Unterstelltes Einkommen und Nebenleistungen: Ein detaillierter Leitfaden

Der Löwenanteil der Mitarbeitervergütung kommt in Form eines Gehaltsschecks, aber nicht alles davon. Unternehmen versuchen oft, Arbeitnehmer durch nichtfinanzielle Mittel wie Firmenwagen, Geschenkgutscheine oder die kostenlose Nutzung lokaler Fitnessstudios anzulocken.

Diese Vergünstigungen werden oft als kalkulatorisches Einkommen und Nebenleistungen bezeichnet. Das sind Extras neben der Grundvergütung, die den Job attraktiver machen. Es gibt auch einige Unterschiede zwischen den beiden, die Sie beachten sollten.

In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf Nebenleistungen und kalkulatorisches Einkommen und sprechen darüber, was jeweils eingeschlossen und ausgeschlossen ist. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie kalkulatorische Einkünfte berechnen und geben einige Beispiele für steuerfreie Nebenleistungen.

Was ist unterstelltes Einkommen?

Die Definition des kalkulatorischen Einkommens ist einfach: Es handelt sich um das Geld, das Arbeitnehmer erhalten, das nicht Teil ihres Gehalts oder Lohns ist, aber dennoch steuerpflichtiges Einkommen darstellt. Der Mitarbeiter zahlt nicht direkt, um die Leistungen zu erhalten – das übernimmt das Unternehmen –, aber er muss diesen Wert dennoch dem IRS melden.

Beispiele für unterstelltes Einkommen

Es gibt mehrere Beispiele für Vergütungsposten, die der IRS als unterstelltes Einkommen betrachtet. Diese beinhalten:

• Gruppenhaftpflicht-Krankenversicherung, wenn ihr Wert 50.000 $ übersteigt
• Über den Freibetrag hinausgehendes Pflegegeld des Arbeitgebers
• Wellness-Incentives (z. B. die Zahlung von Fitnessstudio-Mitgliedschaften)
• Private Nutzung von Firmenfahrzeugen (nicht nur für die Arbeit)
• Mitarbeiterrabatte
• Aus-, Fort- und Weiterbildungsausgaben, die den steuerfreien Arbeitnehmerfreibetrag übersteigen
• Erstattungen für nicht abzugsfähige Umzugskosten.

Was ist vom kalkulatorischen Einkommen ausgeschlossen?

Bestimmte kalkulatorische Leistungen sind nicht im kalkulatorischen Einkommen enthalten. Beispielsweise sind Krankenversicherungen für Angehörige, Gesundheitssparkonten und Pflegeunterstützung unter 5.000 US-Dollar steuerfrei. Gruppenlebensversicherungen sind unter 50.000 $ ebenfalls steuerfrei, ebenso wie Ausbildungsbeihilfen unter 5.250 $ pro Jahr.

Was sind Nebenleistungen?

Fringe Benefits sind Leistungen, die Mitarbeiter zusätzlich zu ihrem regulären Gehalt erhalten. Sie können in Form von Prämien, Versicherungspolicen, Waren und Dienstleistungen erfolgen, die vom Arbeitgeber als Teil des Vergütungspakets des Arbeitnehmers bezahlt werden.

Der Unterschied zwischen Nebenleistungen und kalkulatorischem Einkommen ist semantisch. Nebenleistungen beziehen sich auf die tatsächlichen Vorteile selbst, wie z. B. den Besitz eines Firmenwagens oder eine kostenlose Mitgliedschaft im Fitnessstudio, während sich das unterstellte Einkommen auf die Technik bezieht, die zur Beschreibung des Geldwerts dieser Vorteile verwendet wird.

Für die Berechnung des zu versteuernden Bruttoeinkommens kommt es auf letzteres an, während ersteres in erster Linie für den Stelleninhaber interessant ist.

