Hybrid, physisch oder virtuell: Wie soll Ihre Veranstaltung aussehen?

Wenn Sie in den letzten Jahren an einer Veranstaltung teilgenommen haben, haben Sie das Gefühl, dass sich etwas verändert hat. Veranstaltungen gingen von auf unbestimmte Zeit abgesagt über Remote zu Hybrid zu persönlich mit Hybrid- und Remote-Optionen. Die Achterbahnfahrt von Erwartungen und Vorschriften war eine große Herausforderung, insbesondere für Unternehmen, die auf Veranstaltungen angewiesen sind, um Leads zu generieren.

Im vierten Quartal 2020 lag die Stornierungsrate von B2B-Ausstellungen bei 97,9 %. Innerhalb eines Jahres, im vierten Quartal 2021, sank die Stornoquote auf 12,5 %. Während sich also alle an eine virtuelle Welt gewöhnt haben, zeigt dieser deutliche Rückgang, dass die Menschen wieder bereit für Live-Events sind und sich an „die neue Normalität“ anpassen.

Die Menschen investieren trotz steigender Benzinpreise und Flugtickets in Reisen zu Live-Events. Es besteht ein Nachholbedarf an Anschlussmöglichkeiten, aber die Standards und Erwartungen sind andere als zuvor. Die letzten zwei Jahre haben die Art und Weise verändert, wie die Teilnehmer Veranstaltungen sehen, und die ROI-Standards für Event-Marketing sind höher als je zuvor.

Hier bei Zen Media machen wir viel Eventmarketing für unsere Kunden. Egal, ob sie eine Messe besuchen und wissen müssen, wie sie diese Erfahrung voll ausschöpfen können, oder ob sie zum ersten Mal ihre eigene Veranstaltung veranstalten, wir haben sie durch den Prozess geführt. Tatsächlich gehört unsere Präsidentin Stephanie Chavez zu den weltweit besten 1 % der Event-Vermarkter!

Aber die Messlatte liegt jetzt höher. Die Menschen achten mehr auf ihre Zeit; sie wollen Verbindung und neue Erfahrungen – nicht nur die Illusion davon. Sie wollen Flexibilität und Spaß.

Wie können Unternehmen also entscheiden, welche Art von Veranstaltung sie planen? Und wie können sie die neuen Verbrauchererwartungen erfüllen (und übertreffen)? Sehen Sie sich die folgenden Kriterien an und sehen Sie, ob Sie am meisten von einer hybriden, virtuellen oder persönlichen Veranstaltung profitieren würden!

Sie brauchen ein Hybrid-Event, wenn…

Sie möchten Ihre Reichweite und Flexibilität erhöhen.

Die Ausrichtung einer hybriden Veranstaltung gibt Marken die ultimative Reichweite und Flexibilität, um die Teilnehmer sowohl physisch als auch virtuell unterzubringen. Eine persönliche Veranstaltung hat immer eine Obergrenze für die Anzahl der Personen, die teilnehmen können. Aber das Einladen virtueller Teilnehmer bedeutet, dass der Himmel die Grenze ist.

Die Ausrichtung einer hybriden Veranstaltung bedeutet auch, die Zugänglichkeit Ihrer Marke und Ihrer Inhalte zu verbessern. Je zugänglicher Ihre Inhalte sind, desto vielfältiger kann Ihr Publikum sein. Und da 40 % der LinkedIn-Mitglieder alle vier Jahre die Berufsbezeichnung, das Dienstalter und die Branche wechseln, ist es unerlässlich, dass Marken über ihren Nischenmarkt hinausgehen. Jemand in einem angrenzenden Bereich mit Interesse an Ihrer Branche kann möglicherweise nicht das Geld und die Zeit aufbringen, um zu einer physischen Veranstaltung zu gehen, aber er kann in der Mittagspause an den virtuellen Sitzungen teilnehmen oder sich die Aufzeichnungen der aufgezeichneten Sitzungen anhören.

Die Ausrichtung einer hybriden Veranstaltung bedeutet eine enorme potenzielle Reichweite. Aber wie Onkel Ben sagte: „Mit großer Reichweite kommt große Verantwortung.“ (Oder sowas ähnliches.)

