So erstellen und verwalten Sie als Freiberufler erfolgreich Geschäftsdokumente

Sie haben Ihren Chef also satt, oder? Nun, du bist nicht allein. Menschen aller Branchen und Altersgruppen entscheiden sich dafür, ihren Karriereweg zu ebnen. Laut Zippia gibt es heute allein in den USA über 70 Millionen aktive Freiberufler . Und bis 2029 werden es 90 Millionen sein.

Die Zukunft liegt also in der Freiberuflichkeit. Und angesichts der flexiblen Arbeitszeiten, der Autonomie und der besseren Bezahlung ist es leicht zu verstehen, warum. Aber wie bei den meisten guten Dingen gibt es einen Haken. Als Ihr eigener Chef müssen Sie sich um den ganzen Papierkram kümmern, der mit der Führung eines Unternehmens einhergeht.

Aber keine Sorge, wir sind hier, um zu helfen. Nachfolgend finden Sie alles, was Sie über die Erstellung und Verwaltung von Freelance-Dokumenten wissen müssen.

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Welche 6 rechtlichen Dokumente gibt es für die Gründung Ihres freiberuflichen Unternehmens?

Wie es immer sein sollte, fangen wir am Anfang an. Die Gründung Ihres freiberuflichen Unternehmens ist eine der wichtigsten und bürokratischsten Phasen Ihrer Karriere. Daher sollten Sie mit der gebotenen Überlegung an die Sache herangehen.

Um zu erfahren, wie Sie ein freiberuflicher Autor werden, lesen Sie den folgenden Artikel. Nachfolgend finden Sie die sechs rechtlichen Dokumente, die für den erfolgreichen Start Ihres freiberuflichen Unternehmens erforderlich sind.

1. Gewerbeanmeldung

Das erste Geschäftsdokument, mit dem Sie arbeiten, ist ein Antrag auf Gewerbeanmeldung. Diese unterscheiden sich von Land zu Land, aber zu den Informationen, die Sie immer einreichen müssen, gehören:

• Persönliche Daten aller Beteiligten (Sie)
• Physischer Standort des Unternehmenshauptsitzes
• Die Organisationsstruktur des Unternehmens

Der letzte Punkt ist der einzige, mit dem Sie möglicherweise Probleme haben. Lassen Sie uns also die verfügbaren Optionen besprechen. Ein Freiberufler kann sein Unternehmen registrieren als:

a) Selbstständigkeit / Einzelunternehmen

Beide Begriffe beschreiben die Vereinbarung, bei der Sie als Privatperson als öffentliche Einrichtung (dh als Unternehmen) handeln. In diesem Fall unterscheidet das Gesetz nicht zwischen persönlichem und betrieblichem Einkommen. Sie müssen also nur einmal Steuern zahlen.

Auch die Registrierung dieser Art von Gewerbe ist sehr schnell, einfach und kostengünstig. Aber es bringt einen erheblichen Nachteil mit sich. Sie müssen Ihr Unternehmen mit Ihrem gesamten Privatvermögen garantieren. Das bedeutet, dass Sie möglicherweise mehr verlieren, als Sie verdient haben, wenn Sie in rechtliche Schwierigkeiten geraten.

b) LLC, S-Corp. und C-Corp

Gesellschaften mit beschränkter Haftung (Limited Liability Companies, LLC) und Kapitalgesellschaften sind sehr unterschiedlich. Aber wir haben nicht den ganzen Tag Zeit, um ihre einzigartigen Aspekte zu besprechen, deshalb hier stattdessen die TL;DR-Version.

Wie der Name schon sagt, bieten diese Arten von Unternehmen eine beschränkte Haftung. Das bedeutet, dass die Gerichte nur das Vermögen des Unternehmens berühren können, nicht Ihres. Allerdings ist die Einrichtung viel teurer und die Registrierung dauert eine Weile.

2. Geschäftslizenz

Dieses Rechtsdokument definiert Ihre Fähigkeit und Kapazität, in einem bestimmten Land , einer bestimmten Region und einer bestimmten Branche tätig zu sein. Es ist von Ort zu Ort unterschiedlich, daher ist es immer am besten, sich über die örtlichen Vorschriften zu informieren.