Gesetzlich vorgeschriebene Nebenleistungen

Die Nebenleistungen, die Unternehmen ihren Mitarbeitern erbringen sollen, hängen von der Unternehmensgröße und der Anzahl der Vollzeitbeschäftigten ab. Die Regeln variieren je nach Bundesstaat, aber praktisch alle Unternehmen müssen Arbeitnehmerentschädigung, Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung sowie Familien- und Krankheitsurlaub anbieten.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie diese Nebenleistungen erbringen müssen, wenden Sie sich an einen Fachmann oder sehen Sie sich die Gesetze in Ihrem Bundesstaat an. Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl lokale als auch bundesstaatliche Gesetze überprüfen, nur für den Fall, dass es in Ihrer Region spezielle Anforderungen gibt.

Unterstelltes Einkommen und Steuern

In den meisten Fällen müssen Arbeitgeber die Nebenleistungen eines Arbeitnehmers (zusätzlich zu steuerfreien Freibeträgen) zu seinem steuerpflichtigen Bruttogehalt oder seiner Vergütung hinzurechnen. Das kalkulatorische Einkommen wird nicht zum Nettoeinkommen hinzugerechnet, da dies darauf hindeuten würde, dass es bereits besteuert wurde, was nicht der Fall ist.

Arbeitgeber müssen daher für Steuerzwecke ein W-2-Formular ausfüllen. Diese erklärt, dass Nebenleistungen als kalkulatorisches Einkommen angerechnet werden. Unterstelltes Einkommen unterliegt in der Regel den Medicare- und Sozialversicherungssteuern, jedoch nicht der Einbehaltung der Bundeseinkommensteuer.

So berechnen Sie das unterstellte Einkommen

Wenn Unternehmen Mitarbeitern Nebenleistungen anbieten, müssen sie das kalkulatorische Einkommen der Mitarbeiter berechnen. Dazu sollten Unternehmen den „Fair Market Value“ verwenden. Sie können dies tun, indem sie sich ansehen, wie viel sie für die Leistungen bezahlt haben, die sie den Mitarbeitern angeboten haben.

Für IRS-Zwecke bezieht sich „fairer Marktwert“ auf den Betrag, den ein bereiter Käufer für einen Artikel von gleichem Wert bezahlen würde. Wenn Sie beispielsweise eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio für Ihre Mitarbeiter für 50 US-Dollar pro Monat erhalten, wäre der faire Wert derselbe, da andere Mitglieder der Öffentlichkeit diesen Betrag auch zahlen würden.

Wenn Sie nicht weiterkommen, bietet der IRS in seinem Fringe Benefits Guide Informationen zum fairen Marktwert. Hier können Sie sehen, was die Steuerbehörde für den Wert verschiedener Artikel hält.

In einigen Fällen können Sie möglicherweise niedrigere Preise mit Drittanbietern aushandeln, indem Sie Bulk-Services für alle Ihre Mitarbeiter bestellen. Die Einzelmitgliedschaft im Fitnessstudio kann beispielsweise 50 US-Dollar pro Monat betragen, aber wenn Sie zwanzig qualifizierte Mitarbeiter haben, kann dies auf 40 US-Dollar pro Monat sinken.

Zur Berechnung des Nebeneinkommens gehen Sie wie folgt vor:

De-minimis -Nebenleistungen finden und ausschließen

Das Auffinden und Eliminieren von de minimis (minimalen) Nebenleistungen ist der erste Schritt für die meisten Marken. Es beinhaltet den Ausschluss aller kleinen Leistungen, die Mitarbeiter von Ihrem Unternehmen erhalten, wie z. B. kostenloser Kaffee bei der Arbeit, die der IRS als nicht steuerpflichtig ansieht.

Um zu überprüfen, ob Sie einen bestimmten Artikel als Nebenleistung hinzufügen müssen, lesen Sie die IRS-Veröffentlichung 15-B. Es listet viele Posten auf, die Sie nicht in den steuerpflichtigen Bruttolohn einbeziehen müssen.

Hier einige Beispiele für nicht steuerpflichtige Leistungen, die keine Auswirkungen auf das kalkulatorische Einkommen haben:

• Geburtstags- oder Urlaubsgeschenke im Wert von weniger als 100 $
• Firmenartikel wie Rucksäcke, Flaschen, Stifte und T-Shirts
• Kostenlose Firmenverpflegung, wie z. B. Firmenpicknicks
• Blumen- und Obstkörbe für besondere Anlässe
• Nutzung von Firmenkopierern aus privaten Gründen
• Gelegentliche Eintrittskarten für Sportveranstaltungen, Konzerte und Kunstausstellungen.