Sie können sowohl für persönliche als auch für virtuelle Teilnehmer ein komplettes Erlebnis bieten.

In einer Umfrage unter mehr als 200 Vermarktern auf der ganzen Welt stellte Forrester fest, dass 58 % der Befragten zustimmten, dass „alle führenden B2B-Marketing-Events in zwei Jahren hybrid sein werden“. Es ist jedoch wichtig, sich daran zu erinnern, dass Hybrid nicht einfach bedeutet, dass Sie Ihr persönliches Event per Livestream übertragen. Ein echtes Hybrid-Event bietet ein umfassendes Erlebnis sowohl für die persönlichen als auch für die virtuellen Teilnehmer und bietet sogar eine gewisse Überschneidung in Bezug auf die technische Nutzung. Persönliche Teilnehmer haben möglicherweise sogar die Möglichkeit, sich mit virtuellen Teilnehmern zu vernetzen, und die verwendete Technologie wird für Ihr Publikum inklusiv sein – unabhängig davon, wie sie an der Veranstaltung teilnehmen. Hybride Veranstaltungen erfordern eine nahtlose Integration zwischen dem persönlichen und dem virtuellen Publikum.

Leider war dies bei vielen hybriden Veranstaltungen nicht der Fall, da 39 % der virtuellen Teilnehmer angaben, dass sie sich nicht einbezogen fühlten. Aber ein Hybrid-Event ist eine ausgezeichnete Option, wenn Sie sich dafür einsetzen, allen Teilnehmern das gesamte Event-Erlebnis zu bieten – und kreative Möglichkeiten dafür haben.

Sie möchten den Pre- und Post-Event-Wert steigern.

Betrachten Sie Ihr Event-Marketing im Hinblick auf Vor-, Während- und Nachbereitung des Events. Während alle daran interessiert sind, den Anlass perfekt zu machen, kann das, was Sie für das Marketing vor und nach dem Event tun, manchmal das eigentliche Event überwiegen. Tatsächlich sehen 86 % der B2Bs einen positiven ROI ihrer Hybrid-Events bis zu sieben Monate nach dem Veranstaltungsdatum. Wenn Sie vor der Veranstaltung sorgfältig für Begeisterung sorgen und dann das Marketing nach der Veranstaltung nutzen, um sinnvolle Gespräche mit Leads, Branchenkollegen und Medien weiterzuverfolgen, kann dies einen großen Unterschied für den Gesamterfolg Ihres Unternehmens ausmachen.

Sie brauchen ein physisches Ereignis, wenn …

Sie geben komplexe Informationen weiter.

Sicher, es ist möglich, überzeugende Botschaften über komplexe Informationen in einer virtuellen Umgebung zu vermitteln. Aber wenn es darum geht, eine echte Verbindung zu Ihrem Publikum herzustellen und seine Interessen und Bedürfnisse zu verstehen, geht nichts über die persönliche Kommunikation. Wenn Sie eine Konferenz veranstalten und Ihre neuesten und besten Forschungsergebnisse präsentieren, wird eine dynamische, interaktive Präsentation Ihren Standpunkt zweifellos besser vermitteln als ein Bildschirm.

Wenn Sie also möchten, dass Ihr Publikum aktiv eingebunden wird und die Komplexität dessen, was Sie sagen, vollständig versteht, ist eine Live-Veranstaltung – und vielleicht sogar eine kleinere Menge – die beste Wahl.

Sie möchten sich auf den Aufbau von Verbindungen konzentrieren.

Forrester stellte fest, dass sich 67 % der Befragten herausgefordert fühlten, Networking-Möglichkeiten in einer virtuellen Umgebung erfolgreich bereitzustellen. Während die Marketingtechnologie für virtuelle Events Chatboxen, Umfragen, Live-Fragen und Antworten und mehr umfasst, gibt es im Bereich des Teilnehmer-Networking noch viel Raum für Verbesserungen. Wenn also ein primäres Ziel Ihrer Veranstaltung darin besteht, reichhaltige Networking-Möglichkeiten und Raum für Zusammenarbeit und Erkundung zu schaffen, dann ist eine physische Veranstaltung Ihre beste Option.

Sie haben Zeit für die Planung.

