7 E-Mails, die Ihre gemeinnützige Organisation während des COVID-19-Ausbruchs versenden kann

Der Ausbruch von COVID-19 (Coronavirus) hat eine massive Veränderung in der Art und Weise erzwungen, wie gemeinnützige Organisationen täglich arbeiten. Abgesehen von all den Änderungen, die Ihre gemeinnützige Organisation möglicherweise intern vornehmen muss, müssen Sie auch Ihre Strategie zur Aufrechterhaltung des E-Mail-Marketings während einer Pandemie herausfinden, damit Ihre Unterstützer über alle wichtigen Änderungen und die Zukunft informiert sind.

Egal, ob Sie Ihre Community über Änderungen an Ihren Fundraising-Events informieren, eine Dankesnachricht senden oder sie einfach begrüßen möchten, es ist jetzt wichtiger denn je, gut gestaltete E-Mails zu senden, die Ihre Unterstützer nicht nur auf dem Laufenden halten, sondern auch Ihre gemeinnützige Organisation während des Tumults eines globalen Ereignisses.

Im Folgenden stellen wir sieben Arten von E-Mails vor, die wir von gemeinnützigen Organisationen gesehen haben, die auf das Coronavirus reagieren. Sie sind großartige Beispiele für Inhalte, die Sie sofort senden können, um Spender zu aktivieren, die Teilnahme an virtuellen Veranstaltungen zu fördern, Ihre Community zu motivieren und vieles mehr.

1. Rechtzeitige Antworten

Wenn ein unerwartetes Ereignis oder eine Katastrophe eintritt, erwarten die Menschen, dass Sie zeitnah auf die Ausgangssituation reagieren. Als Teil Ihres E-Mail-Marketings während einer Pandemie müssen Sie Kontakt aufnehmen, wenn sich die Nachrichten rund um das Thema weiterentwickeln.

Ohne Verpflichtung zu fortlaufendem Messaging oder wenn Sie zu lange brauchen, um E-Mails in Bezug auf eine aktuelle Situation zu senden, kann dies Ihr Publikum verärgern und das Vertrauen zerstören, das Sie so hart aufgebaut haben. Sie erwarten von Ihnen Antworten, seien Sie also klar und überlegt und geben Sie einen Zeitplan an, wann sie erwarten können, mehr von Ihnen zu hören.

Als Grassroots Soccer International auf den Ausbruch des Coronavirus reagierte, verschickten sie sofort eine E-Mail, in der sie alle darüber informierten, wie sie auf die Situation reagieren würden – indem sie Menschen, Auswirkungen und Partnerschaften Priorität einräumten. Die E-Mail endet mit der Festlegung von Erwartungen bezüglich eines allgemeinen Zeitplans für zukünftige Mitteilungen.

2. Dankesbotschaft

In der Regel dankt Ihre gemeinnützige Organisation Spendern, wenn sie in Ihrem Namen handeln, z. B. ein Geschenk machen, eine persönliche Fundraising-Seite erstellen oder eine wiederkehrende Spende tätigen. Obwohl Sie diese Praxis auf jeden Fall beibehalten sollten, kann eine Dankesnachricht auch eine großartige Möglichkeit sein, mit Ihrer gesamten Community in Kontakt zu treten, in ihrem Posteingang zu erscheinen und sie wissen zu lassen, dass Sie ihre anhaltende Unterstützung schätzen.

Heifer International verschickte die nachstehende rechtzeitige E-Mail, um den Ausbruch des Coronavirus anzuerkennen, seine Auswirkungen auf ihre Arbeit mitzuteilen und Vertrauen und Dankbarkeit auszudrücken, da sie dieser Situation aufgrund der anhaltenden Unterstützung ihrer Spender gegenüberstehen.

3. Ereignisaktualisierungen

Viele gemeinnützige Organisationen müssen ihre Auktionen, Galas, Ausdauerveranstaltungen und mehr aufgrund der Coronavirus-Pandemie auf virtuelle Veranstaltungen verlagern. Bei diesem Übergang müssen Sie unabhängig von Ihrer Veranstaltung Ihre E-Mail-Kommunikation so strukturieren, dass sie klar, prägnant und informativ ist.

Walk With Sally traf die Entscheidung, ihren Friendship Bowl in ein vollständig virtuelles Event umzuwandeln. Sie erklären in ihrer E-Mail, warum sie die Änderung vorgenommen haben, und wiederholen die verschiedenen Möglichkeiten, wie Unterstützer aktiv werden können – indem sie für die Kampagne spenden, an ihrer Live-Auktion teilnehmen und an ihrer virtuellen Veranstaltung teilnehmen, während sie live auf ihren sozialen Kanälen übertragen wird .

Upaya Social Ventures beschloss, ihre jährliche Gala in eine vollständig virtuelle Veranstaltung umzuwandeln. Ähnlich wie bei Walk with Sally haben sie konsistente und starke Mitteilungen über den Übergang zu einer virtuellen Veranstaltung und darüber, wie sich Unterstützer beteiligen können, gesendet. Infolgedessen konnten sie ihr Spendenziel von 200.000 US-Dollar überschreiten, um über 280.000 US-Dollar zu sammeln.

4. Auswirkungen

Es ist eine allgemeine Best Practice, Ihre Unterstützer das ganze Jahr über an Ihre Mission zu erinnern und daran, wie wichtig ihre Unterstützung für Ihre Arbeit ist, aber es ist absolut entscheidend, wenn Sie Ihr E-Mail-Marketing während einer Pandemie aufrechterhalten möchten. Kommunizieren Sie angesichts des Ausbruchs des Coronavirus, wie Ihre Organisation direkte Auswirkungen auf die Betroffenen haben kann.

