich gesagt, zu viel Arbeit zu sein, um sie möglicherweise zu erledigen, aber es ist möglich! Versuchen Sie zunächst, nicht zu viel darüber nachzudenken, und denken Sie daran, dass Sie bereits mit dem arbeiten können, was Sie entworfen haben, was es einfacher macht, sich verschiebende Zeitpläne zu berücksichtigen.

Einige Tipps zum Arbeiten mit Zeitleisten:

1) Stellen Sie sicher, dass sich Ihr Branding minimalistisch anfühlt. Auf diese Weise können alle Grafiken, die Sie in letzter Minute erstellen müssen, problemlos aus einer einfachen Markenvorlage erstellt werden.

2) Stellen Sie sicher, dass Ihre Designer stark in die Gespräche rund um Ihre Veranstaltung eingebunden sind. Wenn sie wissen, welche Ideen für die Veranstaltung auftauchen, können sie schnell Feedback dazu geben, ob sie einfach umzusetzen wären oder ob sich dies auf andere Teile ihrer Arbeitsbelastung auswirken und Zeitpläne verschieben würde.

Wenn Sie von Anfang an die richtigen Leute in ein Gespräch einbeziehen, vermeiden Sie es, auf die meisten Hindernisse zu stoßen.

Schritt-für-Schritt-Takeaways für gemeinnützige Organisationen:

• Planen Sie die Aktualisierung von Branding- und Designelementen für Ihre Website, Anzeigen, Werbeaktionen, E-Mails und Beschilderungen ein.
• Versuchen Sie, keine Bilder von vergangenen persönlichen Veranstaltungen wiederzuverwenden, da dies für Unterstützer, die ein virtuelles Format erwarten, verwirrend sein wird.
• Stellen Sie sicher, dass alle in das Gespräch eingebunden sind und verstehen, wie ihre Rolle im Entscheidungsprozess spielt. Dies trägt dazu bei, dass alle mit ihren Verantwortlichkeiten auf dem gleichen Stand sind, und kann dazu beitragen, Spannungen im Zusammenhang mit sich ändernden Zeitplänen abzubauen.
• Verlassen Sie sich auf Ihre Designer, um die beste Benutzererfahrung für Ihre Teilnehmer zu schaffen.
• Wenn Sie keinen eigenen Designer haben, wenden Sie sich an eine Agentur für eine Sachspende oder an lokale Studenten, die möglicherweise bereit sind zu helfen.

Lektion 8: Recherchieren Sie die gesamte Technologie, die Sie benötigen, und führen Sie mindestens einen Probelauf Ihrer gesamten Veranstaltung durch.

F: Wie haben Sie die Technologie recherchiert, die für verschiedene Aspekte der Veranstaltung benötigt wird?

JP (Senior Video Producer) : Da seit Beginn der Pandemie täglich Millionen von Menschen mehr Videokonferenzen abhalten, war ich besorgt über die allgemeine Zuverlässigkeit der Internetverbindung. Eine schlechte Verbindung kann eine tolle Session schnell ruinieren. Die Hauptfrage war, wie können wir die Vorteile der persönlichen Veranstaltung, wie Networking, Gruppengespräche und Einzelgespräche, am besten replizieren?

Wir mussten die Plattform auswählen, auf der wir die Veranstaltung gleich zu Beginn der COVID-19-Pandemie ausrichten sollten, ohne viele Beispiele für andere virtuelle Konferenzen. Nachdem ich verschiedene Optionen recherchiert hatte, schlug ich Zoom aus mehreren Gründen vor. Die Popularität der Plattform und die Benutzerfreundlichkeit waren große Faktoren (die Vertrautheit unserer Teilnehmer war sehr hilfreich).

Wir haben auch bereits viel Erfahrung mit der Verwendung von Zoom für unsere Webinare gesammelt. Daher hielt ich es für klüger, ein Produkt zu verwenden, das wir bereits kennen, insbesondere für unsere allererste virtuelle Veranstaltung. Was wir an Zoom lieben, ist die Interaktion mit den Teilnehmern, wie die Fragen und Antworten, Umfragen und Chat-Optionen. Andere Plattformen sind eher „nur zuschauen“, aber Zoom fühlt sich interaktiver an. Aber Zoom allein reichte nicht aus, um die persönliche Interaktion zu replizieren, also mussten wir dies mit zusätzlichen Plattformen kombinieren: Slack und Braindate, die eine wichtige Networking-Ebene für unsere Teilnehmer hinzufügten.

Taryn: Eines der vorteilhaftesten Dinge bei persönlichen Veranstaltungen sind die Gespräche, die zwischen den Sitzungen, zur Happy Hour oder am Kaffeetisch stattfinden. Es ist, wenn Menschen tatsächlich miteinander in Kontakt treten und ihre Probleme, Herausforderungen und Lösungen teilen, mit denen sie es gemeistert haben, oder Lektionen, die sie dabei gelernt haben. Das bietet Braindate und das habe ich als Teilnehmer vorgefunden. Ich nahm tatsächlich an einem Braindate mit mehreren anderen Veranstaltungsplanern teil, die alle nach Netzwerkmöglichkeiten suchten, und wir tauschten alle Kontaktinformationen aus.

Wir wussten auch, dass wir eine Möglichkeit brauchten, damit die Leute miteinander, mit uns und mit Rednern über alles Event-bezogene reden können. Wir hatten bereits eine Partnerschaft mit Slack und haben sie kontaktiert, um zu sehen, ob sie einen Slack-Workspace für unsere Veranstaltung spenden würden, und sie haben zugestimmt.

