So erledigen Sie die Gehaltsabrechnung in 7 Schritten selbst

Die Gehaltsabrechnung ist kaum der aufregendste Teil der Führung eines Unternehmens. Und während die Auslagerung dieser Art von Arbeit praktischer ist, spart Ihnen das Wissen, wie Sie die Gehaltsabrechnung selbst erledigen, Geld und stellt sicher, dass alle Ihre Mitarbeiter pünktlich bezahlt werden.

Die Abwicklung der Lohnbuchhaltung ist nicht zuletzt aufgrund Ihrer gesetzlichen Pflichten eine komplexe Aufgabe. Mit der richtigen Strategie und den richtigen Gehaltsabrechnungssystemen müssen Sie sich jedoch keine Sorgen darüber machen, dass Ihr Unternehmen potenziellen Verbindlichkeiten und/oder Strafgebühren ausgesetzt wird.

Dieser Leitfaden bietet grundlegende Einblicke in die Abwicklung der Gehaltsabrechnung, aber Sie benötigen möglicherweise dennoch professionelle Unterstützung von Gehaltsabrechnungsdiensten für spezifische Informationen in Bezug auf Ihr Unternehmen.

Die Bedeutung starker Gehaltsabrechnungssysteme

Jeder Unternehmer weiß, dass ein gutes Gehaltsabrechnungssystem ein entscheidender Aspekt für die Führung seines Unternehmens ist. Dabei geht es natürlich um mehr als nur darum, sicherzustellen, dass alle pünktlich bezahlt werden.

Ein gutes Gehaltsabrechnungssystem ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmenskultur und wirkt sich auf praktisch jeden Aspekt des Unternehmens aus, einschließlich Cashflow und Produktivität. Neben der Personalabteilung ist die Gehaltsabrechnung wohl der Schlüssel zum Management einer erfolgreichen Belegschaft.

Die Gehaltsabrechnung umfasst Leistungen, Vergütungen und eine Reihe von Vergünstigungen, um eine bessere Ressourcennutzung zu erreichen und gleichzeitig das Engagement und die Weiterentwicklung der Mitarbeiter zu verbessern. Ihre Gehaltsabrechnungen tragen auch dazu bei, staatliche und nationale Vorschriften zu erfüllen.

Mit anderen Worten, das Gehaltsabrechnungssystem wird verwendet, um die Stunden, Löhne, Abzüge und Zahlungen der Mitarbeiter zu verfolgen und gleichzeitig alle relevanten Dokumente zu organisieren. Die folgenden Statistiken zur Gehaltsabrechnung unterstreichen ihre Bedeutung für das Geschäft weiter:

• Fast die Hälfte aller Arbeitnehmer beginnt nach nur zwei Fehlern bei der Gehaltsabrechnung ihres Arbeitgebers mit der Suche nach einem neuen Job.
• Zwischen 10 % und 30 % der Arbeitgeber stufen Mitarbeiter falsch ein, um ihnen den Schutz durch die Arbeitsgesetze zu entziehen.
• Über 54 % der amerikanischen Arbeitnehmer hatten Probleme mit der Gehaltsabrechnung.

Kurzum: Von einer korrekten Abwicklung der Gehaltsabrechnung profitieren sowohl die Mitarbeiter als auch das Unternehmen. Aber selbst wenn die Gehaltsabrechnung ausgelagert wird, ist sie immer noch eine der Hauptursachen für Streitigkeiten zwischen Mitarbeitern und Geschäftsinhabern. Daher kann es für den gesamten Betrieb von Vorteil sein, die Gehaltsabrechnung manuell unter Kontrolle zu bekommen.

Sieben Schritte zur Verarbeitung der Gehaltsabrechnung

Bevor Sie eine Gehaltsabrechnungssoftware in Betracht ziehen, ist es wichtig, dass Sie verstehen, wie die Gehaltsabrechnung manuell verarbeitet wird. Dies ist sicherlich eine Herausforderung, aber der Prozess kann auf nur sieben Schritte vereinfacht werden.

Wenn Sie jeden der folgenden Schritte befolgen, können Sie im Handumdrehen Lohnsteuern einreichen.

Schritt 1: Holen Sie sich Ihre Arbeitgeber-Identifikationsnummer

Bevor Sie mit der Verarbeitung von Zahlungen beginnen können, müssen Sie eine Arbeitgeberidentifikationsnummer oder EIN einrichten, die von der Regierung verwendet wird, um sicherzustellen, dass Unternehmen Steuern an das Internal Revenue Service zahlen und andere gesetzliche Anforderungen erfüllen. Ohne EIN können Sie keine Lohnabrechnungen für Ihre Mitarbeiter abwickeln.