Sie benötigen nur für bestimmte Branchen (Gesundheitswesen, Finanzen, Lebensmitteldienstleistungen usw.) eine Gewerbelizenz. Andere sind sogenannte „freie Industrien“ und erlauben jedem, ein Unternehmen zu gründen.

3. Unternehmenssatzung/Betriebsvereinbarung

Abhängig von der Struktur Ihres Unternehmens sind Sie möglicherweise gesetzlich dazu verpflichtet, eine Satzung zu verfassen. In diesen Dokumenten werden Ihre Geschäftsabläufe, Servicebedingungen und andere Informationen detailliert beschrieben.

Beispiel: Als Texter behalten Sie alle Rechte an Ihrem geistigen Eigentum. Das bedeutet, dass Sie sie in Zukunft so oft nutzen können, wie Sie möchten. Lesen Sie den folgenden Artikel, um zu erfahren, wie Sie als freiberuflicher Autor erfolgreich sind .

Für Einzelunternehmen sind keine Satzungen oder Betriebsvereinbarungen erforderlich. Es ist jedoch immer noch eine gute Idee, sie zu schreiben. Auf diese Weise können Sie klarer mit Ihren Kunden kommunizieren und schneller Vereinbarungen treffen.

4. Eigentums-/Partnerschaftsvereinbarung

Wenn Sie mit einem Freund oder Familienmitglied ein Unternehmen gründen möchten, müssen Sie einen Partnerschaftsvertrag unterzeichnen. Dieses Dokument definiert die Bedingungen Ihrer Partnerschaft und wie Sie das Unternehmen aufteilen. Aus diesem Grund lassen die meisten Menschen ihre Verträge von Anwälten schreiben. Sie sollten Folgendes umfassen:

• Anteilseigentum für jede Partei,
• Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsfähigkeiten,
• Aufteilung von Gewinnen und Verlusten,
• Strategien zur Bewältigung interner Streitigkeiten,
• Buy-out-Prozess im Falle des Ausscheidens einer Partei.

Dies kann sich natürlich unangenehm anfühlen, wenn Sie Ihrem Partner besonders nahe stehen. Aber jede Beziehung kann schief gehen, daher ist es nie schlecht, die geschäftliche Version einer Eheschließung zu haben.

5. Anbietervereinbarung

Jedes Unternehmen ist ein nahezu endloser Kreislauf von Inputs und Outputs. Daher sind Sie wahrscheinlich zu unterschiedlichen Zeiten sowohl Lieferant als auch Empfänger. In beiden Situationen ist eine Lieferantenvereinbarung eine gute Sache.

Hierbei handelt es sich um verbindliche Dokumente, die die Nutzungsbedingungen für beide Parteien festlegen. Dazu gehören Informationen wie:

• Arten von Waren/Dienstleistungen,
• Gewünschte Menge/Qualität,
• Lieferzeiten,
• Zahlungsfristen,
• und mehr.

6. Geheimhaltungsvereinbarung

NDAs sind rechtliche Dokumente, die die Möglichkeiten der Parteien zur Offenlegung vertraulicher Informationen einschränken. Dazu können Geschäftsdetails, Geschäftsabläufe und mehr gehören. Der Verstoß gegen eine Geheimhaltungsvereinbarung ist oft mit einer hohen Geldstrafe verbunden.

Diese juristischen Dokumente sind für Unternehmen jeder Größe hilfreich – auch für Freiberufler. Sie können sie nutzen, um Preise, Dienstleistungen und weitere Informationen zu sichern.

Was sind 6 wichtige Dokumentbeispiele für Freiberufler?

Damit haben Sie Ihr Gewerbe angemeldet und alle wichtigen Geschäftsbeziehungen rechtlich geregelt. Gut gemacht. Jetzt können Sie – Sie ahnen es schon – mit noch mehr Papierkram beginnen!

