6 zeitsparende Hacks zur Verbesserung Ihrer Fundraising-Effizienz und zur Steigerung des ROI

Steigern Sie Ihre Fundraising-Effizienz mit einer Liste umsetzbarer, zeitsparender Möglichkeiten, die Sie sofort umsetzen können.

Mehr Zeit bedeutet mehr Fokus auf wirkungsvolle Kampagnen. Es schafft auch Raum für die kleinen Details, die durch Ihre Spendenbemühungen strahlen. Insgesamt macht die Neuausrichtung Ihrer Zeit einen großen Unterschied für Unterstützer und Begünstigte.

Wir sind hier mit zeitsparenden Hacks, die jeder Fundraising-Profi zu schätzen weiß, damit Sie Ihr strategisches und kreatives Potenzial voll ausschöpfen können.

Nehmen Sie sich Zeit von monotonen Aufgaben und konzentrieren Sie sich wieder auf Fundraising-Aktivitäten, die nachhaltige Einnahmen für Ihre gemeinnützige Organisation generieren, wie z. B. die Einrichtung eines wiederkehrenden Spendenprogramms .

Wenn sich Ihre Räder drehen, tauchen Sie in unsere neuesten Erkenntnisse zu wiederkehrenden Spenden ein, um moderne wiederkehrende Spender zu motivieren und zu halten.

6 Möglichkeiten, Zeit für effizientes Fundraising zu sparen

1. Automatisieren Sie E-Mail-Vorlagen, um mehr Spender zu erreichen

Die Kommunikation über neue Fundraising-Möglichkeiten, Kampagnenstarts oder Wertschätzung für Ihre Spender muss nicht Ihren ganzen Tag in Anspruch nehmen, um effektiv zu sein. Nutzen Sie E-Mail-Vorlagen, die eine sinnvolle Kontaktaufnahme ermöglichen, selbst wenn Sie wenig Zeit haben.

Auch wenn es einige Zeit dauern kann, eine durchdachte E-Mail für jeden Berührungspunkt in Ihrer Kampagne zu erstellen, gibt es keinen Grund, warum Sie diese E-Mails nicht erneut verwenden können. Warum bewahren Sie nicht einen Ordner mit Ihren effektivsten E-Mails auf und verwenden sie als Vorlagen für die nächste Kampagne, die Sie durchführen?

Eine andere Möglichkeit, beim Schreiben einer E-Mail nicht bei Null anzufangen, besteht darin, sich von Ihren bevorzugten Verbrauchermarken inspirieren zu lassen. Mit einigen Sprachanpassungen können Sie einzigartige Vorlagen für Ihre Organisation erstellen, die auf nahezu jeder E-Mail basieren, die Sie erhalten haben, und replizieren, was Ihnen daran gefallen hat.

Wir haben einige unserer beliebtesten E-Mail-Vorlagen zusammengefasst, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:

• Verschenken Sie die Postkartenvorlage „Save the Date“ für Dienstag
• 10 E-Mail-Vorlagen für Dienstag
• 2 Soft-Launch-E-Mail-Vorlagen zum Kickstart Ihrer Kampagne
• 8 E-Mail-Vorlagen zum Upgrade Ihrer wiederkehrenden Spender

2. Erstellen Sie ganzjährige Fundraising-Kampagnen

Start- und Enddatum der Kampagne schaffen Einschränkungen. Manchmal sind sie notwendig, aber es hat viele Vorteile, Zeitbeschränkungen aufzuheben. Generieren Sie weiterhin Einnahmen, diversifizieren Sie Ihr Fundraising-Portfolio und binden Sie Ihre Unterstützer an Ihre Mission.

Betrachten Sie die zeitsparenden Vorteile einiger einfacher Kampagnen, die Sie das ganze Jahr über durchführen können :

• Eine Haupt-Spenden-Website gibt jedem Besucher die Möglichkeit, mit überzeugenden Inhalten und einem einfachen Zahlungsprozess zu handeln, wo und wann immer er möchte
• Peer-to-Peer-Fundraising hilft, treuen Unterstützern alles zu bieten, was sie brauchen, um in Ihrem Namen Spenden zu sammeln und das ganze Jahr über neue Spender zu gewinnen
• Wiederkehrende Spendenkampagnen ziehen zuverlässige Spenden an, auf die Sie sich jeden Monat verlassen können, und bauen Ihre Community zwischen anderen zeitgebundenen Spendenkampagnen auf

Wecken Sie das Interesse jedes Website-Besuchers. Bieten Sie ihnen eine Vielzahl von Möglichkeiten, Ihre Mission nach ihren eigenen Vorstellungen voranzutreiben und dabei kreativ zu sein . Egal, ob jemand einmalig spenden, seine Wirkung über einen längeren Zeitraum verteilen oder sich an der Mittelbeschaffung beteiligen möchte, er muss nie lange nach einer Möglichkeit suchen, Ihre Organisation zu unterstützen.

