Versicherungsverträge: Alles, was Sie für die rechtskonforme Digitalisierung wissen müssen

Im Jahr 2022 verzeichnete das Insurtech- Phänomen Investitionen in Höhe von 200 Millionen, 230 % mehr als 2021 , und wird voraussichtlich bis Ende dieses Jahres 500 Millionen erreichen. Der Markt ist ständig in Bewegung, und Innovations- und F&E-Projekte werden zunehmend gefördert. Die Versicherungsbranche reagiert seit langem aktiv auf diesen Markttrend, indem sie die „Versicherung der Zukunft“ skizziert, eine Welt, von der wir oft hören werden.

Der italienische Markt scheint im Bereich der Digitalisierung des Versicherungssektors noch voreilig zu sein, so der Insurtech Investment Index, der Italien als ein Land sieht, das sich der Notwendigkeit von Investitionen noch nicht bewusst ist, um nicht abgehängt oder ertränkt zu werden durch die Konkurrenz im aktuellen Szenario.

Die geringe Durchdringung des Versicherungsmarktes, gepaart mit einem geringen Digitalisierungsgrad, macht Italien zu einem attraktiven Markt für ausländische Akteure, die ausgesprochen hohe Summen investieren und dann langfristig einen höheren Gewinn erzielen.

Beim Thema Innovation ist das Thema Digitalisierung nicht wegzudenken, das mittlerweile alle Branchen durchdringt, da der Endverbraucher ein digitales 360-Grad-Erlebnis erwartet. Dies gilt auch für die Insurtech-Branche, und wir werden Schritt für Schritt sehen, wie sich diese Branche in einem zunehmend regulierten Szenario der Notwendigkeit stellt, rechtsgültige digitale Verträge zu erstellen , um Lösungen abzuleiten, die die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Prozesseffizienz koordinieren.

Welche Ereignisse haben die Insurtech-Revolution ausgelöst?

Der Weg zur Digitalisierung der Versicherungswirtschaft wurde ähnlich wie im Bankwesen zunächst durch bürokratische Probleme gebremst, was zu langsamen und hinderlichen Ergebnissen führte. Aber die Dinge haben sich aufgrund des neuen Insurtech-Trends geändert, einer bemerkenswerten neuen Chance, die von Branchenakteuren genutzt wird.

Wir sprechen hier von einer echten Revolution, die von mehreren Faktoren ausgelöst wird, darunter:

1. Die digitale Transformation hat alle Branchen in umfassender und tiefgreifender Weise beeinflusst, und die Versicherungsbranche ist keine Ausnahme; Tatsächlich sind diese Änderungen für die Branche sehr wichtig.
2. Verstärkter Wettbewerb, ausgelöst durch einen eindeutigen Trend zur Öffnung des Marktes, mit dem Aufkommen neuer Akteure und einer beispiellosen Auswahl für die Benutzer. Kurz gesagt, der Wettbewerb ist eine immer komplexere Herausforderung, aber ein Feld voller Möglichkeiten für Unternehmen, die es sich nicht länger leisten können, starr und an überholte Dynamiken gebunden zu bleiben.

Diese beiden Themen stärken und stimulieren tatsächlich einen Prozess der kontinuierlichen Innovation, der ein wichtiges Thema im Insurtech-Bereich ist.

Um den neuen Marktbedürfnissen angemessen gerecht zu werden, ist es eine Priorität, Schritte bei der Dematerialisierung, Dokumenten- und Vertragsunterzeichnungsprozessen und der elektronischen Speicherung von Geschäftsunterlagen, einschließlich für Referenz- und Forschungszwecke, zu optimieren.

Die Branche muss in der Lage sein, Dokumente zu dematerialisieren und das Workflow-Management zu automatisieren, um Vereinbarungen und Verträge mit Rechtswirkung unterzeichnen zu können, auch durch Tools wie digitale Signaturen, und gleichzeitig regulatorische Anforderungen zu erfüllen.

Entmaterialisierung von Dokumenten

Archive bestehen heute nicht mehr nur aus Papierdokumenten, und der Grund dafür ist ganz einfach: Das digitale Dokument hat enorme Vorteile gegenüber seinem physischen Gegenstück. Diese Vorteile sind:

• Ökonomisch : Bezieht sich auf die Produktion und Aufbewahrung von Papierdokumenten;
• Zeitlich : in Bezug auf Zeit und Effizienz; Denken Sie nur an die Komplexität der manuellen Suche inmitten von Papierstapeln im Vergleich zur Einfachheit – im Gegensatz dazu – der Durchführung einer Schlüsselwortsuche in einem gut indizierten digitalen Dokument.
• Korrektheit : Die digitalisierte Verwaltung bietet durch gut strukturierte und möglichst automatisierte Standardprozesse eine deutliche Fehlerreduzierung und damit eine erhöhte Sicherheit.

