Was ist doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung oder doppelte Buchführung ist eine Buchhaltungsmethode, die häufig von Unternehmen verwendet wird, um das Risiko von Fehlern zu verringern und die Genauigkeit der Unternehmensabschlüsse zu verbessern. In diesem informativen Artikel besprechen wir, wie die doppelte Buchführung funktioniert, warum sie vorteilhaft ist, und werfen einen Blick auf einige Beispiele.

Was ist die doppelte Buchführung und wie funktioniert sie?

Das grundlegende Konzept der doppelten Buchführung basiert auf der Erfassung von Transaktionen auf zwei Konten. Jede Transaktion wird sowohl von einem Konto abgebucht als auch einem anderen gutgeschrieben, um genaue Bilanzen zu führen.

Da eine Belastung auf einem Konto eine Gutschrift auf einem anderen Konto widerspiegelt, bietet die Verwendung des Systems der doppelten Eingabe eine Möglichkeit, auf einfache Weise fehlende oder falsche Einträge zu überprüfen, und bietet so zusätzlichen Schutz vor Fehlern für Unternehmen und Organisationen.

Bei der Verwendung von doppelten Einträgen verfolgen Buchhalter und Unternehmen Transaktionen und stellen Informationen über jede Transaktion bereit, um Unternehmenskonten auszugleichen.

Transaktionen sind finanzielle Ereignisse: das Ausführen oder Empfangen von Zahlungen an und von Kunden oder Lieferanten. Geschäftsvorfälle werden in der Regel nach sieben Arten von Konten kategorisiert:

• Vermögenswerte
• Verbindlichkeiten
• Aktien
• Einnahmen
• Kosten
• Gewinne
• Verluste

Der Zweck der Buchhaltung besteht darin, Änderungen in Konten zu überwachen und aufzuzeichnen.

Einfache Buchführung vs. doppelte Buchführung

Bei der Analyse von Buchhaltungsmethoden und der Erforschung der Vorteile von doppelten Buchführungen ist es vorteilhaft, die doppelte Buchführung mit der einfachen Buchführung zu vergleichen. Hier sind die wichtigsten Unterschiede.

• Tracking : Single-Entry Accounting verfolgt Einnahmen und Ausgaben. Die doppelte Buchführung verfolgt Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Eigenkapital.
• Einträge : Beim Single-Entry wird ein Eintrag pro Transaktion vorgenommen. Doppelte Eingabe bedeutet, dass zwei Eingaben pro Transaktion vorgenommen werden.
• Fehler : Die doppelte Buchführung wird verwendet, um das Risiko von Fehlern zu verringern, und gilt als genauerer Prozess als die einfache Buchführung.
• Verfahren : Einzeleinträge können mit Tabellenkalkulationen oder Stift und Papier vorgenommen werden. Für die doppelte Buchführung wird generell eine Buchhaltungssoftware empfohlen.
• Geltungsbereich : Die einfache Buchführung gibt Auskunft über Gewinne und Verluste. Doppelte Einträge bieten mehr Informationen über die finanzielle Gesundheit des Unternehmens.
• Eignung : Single-Entry-Systeme eignen sich möglicherweise am besten für Freiberufler, Einzelunternehmer und Unternehmen mit sehr begrenzten Vermögenswerten und Verbindlichkeiten. Die doppelte Buchführung ist für alle Unternehmen mit erheblichen Vermögenswerten, Verbindlichkeiten und Vorräten von Vorteil.

Beispiel für Einzelbuchhaltung

Um den Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung hervorzuheben, haben wir uns dieses Beispiel für eine einfache Buchführung ausgedacht. Für ein Unternehmen, das ein Single-Entry-System verwendet, können die Konten wie folgt aussehen:

• Startguthaben zu Beginn des Abrechnungszeitraums: 30.000 $
• Erhaltene Bankdarlehenszahlung: 5.000 $, neuer Saldo = 35.000 $
• Gezahlte Miete 2.000 $, Endsaldo = 33.000 $

An der Oberfläche sieht es so aus, als hätte das Unternehmen sein Guthaben während des Abrechnungszeitraums um 3.000 USD erhöht, aber bei einem System mit nur einer Eingabe fehlen Informationen. Das Unternehmen hat möglicherweise Verbindlichkeiten, die nicht enthalten sind, und die Bücher sagen Ihnen nicht, woher Sie die 2.000 Dollar für Ihre Miete genommen haben.

Beispiel für die doppelte Buchführung

Schauen wir uns nun ein Beispiel für eine doppelte Buchführung an.

Sie möchten für Ihr Unternehmen einen neuen Computer zu einem Preis von 1.000 US-Dollar kaufen. Beim System der doppelten Eingabe würden Sie eine Belastung auf Ihrem Spesenkonto und eine Gutschrift auf Ihrem Bargeldkonto verbuchen. Das bedeutet, dass die Summe, $1.000, einen klaren Ursprung und ein klares Ziel hat.