Die Planung einer physischen Veranstaltung ist ein riesiges Unterfangen. Es kann Hunderte von Menschen, Tausende von Stunden und noch mehr Geld kosten, um erfolgreiche große Live-Events wie Konferenzen, Workshops, Produkteinführungen und Networking-Events auf die Beine zu stellen. Aber wenn Sie das Team, die Zeit und die Ressourcen haben, um eine Veranstaltung zu veranstalten, die Ihre Ziele erreicht, Ihr Publikum einbezieht und Ihre Branche voranbringt, dann gehört die Bühne Ihnen!

Sie brauchen ein virtuelles Event, wenn…

Sie liefern kürzere Inhalte.

Müdigkeit bei virtuellen Events ist real, und 45 % der Organisatoren virtueller Events haben sich für kürzere mehrtägige Events entschieden, um der Müdigkeit entgegenzuwirken. Darüber hinaus schätzen virtuelle Zuschauer kürzere, talkshowähnlichere Inhalte. Der durchschnittliche virtuelle Teilnehmer sieht sich nur 68 % einer virtuellen Sitzung länger als 20 Minuten an. Je prägnanter Ihr Inhalt – bis zu 20 Minuten – desto mehr Engagement haben Sie wahrscheinlich während der gesamten Veranstaltung.

Als digitaler Inhalt konkurrieren Sie manchmal mit ihrem neuesten Netflix-Binge oder dem Sportspiel, das sie nicht verpassen möchten. Machen Sie Ihre Inhalte lang genug, um ansprechend zu sein, aber kurz genug, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen.

Sie haben ein begrenztes Budget und/oder wenig Zeit.

Physische Veranstaltungen können mit einem hohen Preisschild verbunden sein. Während hybride Events dies etwas abmildern können, sind virtuelle Events zweifellos die günstigste Option. Sie haben natürlich Kosten im Zusammenhang mit der Planung und Bewerbung: Einstellung eines Event-Vermarkters und -Planers – wenn Sie diese nicht in Ihrem internen Team haben – Auswahl einer virtuellen Hosting-Plattform, Entwicklung und Verwaltung des Zeitplans, Koordination der Redner und mehr mehr. Aber wenn Sie ein hybrides oder physisches Event veranstalten, würden Sie all diese Kosten und noch einiges mehr haben.

Virtuelle Veranstaltungen benötigen weniger Zeit für die Planung, Bewerbung und Durchführung als hybride oder physische Veranstaltungen. Event-Vermarkter berichteten, dass sie für kleine virtuelle Events nur zwischen drei und sechs Wochen brauchten, um das Event erfolgreich zu bewerben.

Und billiger und schneller bedeutet nicht „weniger als“. Große Marken nutzen immer noch ausschließlich virtuelle Veranstaltungen, und virtuelle Veranstaltungen können ein Sprungbrett für größere Dinge sein und andere Unternehmensveranstaltungen das ganze Jahr über unterstützen. Marken können den Wert eines virtuellen Events nie wirklich übersteigen.

Sie möchten eine Community aufbauen.

Die besten Networking-Möglichkeiten für Unternehmen mit kleinem Budget oder Branchenneulinge sind kostengünstige, hochwertige Veranstaltungen. Es ist bewiesen, dass die Teilnehmer virtueller Veranstaltungen nach Möglichkeiten zum Aufbau von Verbindungen und Netzwerken suchen, die ihnen das persönliche Gespräch bietet, aber sie wollen sie auf eine andere Art und Weise. Sie können mit dem Aufbau einer Community in Ihrer Branche beginnen, indem Sie kleinere Veranstaltungen veranstalten – vielleicht sogar zunächst kostenlos oder nur auf Einladung. Ein Netzwerk sich ergänzender Unternehmen, die zusammenwachsen, kann mächtig sein.

Unabhängig von der Art der Veranstaltung, die Sie planen, ist es wichtig, Ihr Publikum im Mittelpunkt Ihrer Bemühungen zu halten. Teilen Sie uns in den sozialen Medien mit, welche Art von Veranstaltungen Sie dieses Jahr veranstalten oder besuchen! Und wenn Sie jemanden suchen, der Ihr Event-Marketing auf Vordermann bringt? Greifen Sie zu.