So überleben Sie Ihre nächste ESP-Migration – ohne die E-Mail-Leistung zu beeinträchtigen

Es ist alles sehr aufregend: Ihr Unternehmen ist aus seiner E-Mail-Marketing-Plattform herausgewachsen und hat größere und bessere Dinge vor. Ihnen wurde gesagt, dass der neue E-Mail-Dienstleister (ESP) alle Schnickschnack hat und sich direkt in Ihr leistungsstarkes CRM integriert.

Der Umzugstag kommt bald, also ist es Zeit, sich vorzubereiten.

Wie schwer könnte es sein?

Leider ist die Migration von ESPs eines der größten Risiken, denen ein E-Mail-Marketing-Programm ausgesetzt sein kann. Wenn Sie dieses Projekt nicht richtig verwalten, könnten Sie in Bezug auf die E-Mail-Leistung und den Umsatz mit einem großen Durcheinander enden.

Mit solider Organisation, Zeitmanagement und den richtigen Ressourcen können E-Mail-Vermarkter ihre nächste Migration meistern.

Werfen wir einen Blick auf einige der möglichen Folgen einer schlecht verwalteten ESP-Migration und wie diese Probleme verhindert werden können.

Infrastruktur

Ihre Absenderreputation beruht darauf, dass Abonnenten und Postfachanbieter darauf vertrauen, dass Ihre Nachrichten legitim sind. Wenn Sie zu einem neuen Dienst wechseln, werden Ihre E-Mails von einer neuen Infrastruktur gesendet, die keinen überprüfbaren Sendeverlauf hat. Wenn es keine Beweise dafür gibt, dass es berechtigt ist, im Namen Ihres Unternehmens zu senden, könnten Sie auf eine niedrige Posteingangsplatzierung und IP-Sperren stoßen, da E-Mail-Anbieter davon ausgehen, dass Sie ein Spammer sind, der versucht, sich als Ihr Unternehmen auszugeben.

DNS-Einträge ( Domain Name System ) müssen während dieses Projekts mindestens zweimal aktualisiert werden. Während Sie noch Ihr altes ESP verwenden, aber bevor Sie mit dem Senden von Ihrem neuen ESP beginnen, sollten Sie bestätigen, welche DNS-Einträge (MX, SPF, DKIM und CNAME) Sie mit Ihrem neuen ESP hinzufügen oder aktualisieren müssen. Dies erfordert eine Koordination mit Ihrem DNS-Administrator und dem Änderungsmanagement. Sobald das Konto Ihres alten ESP nicht mehr aktiv ist, aktualisieren oder löschen Sie die DNS-Einträge, die den alten Dienst als zugelassenen Absender validiert haben.

Inhalte und ausgelöste Kampagnen

Um die Markenkonsistenz zu wahren, migrieren Sie Ihre E-Mail-Vorlagen, Bilder, Zielseiten und alle anderen Webinhalte auf das neue System. Sie müssen relevante Links (z. B. Links zum Abbestellen) in Ihren E-Mail-Vorlagen aktualisieren, um sicherzustellen, dass Abonnementpräferenzen in Ihrem neuen ESP aufgezeichnet werden. Es ist auch wichtig, einen reibungslosen Übergang für automatisierte E-Mail-Serien zu planen.

Sie möchten nicht, dass die Teilnehmer während dieser Übergangszeit mitten in der Reise unterbrochen werden. Rekonstruieren Sie Automatisierungen im neuen ESP und stellen Sie sicher, dass vergangene Teilnehmer nicht versehentlich wieder am Anfang neu gestartet werden.

Abonnementverwaltung _

Während des Migrationsprozesses kann es schwierig sein, die Präferenzen Ihrer Abonnenten im Auge zu behalten. Bereinigen Sie zunächst Ihre Marketinglisten in Ihrem alten ESP und entfernen Sie alle, die aufgrund von Blockierungen, Beschwerden, Hard Bounces, Inaktivität oder Abmeldungen unterdrückt wurden. Ein Kontaktverifizierungstool wie Validity BriteVerify macht diesen Prozess einfacher und weniger anfällig für menschliche Fehler.

Erstellen Sie dann Ihr Abonnementverwaltungszentrum/E-Mail-Einstellungszentrum und verlinken Sie es in Ihren E-Mail-Vorlagen in Ihrem neuen ESP. Importieren Sie als Nächstes Ihre abonnementbasierten Marketinglisten. Verknüpfen Sie schließlich in allen Marketingvorlagen mit Ihrem neuen Abonnementcenter. Wenn Sie Ihr altes ESP während des Migrationsprozesses weiterhin verwenden, müssen Sie alle neuen Bounces, Blockierungen, Beschwerden oder Abbestellungen verfolgen, um Listen in Ihrem neuen ESP zu aktualisieren.