Die folgende E-Mail von Water4 konzentriert sich ausschließlich auf die Auswirkungen und stellt eine ernsthafte Frage mit der Betreffzeile: „Was ist, wenn Sie Ihre Hände nicht waschen können? – COVID-19 & Wasser4.“ Es zieht sofort die Aufmerksamkeit auf sich, und der Inhalt der E-Mail erklärt weiter, wie mangelnder Zugang zu Wasser Gemeinden in dieser Zeit schaden kann.

Dann folgt ein Abschnitt darüber, wie Water4 einen Unterschied macht, warum ihre Arbeit wichtiger denn je ist und wie das Handeln heute ihre Mission voranbringen kann.

5. Bekennen Sie sich erneut zu Ihrem Warum

Wenn es darauf ankommt, ist Ihr „Warum“ das, was Menschen für Ihre Sache gewinnt, Ihre Unterstützer inspiriert und Sie durch schwierige Situationen trägt. Wie uns The Trevor Project zeigt, liegt die Kraft darin, diese Motivation mit Ihrem Publikum zu teilen.

Sie werden sofort bemerken, dass sie mit ihrem kraftvollen Leitbild den Ton der Botschaft in Bezug auf die Pandemie angeben: „Die Mission des Trevor-Projekts ist es, junge LGBTQ-Leben zu retten und sie in allen Krisenmomenten zu unterstützen – einschließlich Angst, Sorgen und Unsicherheit über diese wachsende globale Pandemie.“ Von dort aus beschreiben sie die spezifischen Maßnahmen, die ergriffen werden, um sich sowohl operativ an die Pandemie anzupassen als auch sicherzustellen, dass ihre Mission – angetrieben von ihrem Warum – im Vordergrund steht.

Überlegen Sie, wie Sie Ihren Unterstützern Ihr „Warum“ mitteilen können und wie die Maßnahmen, die Sie ergreifen, um sich an den Ausbruch des Coronavirus anzupassen – und die Maßnahmen, die Sie von Ihren Unterstützern verlangen – darauf zurückführen. Inspirieren und versammeln Sie Ihre Community um den Grund, warum sie sich überhaupt für Ihre Organisation begeistert haben.

6. Inspirierende Botschaften

Vergessen Sie bei Notfällen, Katastrophen oder anderen großen Situationen nie, dass Sie eine Säule der Stärke für die Gemeinschaft sind, die Sie unterstützt. Eine inspirierende Botschaft der Hoffnung kann viel dazu beitragen, den Menschen Seelenfrieden zu geben und gleichzeitig ihre Leidenschaft für die Unterstützung Ihrer gemeinnützigen Organisation neu zu entfachen.

Noch wichtiger ist, dass es ein Gemeinschaftsgefühl rund um Ihre Mission, Arbeit und Programme schafft. Dies kann das Vertrauen zwischen Ihrer Organisation und Unterstützern fördern und dazu beitragen, sie als lebenslange Mitglieder zu etablieren.

Zum Beispiel sendete To Write Love on Her Arms (TWLOHA) eine mutige und inspirierende Botschaft, die mit „Fear Won't Win“ beginnt. Sie erläutern, warum der Ausbruch des Coronavirus sie oder ihre Unterstützer nicht aufhalten wird, während sie weiter voranschreiten.

7. Ressourcen bereitstellen

Während Sie durch die Gewässer wichtiger Weltereignisse, Katastrophen oder unerwarteter Situationen navigieren, können Sie auf dem Radar der Menschen bleiben, indem Sie Ressourcen für Ihre Community anbieten. Auf diese Weise können Sie denen, die Ihnen das ganze Jahr über etwas geben, etwas zurückgeben, und es zeigt, dass Sie in schwierigen Zeiten für sie da sind.

Wenn Sie beispielsweise eine Fitnessorganisation sind, können Sie kostenlose Trainingspläne bereitstellen, Gruppentrainings per Livestream übertragen oder tägliche Videoinspirationen senden. Nehmen Sie den Nischenfokus Ihrer gemeinnützigen Organisation und entwickeln Sie etwas, das Sie an Unterstützer senden können, das ihnen hilft, sich abzulenken und gleichzeitig Ihr allgemeines Gemeinschaftsgefühl zu stärken.

LoveYourBrain schickte eine E-Mail, in der ihr Engagement für Yoga, Achtsamkeit und Gemeinschaft beschrieben wurde, und bot virtuelle Programme, tägliche Meditationssitzungen und eine Bibliothek mit Yoga-Videos an, auf die jeder zugreifen kann.

Ihre gemeinnützige Organisation muss während einer Pandemie beim E-Mail-Marketing umsichtig und kreativ vorgehen. Verwenden Sie diese Beispiele, um Ihre Botschaften zu diversifizieren und Ihren Unterstützern während des Ausbruchs des Coronavirus und das ganze Jahr über kontinuierlich relevante Informationen, Ressourcen und Möglichkeiten bereitzustellen.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Strategie weiter stärken möchten, laden Sie unsere kostenlosen 9 E-Mail-Vorlagen für jährliche Mitteilungen herunter, um weitere Ideen zu erhalten, wann und wie Sie mit Ihrer Community Kontakt aufnehmen können.