Die EIN wird vom IRS verwendet, um Ihr Unternehmen zu identifizieren und alle eingereichten Steuerunterlagen für jedes Geschäftsjahr aufzuzeichnen. Neue Unternehmen können sich für das EIN anmelden, indem sie einen Online-Antrag auf der IRS-Website ausfüllen. Wenn Sie die Gehaltsabrechnung zum ersten Mal manuell verarbeiten möchten, müssen Sie herausfinden, wie Ihre EIN lautet.

Zusätzlich zu einer nationalen EIN benötigen Sie möglicherweise auch eine staatliche EIN. Beide sind für alle Unternehmen kostenlos.

Schritt 2: Lassen Sie alle Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnungsformulare ausfüllen

Bevor Mitarbeiter bezahlt werden können, müssen sie Ihrem Unternehmen die relevanten Steuerinformationen zur Verfügung stellen. Es ist wichtig, dass der Arbeitgeber überprüft, ob alle Daten korrekt sind. Für jeden Mitarbeiter sollten die Informationen seinen Arbeitsstatus, Abzüge und andere Details umfassen, die für seine Beschäftigung und seine Finanzpakete relevant sind.

Mitarbeiter sollten ein W-4-Formular ausfüllen, das Einzelheiten zu ihrem Anmeldestatus enthält und persönliche Freibeträge und andere Steuerdetails verfolgt. Sie müssen auch ein I-9-Formular ausfüllen, um ihre Identität und Beschäftigungsberechtigung zu überprüfen. Zusätzlich sollte für alle neuen Mitarbeiter ein Neueinstellungsbericht eingereicht werden.

Auftragnehmer und Freiberufler müssen außerdem 1099 Gehaltsabrechnungsformulare ausfüllen. Während der größte Teil der Verantwortung für das Ausfüllen dieser Formulare auf den Schultern des Arbeitnehmers liegt, muss Ihr Unternehmen bereit sein, sie zu verteilen, zu sammeln und einzureichen. Der IRS bearbeitet Einreichungen für W-4-, I-9- und 1099-Formulare.

Schritt 3: Wählen Sie Ihren Gehaltsplan aus

Bei der Gehaltsabrechnung geht es nicht nur darum, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter pünktlich bezahlt werden. Dennoch ist die Zahlung der Löhne der Mitarbeiter eines der wichtigsten Ziele hier. Daher ist die Erstellung eines klaren Gehaltsabrechnungsplans von entscheidender Bedeutung.

In der Regel sind vier Arten von Gehaltsabrechnungen zu berücksichtigen: wöchentliche Zahlungen, zweiwöchentliche Zahlungen, halbwöchentliche Zahlungen und monatliche Zahlungen. In den meisten Fällen werden Unternehmen in allen Abteilungen den gleichen Zeitplan für die Mitarbeiter einführen wollen. Wenn Sie lernen, wie Sie die Gehaltsabrechnung selbst erledigen, hilft diese Option nicht zuletzt, Fehler oder verpasste Zahlungen zu vermeiden. Darüber hinaus schafft es eine Kultur, in der alle Mitarbeiter gleich behandelt werden.

Nachdem Sie Ihre Zahlungsdaten für Ihre Mitarbeiter ausgewählt haben, müssen Sie auch die Fälligkeitsdaten für die Steuerzahlung und die Steuererklärungsfristen bestätigen.

Schritt 4: Lohn und Abzüge berechnen

Die manuelle Berechnung des Bruttolohns eines Mitarbeiters ist ziemlich einfach. Sie nehmen ihren Stundensatz und multiplizieren ihn mit der Anzahl der Stunden, die sie in einem bestimmten Zeitraum gearbeitet haben. Hier ist die grundlegendste Formel:

Stundensatz x geleistete Arbeitsstunden = Bruttoentgelt für diesen Zeitraum

Es sollte jedoch beachtet werden, dass Sie die Gleichung möglicherweise in zwei Teile aufteilen müssen, wenn der Stundensatz eines Arbeitnehmers für Überstunden oder unsoziale Stunden erhöht wird. In diesem Fall errechnen Sie den Bruttolohn für vertraglich vereinbarte Stunden und Überstunden einfach als separate Teile, bevor Sie sie zusammenzählen. Wenn Sie in Excel an der Gehaltsabrechnung arbeiten, kann das Programm die Berechnungen für Sie durchführen.

Die Berechnung der Arbeitnehmerfreibeträge (auch Freibeträge genannt) und Abzüge ist ein weiterer entscheidender Faktor. Zulagen werden über das W-4-Formular ausgefüllt, während Abzüge auf dem 1040-EZ-Formular des Mitarbeiters erscheinen sollten. Die legitimen Gehaltsabzüge sind das, was ein Arbeitnehmer gegen sein Einkommen zurückfordern kann, um seine Steuern effektiv zu senken.