Schritt-für-Schritt-Takeaways für gemeinnützige Organisationen:

• Suchen Sie nach einer Plattform, die zuverlässig ist und die Ihre Unterstützer möglicherweise bereits verwenden können.
• Nehmen Sie an anderen virtuellen Veranstaltungen teil, um zu sehen, wie die Benutzererfahrung ist, und um Ideen zu bekommen, wie Sie Ihr eigenes Setup verbessern können.
• Suchen Sie nach einer Plattform, die das Engagement mit Funktionen wie Chat, Fragen und Antworten, Reaktionen und Umfragen priorisiert, um Ihr Publikum zu beschäftigen.
• Verwenden Sie zusätzliche Software (wie Slack), um die Zuhörer zu beschäftigen und die Konversation am Laufen zu halten.
• Nutzen Sie Ihre bestehenden Partnerschaften auf jede erdenkliche Weise.
• Führen Sie mit Ihrem Team und allen externen Rednern einen Probelauf durch, um sicherzustellen, dass alle über die richtige Einrichtung verfügen und die Technologie funktioniert.

Lektion 9: Ausrüstung, Einrichtung und Produktion sind entscheidend.

Eine der am häufigsten gestellten Fragen unserer Teilnehmer war: „Wie sehen und klingen Ihre Moderatoren so gut? Welche Ausrüstung verwendest du?“ Und während die kurze Antwort lautet, dass wir einen talentierten Videoproduzenten im Team haben, ist er gerne bereit, sich zu vertiefen und seine Best Practices mit Ihnen allen zu teilen.

Wir werden einen ausführlichen Gastbeitrag von JP Angers veröffentlichen, um Classys Setup sowie Best Practices für die Aufnahme eines Live-Events zu teilen, aber im Moment teilt er die wichtigsten Elemente, um Ihr Video selbst bei einem geringeren Budget hochwertig aussehen zu lassen .

JP: Es gibt ein paar Schlüsselbereiche, die Sie berücksichtigen müssen.

1.) Audioqualität

Die Audioqualität sollte immer Ihre oberste Priorität sein. Die Leute können eine unterdurchschnittliche Bildqualität verzeihen, aber der Ton macht oder bricht Ihre Präsentation. Der Schlüssel liegt darin, das Mikrofon und die Audiolautsprecher auf Abstand zu halten, damit sie sich nicht überschneiden und unverständliche Sätze erzeugen.

Die beste Lösung ist die Verwendung von Kopfhörern mit Mikrofon. Wir haben kabelgebundene Apple Earbuds an alle Redner auf der Konferenz geschickt. Sie haben ein großartiges Mikrofon und sind mit fast jedem Gerät kompatibel.

2.) Gute Beleuchtung

Wir haben auch erschwingliche USB-Ringlichter verschickt, die die Leute an ihre Webcam (oben auf dem Bildschirm) anschließen können. Es ist wichtig, ein Ringlicht zu erhalten, das drei verschiedene Farboptionen hat, um dem Umgebungslicht zu entsprechen (3200 K, 4000 K, 5500 K ungefähr, um warmweißem, mittelweißem und tageslichtweißem Licht zu entsprechen).

3.) Rahmung

Der letzte technische Aspekt ist die richtige Rahmung. Halten Sie Ihre Webcam immer auf Augenhöhe und nicht auf einem Tisch, auf dem die Leute auf die Webcam blicken. Niemand sieht gerne ein Kinnfest! Eine gute Faustregel ist, Ihre Augen auf etwa zwei Drittel der Höhe des Bildschirms zu positionieren.

Um mehr über unsere Büroeinrichtung für diese Veranstaltung, Webinare und unsere internen Videos zu erfahren, kehren Sie zum Blog zurück und ich erkläre Ihnen ausführlich, wie Sie Ihr eigenes hochwertiges Videostudio einrichten.

Bonus-Fragen und Antworten

So many of our attendees asked specific questions around the same topics, so we thought it would be helpful to share some of them here:

Q: What is the music you played during the opening slides?

A: We used royalty-free music from Melody Loops and chose to include specific notes on the opening presentation slides for each session. These usually included technical tips, reminders to join the conversation on Slack and to submit questions on Zoom, and other relevant information.

Q: I know your sessions are being conducted as Zoom meetings/webinars. Are you using any behind-the-scenes tools to facilitate any of the live sessions?

A: We wanted to make it as seamless as possible for our attendees to just go to one place to add all of the sessions they wanted to attend. We utilized HubSpot to create the session selection page since we needed a way for all of the data to sync between Salesforce and Zoom, as well as a way to avoid having to link out to 34 different Zoom landing pages to register for each session.

Q: Were there any specific Zoom settings that you needed to use?

A: We used the spotlight setting for sessions with one speaker, or gallery view for sessions with multiple speakers at a time.

Q: How did you run the help and session channels in Slack so smoothly?

A: Ahead of the event, we assigned two people as the main Slack “organizers” who answered the majority of the questions. We also created Slack ambassadors within our team and assigned them to certain channels to help facilitate discussions, answer questions, and share any urgent requests with the on-site team.

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You're in luck. Taryn Crowder, our senior events manager, and Brooke Hearn, senior event planner, are hosting a webinar on July 23 at 10 am PST. Register for the webinar to either watch live or be sent the recording to watch at your leisure.

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