In vielen Fällen können Sie Ihr persönliches Urteilsvermögen verwenden. Wenn der IRS einen Artikel in Veröffentlichung 15-B nicht erwähnt und er weniger als 100 US-Dollar wert ist, ist es unwahrscheinlich, dass Sie ihn in Ihre Schätzungen des unterstellten Einkommens aufnehmen müssen.

Berechnen Sie den Wert der Mitarbeiternebenleistungen

Die meisten Unternehmen wenden bei der Abwicklung von Nebenleistungen die Allgemeine Bewertungsregel an. Dadurch wird jedem Artikel, der dem Vergütungspaket des Mitarbeiters zusätzlich zu seinem Grundgehalt hinzugefügt wird, ein angemessener Marktwert zugeschrieben.

Sobald Sie alle Marktwerte haben, addieren Sie sie einfach. So erhalten Sie unternehmensweit den Gesamtwert der Nebenleistungen.

Berechnen Sie den Prozentsatz der geschäftlichen Nutzung

Im nächsten Schritt wird berechnet, wie viel Prozent der Nebenleistungen der Mitarbeiter für den Eigenbedarf verbraucht.

Nehmen wir an, Sie haben einem Mitarbeiter einen Laptop gegeben, als er zu Ihrer Firma kam, um seine Arbeit zu erledigen. Wenn sie die Geräte ausschließlich bei der Arbeit verwenden, können Sie die Ausgaben von ihren kalkulatorischen Einnahmen abziehen. Das liegt daran, dass es dem Arbeitnehmer keinen privaten Gewinn verschafft. Wenn der Arbeitnehmer die Nutzung des Laptops jedoch zu gleichen Teilen zwischen Arbeit und Freizeit aufteilt, können Sie seinen Wert nur zur Hälfte von seinem kalkulatorischen Einkommen abziehen. Der Rest muss versteuert werden.

Subtrahieren Sie Zulagen und Ausnahmen

Wie oben erläutert, sind einige Arten von Nebenleistungen bis zu einem bestimmten Betrag steuerfrei – alles darüber hinaus wird besteuert. Liegt das kalkulatorische Einkommen unter dem Steuerfreibetrag für jede Kategorie, zahlt der Arbeitnehmer keine zusätzliche Steuer. Wenn es mehr sind, zahlen sie nur Steuern auf den Überschuss über dem Schwellenwert.

Beispielsweise erlaubt der IRS Unternehmen derzeit, für Bildungsausgaben bis zu 5.250 US-Dollar pro Mitarbeiter steuerfrei zu gehen. Wenn also ein Mitarbeiter bildungsbezogene Nebenleistungen in Höhe von 7.000 US-Dollar erhält, beträgt sein unterstelltes Einkommen (auf das er Steuern zahlen muss) 1.750 US-Dollar.

Tragen Sie alle Nebenleistungen in Ihre Gehaltsabrechnung ein

Um das Bruttoeinkommen zu erhalten, müsste Ihr Arbeitnehmer Steuern zahlen, auf die Sie seine Nebenleistungen oder kalkulatorischen Einkünfte zu seinem Gehalt addieren. Sie könnten beispielsweise ein Gehalt von 3.000 $ pro Monat und ein zusätzliches kalkulatorisches Nettoeinkommen von 750 $ pro Monat bereitstellen.

Daher würde das Bruttoeinkommen des Mitarbeiters für Bundes- und Landessteuern, Medicare und Sozialversicherungsabzüge 3.750 USD betragen.

Um zu vermeiden, dass Mitarbeiter Steuern für Nebenleistungen aus eigener Tasche einreichen und zahlen müssen, sollten Sie dem IRS jeden Monat etwas Geld von ihrem Gehaltsscheck schicken, um ein positives Gleichgewicht aufzubauen. Um die Höhe des Beitrags zu berechnen, multiplizieren Sie den steuerpflichtigen Wert der Nebenleistungen mit dem Steuersatz und dividieren Sie ihn durch den Quellensteuersatz.