Zum Glück wird dies mit den richtigen Tools und Vorlagen mehr „Papier“ als „Arbeit“ sein. Und das ist absolut notwendig, da heutzutage 78 % der Unternehmen auf Freiberufler angewiesen sind. Schauen wir uns also die sechs wichtigen Dokumentbeispiele an, die jeder Freiberufler braucht.

1. Projektvorschlag

Leider kümmern sich die meisten Freiberufler nicht um Projektvorschläge. Aber sie machen einen Fehler. Diese Geschäftsdokumente eignen sich hervorragend, um Ihre Professionalität und Initiative zu präsentieren.

Vorschläge definieren den Umfang, die Ziele, den Zeitplan und das Budget eines Projekts und eignen sich am besten für größere Initiativen. Und auch wenn sie zeitintensiv klingen mögen, werden sie zu einem Kinderspiel, sobald Sie die Gliederung vorbereitet haben.

(Bildquelle: Smartsheet)

2. Preisangebot

Ein Angebot ist eines der Finanzdokumente, die Sie als Freiberufler am häufigsten sehen. Es dient als Angebot und enthält die Geschäftsdaten beider Parteien, eine Liste der Produkte/Dienstleistungen, Preis, Gültigkeit und mehr.

Zu beachten ist, dass es nicht bindend ist. Das heißt, der Empfänger kann wählen, ob er es annehmen oder ablehnen möchte. Darüber hinaus können Sie das Angebot nach Ablauf seiner Gültigkeit jederzeit ändern. Um Angebote schnell und einfach zu erstellen, nutzen Sie den Angebotsgenerator.

(Bildquelle: Billdu)

3. Vertrag

Verträge dienen mehreren Zwecken. Erstens zwingen sie Sie und Ihre Kunden, Ihre Vereinbarungen einzuhalten. Sie schützen Sie auch vor möglichen Rechtsstreitigkeiten und tragen zur Steigerung der Kundenzufriedenheit bei.

Sie können diese Auswirkungen anhand einer Net Promoter Score-Umfrage erkennen, die über ein Retail Customer Experience Tool versendet wird.

(Bildquelle: Jotform)

4. Rechnung

Der nächste zu berücksichtigende Geschäftsdokumenttyp sind Rechnungen. Diese Finanzdokumente dienen sowohl als Liefernachweis als auch als Zahlungsaufforderung. Darüber hinaus sind sie auch für Steuern, Kundenstreitigkeiten und die Buchhaltung von großer Bedeutung.

Sie werden in Ihrer freiberuflichen Karriere viele davon erstellen. Aber zum Glück müssen Sie nicht mehr allzu viel Zeit damit verbringen. Lösungen wie kostenlose Online-Rechnungsgeneratoren rationalisieren den Erstellungsprozess und sorgen gleichzeitig für ein professionelles Erscheinungsbild.

(Bildquelle: Billdu)

Wenn Sie jedoch eine robustere Lösung benötigen, stehen Freiberuflern viele andere Tools und Software zur Verfügung. Refrens bietet beispielsweise verschiedene anpassbare Rechnungsvorlagen sowie Zahlungsoptionen und andere Dienstleistungen an. Es hat auch außergewöhnliche Rezensionen und Bewertungen mit G2 und Capterra.

(Bildquelle: Capterra)

Diese und andere Rechnungssoftwareoptionen verfügen über erweiterte Funktionen, darunter:

• Automatisierte Abrechnung
• Zeiterfassung
• Anpassbare Vorlagen
• Und mehr

(Bildquelle: Billdu)

5. Feedback-/Testimonial-Formular

Da Menschen soziale Wesen sind, beeinflussen die Gedanken und Meinungen anderer unsere eigenen. Daher sind Rezensionen und Erfahrungsberichte sehr nützlich für Freiberufler, die neue Kunden suchen.