Dank der Dematerialisierung von Dokumenten und der Digitalisierung von Prozessen verändert sich das Management von Kundenbeziehungen komplett. Durch die Datenextraktion aus digitalen Dokumenten hat ein Unternehmen die Möglichkeit, seine Kunden wirklich zu „kennen“, sie anhand homogener Merkmale in immer spezifischere Cluster einzuteilen und einen immer individuelleren Dialog bis hin zur Personalisierung zu führen .

Zwar hat das elektronische Dokument gegenüber dem Papierdokument erhebliche Vorteile, es gilt aber auch, dass bestimmte Vorkehrungen getroffen und genaue Anforderungen erfüllt werden müssen, um seine volle Gültigkeit zu gewährleisten. Wenn wir über Dokumente und Verträge im Versicherungsbereich sprechen, müssen wir nicht nur die Regeln berücksichtigen, die allgemein alle IT-Dokumente regeln – zum Beispiel den Digital Administration Code und die AgID-Richtlinien –, sondern auch auf deren ordnungsgemäße Verwendung achten elektronische Signaturen und alle Bestimmungen von Branchenvorschriften, wie z. B. der IVASS-Verordnung.

Darüber hinaus müssen wir, wie wir gleich sehen werden, zwischen zwei möglichen Szenarien unterscheiden:

• Dematerialisierung von Dokumenten , dh Scannen von Verträgen auf nativem Papier mit handschriftlichen Unterschriften;
• Digitalisierung von Prozessen unter Verwendung von Dokumenten, die nativ digital sind und mit elektronischen oder digitalen Signaturen signiert sind.

Beim Übergang von der analogen zur digitalen Verwaltung wird es höchstwahrscheinlich mit beiden Situationen konfrontiert, von denen jede, wie wir gleich sehen werden, eine angemessene Betrachtung verdient.

Digitale Signatur: ein Werkzeug für die Insurtech-Revolution

Wie wir bereits berichtet haben, gibt es mehrere Tools, die den Marktanforderungen zur Unterstützung des neuen Insurtech- Trends entsprechen.

Die digitale Signatur ist beispielsweise eine besondere Form der qualifizierten elektronischen Signatur, die von einer autorisierten Zertifizierungsstelle ausgestellt wird und zum schriftlichen Abschluss von Verträgen mit der öffentlichen Verwaltung (z. B. bei Beschaffungsverträgen) und auch zwischen Privatpersonen ( Unternehmen und Freiberufler), wenn es am Ende von Geschäftsverhandlungen vorzuziehen ist, rechtsgültige digitale Verträge zu haben (und den Austausch von unterschriebenen Ausdrucken zu vermeiden). Das Signieren mit einer digitalen Signatur, kurz FEQ, bietet höchste Sicherheit hinsichtlich der Beweiskraft des Vertrages selbst. Die digitale Signatur und die fortgeschrittene elektronische Signatur machen das Computerdokument gemäß Artikel 20 des CAD tatsächlich geeignet, die Anforderungen der Schriftform gemäß Artikel 2702 des Zivilgesetzbuchs zu erfüllen. Darüber hinaus spezifiziert Artikel 21 der CAD die Vertragsarten, für die eine digitale Signatur oder qualifizierte elektronische Signatur bei Androhung der Ungültigkeit erforderlich ist, und die Arten, für die mindestens eine FEA oder eine digitale Signatur oder FEQ verwendet werden muss für ihre Gültigkeit.

Im Rahmen von Verträgen und Dokumenten, die beispielsweise beim Abschluss einer Versicherung unterzeichnet werden, ist es immer erforderlich, den Einsatz einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur vorzusehen.

Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, den digital signierten Vertrag mit einem Zeitstempel zu versehen, um der Signatur und dem Vertrag selbst einen sicheren und gegenüber Dritten durchsetzbaren Zeitbezug zuzuordnen. Alternativ trägt auch der Zeitstempel bei, der bei der Übergabe der digitalen Versicherungsverträge an den Restaurator auf dem Speicherpaket angebracht wird.

Digitale Archivierung von Versicherungsverträgen

Die Aufbewahrung von Dokumenten ist für Unternehmen in der Versicherungsbranche , wie in jedem anderen Geschäft, ein Schlüsselthema, nicht nur im Hinblick auf die Einhaltung von Vorschriften, sondern auch, um einen Mehrwert für das Geschäft zu schaffen. Die Verwendung digitaler Dokumente unterstützt den gesamten Dokumentenverwaltungszyklus, beginnend mit der Erfassung von Dokumenten.