Als Arbeitgeber müssen Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter diesen Schritt korrekt durchgeführt haben. Möglicherweise müssen Sie auch andere Elemente der Gehaltsabrechnung und Einbehaltung berücksichtigen. Die Liste umfasst 401(k)-Beiträge, staatliche und bundesstaatliche Steuern, Krankenversicherung, Sozialversicherung und den Beitrag zur Arbeitnehmerentschädigung.

Das vielleicht komplexeste Problem oder zumindest das zeitaufwändigste ergibt sich aus der Tatsache, dass die Rate, mit der Sie die Abzüge multiplizieren, von der Kategorie jedes Arbeitnehmers abhängt. Auch hier übernimmt die richtige Lohnsoftware die Berechnungen für Sie – Sie müssen nur die richtigen Formeln eingeben.

Schritt 5: Mitarbeiter bezahlen

Wenn Sie alle Schritte in Schritt vier abgeschlossen haben, können Sie den Nettolohn des Arbeiters berechnen. Dieser Vorgang kann mit einem Lohnrechner automatisiert werden und wird anhand der folgenden Formel ermittelt:

Bruttolohn - Abzüge = Nettolohn

Der Nettolohn ist das, was der Arbeitnehmer am Ende der Lohnperiode in seinem Lohnpaket erhält. Nachdem Sie den individuellen Nettolohn des Arbeitnehmers ermittelt haben, können Sie die Zahlung über dessen bevorzugte Methode abwickeln, einschließlich Banküberweisungen, Lohnkarten oder Schecks.

Da Sie Zahlungen für alle Ihre Mitarbeiter verarbeiten, ist dies manuell keine Option. Stattdessen sollten Sie ein automatisiertes System verwenden, das Ihnen wertvolle Zeit spart. Darüber hinaus können Sie den Prozess beschleunigen, indem Sie Steuerabzüge und -einbehalte von Mitarbeitern in einer Gehaltsabrechnungssoftware speichern, was zeitnahe und genaue Zahlungen für alle Mitarbeiter erleichtert.

Neben der Verarbeitung von Zahlungen ist es wichtig, eine Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter zu erstellen, mit der Sie nachverfolgen können, was Sie einbehalten. Das Nachverfolgen von Quellensteuern wird das Leben viel einfacher machen, wenn Sie mit den nachfolgenden Schritten beginnen, und sollte eine einfachere Steuerplanung für Ihr Unternehmen und Ihre Arbeitnehmer fördern.

Schritt 6: Organisieren Sie Ihre Aufzeichnungen

Es ist absolut wichtig, dass die Informationen jederzeit korrekt sind. Wenn Sie Gehaltsabrechnungen dokumentieren, können die Daten bei Streitigkeiten mit Mitarbeitern oder dem IRS verwendet werden. Eine klare Übersicht über alle Zahlungen und Berechnungen ermöglicht es Ihnen, bei Bedarf Nachweise zu erbringen und Fehler schnell zu korrigieren.

Auch die Zahlung Ihrer regulären Lohnsteuern wird erleichtert, wenn Sie über klare Aufzeichnungen verfügen. Die gute Nachricht ist, dass eine gute Gehaltsabrechnungslösung die Aufzeichnungen automatisiert, indem sie die Zahlen für Bruttogehalt, Abzug und Nettogehalt verwendet, die Sie zuvor berechnet haben. So wird die meiste harte Arbeit für Sie erledigt, sodass sich Ihr Team auf die Führung des Unternehmens konzentrieren kann.

Schritt 7: Lohnsteuer zahlen

Jeder Arbeitgeber, der die Gehaltsabrechnung abwickelt, muss sicherstellen, dass alle Lohnsteuern unverzüglich gezahlt werden. Ihre Bundessteuerformulare müssen vierteljährlich eingereicht werden, während lokale Steuererklärungen den staatlichen Vorschriften entsprechen sollten. Jährliche Steuererklärungen und W-2-Formulare sollten ebenfalls berücksichtigt werden.

Es ist von entscheidender Bedeutung, jedem Mitarbeiter den richtigen Betrag vorzuenthalten. Dazu müssen Sie Einkommenssteuern, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern entweder manuell oder über einige der Online-Steuersoftwarelösungen abrechnen. Wenn Sie die richtigen Beträge einbehalten haben, sollte die Deckung der nachfolgenden Lohnsteuern einfach sein. Im Gegenzug vermeiden Sie Streitigkeiten, Bußgelder und Probleme mit Ihren Mitarbeitern und sorgen jederzeit für reibungslosere Abläufe.