Sehen Sie sich den potenziellen Spendenanstieg an, den jede dieser Spendenkampagnen für Ihre spezifische gemeinnützige Organisation haben könnte. Wir machen es Ihnen leicht, Ihre aktuellen Kennzahlen mit Benchmarks zu vergleichen, die von 4.800 Ihrer gemeinnützigen Kollegen festgelegt wurden.

Priorisieren Sie Ihre Zeit: Nehmen Sie sich jede Woche Zeit, um Ihre ganzjährigen Kampagnen zu überprüfen. Halten Sie sie relevant und verfolgen Sie alle Trends in Ihrer Spenderbasis, die Ihre Spendensammlung beeinflussen können.

3. Bauen Sie Playbooks in Ihre Fundraising-Pläne ein

Wenn Sie sich von den Fundraising-Aufgaben auf Ihrem Teller überfordert fühlen, suchen Sie nach Kampagnen, von denen Sie wissen, dass Sie sie mehr als einmal durchführen werden. Die einjährigen Kampagnenbeispiele sind ein guter Anfang. Sie können auch Ihre jährliche Fundraising-Veranstaltung oder Giving Tuesday-Kampagnen in diese Kategorie aufnehmen.

Sehen Sie sich zunächst die Aktivitäten in Ihrem Spendenkalender an, die die meiste Zeit und Aufmerksamkeit erfordern. Überlegen Sie, welche Ressourcen benötigt werden, und verwandeln Sie sie in ein wiederholbares Playbook, für das Ihr Team Ihnen bei der Ausführung danken wird.

Folgendes könnte ein Kampagnen-Playbook enthalten:

• Ihr Marken-Kit mit Elementen wie Ihrem Logo, Ihrer Typografie, Ihren Farbschemata und Ihrer Mission
• Visuals, wie Ihre eindrucksvollsten Fotografien oder Grafiken
• Überzeugender Inhalt, einschließlich Überschriften, Impact-Block-Sprache und ein Dankeschön
• Kampagnenvorlagen von Ihren erfolgreichsten Fundraising-Seiten zum einfachen Duplizieren

Priorisieren Sie Ihre Zeit: Nehmen Sie sich nach dem Ende einer erfolgreichen Kampagne einen Tag Zeit, um sie in ein Playbook umzuwandeln, um wochenlange Zeit für die Planung der nächsten zu sparen.

4. Machen Sie sich schlau über die Wiederverwendung von Schlüsselinformationen

Von Zuschussanträgen bis hin zur Bewerbung für die Classy Awards – Ihre Aufgabe besteht wahrscheinlich darin, nach kritischen Erkenntnissen zu suchen, die Ihre gemeinnützige Organisation ins beste Licht rücken. Es kann viel Zeit in Anspruch nehmen, die richtigen Informationen einzuholen und zu bearbeiten, Inhalte zu bereinigen und die erforderlichen Genehmigungen einzuholen.

Machen Sie sich das Leben leichter, indem Sie zu den Förderanträgen oder anderen Unterlagen zurückkehren, denen Sie in letzter Zeit viel Zeit gewidmet haben. Werden Sie kreativ, indem Sie Teile dieser Informationen für zukünftige inhaltsbezogene Anfragen wiederverwenden.

Möglichkeiten, vorhandene Schlüsselinformationen zu nutzen:

• Zukünftige Förderanträge
• E-Mail Marketing
• Bildunterschriften und Bios für soziale Medien
• Kampagnen
• Auszeichnungsmöglichkeiten

Um noch einen Schritt weiter zu gehen, setzen Sie sich jedes Jahr proaktiv mit den Zielen Ihrer Organisation auseinander und aktualisieren Sie Ihre kritischen Botschaften entsprechend. Auf diese Weise riskieren Sie nicht den gefürchteten Neustartmoment, wenn Inhalte, an denen Sie lange Zeit gearbeitet haben, nicht mehr relevant sind.

Priorisieren Sie Ihre Zeit: Bauen Sie jeden Monat ein Zeitfenster von ein bis zwei Stunden in Ihren Zeitplan ein, um wichtige Botschaften aktuell zu halten, damit Ihr gesamtes Team davon profitieren kann.

5. Halten Sie Berichte bereit, bevor Sie Entscheidungen treffen

Es ist von großem Wert, Ihre Fundraising-Berichte zu organisieren. Wenn Sie die Berichterstellung organisieren, können Sie ohne großen Zeitaufwand schnell Bereiche mit Chancen identifizieren und potenzielle Herausforderungen aufzeigen. Der Schlüssel ist, Berichte zu haben, damit Sie immer mit Daten zur Hand sind.

Bei Classy haben wir festgestellt, dass einige spezifische Berichte für viele Organisationen hilfreich sind. Erfahren Sie mehr über unsere empfohlenen Berichte und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.