Mithilfe von Testimonials können Sie Feedback einholen, Ihre Produkte verbessern und Vertrauen aufbauen. Sie kommen auch in verschiedenen Formen vor, darunter:

• Umfragen (z. B. Google Forms)
• LinkedIn-Empfehlungen
• Schriftliche Zeugnisse

Leider kann es ziemlich schwierig sein, Feedback einzuholen. Lassen Sie sich also nicht entmutigen, wenn einige Kunden Ihre Anfrage ablehnen oder ignorieren. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie eine höfliche E-Mail verfassen , in der Sie nach ihrer Zufriedenheit fragen, um Erlaubnis bitten, ihnen Ihr Formular zu senden, und es weiter versuchen, bis Sie Erfolg haben.

(Bildquelle: Jotform)

6. Halter

Eine bedauerliche Realität bei der Freiberuflichkeit ist, dass es manchmal schwierig ist, Arbeit zu finden. Da Projekte in der Regel stark saisonabhängig sind, empfiehlt es sich, das ganze Jahr über durch Vorschüsse ein regelmäßiges Einkommen sicherzustellen.

Als Verträge binden diese Rechtsdokumente Sie und Ihre Kunden an wiederkehrende Arbeiten, wöchentlich , monatlich oder vierteljährlich . Traditionell betreuen sie größere Projekte (z. B. Website-Entwicklung und -Wartung), können Sie aber auch als inoffiziellen Teil des Teamteams eines Unternehmens einbinden (z. B. Texterstellung, Grafikdesign usw.).

(Bildquelle: Signaturely)

Was sind 4 weitere wichtige Dokumentvorlagen für Freiberufler?

Nachdem wir nun die wichtigsten Dokumente für Freiberufler behandelt haben, mit denen Sie sich befassen müssen, möchten Sie vielleicht aufatmen. Allerdings sollten Sie für alle Fälle noch ein paar weitere Geschäftsdokumente in Ihr Repertoire aufnehmen. Diese beinhalten:

1. Gewinn- und Verlustrechnungen

​​Diese Finanzdokumente werden auch als Gewinn- und Verlustrechnungen bezeichnet. Sie verfolgen die Einnahmen, Ausgaben und Gesamtnettoeinnahmen/-verluste Ihres freiberuflichen Unternehmens im Laufe der Zeit.

Größere Unternehmen nutzen Gewinn- und Verlustrechnungen für Benchmarking, Planung und Entscheidungsfindung. Für Freiberufler sind sie jedoch für die Einhaltung der Steuervorschriften am nützlichsten.

​​

(Bildquelle: Zervant)

2. Bilanzen

Bilanzen ähneln in vielerlei Hinsicht Gewinn- und Verlustrechnungen. Sie bieten eine Momentaufnahme der Finanzlage Ihres Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie sind auch aus den gleichen Gründen wichtig, wie oben erläutert.

Ihr Fokus auf Ihr Unternehmensvermögen , Ihre Verbindlichkeiten und Ihr Aktionärskapital ist jedoch unterschiedlich . Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit einem Partner eine LLC oder Corporation gründen.

(Bildquelle: Vertex42)

3. Dokumentation des geistigen Eigentums

Für Freiberufler in der Kreativbranche sind IP-Geschäftsdokumente besonders wichtig. Diese Geschäftsdokumente können Ihre geistigen Eigentumsrechte schützen und die Nutzung von geistigem Eigentum durch andere Parteien einschränken.

Geistiges Eigentum bezieht sich hauptsächlich auf Artikel, Marketingtexte, Designs und andere immaterielle Vermögenswerte. Die IP-Dokumentation ist aus mehreren weiteren Gründen wichtig, darunter:

• Diebstahlschutz,
• Monetarisierung,
• Markenwahrnehmung,
• und mehr.

(Bildquelle: Signaturely)

4. Lebenslauf / Lebenslauf / Portfolio

Lassen Sie uns zu guter Letzt noch auf das Selbstmarketing eingehen. Obwohl ein Lebenslauf oder Portfolio nicht erforderlich ist, um einen Job zu bekommen, kann ein solcher Ihnen dabei helfen, bessere und bekanntere Jobs zu bekommen.