In der Zwischenzeit muss Ihr Unternehmen möglicherweise auch Bundesarbeitslosensteuern, staatliche Arbeitslosensteuern, die staatliche Arbeitslosenversicherung oder SUI und Steuern nach dem Bundesversicherungsbeitragsgesetz abdecken. Diese werden nicht direkt von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer abgezogen.

Manuelle Gehaltsabrechnungsoptionen: Excel und mehr

Nachdem Sie bestätigt haben, dass die manuelle Gehaltsabrechnung die richtige Lösung für Ihr Unternehmen ist, ist es entscheidend, das richtige System oder die richtige Software für die Erfüllung des Auftrags zu finden. Die richtige Lösung sollte den Prozess schneller und weit weniger stressig machen. Darüber hinaus erspart Ihnen eine frühzeitige Auswahl die spätere Suche nach einem Ersatzpaket oder einer Ersatzvorlage.

Es gibt viele Optionen auf dem Markt, aber es ist wahrscheinlich am besten, Excel zu wählen. Hier sind einige Gründe, warum Sie sich für eine Software entscheiden sollten:

• Keine Bedenken wegen der Legitimität
• Es stehen viele Informationen zur Verfügung, die Ihnen helfen, das Beste aus ihnen herauszuholen.
• Sie werden unter Berücksichtigung der IRS-Anforderungen gebaut.
• Die Mitarbeiter haben von ihnen gehört, was ihnen Vertrauen gibt.
• Bieten Sie kostengünstige Lösungen an

Verwendung von Excel für die Lohnbuchhaltung

Eines der großartigen Dinge bei der Verwendung von Excel für die Gehaltsabrechnung ist, dass die Gehaltsabrechnungsvorlagen von Microsoft kostenlos heruntergeladen werden können und Sie auf den Weg zu einer reibungslosen Gehaltsabrechnung bringen. Es kann ein wenig dauern, die Spalten zu personalisieren und Funktionen hinzuzufügen, die den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen, aber der Prozess sollte nicht allzu schwierig sein.

Auf der Registerkarte „Mitarbeiterinformationen“ können Sie alle relevanten Daten hinzufügen, von Stundensätzen bis hin zu Steuerabzügen. Alle Gleichungen werden automatisch vervollständigt, da die Formeln bereits eingefügt sind. Auf der Registerkarte „Gehaltsrechner“ werden Mitarbeiterdaten gespeichert, um die Nettolohnberechnungen zu automatisieren.

In diesem Teil der Tabelle können Sie ihre Stunden, Krankenstände, Überstunden und mehr eingeben. Ist dies erledigt, können Sie die Gehaltsabrechnungen erstellen, um festzustellen, wie viel ein Mitarbeiter in diesem Zeitraum bezahlt bekommt. Diese Zahl wird später für manuelle oder automatische Lohnzahlungen verwendet.

Die Tabelle kann so gestaltet werden, dass sie Seiten für einzelne Mitarbeiter enthält oder alle Mitarbeiter auf einer Seite durch die Verwendung verschiedener Zeilen verwaltet. Obwohl Excel nicht die einzige Option ist (Quickbooks ist eine weitere sehr beliebte Wahl), ist es eine der am einfachsten zu beherrschenden. Wenn Sie sich für Quickbooks entscheiden, dauert der Vorgang etwas länger, aber diese Gehaltsabrechnungssoftware bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für jedes Detail.

Unabhängig davon, für welche Option Sie sich entscheiden, empfehlen wir, alles sowohl in der Cloud als auch auf Ihren Systemen zu speichern. Dies hilft Ihnen, Stresssituationen zu vermeiden, falls Ihre Daten verloren gehen oder beschädigt werden.

Fazit

Wenn Sie die Lohnabrechnung manuell abwickeln möchten, müssen Sie nicht plötzlich alle Berechnungen selbst erledigen. Unabhängig davon, ob Sie die Gehaltsabrechnungsrechnervorlage von Microsoft oder einen anderen automatisierten Dienst verwenden, müssen Sie einfach die relevanten Details für jeden Mitarbeiter in Bezug auf die geleisteten Arbeitsstunden, den Stundenlohn und die Abzüge eingeben. Von hier aus sollte es eine einfache Aufgabe sein, alles vom Bruttogehalt bis zum Nettogehalt und den Steueranforderungen zu berechnen. Kurz gesagt, Genauigkeit ist garantiert.

Einige Unternehmen entscheiden sich immer noch für andere Gehaltsabrechnungsoptionen, wie z. B. einen speziellen Gehaltsabrechnungsanbieter oder einfach die Inanspruchnahme der Dienste eines Buchhalters. Und das ist in Ordnung. Wenn Sie jedoch jeden Aspekt Ihres Unternehmens jederzeit verfolgen möchten, ist die manuelle Option einfacher als je zuvor.