Machen Sie sich mit den Kampagnenmetriken vertraut, die Ihnen in Ihrer Fundraising-Software zur Verfügung stehen. Richten Sie von dort aus Berichte ein, die darauf basieren, was Sie wissen, wonach Stakeholder fragen werden und was Ihre Entscheidungsfindung über zukünftige Prioritäten informieren kann.

Hier sind einige Berichte, die Fundraising-Experten als nützlich empfinden:

• Leistungsberichte zu vergangenen und aktuellen Kampagnen
• Unterstützerdetails, aktive wiederkehrende Spender und inaktive Spender
• Transaktionsverlauf, einschließlich nachverfolgter Spenden und Zahlungsdetails
• Wiederkehrende Spendenpläne, Unterstützer und bevorstehende Ablaufzeiten
• Fundraising-Seite und Teamleistung
• Teilnehmer der Veranstaltung

Wenn Sie einen Bericht bereit haben, können Sie schneller reagieren, wenn unerwartete Herausforderungen auftreten. Sparen Sie die Zeit, die erforderlich wäre, um die Quelle der verlangsamten Kampagnendynamik rückwirkend zu ermitteln, und vermeiden Sie es, dabei Spenden zu verpassen.

Classy-Kunden haben die Möglichkeit, Berichte zu speichern und in Echtzeit zu aktualisieren:

Priorisieren Sie Ihre Zeit: Nehmen Sie sich einen Tag Zeit, um Ihre Daten zu organisieren und Berichte einzurichten, auf die Sie das ganze Jahr über zurückgreifen können, um Ihre Arbeitsbelastung zu reduzieren und Ihre Fundraising-Strategie zu steuern.

6. Gehen Sie Personalveränderungen voraus

Niemand denkt gerne daran, dass seine Mitarbeiter zu neuen Möglichkeiten wechseln, aber es passiert. Lassen Sie sich durch personelle Veränderungen nicht ausbremsen.

Wenn Sie derzeit eine Liste mit Onboarding-Lektionen, Dokumentenübertragungen und Kontoanmeldungen haben, die Sie einrichten müssen, wenn jemand Neues Ihrem Team beitritt, ist es an der Zeit, strategisch vorzugehen. Richten Sie einen Onboarding-Ordner mit allem ein, was ein Fundraising-Experte Ihrer gemeinnützigen Organisation benötigen könnte.

Vermeiden Sie es, einen einzigen Gatekeeper in Ihrer Organisation zu haben, indem Sie Informationen in Ihrem Team teilen. Binden Sie von Anfang an mehr Mitarbeiter ein und geben Sie ihnen die Tools, die sie benötigen, um Ihre größeren Ziele zu unterstützen.

Hier sind nur einige Beispiele dafür, wie Sie Zeit sparen können, indem Sie Informationen organisieren und mehrere Teamkollegen schulen:

• Teammitglieder können Berichte abrufen und Kampagnen bearbeiten, wenn Sie in den Urlaub fahren oder sich krank melden müssen
• Wenn ein Teammitglied zu einer anderen Stelle wechselt oder in eine neue Rolle befördert wird, kann es die Verantwortung problemlos auf diejenigen übertragen, die bereits in Ihren Tools und Prozessen geschult sind
• Sie haben eine größere Chance, Aufgaben zu delegieren, wenn Ihre „Big Rock“-Kampagnen einschlagen

Jeder in Ihrer Organisation spielt eine Rolle für Ihren Erfolg. Laden Sie Ihr Team ein, seine Online-Fundraising-Fähigkeiten mit unseren interaktiven On-Demand-Kursen und Lektionen auf Classy Academy zu verbessern .

Priorisieren Sie Ihre Zeit: Nehmen Sie sich jeden Monat einen Tag Zeit, um Ihr Team über neue Schulungen auf dem Laufenden zu halten, und übertragen Sie Dateien, die sich auf persönlichen Laufwerken befinden, in einen freigegebenen Ordner.

Gehen Sie mit Ihrer Zeit strategisch vor, um die Mittelbeschaffungseffizienz zu steigern

Wenn Sie auch nur einen dieser Hacks anwenden, können Sie in Ihrem Tag etwas Zeit zurückgewinnen, um die Wirkung Ihrer Bemühungen zu steigern und Ihre Sache weiter voranzutreiben. Nutzen Sie diese zusätzlichen Stunden, indem Sie Verbindungen zu neuen Spendern aufbauen, echte Beziehungen zu treuen Unterstützern aufbauen und die Einnahmen behalten, auf die Sie sich verlassen.

Mit Giving Tuesday und Jahresendspenden gleich um die Ecke ist es der perfekte Zeitpunkt, um sich auf Erfolg einzustellen.

Laden Sie die Fundraising-Checkliste zum Jahresende herunter, damit Ihr Betrieb reibungslos läuft und die Wirkung der Spendensaison maximiert wird.