Daher müssen auch Versicherungsdokumente und -verträge, wenn sie in Form von computerisierten Dokumenten erstellt wurden, gemäß den Vorschriften in die digitale Langzeitarchivierung gebracht werden, um ihre Integrität und ihren Wert zu schützen. Die digitale Langzeitarchivierung muss gemäß den Bestimmungen des CAD und der einschlägigen AgID-Richtlinien erfolgen. Der einfachste und sicherste Weg besteht darin, sich an einen ausgelagerten Restaurator mit den entsprechenden Fähigkeiten, Richtlinien und der Infrastruktur zu wenden, der in der Lage ist, eine konforme digitale Langzeitarchivierung gemäß den gesetzlich festgelegten Anforderungen sicherzustellen.

Gibt es besondere Vorsichtsmaßnahmen bei der Speicherung von Versicherungsverträgen in digitaler Form?

Wie gesagt, generell sind die Vorgaben der CAD- und AgID-Guidelines einzuhalten, beispielsweise was die verwendeten Formate und Metadaten betrifft.

Bei den Aufbewahrungsfristen ist zu unterscheiden zwischen den Fristen für die Hinterlegung von Verträgen und Dokumenten dieser Art beim Restaurator und der Mindestdauer der Aufbewahrung in der digitalen Langzeitarchivierung.

Sind die Verträge oder Policen unterschrieben, können sie auch sofort zur digitalen Langzeitarchivierung versendet werden. Tatsächlich wird empfohlen, den Konservierungsprozess so schnell wie möglich einzuleiten und abzuschließen. Denken Sie daran, dass der Digital Preservation Prozess mit den Aufbewahrungspaketen und damit mit den darin enthaltenen EDV-Dokumenten einen Zeitstempel und damit eine gegenüber Dritten durchsetzbare Referenz verbindet.

Nach der Speicherung müssen Verträge für zivilrechtliche Zwecke mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden , was mit dem Zeitpunkt beginnt, an dem die Rechtswirkung des Vertrags selbst endet, und Schließlich müssen Sie sich der Art der personenbezogenen Daten in den Verträgen und des möglichen Vorhandenseins besonderer oder gerichtlicher Daten bewusst sein (Artikel 9 und 10 der EU-Verordnung 679/2010, besser bekannt als DSGVO). Da die Verantwortung für die Verarbeitung personenbezogener Daten immer beim für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, dh dem Unternehmen oder der Versicherungsgesellschaft, liegt, ist es empfehlenswert, eine angemessene Risikobewertung durchzuführen, um die anzuwendenden Verarbeitungs- und Sicherheitsrichtlinien festzulegen. Darüber hinaus kann eine Bewertung auch nützlich sein, um Aufbewahrungsfristen bestmöglich mit Bestimmungen zur Aufbewahrung bestimmter Datenkategorien in Einklang zu bringen.

Vom Papier zum Digitalen: So scannen Sie einen analogen Vertrag

Wir haben gesehen, dass ein Versicherungsvertrag digital geboren und durch eine fortschrittliche, qualifizierte oder digitale elektronische Signaturlösung unterzeichnet und dann gemäß den Vorschriften digital aufbewahrt werden kann – ein Prozess, der daher völlig papierlos ist.

Aber was passiert, wenn wir vor nativ analogen Verträgen mit handschriftlichen Unterschriften stehen , die wir gerne digital speichern möchten?

In diesem Fall muss dem Prozess der Entmaterialisierung und Zerstörung der Papiervorlage große Aufmerksamkeit geschenkt werden, gerade wegen solcher Elemente wie manuell angebrachter Unterschriften.

Denken Sie zunächst daran, dass Computerkopien von analogen Dokumenten in jedem Fall gemäß den Bestimmungen von Artikel 22 CAD und den AgID-Richtlinien erstellt werden müssen. Insbesondere sollte die Übereinstimmung der Kopien mit dem Papieroriginal durch einen Notar oder Amtsträger durch direkten Vergleich jeder einzelnen Kopie mit dem jeweiligen Original bescheinigt werden. Alternativ kann ein ordnungsgemäß strukturierter und zertifizierter Massive Scanning-Prozess durch die Prozesszertifizierung , das neue Tool, das durch Anhang 3 der AgID-Richtlinien eingeführt wurde, verwendet werden.

Bei handschriftlichen Unterschriften müssen jedoch zusätzliche Vorsichtsmaßnahmen getroffen werden, bevor das Papier entsorgt wird. Im Falle eines Streits über die Echtheit der Unterschrift muss ein Gutachter nämlich das Papieroriginal zur Verfügung haben, um seine Prüfung durchführen zu können. Daher kann das Originaldokument nicht vernichtet werden, es sei denn, ein Notar greift ausdrücklich ein, um die Unterschrift auf dem gescannten Dokument zu authentifizieren, natürlich immer vor der Vernichtung seines analogen Gegenstücks.

Auch wenn Papieroriginale aufbewahrt werden müssen, kann die Dematerialisierung analoger Originale eine einheitliche und digitale Verwaltung des dokumentarischen Korpus unterstützen und den Zugriff und die Abfrage erleichtern.