Setzen Sie kalkulatorisches Einkommen auf Ihre Gehaltsabrechnungen

Einige Arbeitnehmer werden den Eintrag in der unterstellten Einkommenszeile auf ihrer Gehaltsabrechnung ignorieren, aber viele werden sehen wollen, wie viel Entschädigung sie in Form von Nebenleistungen erhalten.

Deshalb ist es eine gute Idee, alle Vorteile des kalkulatorischen Einkommens auf Ihren Gehaltsabrechnungen auszuweisen. Auf diese Weise können die Mitarbeiter sehen, was Sie ihnen geben, und ihre Steuerabzüge einfacher berechnen.

Wenn Sie nicht weiterkommen, empfehlen Experten die Verwendung von Software, um die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter und die Berechnung des kalkulatorischen Einkommens zu erledigen. Entwickler aktualisieren ihre Lösungen regelmäßig mit den neuesten Regeln und Richtlinien des IRS, sodass Sie viele langwierige Buchhaltungsvorgänge automatisieren können.

Sollten Sie das Reise- und Bewirtungskostenmanagement für Nebenleistungen nutzen?

Unternehmen können auf zwei Arten an Nebenleistungen herangehen. Sie können sie entweder direkt im Namen der Arbeitnehmer bezahlen, oder sie können die Arbeitnehmer dazu bringen, zuerst zu zahlen und sie später zu erstatten.

Entscheiden sich Unternehmen für die letztere Option (Mitarbeiter zuerst zahlen zu lassen), verlassen sie sich häufig auf das Reise- und Bewirtungskostenmanagement (T & E). Aus der Sicht des IRS ist jedes Einkommen, das Arbeitnehmer aus T&E-Erstattungen beziehen, genau das gleiche wie steuerpflichtiges Gehalt und daher steuerpflichtig.

Das Schöne an T & E ist, dass es den Wert des Nutzens vorab quantifiziert. In dem Moment, in dem der Mitarbeiter dafür bezahlt, zeigt sich der „Fair Value“ des Artikels.

Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter einen Firmenvorteil nutzt, indem er für 50 US-Dollar pro Monat in ein Fitnessstudio eintritt und dann eine Erstattung von seinem Arbeitgeber erhält, muss das Unternehmen den beizulegenden Zeitwert nicht berechnen. Stattdessen addiert es einfach den Dollarbetrag der monatlichen Mitgliedschaftskosten zum kalkulatorischen Einkommen des Mitarbeiters.

Der T&E-Ansatz bietet darüber hinaus weitere Vorteile für Arbeitgeber. Mit dem System können Sie beispielsweise die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien überprüfen. Wenn ein Mitarbeiter seine Freigrenze überschreitet, können Sie ihm einfach den Zugang zu weiteren Leistungen verweigern.

Vielleicht möchten Sie viele Vergünstigungen unter T & E abdecken. Einige sind steuerpflichtig, andere nicht. Beispielsweise sind Umzugserstattungen unter 50 Meilen steuerpflichtig, während solche über 50 Meilen nicht steuerpflichtig sind. Die private Nutzung eines Firmenwagens auf einer Geschäftsreise ist eine steuerpflichtige Ausgabe, Fahrtkostenzuschüsse bis zu einer vordefinierten IRS-Grenze jedoch nicht.

Das Endergebnis

Kalkulatorisches Einkommen und Nebenleistungen sind ein wichtiger Bestandteil des modernen Arbeitsmarktes. Sie ermöglichen es Unternehmen oft, ihre Mitarbeiter für Zeit und Aufwand zu entschädigen, die über das hinausgehen, was durch eine regelmäßige finanzielle Vergütung möglich wäre.

Mitarbeiter lieben auch Nebenleistungen. Es gibt ihnen das Gefühl, Teil einer Gemeinschaft zu sein, und gibt ihnen als Belohnung für ihre harte Arbeit etwas Besonderes. Sie sind eine Überlegung wert, aber Sie müssen verstehen, wie der IRS damit umgeht, um zu vermeiden, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter in Steuerschwierigkeiten geraten.