Kredite und Lastschriften verstehen

Das Verständnis von Gutschriften und Belastungen ist entscheidend, um die Grundlagen der doppelten Erfassung zu beherrschen. Jeder Geschäftsvorfall verursacht auf einem Konto eine Gutschrift und auf einem anderen eine Belastung.

Wenn Sie beispielsweise Geld von der Bank in Form eines Darlehens erhalten, erhöht dies Ihren Vermögensbestand, erhöht aber gleichzeitig auch Ihre Verbindlichkeiten um den gleichen Wert. Eine Transaktion, die dazu führt, dass Ihr Vermögen steigt, führt dazu, dass ein anderes Konto fällt.

Credits erhöhen Ihre Einnahmen, Verbindlichkeiten und Aktienkonten.

Belastungen erhöhen Ihr Vermögen und Ihre Ausgabenkonten.

Wenn Sie ein doppeltes Buchführungssystem verwenden, werden Belastungen auf der linken Seite und Gutschriften auf der rechten Seite erfasst.

Die doppelte Buchführung hilft Unternehmen, die anerkannte Bilanzgleichung zu erfüllen:

Vermögenswerte = Verbindlichkeiten + Eigenkapital

Vorteile eines Systems der doppelten Buchführung

Die Verwendung eines Systems der doppelten Buchführung bietet Vorteile für eine Vielzahl von Unternehmen. Zu den Hauptvorteilen einer doppelten Buchführung gegenüber einer einfachen Buchführung gehören:

Erhöhte Genauigkeit

Korrekte Bücher zu führen ist entscheidend für den geschäftlichen Erfolg. Systeme der doppelten Eingabe sind genauer, weil sie Dateneingabefehler aufzeigen. Das Beheben und Identifizieren von Fehlern zum frühestmöglichen Zeitpunkt verringert das Risiko, Pläne oder Entscheidungen auf der Grundlage ungenauer oder unvollständiger Daten zu treffen.

Detaillierte Konten

Doppelte Einträge liefern eine vollständige Aufzeichnung der Transaktionen und geben Ihnen einen genauen und hilfreichen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens.

Aufzeichnung von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten

Grundlegende Buchhaltungsmethoden geben Geschäftsinhabern eine Vorstellung von Gewinnen und Verlusten, aber sie verfolgen Vermögenswerte und Verbindlichkeiten nicht über einzelne Transaktionen.

Mit der doppelten Buchführung können Geschäftsinhaber und Unternehmensleiter sowohl ihre Vermögenswerte als auch ihre Verbindlichkeiten einsehen, was ein klareres Bild der Finanzen des Unternehmens liefert.

Fundierte Entscheidungen treffen

Die Finanzplanung ist für Unternehmen aller Branchen unerlässlich. Von kleinen Unternehmen, die versuchen, sich über Wasser zu halten, bis hin zu großen Unternehmen, die expandieren und wachsen wollen, ist es wichtig, Zugang zu genauen Konten, Einnahmen und Bilanzen zu haben, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Unternehmer müssen prüfen können, ob sie es sich leisten können, Geld zu investieren, Einkäufe zu tätigen, zusätzliches Personal einzustellen oder sich beispielsweise Geld zu leihen.

Wenn die Konten nicht detailliert sind oder nur Informationen über Vermögenswerte enthalten, besteht die Gefahr, in finanzielle Schwierigkeiten zu geraten.

Software für doppelte Buchführung

Die doppelte Buchführung mag komplexer und zeitaufwändiger erscheinen als die einfache Buchführung, aber es gibt Möglichkeiten, sie zu vereinfachen und Zeit zu sparen, während Sie gleichzeitig von den Vorteilen eines detaillierteren und genaueren Buchhaltungssystems profitieren.

Software für die doppelte Buchführung macht die Nutzung der doppelten Buchführung schnell und einfach. Wenn Sie eine solche Software verwenden, müssen Sie in den meisten Fällen nur Informationen über die Transaktion eingeben, und die Software sucht bereits nach dem zweiten Teil.

Neben der Verwendung einer doppelten Buchhaltungssoftware zum Bilanzieren Ihrer Bücher können Sie auch die Möglichkeit nutzen, zusätzliche Berichte für Ihr Unternehmen zu erstellen, einschließlich Bilanz- und Einkommenslisten und einer Probebilanz.

Die Probebilanz listet alle Konten mit aufgezeichneten Aktivitäten auf und kennzeichnet Konten, die regelmäßige Soll- und Habensalden aufweisen. Der Probesaldo sollte Null sein, da der Gesamtwert der Gutschriften der Gesamtzahl der Belastungen entsprechen sollte.