Abhängig von Ihrer Branche können Sie das Dokumentformat und den Inhalt auswählen, die sich am besten zur Präsentation Ihres Wertes eignen. Dies können Fallstudien, Snippets, Screenshots, Ergebnisse, Erfahrungsberichte oder sogar vollständige Arbeitsproben sein.

(Bildquelle: Kickresume)

Was sind 4 erfolgreiche Möglichkeiten, als Freiberufler wichtige Dokumente zu verwalten?

Zum Schluss, bevor wir Sie verlassen, sprechen wir am besten den Elefanten im Raum an: Wie sollen Sie bei all diesen Dokumenten den Überblick behalten?!

Es mag entmutigend erscheinen, aber machen Sie sich keine Sorgen. Sie sind bei der Aufbewahrung nicht mehr auf Ordner und Schreibtischschubladen angewiesen. Hier sind die vier Best Practices, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer freiberuflichen Dokumente helfen .

1. Halten Sie es digital

Wie bereits erwähnt, ist Papier nicht das Mittel, um Ihr Büro aufgeräumt und geistig fit zu halten. Für maximale Effizienz empfehlen wir Ihnen, Ihren gesamten alten Papierkram zu digitalisieren und in Zukunft auf Dokumentenersteller zu setzen.

2. Zentralisieren Sie die Dokumentenspeicherung

Freiberufler sind in der Regel nicht die am besten organisierten Menschen – Sie arbeiten, wann und wo Sie wollen/brauchen, und kümmern sich später um den Rest. Wenn Sie jedoch sicherstellen, dass Sie die Dokumente zu Ihrem freiberuflichen Unternehmen immer an einem Ort speichern, ersparen Sie sich auf lange Sicht viel Stress.

Wählen Sie Ihren bevorzugten cloudbasierten Speicherdienst (Google Drive, iCloud, Dropbox usw.). Packen Sie dann alle Ihre Dokumente dort ab und wissen Sie, dass Sie durch die wenigen Augenblicke, die es gedauert hat, mehrere Stunden hektischer Suche erspart haben.

3. Legen Sie eine klare Benennungs- und Kennzeichnungsrichtlinie fest

Mittlerweile haben Sie gesehen, dass es viel zu viele Arten von Dokumenten gibt, als dass Sie sie selbst ohne alle Ihre projektbezogenen Dateien im Auge behalten könnten. Glücklicherweise können Sie sich das Leben mit einer genauen Benennung und Kennzeichnung leichter machen.

Berücksichtigen Sie unbedingt Folgendes:

• Art des Dokuments
• Thema/Anwendungsfall
• Kundenname

4. Implementieren Sie Backup/Disaster Recovery

Nach all dem möchten Sie nicht alle Ihre Fortschritte verlieren, oder? Es liegt also in Ihrem Interesse, für alle Fälle ein Backup zu erstellen.

Laden Sie Ihre arbeitsbezogenen Daten auf eine Festplatte herunter. Bewahren Sie physische Kopien der wichtigsten Dokumente auf. Erstellen Sie eine Kopie auf einer anderen Cloud-Speicherlösung.

Es ist deine Entscheidung. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie etwas tun.

Fazit: Haben Sie sich einen Überblick über wichtige Dokumente für Freiberufler verschafft?

Sehen? Wir haben nicht gelogen, als wir sagten, dass Freiberuflichkeit mehr beinhaltet, als man zunächst denkt. Trotzdem sollten Sie sich nicht entmutigen lassen. Millionen von Menschen haben den freiberuflichen Lebensstil für sich genutzt, es gibt also keinen Grund, warum Sie anders sein sollten.

Wichtig ist, dass Sie die Gründung Ihres Unternehmens ernst nehmen. Gehen Sie bei Ihrem Dokumentenmanagement zielstrebig vor und überlassen Sie nichts dem Zufall. Nehmen Sie sich die Informationen in diesem Artikel zu Herzen, dann werden Sie mit Sicherheit erfolgreich sein und nicht nur überleben.

Wir wünschen Ihnen viel Glück und hoffen, Sie in einem unserer Artikel wiederzusehen. Viel Spaß beim Freiberufler!