Datenprobleme

Das ist der Große. Es ist wichtig, dieses Projekt mit allen relevanten Teams zu koordinieren, feste (aber realistische) Fristen festzulegen und Überschneidungen vor Ablauf Ihres alten ESP-Vertrags zu berücksichtigen. Andernfalls könnten Sie ungültige, veraltete oder fehlende Daten in Ihrer Datenbank erhalten. Dies führt zu Hard Bounces, Spam-Beschwerden und Spam-Trap-Treffern. Sie könnten von vornherein mit einem beschädigten Ruf des Absenders enden. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihre Daten für den großen Umzug vorzubereiten:

• Reinigen Sie Ihre Datenbank: Führen Sie Duplikate zusammen. Löschen Sie ungültige Adressen aus Ihrer Datenbank. Abgemeldete Adressen aus abonnementbasierten Marketinglisten entfernen. Stellen Sie sicher, dass diese Kontakte als abgemeldet/abgemeldet markiert sind, damit sie im neuen ESP unterdrückt werden. Erwägen Sie die Archivierung von Kontakten, die in einem definierten Zeitraum nicht interagiert haben (Klicks, Käufe, eingereichte Formulare usw.).
• Konfigurieren Sie Lead-/Kontaktformulare mit benutzerdefinierten Feldern, die mit denen in Ihrer alten Datenbank übereinstimmen, um den Import zu vereinfachen.
• Exportieren Sie Ihre sauberen Kontaktdaten, Berichte und Bilder aus Ihrem alten ESP und bewahren Sie Sicherungskopien auf.
• Importieren Sie Daten in das neue ESP/CRM und passen Sie alle relevanten Felder in Ihren Aufzeichnungen an.

IP-Erwärmung

Die Migration zu einem neuen ESP erfordert, dass Sie von neuen IP-Adressen senden. Gemeinsam genutzte IP-Adressen müssen nicht aufgewärmt werden, aber bei dedizierten IP-Adressen müssen Sie Ihr Sendevolumen langsam erhöhen. (MBPs betrachten plötzliche Aktivitäten von einer neuen IP als Spam-ähnliches Verhalten und filtern Nachrichten entsprechend.)

Abhängig von Ihrem durchschnittlichen Sendevolumen und Ihrer Trittfrequenz kann der Erwärmungsprozess mehrere Wochen dauern. Testen Sie die Gewässer, bevor Sie sie an Ihr gesamtes Publikum senden, um etwaige Zustellbarkeitsprobleme zu identifizieren, indem Sie Posteingangsplatzierungstests durchführen. Wenn Sie Ihre Marketing-Zielgruppen während des IP-Aufwärmprozesses segmentieren, senden Sie zuerst an die Abonnenten mit dem höchsten Engagement. Expandieren Sie vorsichtig auf die weniger engagierte Zielgruppe und passen Sie die Strategie an, wenn Sie auf hohe Absprungraten oder IP-Sperren stoßen. Wenn Sie während der Aufwärmphase weiterhin das alte ESP verwenden, stellen Sie sicher, dass alle zusätzlichen abgemeldeten oder unzustellbaren Kontakte im neuen ESP aktualisiert werden. Sobald Sie Ihr erfolgreiches Aufwärmen abgeschlossen haben, können Sie damit beginnen, mit Ihrer normalen Lautstärke und Häufigkeit Nachrichten an Ihre Kontakte zu senden. Nachdem Sie bestätigt haben, dass alles reibungslos läuft, können Sie endlich alle E-Mails vollständig auf Ihr neues ESP umstellen.

Abschluss

Eine reibungslose ESP-Migration erfordert einen enormen, koordinierten Aufwand, aber der Lohn wird sich lohnen. Möglicherweise sehen Sie jetzt sogar eine bessere Zustellbarkeit als bei Ihrem alten ESP, da Sie mit einer frisch bereinigten Datenbank und verbesserten Prozessen beginnen.

Für einen detaillierten Einblick, wie der führende Einzelhändler J.Jill sein ESP innerhalb von drei Jahren dreimal umgestellt hat, lesen Sie unsere Fallstudie: „J.Jill behält während drei ESP-Migrationen mit Validity Everest eine konstante Posteingangsplatzierungsrate von ~100 % bei.“

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